Dokumenty finansowe

Shifton Zadania pozwala za pomocą modułu Dokumenty finansowe tworzyć dokumenty finansowe — wyceny, zlecenia pracy, faktury, paragony i protokoły wykonanych zadań — na podstawie Twoich zadań wyjazdowych, wysyłać je klientom, przekształcać jeden dokument w inny i śledzić płatności.

Ważne: Dokumenty finansowe to moduł płatny. Włącz go w sekcji Ustawienia firmy → Moduły . Po włączeniu pojawia się on w lewym panelu bocznym (w trybie Zadania / Field Service) jako „Dokumenty finansowe”.

Czym to jest

Każdy typ dokumentu ma własną kartę. Wewnątrz karty tworzysz dokumenty, edytujesz ich pozycje, wystawiasz je (szkic → końcowy), a następnie wysyłasz klientowi, pobierasz w PDF lub przekształcasz w dokument innego typu. Otrzymane płatności są rejestrowane na karcie Płatności.

Typy dokumentów (karty)

Każdy typ ma własną kartę z własną listą dokumentów.

Szacunek

Zlecenie pracy

Faktura

Paragon

Na tej karcie zamiast przycisku „Utwórz” znajduje się „Utwórz płatność” — paragony pojawiają się same przy rejestracji płatności.

Protokół wykonanych zadań

Jak dokumenty są ze sobą powiązane

Typy dokumentów następują w określonej kolejności — powtarza ona przebieg pracy z klientem. Każdy kolejny dokument tworzy się z poprzedniego przyciskiem przekształcenia, dzięki czemu danych nie trzeba wprowadzać od nowa.

• Szacunek — oferta handlowa. Wysyłana klientowi jako pierwsza, przed rozpoczęciem prac: co dokładnie zostanie zrobione i ile to kosztuje.
• Zlecenie pracy — dokument na wykonanie prac. Tworzony po tym, jak klient zgodził się na wycenę.
• Faktura — rachunek do zapłaty za wykonaną pracę.
• Paragon — dowód potwierdzający, że zapłata została otrzymana.
• Protokół wykonanych zadań — potwierdzenie, że praca została wykonana i odebrana.
• Płatność — sam zapis o zapłacie: podajesz metodę płatności i kwotę.

Nie trzeba przechodzić całego łańcucha — można zacząć od dowolnego dokumentu. Ale jeśli pracujesz po kolei, każdy kolejny dokument przejmuje klienta, pozycje, rabat i podatek z poprzedniego.

Karty Szacunek, Zlecenie pracy, Faktura i Protokół wykonanych zadań działają tak samo — lista, statystyka i cykl życia są u nich wspólne i opisane poniżej.

Paragon to wyjątek: nie można go utworzyć ręcznie. Paragon powstaje automatycznie, gdy rejestrujesz płatność, dlatego na tej karcie zamiast przycisku „Utwórz” znajduje się „Utwórz płatność”.

Cykl życia dokumentu

Utworzenie (szkic) → edycja pozycji → Zapisz szkic → Utwórz (wystawienie → „końcowy”, nieodwracalnie)
                                                   → Wyślij / Pobierz PDF / Przekształć / Anuluj

1. Tworzenie dokumentu

• Otwórz kartę potrzebnego typu (na przykład Szacunek) i kliknij Utwórz. Otworzy się panel boczny Dodać.
• Wybierz Klienta — pole jest obowiązkowe. Dokument zostaje powiązany z tym klientem (adres, telefon i e-mail pobierają się automatycznie).
• W razie potrzeby wybierz Zadania klienta. Godziny i usługi z tych zakończonych zadań zostaną pobrane do dokumentu.
• Kliknij Dodać. Otworzy się szkic dokumentu w edytorze.

2. Edycja dokumentu

Kliknij Edytuj, aby otworzyć formularz do edycji.

W trybie edycji każde pole dokumentu jest dostępne do poprawek: nazwa i adres firmy, termin płatności, dane rozliczeniowe, a poniżej — blok Items z wierszami dokumentu. Każdy wiersz ma własną nazwę, cenę, ilość, opis i rabat; suma wiersza liczona jest automatycznie.

Możesz ustawić:

• Nazwa firmy, logo i adres Są wyświetlane w nagłówku dokumentu.
• Termin płatności Data i godzina zapłaty.
• Dane rozliczeniowe. Jedno pole tekstowe, w które wpisane są dane płatnicze dla klienta — odbiorca (ATTN), bank (Bank), BIC Code, numer konta (Account number) i numer rozliczeniowy (Routing number). Podstawia się z ustawień modułu (Moduły → Ustawienia → Dokumenty finansowe), ale w samym dokumencie można je edytować jak zwykły tekst. Obok pokazywana jest łączna kwota dokumentu.
• Narzędzia/Usługi (Items). To właśnie zawartość dokumentu — to, za co wystawiany jest rachunek. Wiersze dodaje się dwoma przyciskami:
• Dodaj z katalogu. Wybierasz gotowe narzędzia lub usługi ze swojego katalogu — nazwa, cena i opis podstawią się same.
• Dodaj ręcznie. Pojawia się pusty wiersz, w którym wypełniasz: Niestandardowa nazwa narzędzia/usługi — dowolną nazwę narzędzia lub usługi (pole obowiązkowe), Cena — cenę (obowiązkowe), Ilość — ilość (obowiązkowe), Opis — opis oraz Rabat — rabat na ten wiersz w procentach.

Suma wiersza (Sum) liczy się sama: cena × ilość. Wiersze dodane ręcznie są oznaczane etykietą Custom. Dodać można dowolną liczbę wierszy — każdy pojawia się jako osobny blok z tymi samymi polami.

• Sprzedawca Odpowiedzialny za sprzedaż.
• Rabat i Podatek Podatek zadaje się w procentach od kwoty (na przykład Podatek 10 od $300 → +$30 → Razem $330).
• Notatka (Note) Dowolny komentarz do dokumentu.

Tak wygląda gotowy dokument: nagłówek z logo i adresem firmy, blok Wycena dla z danymi klienta, blok Szczegóły z danymi rozliczeniowymi i sumą, tabela Items z ceną, ilością i sumą w każdym wierszu, podsumowania z rabatem i podatkiem oraz przyciski działań na dole.

Użyj przycisku zapowiedź, aby zobaczyć gotowy wygląd dokumentu, oraz Zapisz szkic (Save draft), aby zapisać zmiany (przycisk Zapisz szkic staje się aktywny dopiero po tym, jak coś zmienisz).

3. Wystawienie — przycisk „Utwórz”

Kliknij „Utwórz”, aby wystawić dokument. Pojawi się potwierdzenie: *„Czy na pewno chcesz wystawić ten …? To działanie jest nieodwracalne.”*

• Po potwierdzeniu status zmienia się na końcowy, dokument otrzymuje numer (na przykład EST-6) i pojawia się powiadomienie o powodzeniu.

Skąd bierze się numer dokumentu. Przed wystawieniem dokument nie ma numeru — w szkicu zamiast niego widnieje wzorzec w rodzaju WO-000000. Numer nadawany jest w momencie wystawienia i składa się z dwóch części: prefiksu i licznika. Jedno i drugie ustawia się w ustawieniach modułu: Moduły → Ustawienia → Dokumenty finansowe. Każdy typ dokumentu ma własny prefiks i własny licznik — na przykład EST- dla wycen, WO- dla zleceń pracy, INV- dla faktur, REC- dla paragonów, POW- dla protokołów. Jeśli licznik wycen wynosi 6, następna wystawiona wycena otrzyma numer EST-6, a licznik zmieni się na 7.

W tym samym miejscu licznik można przestawić na inną wartość — na przykład po to, by kontynuować numerację, którą prowadziłeś wcześniej. Więcej o tym, jak otworzyć ustawienia modułu, w artykule „Moduły i ustawienia modułów”.

Numer anulowanego dokumentu pozostaje przy nim i nie jest nadawany ponownie.

• Wystawionego dokumentu nie można już edytować.

4. Po wystawieniu

Dla wystawionych dokumentów dostępne są następujące działania:

• Wyślij (na przykład *Send estimate*). Otwiera okno wiadomości — Email (klienta), W sprawie, Wiadomość; dokument jest załączany w postaci PDF. Kliknij Wyślij — klient otrzyma dokument na adres e-mail.
• Pobierz (ikona). Pobiera dokument w formacie PDF.
• Utwórz fakturę. Przekształca dokument w nowy szkic Faktury, wypełniony tym samym klientem, pozycjami, rabatem i podatkiem.
• Utwórz zlecenie pracy Przekształca dokument w nowy szkic Zlecenia pracy.

Przekształcone dokumenty są ze sobą powiązane — patrz karta Relacje.

5. Anulowanie lub usunięcie (działania w wierszu)

W każdym wierszu listy menu Działania proponuje:

• 🗑 Usuń. Dostępne tylko dla szkiców: wystawionego dokumentu nie można usunąć, można go jedynie anulować.
• ⨯ Anulować Potwierdzenie *„Tego działania nie można cofnąć”* → status zmienia się na anulowany.
• ⬇ Pobierz PDF Zapisuje PDF.

Karta „Relacje”

Otwórz dokument → Relacje, aby zobaczyć:

• Klient Imię i e-mail.
• Powiązania dokumentów Inne dokumenty powiązane z tym (na przykład faktura utworzona z tej wyceny).
• Podsumowanie płatności — Kwota całkowita, Opłacono (Paid) i Do zapłaty.
• Powiązane zadania Zadania wyjazdowe powiązane z dokumentem.

Rejestracja płatności

Karta Płatności rejestruje otrzymane pieniądze.

• Otwórz kartę Płatności → Utwórz płatność.
• Wybierz Klienta — pole jest obowiązkowe.
• Podaj Kwotę płatności i wybierz Walutę — obowiązkowo.
• Ustaw Datę płatności (Payment date) — obowiązkowo.
• Wybierz Metoda płatności: Gotówka, Karta bankowa, Przelew bankowy, Swift lub Czek.
• W razie potrzeby dodaj Informacje o płatności (numer paragonu / ID transakcji) i Wewnętrzną notatkę do płatności.
• Kliknij Wyślij.

Płatność zostaje zarejestrowana ze statusem Pomyślnie. Na liście płatności wyświetlane są klient, status, metoda płatności, kwota, data płatności oraz kto utworzył zapis.

Statusy, lista i statystyka

• Stany: Szkic (przygotowywany) · Końcowy (wystawiony) · Anulowany (Canceled) (unieważniony). Dokumenty z minionym terminem płatności są dodatkowo oznaczane jako przeterminowane — na czerwono.
• Kolumny listy: Numer, Klient, Status, Daty (utworzenia i terminu płatności), Razem, Kto utworzył, Relacje, Działania.
• STATYSTYKI (rozwijane). Pokazuje liczbę dokumentów i kwotę pieniężną w podziale na statusy (Szkic / Końcowy / Anulowany) oraz sumy.
• Filtry Zawężają listę.

Uprawnienia

Możliwe problemy i rozwiązania

Najczęściej zadawane pytania

Pytanie: Wystawiłem niewłaściwy dokument — czy można go edytować? Odpowiedź: Nie — wystawienie jest nieodwracalne. Możesz Anulować dokument (status → anulowany) i utworzyć nowy.

Pytanie: Jak zamienić zatwierdzoną wycenę w rachunek do zapłaty? Odpowiedź: Otwórz wystawioną wycenę i kliknij Utwórz fakturę — zostanie utworzony powiązany szkic faktury z tymi samymi pozycjami.

Pytanie: Podatek to kwota czy procent? Odpowiedź: To procent. Podatek 10 dodaje do kwoty 10%.

Pytanie: Jak wysłać dokument klientowi pocztą elektroniczną? Odpowiedź: Wystaw go, a następnie kliknij Wyślij — PDF zostaje załączony i wysłany na adres e-mail klienta.

Pytanie: Gdzie zobaczyć, ile jeszcze zostało do zapłaty? Odpowiedź: Na karcie dokumentu Relacje → Podsumowanie płatności (Kwota całkowita / Opłacono / Do zapłaty).

Pytanie: W jakiej kolejności korzystać z typów dokumentów? Odpowiedź: Zgodnie z przebiegiem pracy z klientem: szacunek (oferta przed rozpoczęciem prac) → zlecenie pracy (na wykonanie) → faktura (rachunek do zapłaty) → paragon (dowód zapłaty) → protokół wykonanych zadań (potwierdzenie). Płatność rejestruje się osobno na karcie Płatności. Zacząć można od dowolnego dokumentu — kolejność nie jest obowiązkowa.

Pytanie: Dlaczego na karcie „Paragon” nie ma przycisku „Utwórz”? Odpowiedź: Paragon nie jest tworzony ręcznie. Pojawia się automatycznie, gdy rejestrujesz płatność, dlatego na tej karcie znajduje się przycisk „Utwórz płatność”.

Pytanie: Czy można usunąć wystawiony dokument? Odpowiedź: Nie. Usunąć można tylko szkic. Wystawiony dokument wolno jedynie anulować — pozostanie on na liście ze statusem „anulowany”.

Pytanie: Co dzieje się z numerem anulowanego dokumentu? Odpowiedź: Numer pozostaje przy anulowanym dokumencie i nie jest nadawany ponownie. Następny dokument otrzyma kolejny numer z licznika. Prefiksy i liczniki ustawia się w Moduły → Ustawienia → Dokumenty finansowe — patrz artykuł „Moduły i ustawienia modułów”.

Pytanie: Skąd biorą się dane rozliczeniowe i logo w dokumencie? Odpowiedź: Z ustawień modułu (Moduły → Ustawienia → Dokumenty finansowe, patrz artykuł „Moduły i ustawienia modułów”). Logo pobiera się tam z ustawień firmy. W samym dokumencie można je zmienić przed wystawieniem.

Pytanie: Czy można wysłać dokument klientowi ponownie? Odpowiedź: Tak. Przycisk wysyłki przy wystawionym dokumencie jest zawsze dostępny — wiadomość z PDF można wysłać tyle razy, ile potrzeba.

Pytanie: Co oznacza czerwone oznaczenie „przeterminowany”? Odpowiedź: Że termin płatności podany w dokumencie już minął, a dokument nie został opłacony. Oznaczenie pojawia się automatycznie.

Pytanie: W jakiej walucie wystawiane są dokumenty? Odpowiedź: Walutę wybiera się przy rejestracji płatności. Kwoty w samych dokumentach liczone są w walucie ustawionej dla firmy.

Pytanie: Jakie metody płatności można wskazać? Odpowiedź: Gotówka, karta bankowa, przelew bankowy, Swift i czek. Metodę wybiera się przy tworzeniu płatności wraz z kwotą i datą.

Pytanie: Którzy pracownicy widzą dokumenty finansowe? Odpowiedź: Właściciel i administrator firmy. Zwykli pracownicy nie mają dostępu do modułu.

Pytanie: Czy moduł jest płatny? Odpowiedź: Tak, „Dokumenty finansowe” to moduł płatny. Włącza się go w Ustawienia firmy → Moduły, a po włączeniu pojawia się w lewym menu.

Pytanie: Czy podatek liczony jest kwotowo czy procentowo? Odpowiedź: Procentowo. Wartość 10 doda do kwoty 10%.