מסמכים פיננסיים

⁦Shifton⁩ משימות מאפשרת, בעזרת המודול מסמכים פיננסיים, ליצור מסמכים פיננסיים — הערכות, הזמנות עבודה, חשבוניות, קבלות ואישורי ביצוע משימות — על בסיס משימות השטח שלכם, לשלוח אותם ללקוחות, להמיר מסמך אחד לאחר ולעקוב אחר התשלומים.

חשוב: מסמכים פיננסיים הם מודול בתשלום. הפעילו אותו בקטע הגדרות החברה ← מודולים. לאחר ההפעלה הוא מופיע בפאנל הצד השמאלי (במצב משימות / ⁦Field Service⁩) בשם ״מסמכים פיננסיים״.

מה זה

לכל סוג מסמך יש לשונית משלו. בתוך הלשונית אתם יוצרים מסמכים, עורכים את השורות שלהם, מפיקים אותם (טיוטה ← סופי), ולאחר מכן שולחים ללקוח, מורידים בתור ⁦PDF⁩ או ממירים למסמך מסוג אחר. התשלומים שהתקבלו נרשמים בלשונית תשלומים.

סוגי מסמכים (לשוניות)

לכל סוג יש לשונית משלו עם רשימת מסמכים משלה.

הערכה

הזמנת עבודה

חשבונית

קבלה

בלשונית זו במקום הכפתור ״צור״ מופיע ״צור תשלום״ — הקבלות מופיעות מעצמן ברישום התשלום.

אישור ביצוע משימות

איך המסמכים מקושרים ביניהם

סוגי המסמכים באים בסדר מסוים — הוא משחזר את מהלך העבודה עם הלקוח. כל מסמך הבא נוצר מהקודם באמצעות כפתור ההמרה, ולכן אין צורך להזין את הנתונים מחדש.

• הערכה — הצעה מסחרית. נשלחת ללקוח ראשונה, לפני תחילת העבודות: מה בדיוק ייעשה וכמה זה עולה.
• הזמנת עבודה — מסמך לביצוע העבודות. נוצר לאחר שהלקוח הסכים להערכה.
• חשבונית — חשבון לתשלום עבור העבודה שבוצעה.
• קבלה — אישור המעיד שהתשלום התקבל.
• אישור ביצוע משימות — אימות שהעבודה בוצעה והתקבלה.
• תשלום — הרשומה עצמה על התשלום: אתם מציינים את אמצעי התשלום ואת הסכום.

אין חובה לעבור את כל השרשרת — אפשר להתחיל מכל מסמך. אך אם עובדים לפי הסדר, כל מסמך הבא מושך את הלקוח, השורות, ההנחה והמס מהקודם.

הלשוניות הערכה, הזמנת עבודה, חשבונית ואישור ביצוע משימות פועלות באופן זהה — הרשימה, הסטטיסטיקה ומחזור החיים משותפים להן ומתוארים להלן.

הקבלה היא חריג: אי אפשר ליצור אותה ידנית. הקבלה נוצרת אוטומטית כאשר אתם רושמים תשלום, ולכן בלשונית זו במקום הכפתור ״צור״ מופיע ״צור תשלום״.

מחזור החיים של המסמך

יצירה (טיוטה) ← עריכת השורות ← שמור טיוטה ← להפיק (הפקה ← ״סופי״, אינו הפיך)
                                                                  ← שלח / הורדת PDF / המר / בטל

⁦1.⁩ יצירת מסמך

• פתחו את הלשונית של הסוג הדרוש (למשל, הערכה) ולחצו על צור. ייפתח פאנל צד הוסף.
• בחרו לקוח — שדה חובה. המסמך מקושר ללקוח זה (הכתובת, הטלפון וה⁦email⁩ נמשכים אוטומטית).
• במידת הצורך בחרו את המשימות של הלקוח. השעות והשירותים מהמשימות שהושלמו יימשכו למסמך.
• לחצו על הוסף. תיפתח טיוטת המסמך בעורך.

⁦2.⁩ עריכת המסמך

לחצו על ערוך כדי לפתוח את הטופס לעריכה.

במצב העריכה כל שדה של המסמך זמין לתיקון: שם החברה וכתובתה, מועד התשלום, פרטי החשבון, ומתחת — הבלוק ⁦Items⁩ עם שורות המסמך. לכל שורה יש שם, מחיר, כמות, תיאור והנחה משלה; הסכום לפי שורה מחושב אוטומטית.

תוכלו לקבוע:

• שם החברה, הלוגו והכתובת מוצגים בכותרת המסמך.
• מועד התשלום תאריך ושעת התשלום.
• פרטי החשבון. שדה טקסט אחד שבו רשומים נתוני התשלום עבור הלקוח — הנמען (⁦ATTN⁩), הבנק (⁦Bank⁩), ⁦BIC Code⁩, מספר החשבון (⁦Account number⁩) ומספר הניתוב (⁦Routing number⁩). נמשך מהגדרות המודול (מודולים ← הגדרות ← מסמכים פיננסיים), אך במסמך עצמו אפשר לערוך אותו כטקסט רגיל. לידו מוצג הסכום הכולל של המסמך.
• כלים/שירותים (⁦Items⁩). זה בעצם תוכן המסמך — מה שעבורו מונפק החשבון. שורות מתווספות בשני כפתורים:
• הוסף מקטלוג. אתם בוחרים כלים או שירותים מוכנים מהקטלוג שלכם — השם, המחיר והתיאור יימשכו מעצמם.
• הוסף ידנית. מופיעה שורה ריקה שבה אתם ממלאים: שם מותאם אישית של כלי/שירות — שם חופשי של הכלי או השירות (שדה חובה), מחיר — המחיר (חובה), כמות — הכמות (חובה), תיאור — התיאור והנחה — ההנחה על שורה זו באחוזים.

סכום השורה (⁦Sum⁩) מחושב מעצמו: מחיר × כמות. שורות שהתווספו ידנית מסומנות בתווית ⁦Custom⁩. אפשר להוסיף כמה שורות שרוצים — כל אחת מופיעה כבלוק נפרד עם אותם שדות.

• איש מכירות האחראי על המכירה.
• הנחה ומס המס נקבע באחוזים מהסכום (למשל, מס ⁦10⁩ על ⁦$300⁩ ← ⁦+$30⁩ ← סך הכול ⁦$330⁩).
• הערה (⁦Note⁩) הערה חופשית למסמך.

כך נראה המסמך המוכן: כותרת עם הלוגו וכתובת החברה, הבלוק אומדן עבור עם נתוני הלקוח, הבלוק פרטים עם פרטי החשבון והסיכום, הטבלה ⁦Items⁩ עם העלות, הכמות והסכום לכל שורה, סיכומים עם ההנחה והמס, וכפתורי הפעולות למטה.

השתמשו בתצוגה מקדימה כדי לראות את המסמך במצבו המוכן, ובשמור טיוטה (⁦Save draft⁩) כדי לשמור את השינויים (הכפתור שמור טיוטה נהיה פעיל רק לאחר שתשנו משהו).

⁦3.⁩ הפקה — הכפתור ״להפיק״

לחצו על ״להפיק״ כדי להפיק את המסמך. תופיע בקשת אישור: *״האם אתם בטוחים שברצונכם להפיק את ה…? פעולה זו אינה הפיכה.״*

• באישור הסטטוס משתנה לסופי, למסמך מוקצה מספר (למשל, ⁦EST-6⁩), ומופיעה הודעה על הצלחה.

מאיפה מגיע מספר המסמך. לפני ההפקה למסמך אין מספר — בטיוטה מופיעה במקומו תבנית מהסוג ⁦WO-000000⁩. המספר מונפק ברגע ההפקה ומורכב משני חלקים: קידומת ומונה. את שניהם קובעים בהגדרות המודול: מודולים ← הגדרות ← מסמכים פיננסיים. לכל סוג מסמך יש קידומת משלו ומונה משלו — למשל, ⁦EST-⁩ עבור הערכות, ⁦WO-⁩ עבור הזמנות עבודה, ⁦INV-⁩ עבור חשבוניות, ⁦REC-⁩ עבור קבלות, ⁦POW-⁩ עבור אישורי ביצוע. אם מונה ההערכות שווה ל⁦6⁩, ההערכה המופקת הבאה תקבל את המספר ⁦EST-6⁩, והמונה יהיה ⁦7⁩.

באותו מקום אפשר להעביר את המונה לערך אחר — למשל, כדי להמשיך את המספור שניהלתם קודם. פרטים נוספים על אופן פתיחת הגדרות המודול — במאמר ״מודולים והגדרות המודולים״.

מספרו של מסמך שבוטל נשאר שלו ואינו מונפק שוב.

• מסמך שהופק אי אפשר לערוך עוד.

⁦4.⁩ לאחר ההפקה

עבור מסמכים שהופקו זמינות הפעולות הבאות:

• שלח (למשל, *⁦Send estimate⁩*). פותח את חלון המכתב — ⁦Email⁩ (של הלקוח), נושא, הודעה; המסמך מצורף בתור ⁦PDF⁩. לחצו על שלח — הלקוח יקבל את המסמך בדואר האלקטרוני.
• הורדה (סמל). מוריד את המסמך בפורמט ⁦PDF⁩.
• צור חשבונית. ממיר את המסמך לטיוטה חדשה של חשבוניות, שממולאת באותו לקוח, אותן שורות, הנחה ומס.
• צור הזמנת עבודה ממיר את המסמך לטיוטה חדשה של הזמנת עבודה.

מסמכים שהומרו מקושרים ביניהם — ראו את הלשונית קשרים.

⁦5.⁩ ביטול או מחיקה (פעולות בשורה)

בכל שורה ברשימה תפריט פעולות מציע:

• 🗑 מחק. זמין רק עבור טיוטות: מסמך שהופק אי אפשר למחוק, אפשר רק לבטל אותו.
• ⨯ בטל בקשת אישור *״אי אפשר לבטל פעולה זו״* ← הסטטוס משתנה לבוטל.
• ⬇ הורדת PDF שומר ⁦PDF⁩.

הלשונית ״קשרים״

פתחו את המסמך ← קשרים כדי לראות:

• לקוח השם וה⁦email⁩.
• קישורי מסמכים מסמכים אחרים המקושרים לזה (למשל, חשבונית שנוצרה מהערכה זו).
• סיכום התשלום — סכום כולל, שולם (⁦Paid⁩) ולתשלום.
• משימות קשורות משימות שטח המקושרות למסמך.

רישום תשלום

הלשונית תשלומים מתעדת את הכספים שהתקבלו.

• פתחו את הלשונית תשלומים ← צור תשלום.
• בחרו לקוח — שדה חובה.
• ציינו את סכום התשלום ובחרו מטבע — חובה.
• קבעו את תאריך התשלום (⁦Payment date⁩) — חובה.
• בחרו אמצעי תשלום: מזומן, כרטיס בנקאי, העברה בנקאית, ⁦Swift⁩ או צ'ק.
• במידת הצורך הוסיפו מידע על התשלום (מספר הקבלה / ⁦ID⁩ העסקה) והערה פנימית לתשלום.
• לחצו על שלח.

התשלום נרשם עם הסטטוס הצליח. ברשימת התשלומים מוצגים הלקוח, הסטטוס, אמצעי התשלום, הסכום, תאריך התשלום ומי יצר את הרשומה.

סטטוסים, רשימה וסטטיסטיקה

• סטטוסים: טיוטה (בהכנה) · סופי (הונפק) · בוטל (⁦Canceled⁩) (מבוטל). מסמכים שמועד התשלום שלהם חלף מסומנים בנוסף כפגי תוקף — באדום.
• עמודות הרשימה: מספר, לקוח, סטטוס, תאריכים (יצירה ומועד תשלום), סך הכול, מי יצר, קשרים, פעולות.
• סטטיסטיקה (נפתחת). מציגה את מספר המסמכים ואת הסכום הכספי בפילוח לפי סטטוסים (טיוטה / סופי / בוטל) ועם סיכומים.
• מסננים מצמצמים את הרשימה.

הרשאות

בעיות אפשריות ופתרונות

שאלות נפוצות

שאלה: הפקתי את המסמך הלא נכון — האם אפשר לערוך אותו? תשובה: לא — ההפקה אינה הפיכה. אפשר לבטל את המסמך (הסטטוס ← בוטל) וליצור חדש.

שאלה: איך להפוך הערכה מאושרת לחשבון לתשלום? תשובה: פתחו את ההערכה שהופקה ולחצו על צור חשבונית — תיווצר טיוטת חשבון מקושרת עם אותן שורות.

שאלה: המס הוא סכום או אחוז? תשובה: זהו אחוז. מס ⁦10⁩ מוסיף לסכום ⁦10%⁩.

שאלה: איך לשלוח את המסמך ללקוח בדואר אלקטרוני? תשובה: הפיקו אותו, ולאחר מכן לחצו על שלח — ⁦PDF⁩ מצורף ונשלח לכתובת הדואר האלקטרוני של הלקוח.

שאלה: איפה לראות כמה עוד נשאר לשלם? תשובה: בלשונית המסמך קשרים ← סיכום התשלום (סכום כולל / שולם / לתשלום).

שאלה: באיזה סדר להשתמש בסוגי המסמכים? תשובה: לפי מהלך העבודה עם הלקוח: הערכה (הצעה לפני תחילת העבודות) ← הזמנת עבודה (לביצוע) ← חשבונית (חשבון לתשלום) ← קבלה (אישור על התשלום) ← אישור ביצוע משימות (אימות). התשלום נרשם בנפרד בלשונית תשלומים. אפשר להתחיל מכל מסמך — הסדר אינו חובה.

שאלה: מדוע בלשונית ״קבלה״ אין כפתור ״צור״? תשובה: קבלה אינה נוצרת ידנית. היא מופיעה אוטומטית כאשר אתם רושמים תשלום, ולכן בלשונית זו מופיע הכפתור ״צור תשלום״.

שאלה: האם אפשר למחוק מסמך שהופק? תשובה: לא. אפשר למחוק רק טיוטה. מסמך שהופק מותר רק לבטל — הוא יישאר ברשימה עם הסטטוס ״בוטל״.

שאלה: מה קורה עם המספר של מסמך שבוטל? תשובה: המספר נשאר אצל המסמך שבוטל ואינו מונפק שוב. המסמך הבא יקבל את המספר הבא לפי המונה. קידומות ומונים נקבעים במודולים ← הגדרות ← מסמכים פיננסיים — ראו את המאמר ״מודולים והגדרות המודולים״.

שאלה: מאיפה מגיעים פרטי החשבון והלוגו במסמך? תשובה: מהגדרות המודול (מודולים ← הגדרות ← מסמכים פיננסיים, ראו את המאמר ״מודולים והגדרות המודולים״). הלוגו נמשך לשם מהגדרות החברה. במסמך עצמו אפשר לשנות אותם לפני ההפקה.

שאלה: האם אפשר לשלוח את המסמך ללקוח שוב? תשובה: כן. כפתור השליחה של מסמך שהופק זמין תמיד — אפשר לשלוח את המכתב עם ה⁦PDF⁩ כמה פעמים שצריך.

שאלה: מה מסמן הסימון האדום ״פג תוקף״? תשובה: שמועד התשלום שצוין במסמך כבר עבר, והמסמך לא שולם. הסימון מופיע אוטומטית.

שאלה: באיזה מטבע מונפקים המסמכים? תשובה: המטבע נבחר בעת רישום התשלום. הסכומים במסמכים עצמם מחושבים במטבע שנקבע עבור החברה.

שאלה: אילו אמצעי תשלום אפשר לציין? תשובה: מזומן, כרטיס בנקאי, העברה בנקאית, ⁦Swift⁩ וצ'ק. האמצעי נבחר בעת יצירת התשלום יחד עם הסכום והתאריך.

שאלה: מי מהעובדים רואה את המסמכים הפיננסיים? תשובה: בעל החברה והמנהל. לעובדים רגילים המודול אינו זמין.

שאלה: האם המודול בתשלום? תשובה: כן, ״מסמכים פיננסיים״ הוא מודול בתשלום. הוא מופעל בהגדרות החברה ← מודולים, ולאחר ההפעלה מופיע בתפריט הצד.

שאלה: האם המס מחושב בסכום או באחוזים? תשובה: באחוזים. הערך ⁦10⁩ יוסיף לסכום ⁦10%⁩.