Laskutus

Shifton Tehtävät antaa sinulle mahdollisuuden luoda moduulin Laskutus avulla talousasiakirjoja — arvioita, työmääräyksiä, laskuja, kuitteja ja työn suoritusraportteja — kenttätehtäviesi perusteella, lähettää niitä asiakkaille, muuntaa yhden asiakirjan toiseksi ja seurata maksuja.

Tärkeää: Laskutus on maksullinen moduuli. Ota se käyttöön osiossa Yrityksen asetukset → Moduulit. Käyttöönoton jälkeen se ilmestyy vasempaan sivupalkkiin (tilassa Tehtävät / Field Service) nimellä ”Laskutus”.

Mistä on kysymys

Jokaisella asiakirjatyypillä on oma välilehti. Välilehden sisällä luot asiakirjoja, muokkaat niiden nimikkeitä, muodostat ne (luonnos → lopullinen) ja sen jälkeen lähetät ne asiakkaalle, lataat ne PDF-muodossa tai muunnat ne toisen tyypin asiakirjaksi. Saadut maksut kirjataan välilehdelle Maksut.

Asiakirjatyypit (välilehdet)

Jokaisella tyypillä on oma välilehti ja oma asiakirjalistansa.

Arvio

Työmääräys

Lasku

Kuitti

Tällä välilehdellä painikkeen ”Luo” sijasta on ”Luo maksu” — kuitit ilmestyvät itsestään maksun kirjaamisen yhteydessä.

Työn suoritusraportti

Miten asiakirjat liittyvät toisiinsa

Asiakirjatyypit seuraavat toisiaan määrätyssä järjestyksessä — se noudattaa asiakkaan kanssa tehtävän työn kulkua. Jokainen seuraava asiakirja luodaan edellisestä muuntopainikkeella, joten tietoja ei tarvitse syöttää uudelleen.

• Arvio — kaupallinen tarjous. Lähetetään asiakkaalle ensimmäisenä, ennen töiden alkua: mitä tarkalleen tehdään ja mitä se kustantaa.
• Työmääräys — asiakirja töiden suorittamiseen. Luodaan sen jälkeen, kun asiakas on hyväksynyt arvion.
• Lasku — lasku suoritetun työn maksamisesta.
• Kuitti — tosite, joka vahvistaa, että maksu on saatu.
• Työn suoritusraportti — vahvistus, että työ on tehty ja vastaanotettu.
• Maksu — itse merkintä maksusta: ilmoitat maksutavan ja summan.

Ketjua ei ole pakko käydä läpi kokonaan — voit aloittaa mistä tahansa asiakirjasta. Mutta jos työskentelet järjestyksessä, jokainen seuraava asiakirja poimii asiakkaan, nimikkeet, alennuksen ja veron edellisestä.

Välilehdet Arvio, Työmääräys, Lasku ja Työn suoritusraportti toimivat samalla tavalla — lista, tilastot ja elinkaari ovat niillä yhteiset, ja ne on kuvattu alla.

Kuitti on poikkeus: sitä ei voi luoda käsin. Kuitti muodostuu automaattisesti, kun kirjaat maksun, ja siksi tällä välilehdellä painikkeen ”Luo” sijasta on ”Luo maksu”.

Asiakirjan elinkaari

Luonti (luonnos) → nimikkeiden muokkaus → Tallenna luonnos → Muodosta (muodostaminen → ”lopullinen”, peruuttamaton)
                                                            → Lähetä / Lataa PDF / Muunna / Peruuta

1. Asiakirjan luonti

• Avaa haluamasi tyypin välilehti (esimerkiksi Arvio) ja napsauta Luo. Avautuu sivupaneeli Lisää.
• Valitse Asiakas — kenttä on pakollinen. Asiakirja sidotaan tähän asiakkaaseen (osoite, puhelin ja sähköposti poimitaan automaattisesti).
• Valitse tarvittaessa asiakkaan Tehtävät. Näistä valmistuneista tehtävistä tulevat tunnit ja palvelut poimitaan asiakirjaan.
• Napsauta Lisää. Asiakirjan luonnos avautuu editorissa.

2. Asiakirjan muokkaaminen

Napsauta Muokkaa avataksesi muokattavan lomakkeen.

Muokkaustilassa jokainen asiakirjan kenttä on muokattavissa: yrityksen nimi ja osoite, maksun eräpäivä, pankkitiedot ja alempana lohko Items, jossa ovat asiakirjan rivit. Jokaisella rivillä on oma nimi, hinta, määrä, kuvaus ja alennus; rivin summa lasketaan automaattisesti.

Voit määrittää:

• Yrityksen nimi, logo ja osoite Näkyvät asiakirjan ylätunnisteessa.
• Maksun eräpäivä Maksun päivämäärä ja kellonaika.
• Pankkitiedot. Yksi tekstikenttä, johon on kirjoitettu asiakkaalle tarkoitetut maksutiedot — saaja (ATTN), pankki (Bank), BIC Code, tilinumero (Account number) ja reititysnumero (Routing number). Se poimitaan moduulin asetuksista (Moduulit → Asetukset → Laskutus), mutta itse asiakirjassa sitä voi muokata tavallisena tekstinä. Vieressä näytetään asiakirjan loppusumma.
• Työkalut/Palvelut (Items). Tämä on asiakirjan sisältö — se, mistä lasku muodostetaan. Rivejä lisätään kahdella painikkeella:
• Lisää luettelosta. Valitset valmiit työkalut tai palvelut omasta luettelostasi — nimi, hinta ja kuvaus tulevat itsestään.
• Lisää manuaalisesti. Ilmestyy tyhjä rivi, jolle täytät: Työkalun/palvelun mukautettu nimi — työkalun tai palvelun vapaa nimi (pakollinen kenttä), Hinta — hinnan (pakollinen), Määrä — määrän (pakollinen), Kuvaus — kuvauksen ja Alennus — tätä riviä koskevan alennuksen prosentteina.

Rivin summa (Sum) lasketaan itsestään: hinta × määrä. Käsin lisätyt rivit merkitään merkinnällä Custom. Rivejä voi lisätä rajattomasti — jokainen ilmestyy omana lohkonaan, jossa on samat kentät.

• Myyjä Myynnistä vastaava.
• Alennus ja Vero Vero määritetään prosentteina summasta (esimerkiksi Vero 10 summasta $300 → +$30 → Yhteensä $330).
• Muistiinpano (Note) Vapaa kommentti asiakirjaan.

Tältä valmis asiakirja näyttää: ylätunniste, jossa on yrityksen logo ja osoite, lohko Arvio kohteelle asiakkaan tiedoilla, lohko Yksityiskohdat pankkitiedoilla ja loppusummalla, taulukko Items, jossa on kunkin rivin hinta, määrä ja summa, loppusummat alennuksella ja verolla sekä toimintopainikkeet alhaalla.

Käytä Esikatselu-toimintoa nähdäksesi asiakirjan valmiin ulkoasun ja painiketta Tallenna luonnos (Save draft) tallentaaksesi muutokset (painike Tallenna luonnos aktivoituu vasta, kun muutat jotakin).

3. Muodostaminen — painike ”Muodosta”

Napsauta ”Muodosta” muodostaaksesi asiakirjan. Näkyviin tulee vahvistus: *”Haluatko varmasti muodostaa tämän …? Tämä toimi on peruuttamaton.”*

• Vahvistettaessa tila muuttuu tilaan lopullinen, asiakirjalle annetaan numero (esimerkiksi EST-6), ja näkyviin tulee onnistumisilmoitus.

Mistä asiakirjan numero tulee. Ennen muodostamista asiakirjalla ei ole numeroa — luonnoksessa sen sijalla on aihio muodossa WO-000000. Numero annetaan muodostamisen hetkellä, ja se koostuu kahdesta osasta: etuliitteestä ja laskurista. Kumpikin määritetään moduulin asetuksissa: Moduulit → Asetukset → Laskutus. Jokaisella asiakirjatyypillä on oma etuliite ja oma laskuri — esimerkiksi EST- arvioille, WO- työmääräyksille, INV- laskuille, REC- kuiteille, POW- suoritusraporteille. Jos arvioiden laskuri on 6, seuraava muodostettu arvio saa numeron EST-6, ja laskuri muuttuu arvoon 7.

Samassa paikassa laskurin voi siirtää toiseen arvoon — esimerkiksi jatkaaksesi numerointia, jota olet pitänyt aiemmin. Lisätietoja siitä, miten moduulin asetukset avataan, on artikkelissa ”Moduulit ja moduulien asetukset”.

Peruutetun asiakirjan numero jää sille eikä sitä anneta uudelleen.

• Muodostettua asiakirjaa ei voi enää muokata.

4. Muodostamisen jälkeen

Muodostetuille asiakirjoille ovat käytettävissä seuraavat toiminnot:

• Lähetä (esimerkiksi *Send estimate*). Avaa sähköposti-ikkunan — Email (asiakkaan), Aihe, Viesti; asiakirja liitetään PDF-muodossa. Napsauta Lähetä — asiakas saa asiakirjan sähköpostiinsa.
• Lataa (kuvake). Lataa asiakirjan PDF-muodossa.
• Luo lasku. Muuntaa asiakirjan uudeksi luonnokseksi osiossa Laskut, ja luonnokseen täytetään sama asiakas, nimikkeet, alennus ja vero.
• Luo työmääräys Muuntaa asiakirjan uudeksi Työmääräyksen luonnokseksi.

Muunnetut asiakirjat on kytketty toisiinsa — ks. välilehti Yhteydet.

5. Peruuttaminen tai poistaminen (rivin toiminnot)

Listan jokaisella rivillä valikko Toiminnot tarjoaa:

• 🗑 Poista. Käytettävissä vain luonnoksille: muodostettua asiakirjaa ei voi poistaa, sen voi vain peruuttaa.
• ⨯ Peruuta Vahvistus *”Tätä toimea ei voi peruuttaa”* → tila muuttuu tilaan peruutettu.
• ⬇ Lataa PDF Tallentaa PDF-tiedoston.

Välilehti ”Yhteydet”

Avaa asiakirja → Yhteydet nähdäksesi:

• Asiakas Nimi ja sähköposti.
• Asiakirjayhteydet Muut asiakirjat, jotka liittyvät tähän (esimerkiksi lasku, joka on luotu tästä arviosta).
• Maksuyhteenveto — Kokonaissumma, Maksettu (Paid) ja Maksettava.
• Liittyvät tehtävät Kenttätehtävät, jotka on sidottu asiakirjaan.

Maksun kirjaaminen

Välilehti Maksut kirjaa saadut rahat.

• Avaa välilehti Maksut → Luo maksu.
• Valitse Asiakas — kenttä on pakollinen.
• Ilmoita Maksun summa ja valitse Valuutta — pakollisia.
• Määritä Maksupäivä (Payment date) — pakollinen.
• Valitse Maksutapa: Käteinen, Pankkikortti, Pankkisiirto, Swift tai Sekki.
• Lisää tarvittaessa Maksun tiedot (kuitin numero / tapahtuman tunnus) ja Sisäinen muistiinpano maksusta.
• Napsauta Lähetä.

Maksu kirjataan tilalla Onnistui. Maksulistassa näkyvät asiakas, tila, maksutapa, summa, maksupäivä ja se, kuka merkinnän loi.

Tilat, lista ja tilastot

• Tilat: Luonnos (valmistellaan) · Lopullinen (muodostettu) · Peruutettu (Canceled) (mitätöity). Asiakirjat, joiden maksuaika on umpeutunut, merkitään lisäksi myöhässä oleviksi — punaisella.
• Listan sarakkeet: Numero, Asiakas, Tila, Päivämäärät (luonti ja maksun eräpäivä), Yhteensä, Kenen luoma, Yhteydet, Toiminnot.
• TILASTOT (avautuu). Näyttää asiakirjojen määrän ja rahasumman tilojen mukaan jaoteltuna (Luonnos / Lopullinen / Peruutettu) sekä loppusummat.
• Suodattimet Rajaavat listaa.

Luvat

Mahdolliset ongelmat ja ratkaisut

Usein kysytyt kysymykset

Kysymys: Muodostin väärän asiakirjan — voiko sitä muokata? Vastaus: Ei — muodostaminen on peruuttamaton. Voit käyttää asiakirjaan toimintoa Peruuta (tila → peruutettu) ja luoda uuden.

Kysymys: Miten hyväksytystä arviosta tehdään lasku? Vastaus: Avaa muodostettu arvio ja napsauta Luo lasku — syntyy siihen kytketty laskun luonnos, jossa on samat nimikkeet.

Kysymys: Onko vero summa vai prosentti? Vastaus: Se on prosentti. Vero 10 lisää summaan 10 %.

Kysymys: Miten asiakirja lähetetään asiakkaalle sähköpostilla? Vastaus: Muodosta se ja napsauta sitten Lähetä — PDF liitetään ja lähetetään asiakkaan sähköpostiosoitteeseen.

Kysymys: Mistä näkee, kuinka paljon on vielä maksettavaa? Vastaus: Asiakirjan välilehdellä Yhteydet → Maksuyhteenveto (Kokonaissumma / Maksettu / Maksettava).

Kysymys: Missä järjestyksessä asiakirjatyyppejä käytetään? Vastaus: Asiakkaan kanssa tehtävän työn kulun mukaan: arvio (tarjous ennen töiden alkua) → työmääräys (suorittamiseen) → lasku (maksettavaksi) → kuitti (tosite maksusta) → työn suoritusraportti (vahvistus). Maksu kirjataan erikseen välilehdellä Maksut. Aloittaa voi mistä tahansa asiakirjasta — järjestys ei ole pakollinen.

Kysymys: Miksi välilehdellä ”Kuitti” ei ole painiketta ”Luo”? Vastaus: Kuittia ei luoda käsin. Se ilmestyy automaattisesti, kun kirjaat maksun, ja siksi tällä välilehdellä on painike ”Luo maksu”.

Kysymys: Voiko muodostetun asiakirjan poistaa? Vastaus: Ei. Poistaa voi vain luonnoksen. Muodostetulle asiakirjalle on sallittu vain Peruuta — se jää listaan tilalla ”peruutettu”.

Kysymys: Mitä tapahtuu peruutetun asiakirjan numerolle? Vastaus: Numero jää peruutetulle asiakirjalle eikä sitä anneta uudelleen. Seuraava asiakirja saa laskurin mukaan seuraavan numeron. Etuliitteet ja laskurit määritetään kohdassa Moduulit → Asetukset → Laskutus — ks. artikkeli ”Moduulit ja moduulien asetukset”.

Kysymys: Mistä asiakirjan pankkitiedot ja logo tulevat? Vastaus: Moduulin asetuksista (Moduulit → Asetukset → Laskutus, ks. artikkeli ”Moduulit ja moduulien asetukset”). Logo poimitaan sinne yrityksen asetuksista. Itse asiakirjassa niitä voi muuttaa ennen muodostamista.

Kysymys: Voiko asiakirjan lähettää asiakkaalle uudelleen? Vastaus: Kyllä. Muodostetun asiakirjan lähetyspainike on aina käytettävissä — PDF-viestin voi lähettää niin monta kertaa kuin on tarpeen.

Kysymys: Mitä punainen merkintä ”myöhässä” tarkoittaa? Vastaus: Sitä, että asiakirjassa ilmoitettu maksuaika on jo mennyt eikä asiakirjaa ole maksettu. Merkintä ilmestyy automaattisesti.

Kysymys: Missä valuutassa asiakirjat muodostetaan? Vastaus: Valuutta valitaan maksun kirjaamisen yhteydessä. Itse asiakirjojen summat lasketaan yritykselle määritetyssä valuutassa.

Kysymys: Mitä maksutapoja voi ilmoittaa? Vastaus: Käteinen, pankkikortti, pankkisiirto, Swift ja sekki. Tapa valitaan maksun luonnin yhteydessä summan ja päivämäärän kanssa.

Kysymys: Kuka työntekijöistä näkee talousasiakirjat? Vastaus: Yrityksen omistaja ja ylläpitäjä. Tavallisille työntekijöille moduuli ei ole käytettävissä.

Kysymys: Onko moduuli maksullinen? Vastaus: Kyllä, ”Laskutus” on maksullinen moduuli. Se otetaan käyttöön kohdassa Yrityksen asetukset → Moduulit, ja käyttöönoton jälkeen se ilmestyy vasempaan valikkoon.

Kysymys: Lasketaanko vero summana vai prosentteina? Vastaus: Prosentteina. Arvo 10 lisää summaan 10 %.