Қаржылық құжаттар

Shifton Тапсырмалар Қаржылық құжаттар модулінің көмегімен көшпелі тапсырмаларыңыз негізінде қаржылық құжаттар — бағалаулар, жұмыс тапсырмалары, шоттар, түбіртектер және орындалған жұмыстар актілерін — жасауға, оларды клиенттерге жіберуге, бір құжатты басқасына айналдыруға және төлемдерді қадағалауға мүмкіндік береді.

Маңызды: Қаржылық құжаттар — ақылы модуль. Оны Компания параметрлері → Модульдер бөлімінде қосыңыз. Қосылғаннан кейін ол сол жақ бүйірлік панельде (Тапсырмалар / Field Service режимінде) «Қаржылық құжаттар» болып пайда болады.

Бұл дегеніміз не

Әрбір құжат түрінің өз қойындысы бар. Қойындының ішінде сіз құжаттар жасайсыз, олардың позицияларын өңдейсіз, оларды ресімдейсіз (қаралма → қорытынды), содан кейін клиентке жібересіз, PDF-ке жүктейсіз немесе басқа түрдегі құжатқа айналдырасыз. Алынған төлемдер Төлемдер қойындысында тіркеледі.

Құжат түрлері (қойындылар)

Әрбір түрдің өз құжаттар тізімі бар өз қойындысы бар.

Бағалау

Жұмыс тапсырмасы

Шот-фактура

Түбіртек

Бұл қойындыда «Жасау» түймесінің орнына «Төлем жасау» тұр — түбіртектер төлемді тіркеу кезінде өздігінен пайда болады.

Жұмысты аяқтау актісі

Құжаттар бір-бірімен қалай байланысты

Құжат түрлері белгілі бір тәртіппен келеді — ол клиентпен жұмыстың барысын қайталайды. Әрбір келесі құжат алдыңғысынан айналдыру түймесімен жасалады, сондықтан деректерді қайта енгізуге тура келмейді.

• Бағалау — коммерциялық ұсыныс. Клиентке бірінші, жұмыс басталғанға дейін жіберіледі: нақты не жасалатыны және оның қанша тұратыны.
• Жұмыс тапсырмасы — жұмысты орындауға арналған құжат. Клиент бағалауға келіскеннен кейін жасалады.
• Шот-фактура — орындалған жұмысты төлеуге арналған шот.
• Түбіртек — төлемнің алынғанын растайтын чек.
• Жұмысты аяқтау актісі — жұмыстың орындалғаны және қабылданғанының растауы.
• Төлем — төлем туралы жазбаның өзі: сіз төлем әдісі мен сомасын көрсетесіз.

Тізбек бойынша толық жүру міндетті емес — кез келген құжаттан бастауға болады. Бірақ тәртіп бойынша жұмыс істесеңіз, әрбір келесі құжат алдыңғысынан клиентті, позицияларды, жеңілдік пен салықты алып отырады.

Бағалау, Жұмыс тапсырмасы, Шот-фактура және Жұмысты аяқтау актісі қойындылары бірдей жұмыс істейді — тізім, статистика және өмірлік цикл олар үшін ортақ және төменде сипатталған.

Түбіртек — ерекшелік: оны қолмен жасауға болмайды. Түбіртек сіз төлемді тіркеген кезде автоматты түрде құрылады, сондықтан бұл қойындыда «Жасау» түймесінің орнына «Төлем жасау» тұр.

Құжаттың өмірлік циклі

Создание (черновик) → редактирование позиций → Сохранить черновик → Сформировать (оформление → «финальный», необратимо)
                                                                  → Отправить / Скачать PDF / Преобразовать / Отменить

1. Құжатты жасау

• Қажетті түрдің қойындысын ашыңыз (мысалы, Бағалау) және Жасау түймесін басыңыз. Қосу бүйірлік панелі ашылады.
• Клиентті таңдаңыз — өріс міндетті. Құжат осы клиентке байланады (мекенжай, телефон және email автоматты түрде тартылады).
• Қажет болса, клиенттің Тапсырмалар тармағын таңдаңыз. Осы аяқталған тапсырмалардағы сағаттар мен қызметтер құжатқа тартылады.
• Қосу түймесін басыңыз. Редакторда құжаттың қаралмасы ашылады.

2. Құжатты өңдеу

Өңдеуге болатын форманы ашу үшін Өңдеу түймесін басыңыз.

Өңдеу режимінде құжаттың әрбір өрісі түзетуге қолжетімді: компанияның атауы мен мекенжайы, төлем мерзімі, реквизиттер, ал төменде — құжат жолдары бар Items блогы. Әрбір жолдың өз атауы, бағасы, саны, сипаттамасы және жеңілдігі болады; жол бойынша сома автоматты есептеледі.

Сіз мыналарды белгілей аласыз:

• Компанияның атауы, логотипі және мекенжайы Құжаттың тақырыбында көрсетіледі.
• Төлем мерзімі Төлемнің күні мен уақыты.
• Реквизиттер. Клиент үшін төлем деректері жазылған бір мәтіндік өріс — алушы (ATTN), банк (Bank), BIC Code, шот нөмірі (Account number) және маршрут нөмірі (Routing number). Модуль параметрлерінен (Модульдер → Параметрлер → Қаржылық құжаттар) қойылады, бірақ құжаттың өзінде оны әдеттегі мәтін сияқты өңдеуге болады. Қатарында құжаттың қорытынды сомасы көрсетіледі.
• Құралдар/Қызметтер (Items). Бұл — құжаттың мазмұны, яғни неге шот ұсынылатыны. Жолдар екі түймемен қосылады:
• Каталогтан қосу. Өз каталогыңыздан дайын құралдарды немесе қызметтерді таңдайсыз — атауы, бағасы және сипаттамасы өздігінен қойылады.
• Қолмен қосу. Бос жол пайда болады, онда сіз мыналарды толтырасыз: Құрал/қызметтің пайдаланушы атауы — құралдың немесе қызметтің еркін атауы (міндетті өріс), Баға — бағасы (міндетті), Саны — саны (міндетті), Сипаттама — сипаттамасы және Жеңілдік — осы жолға пайызбен берілетін жеңілдік.

Жолдың сомасы (Sum) өздігінен есептеледі: баға × саны. Қолмен қосылған жолдар Custom белгісімен белгіленеді. Қанша қаласаңыз, сонша жол қосуға болады — әрқайсысы сол өрістері бар жеке блок болып пайда болады.

• Сатушы Сатуға жауапты адам.
• Жеңілдік және Салық Салық сомадан пайызбен белгіленеді (мысалы, $300-ге Салық 10 → +$30 → Қорытынды $330).
• Ескертпе (Note) Құжатқа еркін түсініктеме.

Дайын құжат былай көрінеді: компанияның логотипі мен мекенжайы бар тақырып, клиенттің деректері бар Бюджет үшін блогы, реквизиттері мен қорытындысы бар Мәліметтер блогы, әрбір жол бойынша құны, саны және сомасы бар Items кестесі, жеңілдік пен салықты қосқан қорытындылар және төменде әрекет түймелері.

Құжаттың дайын түрін көру үшін Алдын ала қарау, өзгерістерді сақтау үшін Қаралманы сақтау (Save draft) түймесін пайдаланыңыз (Қаралманы сақтау түймесі сіз бірдеңе өзгерткеннен кейін ғана белсенді болады).

3. Ресімдеу — «Құрастыру» түймесі

Құжатты ресімдеу үшін «Құрастыру» түймесін басыңыз. Растау пайда болады: *«Осы …-ны ресімдегіңіз келетініне сенімдісіз бе? Бұл әрекет қайтарылмайды.»*

• Растаған кезде күйі Қорытынды (соңғы) болып өзгереді, құжатқа нөмір беріледі (мысалы, EST-6), және сәттілік туралы хабарландыру пайда болады.

Құжат нөмірі қайдан алынады. Ресімделгенге дейін құжатта нөмір болмайды — қаралмада оның орнына WO-000000 түріндегі дайындама тұрады. Нөмір ресімдеу кезінде беріледі және екі бөліктен құрылады: префикс және есептегіш. Екеуі де модуль параметрлерінде белгіленеді: Модульдер → Параметрлер → Қаржылық құжаттар. Әрбір құжат түрінің өз префиксі және өз есептегіші бар — мысалы, бағалаулар үшін EST-, жұмыс тапсырмалары үшін WO-, шот-фактуралар үшін INV-, түбіртектер үшін REC-, актілер үшін POW-. Егер бағалаулардың есептегіші 6-ға тең болса, келесі ресімделген бағалау EST-6 нөмірін алады, ал есептегіш 7 болады.

Сол жерде есептегішті басқа мәнге ауыстыруға болады — мысалы, бұрын жүргізген нөмірлеуді жалғастыру үшін. Модуль параметрлерін қалай ашу керегі туралы толығырақ — «Модульдер және модуль параметрлері» мақаласында.

Бас тартылған құжаттың нөмірі оның артында қалады және қайта берілмейді.

• Ресімделген құжатты бұдан былай өңдеуге болмайды.

4. Ресімдеуден кейін

Ресімделген құжаттарда мынадай әрекеттер қолжетімді:

• Жіберу (мысалы, *Send estimate*). Хат терезесін ашады — Email (клиенттің), Тақырып, Хабарлама; құжат PDF түрінде тіркеледі. Жіберу түймесін басыңыз — клиент құжатты электрондық поштаға алады.
• Жүктеу (белгіше). Құжатты PDF форматында жүктейді.
• Шот жасау. Құжатты сол клиентпен, позицияларымен, жеңілдігі және салығымен толтырылған Шот-фактура жаңа қаралмасына айналдырады.
• Жұмыс тапсырмасын жасау Құжатты Жұмыс тапсырмасының жаңа қаралмасына айналдырады.

Айналдырылған құжаттар бір-бірімен байланысты — Байланыстар қойындысын қараңыз.

5. Бас тарту немесе жою (жолдағы әрекеттер)

Тізімнің әрбір жолында Әрекеттер мәзірі мыналарды ұсынады:

• 🗑 Жою. Тек қаралмалар үшін қолжетімді: ресімделген құжатты жоюға болмайды, оны тек бас тартуға болады.
• ⨯ Бас тарту *«Бұл әрекетті болдырмауға болмайды»* растауы → күйі бас тартылған болып өзгереді.
• ⬇ PDF жүктеу PDF-ті сақтайды.

«Байланыстар» қойындысы

Мыналарды көру үшін құжатты ашыңыз → Байланыстар:

• Клиент Аты және email.
• Құжат байланыстары Осымен байланысты басқа құжаттар (мысалы, осы бағалаудан жасалған шот).
• Төлем бойынша жиынтық — Жалпы сома, Төленген (Paid) және Төлеуге.
• Байланысты тапсырмалар Құжатқа байланған көшпелі тапсырмалар.

Төлемді тіркеу

Төлемдер қойындысы алынған ақшаны тіркейді.

• Төлемдер → Төлем жасау қойындысын ашыңыз.
• Клиентті таңдаңыз — өріс міндетті.
• Төлем сомасын көрсетіп, Валютаны таңдаңыз — міндетті.
• Төлем күнін (Payment date) белгілеңіз — міндетті.
• Төлем әдісі өрісінде таңдаңыз: Қолма-қол ақша, Банк картасы, Банктік аударым, Swift немесе Чек.
• Қажет болса, Төлем туралы ақпаратты (түбіртек нөмірі / транзакция ID-і) және Төлемге ішкі ескертпені қосыңыз.
• Жіберу түймесін басыңыз.

Төлем Сәтті күйімен тіркеледі. Төлемдер тізімінде клиент, күйі, төлем әдісі, сомасы, төлем күні және жазбаны кім жасағаны көрсетіледі.

Күйлер, тізім және статистика

• Күйлер: Жоба (дайындалуда) · Қорытынды (соңғы, ұсынылған) · Бас тартылған (Canceled) (жойылған). Төлем мерзімі өткен құжаттар қосымша мерзімі өткен болып қызылмен белгіленеді.
• Тізім бағандары: Нөмір, Клиент, Күйі, Күндер (жасалған және төлем мерзімі), Қорытынды, Кім жасаған, Байланыстар, Әрекеттер.
• СТАТИСТИКА (жайылады). Күйлер бойынша бөліп (Жоба / Қорытынды / Бас тартылған) және қорытындылармен құжаттар санын және ақша сомасын көрсетеді.
• Сүзгілер Тізімді тарылтады.

Рұқсаттар

Ықтимал мәселелер және шешімдері

Жиі қойылатын сұрақтар

Сұрақ: Мен басқа құжатты ресімдедім — оны өңдеуге бола ма? Жауап: Жоқ — ресімдеу қайтарылмайды. Сіз құжаттан Бас тарту (күйі → бас тартылған) және жаңасын жасай аласыз.

Сұрақ: Бекітілген бағалауды төлем шотына қалай айналдыруға болады? Жауап: Ресімделген бағалауды ашып, Шот жасау түймесін басыңыз — сол позициялары бар байланысты шот қаралмасы жасалады.

Сұрақ: Салық — бұл сома ма, пайыз ба? Жауап: Бұл — пайыз. 10 салығы сомаға 10% қосады.

Сұрақ: Құжатты клиентке электрондық пошта арқылы қалай жіберуге болады? Жауап: Оны ресімдеп, содан кейін Жіберу түймесін басыңыз — PDF тіркеліп, клиенттің электрондық пошта мекенжайына жіберіледі.

Сұрақ: Төлеуге қанша қалғанын қайдан көруге болады? Жауап: Құжаттың Байланыстар қойындысында → Төлем бойынша жиынтық (Жалпы сома / Төленген / Төлеуге).

Сұрақ: Құжат түрлерін қандай тәртіппен пайдалану керек? Жауап: Клиентпен жұмыстың барысына қарай: бағалау (жұмыс басталғанға дейінгі ұсыныс) → жұмыс тапсырмасы (орындауға) → шот-фактура (төлемге шот) → түбіртек (төлем чегі) → жұмысты аяқтау актісі (растау). Төлем Төлемдер қойындысында жеке тіркеледі. Кез келген құжаттан бастауға болады — тәртіп міндетті емес.

Сұрақ: «Түбіртек» қойындысында «Жасау» түймесі неге жоқ? Жауап: Түбіртек қолмен жасалмайды. Ол сіз төлемді тіркеген кезде автоматты түрде пайда болады, сондықтан бұл қойындыда «Төлем жасау» түймесі тұрады.

Сұрақ: Ресімделген құжатты жоюға бола ма? Жауап: Жоқ. Тек қаралманы жоюға болады. Ресімделген құжат үшін тек Бас тарту рұқсат етіледі — ол тізімде «бас тартылған» күйімен қалады.

Сұрақ: Бас тартылған құжаттың нөмірімен не болады? Жауап: Нөмір бас тартылған құжаттың артында қалады және қайта берілмейді. Келесі құжат есептегіш бойынша келесі нөмірді алады. Префикстер мен есептегіштер Модульдер → Параметрлер → Қаржылық құжаттар бөлімінде белгіленеді — «Модульдер және модуль параметрлері» мақаласын қараңыз.

Сұрақ: Құжаттағы реквизиттер мен логотип қайдан алынады? Жауап: Модуль параметрлерінен (Модульдер → Параметрлер → Қаржылық құжаттар, «Модульдер және модуль параметрлері» мақаласын қараңыз). Логотип оған компания параметрлерінен тартылады. Құжаттың өзінде оларды ресімдеуден бұрын өзгертуге болады.

Сұрақ: Құжатты клиентке қайта жіберуге бола ма? Жауап: Иә. Ресімделген құжатта жіберу түймесі әрқашан қолжетімді — PDF-і бар хатты қажет болғанша жіберуге болады.

Сұрақ: Қызыл «мерзімі өтті» белгісі неді білдіреді? Жауап: Құжатта көрсетілген төлем мерзімі өтіп кеткенін, ал құжаттың төленбегенін білдіреді. Белгі автоматты түрде пайда болады.

Сұрақ: Құжаттар қандай валютада ұсынылады? Жауап: Валюта төлемді тіркеу кезінде таңдалады. Құжаттардың өзіндегі сомалар компания үшін белгіленген валютада есептеледі.

Сұрақ: Қандай төлем әдістерін көрсетуге болады? Жауап: Қолма-қол ақша, банк картасы, банктік аударым, Swift және чек. Әдіс төлемді жасау кезінде сомасы мен күнімен бірге таңдалады.

Сұрақ: Қызметкерлердің қайсысы қаржылық құжаттарды көреді? Жауап: Компанияның иесі және администраторы. Кәдімгі қызметкерлерге модуль қолжетімді емес.

Сұрақ: Модуль ақылы ма? Жауап: Иә, «Қаржылық құжаттар» — ақылы модуль. Ол Компания параметрлері → Модульдер бөлімінде қосылады, ал қосылғаннан кейін сол жақ мәзірде пайда болады.

Сұрақ: Салық сомамен бе, пайызбен бе есептеледі? Жауап: Пайызбен. 10 мәні сомаға 10% қосады.