Finanční dokumenty

Shifton Úkoly umožňuje pomocí modulu Finanční dokumenty vytvářet finanční dokumenty — odhady, pracovní příkazy, faktury, účtenky a doklady o dokončení úkolu — na základě vašich terénních úkolů, odesílat je klientům, převádět jeden dokument na jiný a sledovat platby.

Důležité: Finanční dokumenty jsou placený modul. Zapněte ho v části Nastavení společnosti → Moduly . Po zapnutí se objeví v levém bočním panelu (v režimu Úkoly / Field Service) jako „Finanční dokumenty“.

Co to je

Každý typ dokumentu má vlastní záložku. Uvnitř záložky vytváříte dokumenty, upravujete jejich položky, vystavujete je (koncept → finální) a poté je odesíláte klientovi, stahujete v PDF nebo převádíte na dokument jiného typu. Přijaté platby se zaznamenávají na záložce Platby.

Typy dokumentů (záložky)

Každý typ má vlastní záložku s vlastním seznamem dokumentů.

Odhad

Pracovní příkaz

Faktura

Účtenka

Na této záložce je místo tlačítka „Vytvořit“ tlačítko „Vytvořit platbu“ — účtenky se objevují samy při registraci platby.

Doklad o dokončení úkolu

Jak spolu dokumenty souvisejí

Typy dokumentů jdou v určitém pořadí — kopíruje průběh práce s klientem. Každý následující dokument se vytváří z předchozího tlačítkem převodu, takže údaje není nutné zadávat znovu.

• Odhad — cenová nabídka. Odesílá se klientovi jako první, před zahájením prací: co přesně bude uděláno a kolik to stojí.
• Pracovní příkaz — dokument na provedení prací. Vytváří se poté, co klient s odhadem souhlasil.
• Faktura — účet k úhradě provedené práce.
• Účtenka — doklad potvrzující, že platba byla přijata.
• Doklad o dokončení úkolu — potvrzení, že práce byla provedena a převzata.
• Platba — samotný záznam o úhradě: uvádíte způsob platby a částku.

Procházet celý řetězec není nutné — začít můžete kterýmkoli dokumentem. Pokud ale postupujete po pořádku, každý následující dokument převezme klienta, položky, slevu a daň z předchozího.

Záložky Odhad, Pracovní příkaz, Faktura a Doklad o dokončení úkolu fungují stejně — seznam, statistika i životní cyklus jsou u nich společné a jsou popsané níže.

Účtenka je výjimka: ručně ji vytvořit nelze. Účtenka se vytváří automaticky, když zaregistrujete platbu, proto je na této záložce místo tlačítka „Vytvořit“ tlačítko „Vytvořit platbu“.

Životní cyklus dokumentu

Vytvoření (koncept) → úprava položek → Uložit koncept → Generovat (vystavení → „finální“, nevratně)
                                                     → Odeslat / Stáhnout PDF / Převést / Zrušit

1. Vytvoření dokumentu

• Otevřete záložku potřebného typu (například Odhad) a klikněte na Vytvořit. Otevře se boční panel Přidat.
• Vyberte Klienta — pole je povinné. Dokument se váže k tomuto klientovi (adresa, telefon a e-mail se doplní automaticky).
• V případě potřeby vyberte Úkoly klienta. Hodiny a služby z těchto dokončených úkolů se do dokumentu doplní.
• Klikněte na Přidat. Otevře se koncept dokumentu v editoru.

2. Úprava dokumentu

Klikněte na Upravit, chcete-li otevřít formulář k úpravám.

V režimu úprav je každé pole dokumentu dostupné k úpravě: název a adresa společnosti, termín platby, bankovní údaje, a níže blok Items s řádky dokumentu. Každý řádek má vlastní název, cenu, množství, popis a slevu; částka za řádek se počítá automaticky.

Můžete zadat:

• Název společnosti, logo a adresa Zobrazují se v záhlaví dokumentu.
• Termín platby Datum a čas platby.
• Bankovní údaje. Jedno textové pole, do kterého jsou vepsané platební údaje pro klienta — příjemce (ATTN), banka (Bank), BIC Code, číslo účtu (Account number) a směrovací číslo (Routing number). Doplňuje se z nastavení modulu (Moduly → Nastavení → Finanční dokumenty), ale v samotném dokumentu ho lze upravit jako běžný text. Vedle se zobrazuje celková částka dokumentu.
• Nástroje/Služby (Items). To je právě obsah dokumentu — to, za co se vystavuje účet. Řádky se přidávají dvěma tlačítky:
• Přidat z katalogu. Vyberete hotové nástroje nebo služby ze svého katalogu — název, cena a popis se doplní samy.
• Přidat ručně. Objeví se prázdný řádek, do kterého vyplníte: Vlastní název nástroje/služby — libovolný název nástroje nebo služby (povinné pole), Cena — cenu (povinné), Množství — množství (povinné), Popis — popis a Sleva — slevu na tento řádek v procentech.

Částka řádku (Sum) se počítá sama: cena × množství. Řádky přidané ručně se označují štítkem Custom. Přidat lze libovolný počet řádků — každý se objeví jako samostatný blok se stejnými poli.

• Prodejce Odpovědný za prodej.
• Sleva a Daň Daň se zadává v procentech z částky (například Daň 10 na $300 → +$30 → Celkem $330).
• Poznámka (Note) Libovolný komentář k dokumentu.

Takto vypadá hotový dokument: záhlaví s logem a adresou společnosti, blok Rozpočet pro s údaji klienta, blok Podrobnosti s bankovními údaji a součtem, tabulka Items s cenou, množstvím a částkou za každý řádek, součty se slevou a daní a tlačítka akcí dole.

Použijte Náhled, chcete-li vidět hotovou podobu dokumentu, a Uložit koncept (Save draft), chcete-li uložit změny (tlačítko Uložit koncept se stane aktivním až poté, co něco změníte).

3. Vystavení — tlačítko „Generovat“

Klikněte na „Generovat“, chcete-li dokument vystavit. Objeví se potvrzení: *„Opravdu chcete vystavit tento …? Tato akce je nevratná.“*

• Po potvrzení se stav změní na finální, dokumentu se přidělí číslo (například EST-6) a objeví se oznámení o úspěchu.

Odkud se bere číslo dokumentu. Před vystavením dokument číslo nemá — v konceptu je místo něj zástupný tvar typu WO-000000. Číslo se přiděluje v okamžiku vystavení a skládá se ze dvou částí: prefixu a počítadla. Obojí se zadává v nastavení modulu: Moduly → Nastavení → Finanční dokumenty. Každý typ dokumentu má vlastní prefix a vlastní počítadlo — například EST- pro odhady, WO- pro pracovní příkazy, INV- pro faktury, REC- pro účtenky, POW- pro doklady. Pokud je počítadlo odhadů rovno 6, další vystavený odhad dostane číslo EST-6 a počítadlo se změní na 7.

Tamtéž lze počítadlo přestavit na jinou hodnotu — například proto, abyste pokračovali v číslování, které jste vedli dříve. Podrobněji o tom, jak otevřít nastavení modulu, v článku „Moduly a nastavení modulů“.

Číslo zrušeného dokumentu mu zůstává a znovu se nepřiděluje.

• Vystavený dokument už nelze upravovat.

4. Po vystavení

U vystavených dokumentů jsou dostupné tyto akce:

• Odeslat (například *Send estimate*). Otevře okno e-mailu — Email (klienta), Předmět, Zpráva; dokument se přikládá ve formátu PDF. Klikněte na Odeslat — klient dostane dokument na e-mail.
• Stáhnout (ikona). Stáhne dokument ve formátu PDF.
• Vytvořit fakturu. Převede dokument na nový koncept Faktury, vyplněný stejným klientem, položkami, slevou a daní.
• Vytvořit pracovní příkaz Převede dokument na nový koncept Pracovního příkazu.

Převedené dokumenty jsou vzájemně propojené — viz záložka Spojení.

5. Zrušení nebo smazání (akce v řádku)

V každém řádku seznamu nabízí menu Akce:

• 🗑 Smazat. Dostupné pouze pro koncepty: vystavený dokument smazat nelze, lze ho pouze zrušit.
• ⨯ Zrušit Potvrzení *„Tuto akci nelze vrátit zpět“* → stav se změní na zrušeno.
• ⬇ Stáhnout PDF Uloží PDF.

Záložka „Spojení“

Otevřete dokument → Spojení, abyste viděli:

• Klient Jméno a e-mail.
• Odkazy na dokumenty Další dokumenty spojené s tímto (například faktura vytvořená z tohoto odhadu).
• Souhrn platby — Celková částka, Uhrazeno (Paid) a K úhradě.
• Související úkoly Terénní úkoly přiřazené k dokumentu.

Registrace platby

Záložka Platby zaznamenává přijaté peníze.

• Otevřete záložku Platby → Vytvořit platbu.
• Vyberte Klienta — pole je povinné.
• Uveďte Částku platby a vyberte Měnu — povinné.
• Zadejte Datum platby (Payment date) — povinné.
• Vyberte Způsob platby: Hotovost, Bankovní karta, Bankovní převod, Swift nebo Šek.
• V případě potřeby přidejte Informace o platbě (číslo účtenky / ID transakce) a Interní poznámku k platbě.
• Klikněte na Odeslat.

Platba se zaznamená se stavem Povedlo se. V seznamu plateb se zobrazuje klient, stav, způsob platby, částka, datum platby a kdo záznam vytvořil.

Stavy, seznam a statistika

• Stavy: Koncept (připravuje se) · Finální (vystaven) · Zrušeno (Canceled) (anulován). Dokumenty s uplynulým termínem platby se navíc označují jako po splatnosti — červeně.
• Sloupce seznamu: Číslo, Klient, Stav, Data (vytvoření a termínu platby), Celkem, Kdo vytvořil, Spojení, Akce.
• STATISTIKY (rozbaluje se). Zobrazuje počet dokumentů a peněžní částku s rozdělením podle stavů (Koncept / Finální / Zrušeno) a se součty.
• Filtry Zužují seznam.

Oprávnění

Možné problémy a řešení

Často kladené otázky

Otázka: Vystavil jsem nesprávný dokument — lze ho upravit? Odpověď: Ne — vystavení je nevratné. Dokument můžete Zrušit (stav → zrušeno) a vytvořit nový.

Otázka: Jak proměnit schválený odhad ve fakturu k úhradě? Odpověď: Otevřete vystavený odhad a klikněte na Vytvořit fakturu — vytvoří se propojený koncept faktury se stejnými položkami.

Otázka: Je daň částka, nebo procento? Odpověď: Je to procento. Daň 10 přidá k částce 10 %.

Otázka: Jak odeslat dokument klientovi e-mailem? Odpověď: Vystavte ho a poté klikněte na Odeslat — PDF se přiloží a odešle na e-mailovou adresu klienta.

Otázka: Kde uvidím, kolik ještě zbývá uhradit? Odpověď: Na záložce dokumentu Spojení → Souhrn platby (Celková částka / Uhrazeno / K úhradě).

Otázka: V jakém pořadí používat typy dokumentů? Odpověď: Podle průběhu práce s klientem: odhad (nabídka před zahájením prací) → pracovní příkaz (na provedení) → faktura (účet k úhradě) → účtenka (doklad o platbě) → doklad o dokončení úkolu (potvrzení). Platba se registruje samostatně na záložce Platby. Začít lze kterýmkoli dokumentem — pořadí není povinné.

Otázka: Proč na záložce „Účtenka“ není tlačítko „Vytvořit“? Odpověď: Účtenka se nevytváří ručně. Objeví se automaticky, když zaregistrujete platbu, proto je na této záložce tlačítko „Vytvořit platbu“.

Otázka: Lze smazat vystavený dokument? Odpověď: Ne. Smazat lze pouze koncept. Vystavený dokument je dovoleno pouze zrušit — zůstane v seznamu se stavem „zrušeno“.

Otázka: Co se stane s číslem zrušeného dokumentu? Odpověď: Číslo zůstává zrušenému dokumentu a znovu se nepřiděluje. Následující dokument dostane další číslo podle počítadla. Prefixy a počítadla se zadávají v Moduly → Nastavení → Finanční dokumenty — viz článek „Moduly a nastavení modulů“.

Otázka: Odkud se v dokumentu berou bankovní údaje a logo? Odpověď: Z nastavení modulu (Moduly → Nastavení → Finanční dokumenty, viz článek „Moduly a nastavení modulů“). Logo se tam přenáší z nastavení společnosti. V samotném dokumentu je lze před vystavením změnit.

Otázka: Lze dokument klientovi odeslat opakovaně? Odpověď: Ano. Tlačítko odeslání je u vystaveného dokumentu dostupné vždy — e-mail s PDF lze odeslat tolikrát, kolikrát je potřeba.

Otázka: Co znamená červené označení „po splatnosti“? Odpověď: Že termín platby uvedený v dokumentu už uplynul a dokument není uhrazen. Označení se objevuje automaticky.

Otázka: V jaké měně se dokumenty vystavují? Odpověď: Měna se vybírá při registraci platby. Částky v samotných dokumentech se počítají v měně nastavené pro společnost.

Otázka: Jaké způsoby platby lze uvést? Odpověď: Hotovost, bankovní karta, bankovní převod, Swift a šek. Způsob se vybírá při vytváření platby spolu s částkou a datem.

Otázka: Kteří zaměstnanci vidí finanční dokumenty? Odpověď: Vlastník a administrátor společnosti. Běžným zaměstnancům modul dostupný není.

Otázka: Je modul placený? Odpověď: Ano, „Finanční dokumenty“ je placený modul. Zapíná se v Nastavení společnosti → Moduly a po zapnutí se objeví v levém menu.

Otázka: Počítá se daň v částce, nebo v procentech? Odpověď: V procentech. Hodnota 10 přidá k částce 10 %.