Финансовые документы

Shifton Задачи позволяет с помощью модуля Финансовые документы создавать финансовые документы — сметы, заказы-наряды, счета, квитанции и акты выполненных работ — на основе ваших выездных задач, отправлять их клиентам, преобразовывать один документ в другой и отслеживать платежи.

В: Финансовые документы — это платный модуль. Включите его в разделе Настройки компании → Модули . После включения он появляется в левой боковой панели (в режиме Задачи / Field Service) как «Финансовые документы».

Что это такое

У каждого типа документа есть собственная вкладка. Внутри вкладки вы создаёте документы, редактируете их позиции, оформляете их (черновик → финальный), а затем отправляете клиенту, скачиваете в PDF или преобразуете в документ другого типа. Полученные платежи фиксируются на вкладке Платежи.

Типы документов (вкладки)

Вкладка	Назначение
Смета	Предварительный расчёт, подготавливаемый до начала работ.
Заказ-наряд	Наряд с указаниями по выполнению работы.
Инвойс	Счёт за выполненную работу (содержит дату выставления и срок оплаты).
Квитанция	Подтверждение полученной оплаты. Создаётся автоматически при регистрации платежа, вручную не создаётся.
Акт выполненных работ	Документ о завершении, подтверждающий, что работа выполнена.
Платежи	Журнал полученных платежей (см. раздел «Регистрация платежа»).

У каждого типа своя вкладка со своим списком документов.

Смета

Заказ-наряд

Инвойс

Квитанция

На этой вкладке вместо кнопки «Создать» стоит «Создать платеж» — квитанции появляются сами при регистрации платежа.

Акт выполненных работ

Как документы связаны между собой

Типы документов идут в определённом порядке — он повторяет ход работы с клиентом. Каждый следующий документ создаётся из предыдущего кнопкой преобразования, поэтому данные не приходится вводить заново.

Смета — коммерческое предложение. Отправляется клиенту первой, до начала работ: что именно будет сделано и сколько это стоит.
Заказ-наряд — документ на выполнение работ. Создаётся после того, как клиент согласился со сметой.
Инвойс — счёт на оплату выполненной работы.
Квитанция — чек, подтверждающий, что оплата получена.
Акт выполненных работ — подтверждение, что работа выполнена и принята.
Платёж — сама запись об оплате: вы указываете способ оплаты и сумму.

Двигаться по цепочке необязательно целиком — можно начать с любого документа. Но если работать по порядку, каждый следующий документ подхватывает клиента, позиции, скидку и налог из предыдущего.

Вкладки Смета, Заказ-наряд, Инвойс и Акт выполненных работ работают одинаково — список, статистика и жизненный цикл у них общие и описаны ниже.

Квитанция — исключение: её нельзя создать вручную. Квитанция формируется автоматически, когда вы регистрируете платёж, поэтому на этой вкладке вместо кнопки «Создать» стоит «Создать платеж».

Жизненный цикл документа

Создание (черновик) → редактирование позиций → Сохранить черновик → Сформировать (оформление → «финальный», необратимо)
                                                                  → Отправить / Скачать PDF / Преобразовать / Отменить

1. Создание документа

Откройте вкладку нужного типа (например, Смета) и нажмите Создать. Откроется боковая панель Добавить.
Выберите Клиента — поле обязательное. Документ привязывается к этому клиенту (адрес, телефон и email подтягиваются автоматически).
При необходимости выберите Задачи клиента. Часы и услуги из этих завершённых задач подтянутся в документ.
Нажмите Добавить. Откроется черновик документа в редакторе.

2. Редактирование документа

Нажмите Редактировать, чтобы открыть редактируемую форму.

В режиме редактирования каждое поле документа доступно для правки: название и адрес компании, срок оплаты, реквизиты, а ниже — блок Items со строками документа. У каждой строки свои название, цена, количество, описание и скидка; сумма по строке считается автоматически.

Вы можете задать:

Название компании, логотип и адрес Отображаются в шапке документа.
Срок оплаты Дата и время оплаты.
Реквизиты. Одно текстовое поле, куда вписаны платёжные данные для клиента — получатель (ATTN), банк (Bank), BIC Code, номер счёта (Account number) и маршрутный номер (Routing number). Подставляется из настроек модуля (Модули → Настройки → Финансовые документы), но в самом документе его можно отредактировать как обычный текст. Рядом показывается итоговая сумма документа.
Инструменты/Услуги (Items). Это и есть содержимое документа — то, за что выставляется счёт. Строки добавляются двумя кнопками:
Добавить из каталога. Выбираете готовые инструменты или услуги из своего каталога — название, цена и описание подставятся сами.
Добавить вручную. Появляется пустая строка, в которой вы заполняете: Пользовательское название инструмента/услуги — произвольное название инструмента или услуги (обязательное поле), Цена — цену (обязательное), Количество — количество (обязательное), Описание — описание и Скидка — скидку на эту строку в процентах.

Сумма строки (Sum) считается сама: цена × количество. Строки, добавленные вручную, помечаются меткой Пользовательский. Добавить можно сколько угодно строк — каждая появляется отдельным блоком с теми же полями.

Продавец Ответственный за продажу.
Скидка и Налог Налог задаётся в процентах от суммы (например, Налог 10 на $300 → +$30 → Итого $330).
Заметка (Note) Произвольный комментарий к документу.

Так выглядит готовый документ: шапка с логотипом и адресом компании, блок Смета для с данными клиента, блок Подробности с реквизитами и итогом, таблица Items со стоимостью, количеством и суммой по каждой строке, итоги со скидкой и налогом, и кнопки действий внизу.

Используйте Предпросмотр, чтобы увидеть готовый вид документа, и Сохранить черновик (Save draft), чтобы сохранить изменения (кнопка Сохранить черновик становится активной только после того, как вы что-либо измените).

3. Оформление — кнопка «Сформировать»

Нажмите «Сформировать», чтобы оформить документ. Появится подтверждение: *«Вы уверены, что хотите оформить этот …? Это действие необратимо.»*

При подтверждении статус меняется на финальный, документу присваивается номер (например, EST-6), и появляется уведомление об успехе.

Откуда берётся номер документа. До оформления у документа номера нет — в черновике вместо него стоит заготовка вида WO-000000. Номер выдаётся в момент оформления и складывается из двух частей: префикса и счётчика. И то и другое задаётся в настройках модуля: Модули → Настройки → Финансовые документы. У каждого типа документа свой префикс и свой счётчик — например, EST- для смет, WO- для заказ-нарядов, INV- для инвойсов, REC- для квитанций, POW- для актов. Если счётчик смет равен 6, следующая оформленная смета получит номер EST-6, а счётчик станет 7.

Там же счётчик можно перевести на другое значение — например, чтобы продолжить нумерацию, которую вы вели раньше. Подробнее о том, как открыть настройки модуля, — в статье «Модули и настройки модулей».

Номер отменённого документа остаётся за ним и повторно не выдаётся.

Оформленный документ больше нельзя редактировать.

4. После оформления

У оформленных документов доступны следующие действия:

Отправить (например, *Send estimate*). Открывает окно письма — Email (клиента), Тема, Сообщение; документ прикладывается в виде PDF. Нажмите Отправить — клиент получит документ на электронную почту.
Скачать (значок). Скачивает документ в формате PDF.
Создать инвойс. Преобразует документ в новый черновик Счета, заполненный тем же клиентом, позициями, скидкой и налогом.
Создать заказ-наряд Преобразует документ в новый черновик Заказа-наряда.

Преобразованные документы связаны между собой — см. вкладку Связи.

5. Отмена или удаление (действия в строке)

В каждой строке списка меню Действия предлагает:

🗑 Удалить. Доступно только для черновиков: оформленный документ удалить нельзя, его можно только отменить.
⨯ Отменить Подтверждение *«Это действие нельзя отменить»* → статус меняется на отменён.
⬇ Скачать PDF Сохраняет PDF.

Вкладка «Связи»

Откройте документ → Связи, чтобы увидеть:

Клиент Имя и email.
Связи документов Другие документы, связанные с этим (например, счет, созданный из этой сметы).
Сводка по оплате — Общая сумма, Оплачено (Paid) и К оплате.
Связанные задачи Выездные задачи, привязанные к документу.

Регистрация платежа

Вкладка Платежи фиксирует полученные деньги.

Откройте вкладку Платежи → Создать платеж.
Выберите Клиента — поле обязательное.
Укажите Сумму платежа и выберите Валюту — обязательно.
Задайте Дату платежа (Payment date) — обязательно.
Выберите Способ оплаты: Наличные, Банковская карта, Банковский перевод, Swift или Чек.
При необходимости добавьте Информацию о платеже (номер квитанции / ID транзакции) и Внутреннюю заметку к платежу.
Нажмите Отправить.

Платёж фиксируется со статусом Успешно. В списке платежей отображаются клиент, статус, способ оплаты, сумма, дата платежа и кто создал запись.

Статусы, список и статистика

Статусы: Черновик (готовится) · Финальный (выставлен) · Отменён (Canceled) (аннулирован). Документы с истёкшим сроком оплаты дополнительно помечаются как просроченные — красным.
Столбцы списка: Номер, Клиент, Статус, Даты (создания и срока оплаты), Итого, Кем создан, Связи, Действия.
СТАТИСТИКА (разворачивается). Показывает количество документов и денежную сумму с разбивкой по статусам (Черновик / Финальный / Отменён) и итогами.
Фильтры Сужают список.

Права доступа

Роль	Финансовые документы
Владелец / Администратор	Полный доступ
Сотрудник	Нет доступа

Возможные проблемы и решения

Проблема	Причина	Решение
В боковой панели нет пункта «Финансовые документы»	Модуль отключён или вы не в режиме Задачи (Field Service)	Включите его в разделе Настройки компании → Модули; переключитесь в режим Задачи (Field Service).
Кнопка Сохранить черновик (Save draft) неактивна	Нет несохранённых изменений	Она становится активной, как только вы что-либо измените.
Не удаётся отредактировать документ	Он уже финальный	Отмените его и создайте новый.
Данные из задачи не подставились	Задачи не привязаны или не завершены	Привяжите задачу(и) клиента в поле Задачи при создании.
Клиент не получил документ	Неверный или отсутствующий email клиента	Проверьте email клиента и снова нажмите Отправить.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Я оформил не тот документ — можно ли его отредактировать?
О: Нет — оформление необратимо. Вы можете Отменить документ (статус → отменён) и создать новый.

В: Как превратить утверждённую смету в счёт на оплату?
О: Откройте оформленную смету и нажмите Создать инвойс — будет создан связанный черновик счёта с теми же позициями.

В: Налог — это сумма или процент?
О: Это процент. Налог 10 добавляет к сумме 10%.

В: Как отправить документ клиенту по электронной почте?
О: Оформите его, затем нажмите Отправить — PDF прикрепляется и отправляется на адрес электронной почты клиента.

В: Где увидеть, сколько ещё осталось оплатить?
О: На вкладке документа Связи → Сводка по оплате (Общая сумма / Оплачено / К оплате).

В: В каком порядке пользоваться типами документов?
О: По ходу работы с клиентом: смета (предложение до начала работ) → заказ-наряд (на выполнение) → инвойс (счёт на оплату) → квитанция (чек об оплате) → акт выполненных работ (подтверждение). Платёж регистрируется отдельно на вкладке Платежи. Начать можно с любого документа — порядок не обязателен.

В: Почему на вкладке «Квитанция» нет кнопки «Создать»?
О: Квитанция не создаётся вручную. Она появляется автоматически, когда вы регистрируете платёж, поэтому на этой вкладке стоит кнопка «Создать платеж».

В: Можно ли удалить оформленный документ?
О: Нет. Удалить можно только черновик. Оформленный документ разрешено лишь отменить — он останется в списке со статусом «отменён».

В: Что происходит с номером отменённого документа?
О: Номер остаётся за отменённым документом и повторно не выдаётся. Следующий документ получит следующий по счётчику номер. Префиксы и счётчики задаются в Модули → Настройки → Финансовые документы — см. статью «Модули и настройки модулей».

В: Откуда берутся реквизиты и логотип в документе?
О: Из настроек модуля (Модули → Настройки → Финансовые документы, см. статью «Модули и настройки модулей»). Логотип туда подтягивается из настроек компании. В самом документе их можно изменить перед оформлением.

В: Можно ли отправить документ клиенту повторно?
О: Да. Кнопка отправки у оформленного документа доступна всегда — письмо с PDF можно отправить столько раз, сколько нужно.

В: Что означает красная пометка «просрочен»?
О: Что срок оплаты, указанный в документе, уже прошёл, а документ не оплачен. Пометка появляется автоматически.

В: В какой валюте выставляются документы?
О: Валюта выбирается при регистрации платежа. Суммы в самих документах считаются в валюте, заданной для компании.

В: Какие способы оплаты можно указать?
О: Наличные, банковская карта, банковский перевод, Swift и чек. Способ выбирается при создании платежа вместе с суммой и датой.

В: Кто из сотрудников видит финансовые документы?
О: Владелец и администратор компании. Обычным сотрудникам модуль недоступен.

В: Модуль платный?
О: Да, «Финансовые документы» — платный модуль. Он включается в Настройки компании → Модули, и после включения появляется в левом меню.

В: Считается ли налог в сумме или в процентах?
О: В процентах. Значение 10 добавит к сумме 10%.