Documenti finanziari

Shifton Attività, grazie al modulo Documenti finanziari, permette di creare documenti finanziari — stime, ordini di lavoro, fatture, ricevute e verbali delle attività completate — sulla base delle tue attività sul campo, di inviarli ai clienti, di convertire un documento in un altro e di tenere traccia dei pagamenti.

Importante: Documenti finanziari è un modulo a pagamento. Attivalo nella sezione Impostazioni aziendali → Moduli . Dopo l’attivazione compare nel pannello laterale di sinistra (nella modalità Attività / Field Service) come «Documenti finanziari».

Che cos’è

Ogni tipo di documento ha una scheda propria. All’interno della scheda crei i documenti, modifichi le loro righe, li generi (bozza → finale) e poi li invii al cliente, li scarichi in PDF oppure li converti in un documento di un altro tipo. I pagamenti ricevuti vengono registrati nella scheda Pagamenti.

Tipi di documenti (schede)

Ogni tipo ha la propria scheda con il proprio elenco di documenti.

Stima

Ordine di lavoro

Fattura

Ricevuta

In questa scheda, al posto del pulsante «Crea» c’è «Crea pagamento» — le ricevute compaiono da sé quando registri un pagamento.

Verbale delle attività completate

Come i documenti sono collegati tra loro

I tipi di documenti si succedono in un ordine preciso, che ripercorre l’andamento del lavoro con il cliente. Ogni documento successivo viene creato da quello precedente con il pulsante di conversione, così i dati non devono essere reinseriti.

• Stima — proposta commerciale. Viene inviata al cliente per prima, prima dell’inizio dei lavori: che cosa esattamente sarà fatto e quanto costa.
• Ordine di lavoro — documento per l’esecuzione dei lavori. Viene creato dopo che il cliente ha accettato la stima.
• Fattura — richiesta di pagamento per il lavoro eseguito.
• Ricevuta — la quietanza che conferma che il pagamento è stato ricevuto.
• Verbale delle attività completate — conferma che il lavoro è stato eseguito e accettato.
• Pagamento — la registrazione stessa del pagamento: indichi il metodo di pagamento e l’importo.

Non è obbligatorio percorrere tutta la catena — puoi partire da qualsiasi documento. Ma se lavori nell’ordine, ogni documento successivo riprende dal precedente il cliente, le righe, lo sconto e l’imposta.

Le schede Stima, Ordine di lavoro, Fattura e Verbale delle attività completate funzionano nello stesso modo — elenco, statistiche e ciclo di vita sono per esse comuni e sono descritti più sotto.

La ricevuta è un’eccezione: non può essere creata a mano. La ricevuta si forma automaticamente quando registri un pagamento, perciò in questa scheda, al posto del pulsante «Crea», c’è «Crea pagamento».

Ciclo di vita del documento

Creazione (bozza) → modifica delle righe → Salva bozza → Generare (emissione → «finale», irreversibile)
                                                       → Invia / Scarica PDF / Converti / Annulla

1. Creazione del documento

• Apri la scheda del tipo che ti serve (per esempio Stima) e premi Crea. Si aprirà il pannello laterale Aggiungi.
• Seleziona il Cliente — campo obbligatorio. Il documento viene associato a questo cliente (indirizzo, telefono ed email vengono importati automaticamente).
• Se necessario seleziona le Attività del cliente. Le ore e i servizi di queste attività concluse verranno riportati nel documento.
• Premi Aggiungi. Si aprirà la bozza del documento nell’editor.

2. Modifica del documento

Premi Modifica per aprire il modulo modificabile.

In modalità di modifica ogni campo del documento è disponibile per la correzione: nome e indirizzo dell’azienda, scadenza del pagamento, coordinate bancarie e, più sotto, il blocco Items con le righe del documento. Ogni riga ha il proprio nome, prezzo, quantità, descrizione e sconto; l’importo della riga viene calcolato automaticamente.

Puoi impostare:

• Nome dell’azienda, logo e indirizzo Vengono mostrati nell’intestazione del documento.
• Scadenza del pagamento Data e ora del pagamento.
• Coordinate bancarie. Un unico campo di testo in cui sono inseriti i dati di pagamento per il cliente — beneficiario (ATTN), banca (Bank), BIC Code, numero di conto (Account number) e numero di routing (Routing number). Viene importato dalle impostazioni del modulo (Moduli → Impostazioni → Documenti finanziari), ma nel documento stesso può essere modificato come un normale testo. Accanto viene mostrato l’importo totale del documento.
• Strumenti/Servizi (Items). È proprio questo il contenuto del documento — ciò per cui viene emessa la fattura. Le righe si aggiungono con due pulsanti:
• Aggiungi dal catalogo. Scegli strumenti o servizi già pronti dal tuo catalogo — nome, prezzo e descrizione verranno inseriti da sé.
• Aggiungi manualmente. Compare una riga vuota, in cui compili: Nome personalizzato dello strumento/servizio — un nome libero dello strumento o del servizio (campo obbligatorio), Prezzo — il prezzo (obbligatorio), Quantità — la quantità (obbligatorio), Descrizione — la descrizione e Sconto — lo sconto su questa riga in percentuale.

L’importo della riga (Sum) viene calcolato da sé: prezzo × quantità. Le righe aggiunte manualmente vengono contrassegnate con l’etichetta Custom. Puoi aggiungere tutte le righe che vuoi — ognuna compare come un blocco separato con gli stessi campi.

• Venditore Il responsabile della vendita.
• Sconto e Imposta L’imposta si imposta in percentuale sull’importo (per esempio, Imposta 10 su $300 → +$30 → Totale $330).
• Nota (Note) Un commento libero sul documento.

Ecco come si presenta il documento finito: intestazione con logo e indirizzo dell’azienda, il blocco Preventivo per con i dati del cliente, il blocco Dettagli con le coordinate bancarie e il totale, la tabella Items con costo, quantità e importo di ogni riga, i totali con sconto e imposta, e i pulsanti delle azioni in basso.

Usa Anteprima per vedere l’aspetto definitivo del documento, e Salva bozza (Save draft) per salvare le modifiche (il pulsante Salva bozza diventa attivo solo dopo che hai modificato qualcosa).

3. Emissione — pulsante «Generare»

Premi «Generare» per emettere il documento. Comparirà una conferma: *«Sei sicuro di volere emettere questo …? Questa azione è irreversibile.»*

• Alla conferma lo stato cambia in finale, al documento viene assegnato un numero (per esempio EST-6) e compare una notifica di successo.

Da dove viene il numero del documento. Prima dell’emissione il documento non ha un numero — nella bozza al suo posto c’è un segnaposto del tipo WO-000000. Il numero viene rilasciato al momento dell’emissione ed è composto da due parti: il prefisso e il contatore. Entrambi si impostano nelle impostazioni del modulo: Moduli → Impostazioni → Documenti finanziari. Ogni tipo di documento ha il proprio prefisso e il proprio contatore — per esempio EST- per le stime, WO- per gli ordini di lavoro, INV- per le fatture, REC- per le ricevute, POW- per i verbali. Se il contatore delle stime è pari a 6, la stima emessa successivamente riceverà il numero EST-6, e il contatore diventerà 7.

Nello stesso posto il contatore può essere portato a un altro valore — per esempio per proseguire la numerazione che usavi in precedenza. Per maggiori dettagli su come aprire le impostazioni del modulo, vedi l’articolo «Moduli e impostazioni dei moduli».

Il numero di un documento annullato resta assegnato a quel documento e non viene rilasciato di nuovo.

• Un documento emesso non può più essere modificato.

4. Dopo l’emissione

Per i documenti emessi sono disponibili le seguenti azioni:

• Invia (per esempio, *Send estimate*). Apre la finestra dell’email — Email (del cliente), Oggetto, Messaggio; il documento viene allegato in formato PDF. Premi Invia — il cliente riceverà il documento per posta elettronica.
• Scarica (icona). Scarica il documento in formato PDF.
• Crea fattura. Converte il documento in una nuova bozza di Fatture, compilata con lo stesso cliente, le stesse righe, lo stesso sconto e la stessa imposta.
• Crea ordine di lavoro Converte il documento in una nuova bozza di Ordine di lavoro.

I documenti convertiti sono collegati tra loro — vedi la scheda Relazioni.

5. Annullamento o eliminazione (azioni nella riga)

In ogni riga dell’elenco il menu Azioni propone:

• 🗑 Elimina. Disponibile solo per le bozze: un documento emesso non può essere eliminato, può soltanto essere annullato.
• ⨯ Annulla Conferma *«Questa azione non può essere annullata»* → lo stato cambia in annullato.
• ⬇ Scarica PDF Salva il PDF.

Scheda «Relazioni»

Apri il documento → Relazioni per vedere:

• Cliente Nome ed email.
• Collegamenti documenti Altri documenti collegati a questo (per esempio, la fattura creata a partire da questa stima).
• Riepilogo del pagamento — Importo totale, Pagato (Paid) e Da pagare.
• Compiti correlati Le attività sul campo associate al documento.

Registrazione di un pagamento

La scheda Pagamenti registra il denaro ricevuto.

• Apri la scheda Pagamenti → Crea pagamento.
• Seleziona il Cliente — campo obbligatorio.
• Indica l’Importo del pagamento e seleziona la Valuta — obbligatorio.
• Imposta la Data del pagamento (Payment date) — obbligatorio.
• Seleziona il Metodo di pagamento: Contanti, Carta bancaria, Bonifico bancario, Swift oppure Assegno.
• Se necessario aggiungi le Informazioni sul pagamento (numero della ricevuta / ID della transazione) e una Nota interna sul pagamento.
• Premi Invia.

Il pagamento viene registrato con lo stato Riuscito. Nell’elenco dei pagamenti vengono mostrati il cliente, lo stato, il metodo di pagamento, l’importo, la data del pagamento e chi ha creato la registrazione.

Stati, elenco e statistiche

• Stati: Bozza (in preparazione) · Finale (emesso) · Annullato (Canceled) (invalidato). I documenti con scadenza di pagamento superata vengono inoltre contrassegnati come scaduti — in rosso.
• Colonne dell’elenco: Numero, Cliente, Stato, Date (di creazione e di scadenza del pagamento), Totale, Creato da, Relazioni, Azioni.
• STATISTICHE (si espande). Mostra il numero dei documenti e l’importo in denaro con la suddivisione per stati (Bozza / Finale / Annullato) e i totali.
• Filtri Restringono l’elenco.

Autorizzazioni

Possibili problemi e soluzioni

Domande frequenti

Domanda: Ho emesso il documento sbagliato — è possibile modificarlo? Risposta: No — l’emissione è irreversibile. Puoi annullare il documento con Annulla (stato → annullato) e crearne uno nuovo.

Domanda: Come si trasforma una stima approvata in una richiesta di pagamento? Risposta: Apri la stima emessa e premi Crea fattura — verrà creata una bozza di fattura collegata con le stesse righe.

Domanda: L’imposta è un importo o una percentuale? Risposta: È una percentuale. L’imposta 10 aggiunge il 10% all’importo.

Domanda: Come si invia il documento al cliente per posta elettronica? Risposta: Emettilo, poi premi Invia — il PDF viene allegato e inviato all’indirizzo di posta elettronica del cliente.

Domanda: Dove si vede quanto resta ancora da pagare? Risposta: Nella scheda Relazioni del documento → Riepilogo del pagamento (Importo totale / Pagato / Da pagare).

Domanda: In quale ordine si usano i tipi di documenti? Risposta: Seguendo l’andamento del lavoro con il cliente: stima (proposta prima dell’inizio dei lavori) → ordine di lavoro (per l’esecuzione) → fattura (richiesta di pagamento) → ricevuta (quietanza del pagamento) → verbale delle attività completate (conferma). Il pagamento viene registrato a parte nella scheda Pagamenti. Si può partire da qualsiasi documento — l’ordine non è obbligatorio.

Domanda: Perché nella scheda «Ricevuta» non c’è il pulsante «Crea»? Risposta: La ricevuta non si crea a mano. Compare automaticamente quando registri un pagamento, perciò in questa scheda c’è il pulsante «Crea pagamento».

Domanda: È possibile eliminare un documento emesso? Risposta: No. Si può eliminare solo una bozza. Un documento emesso si può soltanto annullare con Annulla — rimarrà nell’elenco con lo stato «annullato».

Domanda: Che cosa succede al numero di un documento annullato? Risposta: Il numero resta assegnato al documento annullato e non viene rilasciato di nuovo. Il documento successivo riceverà il numero successivo del contatore. Prefissi e contatori si impostano in Moduli → Impostazioni → Documenti finanziari — vedi l’articolo «Moduli e impostazioni dei moduli».

Domanda: Da dove vengono le coordinate bancarie e il logo nel documento? Risposta: Dalle impostazioni del modulo (Moduli → Impostazioni → Documenti finanziari, vedi l’articolo «Moduli e impostazioni dei moduli»). Il logo vi viene importato dalle impostazioni aziendali. Nel documento stesso possono essere modificati prima dell’emissione.

Domanda: È possibile inviare di nuovo il documento al cliente? Risposta: Sì. Il pulsante di invio di un documento emesso è sempre disponibile — l’email con il PDF può essere inviata tutte le volte che serve.

Domanda: Che cosa significa il contrassegno rosso «scaduto»? Risposta: Che la scadenza di pagamento indicata nel documento è già passata e il documento non è stato pagato. Il contrassegno compare automaticamente.

Domanda: In quale valuta vengono emessi i documenti? Risposta: La valuta si sceglie al momento della registrazione del pagamento. Gli importi nei documenti stessi vengono calcolati nella valuta impostata per l’azienda.

Domanda: Quali metodi di pagamento si possono indicare? Risposta: Contanti, carta bancaria, bonifico bancario, Swift e assegno. Il metodo si sceglie al momento della creazione del pagamento, insieme all’importo e alla data.

Domanda: Quali dipendenti vedono i documenti finanziari? Risposta: Il proprietario e l’amministratore dell’azienda. Ai dipendenti ordinari il modulo non è accessibile.

Domanda: Il modulo è a pagamento? Risposta: Sì, «Documenti finanziari» è un modulo a pagamento. Si attiva in Impostazioni aziendali → Moduli e, dopo l’attivazione, compare nel menu di sinistra.

Domanda: L’imposta viene calcolata come importo o in percentuale? Risposta: In percentuale. Il valore 10 aggiungerà il 10% all’importo.