재무 문서

Shifton 작업에서는 재무 문서 모듈을 사용해 현장 작업을 바탕으로 견적, 작업 지시서, 송장, 영수증, 작업 완료 증명서 같은 재무 문서를 만들고, 고객에게 보내고, 한 문서를 다른 문서로 변환하고, 결제를 추적할 수 있습니다.

중요: 재무 문서는 유료 모듈입니다. 회사 설정 → 모듈 섹션에서 켜세요. 켜면 왼쪽 사이드 패널(작업 / Field Service 모드)에 “재무 문서”로 표시됩니다.

이것은 무엇인가

문서 종류마다 고유한 탭이 있습니다. 탭 안에서 문서를 만들고, 항목을 편집하고, 문서를 발행하고(초안 → 최종), 그 후 고객에게 보내고, PDF로 내려받고, 다른 종류의 문서로 변환합니다. 수령한 결제는 결제 탭에 기록됩니다.

문서 종류(탭)

종류마다 자기 탭이 있고, 각 탭에는 해당 종류의 문서 목록이 있습니다.

견적

작업 지시서

송장

영수증

이 탭에는 “생성” 버튼 대신 “결제 생성”이 있습니다. 영수증은 결제를 등록할 때 저절로 만들어집니다.

작업 완료 증명서

문서는 서로 어떻게 연결되는가

문서 종류는 정해진 순서를 따르며, 이 순서는 고객과 일하는 흐름을 그대로 반영합니다. 다음 문서는 변환 버튼으로 이전 문서에서 만들어지므로 데이터를 다시 입력할 필요가 없습니다.

• 견적 — 견적 제안입니다. 작업을 시작하기 전에 고객에게 가장 먼저 보내며, 무엇을 어떤 금액으로 할지 알려줍니다.
• 작업 지시서 — 작업 수행을 위한 문서입니다. 고객이 견적에 동의한 후에 만듭니다.
• 송장 — 수행한 작업에 대한 결제 청구서입니다.
• 영수증 — 결제를 받았음을 확인하는 증빙입니다.
• 작업 완료 증명서 — 작업이 완료되고 인수되었음을 확인하는 문서입니다.
• 결제 — 결제 자체에 대한 기록입니다. 결제 방법과 금액을 입력합니다.

이 흐름을 전부 따라갈 필요는 없고 어느 문서에서든 시작할 수 있습니다. 다만 순서대로 진행하면 다음 문서가 이전 문서에서 고객, 항목, 할인, 세금을 그대로 가져옵니다.

견적, 작업 지시서, 송장, 작업 완료 증명서 탭은 동일하게 작동합니다. 목록, 통계, 수명 주기가 공통이며 아래에서 설명합니다.

영수증은 예외입니다. 영수증은 수동으로 만들 수 없습니다. 결제를 등록하면 자동으로 만들어지므로, 이 탭에는 “생성” 버튼 대신 “결제 생성”이 있습니다.

문서의 수명 주기

생성(초안) → 항목 편집 → 초안 저장 → 작성(발행 → “최종”, 되돌릴 수 없음)
                                    → 보내기 / PDF 다운로드 / 변환 / 취소

1. 문서 만들기

• 원하는 종류의 탭(예: 견적)을 열고 생성을 클릭하세요. 추가 사이드 패널이 열립니다.
• 고객을 선택하세요. 필수 항목입니다. 문서는 이 고객에게 연결됩니다(주소, 전화번호, 이메일이 자동으로 채워집니다).
• 필요하면 고객의 작업을 선택하세요. 완료된 해당 작업의 시간과 서비스가 문서로 들어옵니다.
• 추가를 클릭하세요. 편집기에서 문서 초안이 열립니다.

2. 문서 편집

편집을 클릭하면 편집 가능한 양식이 열립니다.

편집 모드에서는 회사 이름과 주소, 결제 기한, 은행 정보 등 문서의 모든 필드를 수정할 수 있으며, 그 아래에는 문서의 행이 담긴 Items 블록이 있습니다. 각 행에는 고유한 이름, 가격, 수량, 설명, 할인이 있고, 행 금액은 자동으로 계산됩니다.

다음을 지정할 수 있습니다.

• 회사 이름, 로고, 주소 문서 머리글에 표시됩니다.
• 결제 기한 결제 날짜와 시간입니다.
• 은행 정보. 고객에게 안내할 결제 정보를 적는 하나의 텍스트 필드입니다. 수취인(ATTN), 은행(Bank), BIC Code, 계좌 번호(Account number), 라우팅 번호(Routing number)가 들어갑니다. 모듈 설정(모듈 → 설정 → 재무 문서)에서 자동으로 채워지지만, 문서 안에서는 일반 텍스트처럼 편집할 수 있습니다. 그 옆에는 문서의 총액이 표시됩니다.
• 도구/서비스 (Items). 이것이 바로 문서의 내용, 즉 청구 대상입니다. 행은 두 개의 버튼으로 추가합니다.
• 카탈로그에서 추가. 자신의 카탈로그에서 미리 등록한 도구나 서비스를 선택하면 이름, 가격, 설명이 자동으로 입력됩니다.
• 수동으로 추가. 빈 행이 나타나며 다음을 직접 입력합니다. 도구/서비스의 사용자 지정 이름 — 도구나 서비스의 임의 이름(필수 항목), 가격 — 가격(필수), 수량 — 수량(필수), 설명 — 설명, 할인 — 이 행에 적용할 할인율(퍼센트)입니다.

행 금액(Sum)은 자동으로 계산됩니다. 가격 × 수량입니다. 수동으로 추가한 행에는 Custom 표시가 붙습니다. 행은 원하는 만큼 추가할 수 있고, 각 행은 같은 필드를 가진 별도의 블록으로 나타납니다.

• 판매자 판매 담당자입니다.
• 할인과 세금 세금은 금액의 퍼센트로 지정합니다(예: $300에 세금 10 → +$30 → 총 $330).
• 메모 (Note) 문서에 대한 임의의 의견입니다.

완성된 문서는 이렇게 보입니다. 로고와 회사 주소가 담긴 머리글, 고객 정보가 담긴 견적서 - 블록, 은행 정보와 합계가 담긴 세부 정보 블록, 행마다 가격·수량·금액이 표시되는 Items 표, 할인과 세금이 반영된 합계, 그리고 아래쪽의 작업 버튼들입니다.

문서의 완성된 모습을 보려면 미리보기를, 변경 내용을 저장하려면 초안 저장 (Save draft)을 사용하세요(초안 저장 버튼은 무엇이든 변경한 후에만 활성화됩니다).

3. 발행 — “작성” 버튼

문서를 발행하려면 “작성”을 클릭하세요. 확인 창이 나타납니다. *“이 …을(를) 발행하시겠습니까? 이 작업은 되돌릴 수 없습니다.”*

• 확인하면 상태가 최종으로 바뀌고 문서에 번호가 부여되며(예: EST-6), 성공 알림이 표시됩니다.

문서 번호는 어디에서 오는가. 발행 전에는 문서에 번호가 없고, 초안에는 WO-000000 같은 임시 값이 들어 있습니다. 번호는 발행하는 순간 부여되며 접두사와 카운터의 두 부분으로 이루어집니다. 둘 다 모듈 설정 모듈 → 설정 → 재무 문서에서 지정합니다. 문서 종류마다 고유한 접두사와 카운터가 있습니다. 예를 들어 견적은 EST-, 작업 지시서는 WO-, 송장은 INV-, 영수증은 REC-, 완료 증명서는 POW-입니다. 견적 카운터가 6이면 다음에 발행되는 견적의 번호는 EST-6이 되고 카운터는 7이 됩니다.

같은 곳에서 카운터를 다른 값으로 바꿀 수도 있습니다. 예를 들어 이전에 사용하던 번호를 이어서 쓰고 싶을 때 유용합니다. 모듈 설정을 여는 방법은 “모듈과 모듈 설정” 문서에 자세히 설명되어 있습니다.

취소된 문서의 번호는 그 문서에 남고 다시 부여되지 않습니다.

• 발행된 문서는 더 이상 편집할 수 없습니다.

4. 발행 후

발행된 문서에서는 다음 작업을 할 수 있습니다.

• 보내기 (예: *Send estimate*). 메일 창이 열리며 Email(고객의 이메일), 주제, 메시지를 입력합니다. 문서는 PDF로 첨부됩니다. 보내기를 클릭하면 고객이 이메일로 문서를 받습니다.
• 다운로드 (아이콘). 문서를 PDF 형식으로 내려받습니다.
• 인보이스 생성. 문서를 같은 고객, 항목, 할인, 세금이 채워진 새 송장 초안으로 변환합니다.
• 작업 지시서 생성 문서를 새 작업 지시서 초안으로 변환합니다.

변환된 문서는 서로 연결되어 있습니다. 연결 탭을 참고하세요.

5. 취소 또는 삭제(행에서 하는 작업)

목록의 각 행에 있는 행동 메뉴에서는 다음을 할 수 있습니다.

• 🗑 삭제. 초안에만 사용할 수 있습니다. 발행된 문서는 삭제할 수 없고 취소만 할 수 있습니다.
• ⨯ 취소 *“이 작업은 되돌릴 수 없습니다”* 확인 후 상태가 취소됨으로 바뀝니다.
• ⬇ PDF 다운로드 PDF를 저장합니다.

“연결” 탭

문서를 열고 연결을 선택하면 다음을 볼 수 있습니다.

• 고객 이름과 이메일입니다.
• 문서 연결 이 문서와 연결된 다른 문서입니다(예: 이 견적에서 만들어진 송장).
• 결제 요약 — 총 금액, 결제 완료 (Paid), 지불할 금액입니다.
• 관련 작업 문서에 연결된 현장 작업입니다.

결제 등록

결제 탭에는 수령한 금액이 기록됩니다.

• 결제 탭을 열고 결제 생성을 클릭하세요.
• 고객을 선택하세요. 필수 항목입니다.
• 결제 금액을 입력하고 통화를 선택하세요. 필수입니다.
• 결제 날짜 (Payment date)를 지정하세요. 필수입니다.
• 결제 방법을 선택하세요. 현금, 은행 카드, 은행 송금, Swift, 수표 중에서 고를 수 있습니다.
• 필요하면 결제 정보(영수증 번호 / 거래 ID)와 결제 내부 메모를 추가하세요.
• 보내기를 클릭하세요.

결제는 성공했습니다 상태로 기록됩니다. 결제 목록에는 고객, 상태, 결제 방법, 금액, 결제 날짜, 기록을 만든 사람이 표시됩니다.

상태, 목록, 통계

• 상태: 초안(준비 중) · 최종(발행됨) · 취소됨 (Canceled)(무효화됨). 결제 기한이 지난 문서에는 추가로 기한 초과 표시가 빨간색으로 붙습니다.
• 목록의 열: 번호, 고객, 상태, 날짜(생성 날짜와 결제 기한), 합계, 만든 사람, 연결, 행동.
• 통계(펼칠 수 있습니다). 상태별(초안 / 최종 / 취소됨) 및 전체 문서 개수와 금액 합계를 보여줍니다.
• 필터 목록을 좁혀 줍니다.

사용 권한

발생할 수 있는 문제와 해결 방법

자주 묻는 질문

질문: 잘못된 문서를 발행했습니다. 편집할 수 있나요? 답변: 아니요. 발행은 되돌릴 수 없습니다. 문서를 취소한 후(상태 → 취소됨) 새로 만들 수 있습니다.

질문: 승인된 견적을 결제 청구서로 어떻게 바꾸나요? 답변: 발행된 견적을 열고 인보이스 생성을 클릭하면 같은 항목이 담긴, 연결된 송장 초안이 만들어집니다.

질문: 세금은 금액인가요, 퍼센트인가요? 답변: 퍼센트입니다. 세금 10은 금액에 10%를 더합니다.

질문: 문서를 고객에게 이메일로 어떻게 보내나요? 답변: 문서를 발행한 후 보내기를 클릭하세요. PDF가 첨부되어 고객의 이메일 주소로 발송됩니다.

질문: 아직 얼마를 더 결제해야 하는지 어디에서 볼 수 있나요? 답변: 문서의 연결 탭 → 결제 요약(총 금액 / 결제 완료 / 지불할 금액)에서 볼 수 있습니다.

질문: 문서 종류는 어떤 순서로 사용하나요? 답변: 고객과 일하는 흐름에 따라 사용합니다. 견적(작업 전 제안) → 작업 지시서(수행용) → 송장(결제 청구) → 영수증(결제 증빙) → 작업 완료 증명서(완료 확인)입니다. 결제는 결제 탭에서 따로 등록합니다. 어느 문서에서든 시작할 수 있고 순서는 필수가 아닙니다.

질문: “영수증” 탭에는 왜 “생성” 버튼이 없나요? 답변: 영수증은 수동으로 만들지 않습니다. 결제를 등록하면 자동으로 나타나므로 이 탭에는 “결제 생성” 버튼이 있습니다.

질문: 발행된 문서를 삭제할 수 있나요? 답변: 아니요. 삭제할 수 있는 것은 초안뿐입니다. 발행된 문서는 취소만 할 수 있으며, 목록에는 “취소됨” 상태로 남습니다.

질문: 취소된 문서의 번호는 어떻게 되나요? 답변: 번호는 취소된 문서에 그대로 남고 다시 부여되지 않습니다. 다음 문서는 카운터에 따라 다음 번호를 받습니다. 접두사와 카운터는 모듈 → 설정 → 재무 문서에서 지정합니다. “모듈과 모듈 설정” 문서를 참고하세요.

질문: 문서의 은행 정보와 로고는 어디에서 오나요? 답변: 모듈 설정에서 옵니다(모듈 → 설정 → 재무 문서, “모듈과 모듈 설정” 문서를 참고하세요). 로고는 회사 설정에서 그곳으로 반영됩니다. 문서 안에서는 발행 전에 바꿀 수 있습니다.

질문: 문서를 고객에게 다시 보낼 수 있나요? 답변: 예. 발행된 문서의 전송 버튼은 항상 사용할 수 있으므로 PDF가 담긴 메일을 필요한 만큼 여러 번 보낼 수 있습니다.

질문: 빨간색 “기한 초과” 표시는 무엇을 뜻하나요? 답변: 문서에 지정된 결제 기한이 이미 지났는데 결제되지 않았다는 뜻입니다. 이 표시는 자동으로 나타납니다.

질문: 문서는 어떤 통화로 발행되나요? 답변: 통화는 결제를 등록할 때 선택합니다. 문서 자체의 금액은 회사에 지정된 통화로 계산됩니다.

질문: 어떤 결제 방법을 지정할 수 있나요? 답변: 현금, 은행 카드, 은행 송금, Swift, 수표입니다. 결제를 만들 때 금액과 날짜와 함께 방법을 선택합니다.

질문: 어떤 직원이 재무 문서를 볼 수 있나요? 답변: 회사 소유자와 관리자입니다. 일반 직원은 이 모듈을 이용할 수 없습니다.

질문: 이 모듈은 유료인가요? 답변: 예. “재무 문서”는 유료 모듈입니다. 회사 설정 → 모듈에서 켜며, 켜면 왼쪽 메뉴에 나타납니다.

질문: 세금은 금액으로 계산되나요, 퍼센트로 계산되나요? 답변: 퍼센트입니다. 값 10은 금액에 10%를 더합니다.