財務書類

Shifton タスクでは、財務書類 のモジュールを使って、現場のタスクをもとに財務書類 — 見積り、作業指示書、請求書、領収書、作業完了証 — を作成し、クライアントに送り、ある書類を別の書類に変換し、支払いを追跡できます。

重要: 財務書類は 有料モジュール です。会社設定 → モジュール のセクションで有効にしてください。有効にすると、左のサイドパネル（タスク／Field Service のモード）に 「財務書類」 として表示されます。

これは何か

書類の種類 ごとに専用のタブがあります。タブの中で書類を作成し、その項目を編集し、発行 し（下書き → 最終）、そのうえでクライアントに 送信 したり、PDF で ダウンロード したり、別の種類の書類に 変換 したりできます。受け取った支払いは 支払い のタブに記録されます。

書類の種類（タブ）

種類ごとに専用のタブがあり、それぞれの書類の一覧が表示されます。

見積り

作業指示書

請求書

領収書

このタブには「作成」のボタンの代わりに 「支払いを作成」 があります。領収書は、支払いを登録すると自動で作成されます。

作業完了証

書類どうしのつながり

書類の種類には決まった順番があり、それはクライアントとのやりとりの流れをそのまま表しています。次の書類は、変換のボタンで前の書類から作成されるので、データを入れ直す必要はありません。

• 見積り — 提案です。作業を始める前に、何をどれだけの金額で行うかをクライアントに最初に送ります。
• 作業指示書 — 作業を実施するための書類です。クライアントが見積りに同意したあとに作成します。
• 請求書 — 実施した作業の支払いを求める請求です。
• 領収書 — 支払いを受け取ったことを証明する控えです。
• 作業完了証 — 作業が完了し受け入れられたことの確認です。
• 支払 — 支払いそのものの記録です。支払い方法と金額を入力します。

この流れを最後までたどる必要はなく、どの書類から始めても構いません。ただし順番どおりに進めると、次の書類がクライアント、項目、割引、税を前の書類から引き継ぎます。

見積り、作業指示書、請求書、作業完了証 のタブは同じように動作します。一覧、統計、ライフサイクルは共通で、以下で説明します。

領収書は例外です。 手動では作成できません。領収書は支払いを登録したときに自動で作られるため、このタブには「作成」のボタンの代わりに 「支払いを作成」 があります。

書類のライフサイクル

作成（下書き） → 項目の編集 → 下書きを保存 → 生成（発行 → 「最終」、取り消し不可）
                                          → 送信 / PDFをダウンロード / 変換 / キャンセル

1. 書類の作成

• 目的の種類のタブ（たとえば 見積り）を開き、作成 をクリックします。追加 のサイドパネルが開きます。
• クライアント を選びます。必須項目です。書類はこのクライアントに紐付きます（住所、電話、email は自動で入ります）。
• 必要に応じて、クライアントの タスク を選びます。完了したこれらのタスクの時間とサービスが書類に取り込まれます。
• 追加 をクリックします。書類の下書きがエディターで開きます。

2. 書類の編集

編集 をクリックすると、編集できるフォームが開きます。

編集モードでは、書類のすべての項目を直せます。会社名と住所、支払期限、銀行情報、そしてその下には書類の行が並ぶ Items のブロックがあります。各行には名称、価格、数量、説明、割引があり、行ごとの金額は自動で計算されます。

次の内容を指定できます。

• 会社名、ロゴ、住所 書類のヘッダーに表示されます。
• 支払期限 支払いの日付と時刻です。
• 銀行情報。クライアント向けの支払いデータを書き込む 1 つのテキスト項目です。受取人（ATTN）、銀行（Bank）、BIC Code、口座番号（Account number）、ルーティング番号（Routing number）です。モジュールの設定（モジュール → 設定 → 財務書類）から入りますが、書類の中では通常のテキストとして編集できます。隣には書類の合計金額が表示されます。
• ツール／サービス (Items)。これが書類の中身、つまり請求の対象です。行は 2 つのボタンで追加します。
• カタログから追加。自分のカタログから既存のツールやサービスを選びます。名称、価格、説明は自動で入ります。
• 手動で追加。空の行が現れ、次の内容を入力します。ツール/サービスのカスタム名 — ツールまたはサービスの任意の名称（必須項目）、価格 — 価格（必須）、数量 — 数量（必須）、説明 — 説明、割引 — その行への割引（パーセント）です。

行の金額（Sum）は自動で計算されます。価格 × 数量です。手動で追加した行には Custom の印が付きます。行はいくつでも追加できます。それぞれが同じ項目を持つ独立したブロックとして表示されます。

• 販売者 販売の担当者です。
• 割引と税 税は金額に対する パーセント で指定します（たとえば $300 に税 10 なら +$30 → 合計 $330）。
• メモ (Note) 書類への任意のコメントです。

できあがった書類はこのように表示されます。ロゴと会社の住所が入ったヘッダー、クライアントのデータが入った 見積り： のブロック、銀行情報と合計が入った 詳細 のブロック、行ごとの価格・数量・金額が並ぶ Items のテーブル、割引と税を含む合計、そして下部の操作ボタンです。

書類の仕上がりを確認するには プレビュー を、変更を保存するには 下書きを保存 (Save draft) を使います（下書きを保存 のボタンは、何かを変更したあとにだけ有効になります）。

3. 発行 — 「生成」のボタン

書類を発行するには 「生成」 をクリックします。確認が表示されます。*「この … を発行してよろしいですか？ この操作は取り消せません。」*

• 確認すると、ステータスが 最終 に変わり、書類に番号（たとえば EST-6）が付き、成功の通知が表示されます。

書類の番号はどこから来るのか。 発行前の書類には番号がありません。下書きには WO-000000 のような仮の値が入っています。番号は発行した時点で付与され、接頭辞 と カウンター の 2 つの部分から作られます。どちらもモジュールの設定 モジュール → 設定 → 財務書類 で指定します。書類の種類ごとに独自の接頭辞とカウンターがあります。たとえば見積りは EST-、作業指示書は WO-、請求書は INV-、領収書は REC-、作業完了証は POW- です。見積りのカウンターが 6 であれば、次に発行される見積りの番号は EST-6 になり、カウンターは 7 になります。

同じ場所で、カウンターを別の値に変えることもできます。たとえば、以前から続けていた番号付けを引き継ぐ場合です。モジュールの設定を開く方法の詳しい説明は、「モジュールとモジュール設定」 の記事をご覧ください。

キャンセルされた書類の番号はその書類のものとして残り、再び使われることはありません。

• 発行された書類は、もう編集できません。

4. 発行したあと

発行された書類では、次の操作ができます。

• 送信（たとえば *Send estimate*）。メールのウィンドウが開きます。Email（クライアントの）、件名、メッセージ があり、書類は PDF として添付されます。送信 をクリックすると、クライアントのメールアドレスに書類が届きます。
• ダウンロード（アイコン）。書類を PDF 形式でダウンロードします。
• 請求書を作成する。同じクライアント、項目、割引、税が入った 請求書 の新しい下書きに変換します。
• 作業指示書を作成する 作業指示書 の新しい下書きに変換します。

変換した書類どうしはつながっています。接続 のタブをご覧ください。

5. キャンセルまたは削除（行での操作）

一覧の各行にある アクション のメニューには、次の操作があります。

• 🗑 削除。下書きだけで使えます。発行された書類は削除できず、キャンセルだけができます。
• ⨯ キャンセル *「この操作は取り消せません」* の確認 → ステータスが キャンセル済み に変わります。
• ⬇ PDFをダウンロード PDF を保存します。

「接続」のタブ

書類を開いて 接続 をクリックすると、次の内容が表示されます。

• クライアント 名前と email です。
• 文書リンク この書類に関連するほかの書類です（たとえば、この見積りから作成された請求書）。
• 支払いのまとめ — 合計金額、支払済み (Paid)、未払い です。
• 関連するタスク この書類に紐付いた現場のタスクです。

支払いの登録

支払い のタブには、受け取ったお金が記録されます。

• 支払い のタブ → 支払いを作成 を開きます。
• クライアント を選びます。必須項目です。
• 支払金額 を入力し、通貨 を選びます。必須です。
• 支払日 (Payment date) を指定します。必須です。
• 支払い方法 を選びます。現金、銀行カード、銀行振込、Swift、チェック から選べます。
• 必要に応じて、支払いの情報（領収書の番号／取引 ID）と 支払いの社内メモ を追加します。
• 送信 をクリックします。

支払いは 成功 のステータスで記録されます。支払いの一覧には、クライアント、ステータス、支払い方法、金額、支払日、記録を作成した人が表示されます。

ステータス、一覧、統計

• ステータス：下書き（準備中）· 最終（発行済み）· キャンセル済み (Canceled)（無効）。支払期限を過ぎた書類には、さらに 期限切れ の印が赤で付きます。
• 一覧の列：番号、クライアント、ステータス、日付（作成日と支払期限）、合計、作成者、接続、操作。
• 統計（展開できます）。ステータス別（下書き／最終／キャンセル済み）の 書類の件数 と 金額 を、合計とともに表示します。
• フィルター 一覧を絞り込みます。

権限

起こりうる問題と対処

よくある質問

質問：間違った書類を発行してしまいました。編集できますか？ 回答： いいえ。発行は取り消せません。その書類を キャンセル して（ステータス → キャンセル済み）、新しい書類を作成してください。

質問：承認された見積りを支払いの請求に変えるにはどうしますか？ 回答： 発行済みの見積りを開いて 請求書を作成する をクリックすると、同じ項目が入った、つながった請求書の下書きが作成されます。

質問：税は金額ですか、それともパーセントですか？ 回答： パーセント です。税 10 は金額に 10% を加えます。

質問：書類をクライアントにメールで送るにはどうしますか？ 回答： 書類を発行してから 送信 をクリックすると、PDF が添付され、クライアントのメールアドレスに送られます。

質問：あとどれだけ支払いが残っているかは、どこで確認できますか？ 回答： 書類の 接続 のタブ → 支払いのまとめ（合計金額／支払済み／未払い）で確認できます。

質問：書類の種類はどの順番で使いますか？ 回答： クライアントとのやりとりの流れに沿って使います。見積り（作業前の提案）→ 作業指示書（実施用）→ 請求書（支払いの請求）→ 領収書（支払いの控え）→ 作業完了証（完了の確認）です。支払いは 支払い のタブで個別に登録します。どの書類から始めても構いません。順番は必須ではありません。

質問：「領収書」のタブに「作成」のボタンがないのはなぜですか？ 回答： 領収書は手動では作成しません。支払いを登録すると自動で作られるため、このタブには 「支払いを作成」 のボタンがあります。

質問：発行された書類を削除できますか？ 回答： いいえ。削除できるのは下書きだけです。発行された書類は キャンセル だけができ、「キャンセル済み」のステータスで一覧に残ります。

質問：キャンセルされた書類の番号はどうなりますか？ 回答： 番号はキャンセルされた書類のものとして残り、再び使われることはありません。次の書類には、カウンターの次の番号が付きます。接頭辞とカウンターは モジュール → 設定 → 財務書類 で指定します。「モジュールとモジュール設定」 の記事をご覧ください。

質問：書類の銀行情報とロゴはどこから来るのですか？ 回答： モジュールの設定（モジュール → 設定 → 財務書類、「モジュールとモジュール設定」 の記事をご覧ください）から来ます。ロゴは会社設定からそこに取り込まれます。書類の中では、発行する前に変更できます。

質問：書類をクライアントに再送できますか？ 回答： はい。発行された書類の送信ボタンはいつでも使えます。PDF を添えたメールは、必要な回数だけ送れます。

質問：赤い「期限切れ」の印は何を意味しますか？ 回答： 書類に指定した支払期限がすでに過ぎており、支払いがされていないことを意味します。この印は自動で付きます。

質問：書類はどの通貨で発行されますか？ 回答： 通貨は支払いを登録するときに選びます。書類そのものの金額は、会社に設定された通貨で計算されます。

質問：どの支払い方法を指定できますか？ 回答： 現金、銀行カード、銀行振込、Swift、チェックです。方法は、金額と日付とあわせて支払いの作成時に選びます。

質問：財務書類を見られるのはどの従業員ですか？ 回答： 会社のオーナーと管理者です。一般の従業員は、このモジュールを利用できません。

質問：このモジュールは有料ですか？ 回答： はい。「財務書類」は有料モジュールです。会社設定 → モジュール で有効にすると、左メニューに表示されます。

質問：税は金額で計算されますか、パーセントで計算されますか？ 回答： パーセントです。値 10 は金額に 10% を加えます。