Financijski dokumenti

Shifton Zadaci omogućuje da pomoću modula Financijski dokumenti izrađujete financijske dokumente — procjene, radne naloge, račune, potvrde o uplati i akte o završenim poslovima — na temelju svojih terenskih zadataka, šaljete ih klijentima, pretvarate jedan dokument u drugi i pratite uplate.

Važno: Financijski dokumenti su plaćeni modul. Uključite ga u odjeljku Postavke tvrtke → Moduli . Nakon uključivanja pojavljuje se u lijevoj bočnoj ploči (u režimu Zadaci / Field Service) kao „Financijski dokumenti”.

Što je to

Svaka vrsta dokumenta ima vlastitu karticu. Unutar kartice izrađujete dokumente, uređujete njihove stavke, izdajete ih (nacrt → završni), a zatim ih šaljete klijentu, preuzimate u PDF-u ili pretvarate u dokument druge vrste. Primljene uplate bilježe se na kartici Plaćanja.

Vrste dokumenata (kartice)

Svaka vrsta ima svoju karticu s vlastitim popisom dokumenata.

Procjena

Radni nalog

Račun (za naplatu)

Račun (potvrda o uplati)

Na ovoj kartici umjesto gumba „Stvori” stoji „Kreiraj uplatu” — potvrde o uplati pojavljuju se same pri evidentiranju uplate.

Akt o završenim poslovima

Kako su dokumenti međusobno povezani

Vrste dokumenata idu određenim redoslijedom — on ponavlja tijek rada s klijentom. Svaki se sljedeći dokument izrađuje iz prethodnog gumbom za pretvaranje, pa podatke ne treba unositi ponovno.

• Procjena — komercijalna ponuda. Klijentu se šalje prva, prije početka radova: što će se točno napraviti i koliko to stoji.
• Radni nalog — dokument za izvođenje radova. Izrađuje se nakon što je klijent prihvatio procjenu.
• Račun — račun za plaćanje izvršenog rada.
• Račun — potvrda koja dokazuje da je uplata primljena.
• Akt o završenim poslovima — potvrda da je rad izvršen i prihvaćen.
• Uplata — sam zapis o plaćanju: navodite način plaćanja i iznos.

Kroz cijeli lanac nije se nužno kretati — možete početi od bilo kojeg dokumenta. No ako radite redom, svaki sljedeći dokument preuzima klijenta, stavke, popust i porez iz prethodnog.

Kartice Procjena, Radni nalog, Račun i Akt o završenim poslovima rade jednako — popis, statistika i životni ciklus zajednički su im i opisani su niže.

Potvrda o uplati je iznimka: nju nije moguće izraditi ručno. Nastaje automatski kada evidentirate uplatu, pa na toj kartici umjesto gumba „Stvori” stoji „Kreiraj uplatu”.

Životni ciklus dokumenta

Izrada (nacrt) → uređivanje stavki → Spremi nacrt → Generiraj (izdavanje → „završni”, nepovratno)
                                                  → Pošalji / Preuzmi PDF / Pretvori / Otkaži

1. Izrada dokumenta

• Otvorite karticu potrebne vrste (na primjer, Procjena) i kliknite Stvori. Otvorit će se bočna ploča Dodaj.
• Odaberite Klijenta — polje je obavezno. Dokument se veže uz tog klijenta (adresa, telefon i email preuzimaju se automatski).
• Po potrebi odaberite Zadatke klijenta. Sati i usluge iz tih dovršenih zadataka preuzet će se u dokument.
• Kliknite Dodaj. Otvorit će se nacrt dokumenta u uređivaču.

2. Uređivanje dokumenta

Kliknite Uredi kako biste otvorili obrazac za uređivanje.

U načinu uređivanja svako je polje dokumenta dostupno za izmjenu: naziv i adresa kompanije, rok plaćanja, bankovni podaci, a niže — blok Items s recima dokumenta. Svaki redak ima svoj naziv, cijenu, količinu, opis i popust; iznos po retku računa se automatski.

Možete zadati:

• Naziv kompanije, logotip i adresu Prikazuju se u zaglavlju dokumenta.
• Rok plaćanja Datum i vrijeme plaćanja.
• Bankovni podaci. Jedno tekstno polje u koje su upisani platni podaci za klijenta — primatelj (ATTN), banka (Bank), BIC Code, broj računa (Account number) i usmjerni broj (Routing number). Podmeće se iz postavki modula (Moduli → Postavke → Financijski dokumenti), ali u samom se dokumentu može urediti kao običan tekst. Pored njega prikazuje se ukupan iznos dokumenta.
• Alati/Usluge (Items). To je i sadržaj dokumenta — ono za što se izdaje račun. Reci se dodaju dvama gumbima:
• Dodaj iz kataloga. Odabirete gotove alate ili usluge iz svojeg kataloga — naziv, cijena i opis podmetnut će se sami.
• Dodaj ručno. Pojavljuje se prazan redak u kojem ispunjavate: Prilagođeni naziv alata/usluge — proizvoljan naziv alata ili usluge (obavezno polje), Cijena — cijenu (obavezno), Količina — količinu (obavezno), Opis — opis i Popust — popust na taj redak u postocima.

Iznos retka (Sum) računa se sam: cijena × količina. Reci dodani ručno označavaju se oznakom Custom. Možete dodati koliko god redaka želite — svaki se pojavljuje kao zaseban blok s istim poljima.

• Prodavatelj Odgovoran za prodaju.
• Popust i Porez Porez se zadaje u postocima od iznosa (na primjer, Porez 10 na $300 → +$30 → Ukupno $330).
• Bilješka (Note) Proizvoljan komentar uz dokument.

Ovako izgleda gotov dokument: zaglavlje s logotipom i adresom kompanije, blok Proračun za s podacima klijenta, blok Detalji s bankovnim podacima i ukupnim iznosom, tablica Items s cijenom, količinom i iznosom po svakom retku, ukupni iznosi s popustom i porezom te gumbi radnji na dnu.

Upotrijebite Pregled kako biste vidjeli gotov izgled dokumenta i Spremi nacrt (Save draft) kako biste spremili promjene (gumb Spremi nacrt postaje aktivan tek nakon što nešto izmijenite).

3. Izdavanje — gumb „Generiraj”

Kliknite „Generiraj” kako biste izdali dokument. Pojavit će se potvrda: *„Jeste li sigurni da želite izdati ovaj …? Ova je radnja nepovratna.”*

• Pri potvrdi status se mijenja u Završni, dokumentu se dodjeljuje broj (na primjer, EST-6) i pojavljuje se obavijest o uspjehu.

Odakle dolazi broj dokumenta. Do izdavanja dokument nema broj — u nacrtu umjesto njega stoji predložak oblika WO-000000. Broj se dodjeljuje u trenutku izdavanja i sastoji se od dva dijela: prefiksa i brojača. Oboje se zadaje u postavkama modula: Moduli → Postavke → Financijski dokumenti. Svaka vrsta dokumenta ima svoj prefiks i svoj brojač — na primjer, EST- za procjene, WO- za radne naloge, INV- za račune, REC- za potvrde o uplati, POW- za akte. Ako je brojač procjena jednak 6, sljedeća izdana procjena dobit će broj EST-6, a brojač će postati 7.

Ondje se brojač može i prebaciti na drugu vrijednost — na primjer, kako biste nastavili numeraciju koju ste vodili ranije. Više o tome kako otvoriti postavke modula — u članku „Moduli i postavke modula”.

Broj otkazanog dokumenta ostaje njegov i ne dodjeljuje se ponovno.

• Izdani dokument više nije moguće uređivati.

4. Nakon izdavanja

Za izdane dokumente dostupne su sljedeće radnje:

• Pošalji (na primjer, *Send estimate*). Otvara okno poruke — Email (klijenta), Predmet, Poruka; dokument se prilaže u obliku PDF-a. Kliknite Pošalji — klijent će dokument dobiti elektroničkom poštom.
• Preuzmi (ikona). Preuzima dokument u formatu PDF.
• Izradite račun. Pretvara dokument u novi nacrt Računa, popunjen istim klijentom, stavkama, popustom i porezom.
• Stvori radni nalog Pretvara dokument u novi nacrt Radnog naloga.

Pretvoreni su dokumenti međusobno povezani — vidi karticu Veze.

5. Otkazivanje ili brisanje (radnje u retku)

U svakom retku popisa izbornik Radnje nudi:

• 🗑 Izbriši. Dostupno samo za nacrte: izdani dokument nije moguće izbrisati, može se samo otkazati.
• ⨯ Otkaži Potvrda *„Ova se radnja ne može poništiti”* → status se mijenja u otkazan.
• ⬇ Preuzmi PDF Sprema PDF.

Kartica „Veze”

Otvorite dokument → Veze kako biste vidjeli:

• Klijent Ime i email.
• Veze dokumenata Drugi dokumenti povezani s ovim (na primjer, račun izrađen iz ove procjene).
• Sažetak plaćanja — Ukupan iznos, Plaćeno (Paid) i Za plaćanje.
• Povezani zadaci Terenski zadaci vezani uz dokument.

Evidentiranje uplate

Kartica Plaćanja bilježi primljeni novac.

• Otvorite karticu Plaćanja → Kreiraj uplatu.
• Odaberite Klijenta — polje je obavezno.
• Navedite Iznos uplate i odaberite Valutu — obavezno.
• Zadajte Datum uplate (Payment date) — obavezno.
• Odaberite Način plaćanja: Gotovina, Bankovna kartica, Bankovni prijenos, Swift ili Ček.
• Po potrebi dodajte Informacije o uplati (broj potvrde / ID transakcije) i Internu bilješku uz uplatu.
• Kliknite Pošalji.

Uplata se bilježi sa statusom Uspješno. U popisu uplata prikazuju se klijent, status, način plaćanja, iznos, datum uplate i tko je stvorio zapis.

Statusi, popis i statistika

• Statusi: Skica (priprema se) · Završni (izdan) · Otkazan (Canceled) (poništen). Dokumenti kojima je istekao rok plaćanja dodatno se označavaju kao prekoračeni — crveno.
• Stupci popisa: Broj, Klijent, Status, Datumi (izrade i roka plaćanja), Ukupno, Tko je stvorio, Veze, Radnje.
• STATISTIKA (razvija se). Prikazuje broj dokumenata i novčani iznos s razdiobom po statusima (Skica / Završni / Otkazan) i ukupnim iznosima.
• Filtri Sužavaju popis.

Dozvole

Mogući problemi i rješenja

Česta pitanja

Pitanje: Izdao sam pogrešan dokument — može li se urediti? Odgovor: Ne — izdavanje je nepovratno. Dokument možete Otkaži (status → otkazan) i izraditi novi.

Pitanje: Kako pretvoriti odobrenu procjenu u račun za plaćanje? Odgovor: Otvorite izdanu procjenu i kliknite Izradite račun — bit će izrađen povezani nacrt računa s istim stavkama.

Pitanje: Je li porez iznos ili postotak? Odgovor: To je postotak. Porez 10 dodaje iznosu 10 %.

Pitanje: Kako poslati dokument klijentu elektroničkom poštom? Odgovor: Izdajte ga, zatim kliknite Pošalji — PDF se prilaže i šalje na adresu elektroničke pošte klijenta.

Pitanje: Gdje se vidi koliko još treba platiti? Odgovor: Na kartici dokumenta Veze → Sažetak plaćanja (Ukupan iznos / Plaćeno / Za plaćanje).

Pitanje: Kojim redoslijedom koristiti vrste dokumenata? Odgovor: Prema tijeku rada s klijentom: procjena (ponuda prije početka radova) → radni nalog (za izvođenje) → račun (za plaćanje) → potvrda o uplati (dokaz plaćanja) → akt o završenim poslovima (potvrda). Uplata se evidentira zasebno na kartici Plaćanja. Početi možete od bilo kojeg dokumenta — redoslijed nije obavezan.

Pitanje: Zašto na kartici „Račun” (potvrda o uplati) nema gumba „Stvori”? Odgovor: Potvrda o uplati ne izrađuje se ručno. Pojavljuje se automatski kada evidentirate uplatu, pa na toj kartici stoji gumb „Kreiraj uplatu”.

Pitanje: Može li se izdani dokument izbrisati? Odgovor: Ne. Izbrisati se može samo nacrt. Za izdani je dokument dopuštena samo radnja Otkaži — ostat će u popisu sa statusom „otkazan”.

Pitanje: Što se događa s brojem otkazanog dokumenta? Odgovor: Broj ostaje uz otkazani dokument i ne dodjeljuje se ponovno. Sljedeći će dokument dobiti sljedeći broj po brojaču. Prefiksi i brojači zadaju se u Moduli → Postavke → Financijski dokumenti — vidi članak „Moduli i postavke modula”.

Pitanje: Odakle dolaze bankovni podaci i logotip u dokumentu? Odgovor: Iz postavki modula (Moduli → Postavke → Financijski dokumenti, vidi članak „Moduli i postavke modula”). Logotip se ondje preuzima iz postavki kompanije. U samom se dokumentu mogu izmijeniti prije izdavanja.

Pitanje: Može li se dokument poslati klijentu ponovno? Odgovor: Da. Gumb za slanje kod izdanog dokumenta uvijek je dostupan — poruku s PDF-om možete poslati onoliko puta koliko je potrebno.

Pitanje: Što znači crvena oznaka „prekoračen”? Odgovor: Da je rok plaćanja naveden u dokumentu već prošao, a dokument nije plaćen. Oznaka se pojavljuje automatski.

Pitanje: U kojoj se valuti izdaju dokumenti? Odgovor: Valuta se odabire pri evidentiranju uplate. Iznosi u samim dokumentima računaju se u valuti zadanoj za kompaniju.

Pitanje: Koji se načini plaćanja mogu navesti? Odgovor: Gotovina, bankovna kartica, bankovni prijenos, Swift i ček. Način se odabire pri izradi uplate zajedno s iznosom i datumom.

Pitanje: Tko od zaposlenika vidi financijske dokumente? Odgovor: Vlasnik i administrator kompanije. Običnim zaposlenicima modul nije dostupan.

Pitanje: Je li modul plaćen? Odgovor: Da, „Financijski dokumenti” su plaćeni modul. Uključuje se u Postavke tvrtke → Moduli i nakon uključivanja pojavljuje se u lijevom meniju.

Pitanje: Računa li se porez u iznosu ili u postocima? Odgovor: U postocima. Vrijednost 10 dodat će iznosu 10 %.