Dokumen keuangan

Shifton Tugas memungkinkan Anda, dengan modul Dokumen keuangan, membuat dokumen keuangan — perkiraan, perintah kerja, faktur, tanda terima, dan akta penyelesaian tugas — berdasarkan tugas lapangan Anda, mengirimkannya kepada klien, mengubah satu dokumen menjadi dokumen lain, serta melacak pembayaran.

Penting: Dokumen keuangan adalah modul berbayar. Aktifkan modul itu di bagian Pengaturan perusahaan → Modul . Setelah diaktifkan, modul itu muncul di panel samping kiri (pada mode Tugas / Field Service) sebagai “Dokumen keuangan”.

Apa ini sebenarnya

Setiap jenis dokumen memiliki tabnya sendiri. Di dalam tab itu Anda membuat dokumen, menyunting barisnya, menerbitkannya (draf → final), lalu mengirimkannya kepada klien, mengunduhnya dalam bentuk PDF, atau mengubahnya menjadi dokumen jenis lain. Pembayaran yang diterima dicatat di tab Pembayaran.

Jenis dokumen (tab)

Setiap jenis punya tab tersendiri dengan daftar dokumennya sendiri.

Perkiraan

Perintah Kerja

Faktur

Tanda Terima

Pada tab ini, alih-alih tombol “Buat”, tersedia “Buat pembayaran” — tanda terima muncul dengan sendirinya saat pembayaran dicatat.

Akta Penyelesaian Tugas

Bagaimana dokumen saling terkait

Jenis dokumen tersusun dalam urutan tertentu — urutan itu mengikuti alur kerja dengan klien. Setiap dokumen berikutnya dibuat dari dokumen sebelumnya melalui tombol konversi, sehingga datanya tidak perlu dimasukkan ulang.

• Perkiraan — penawaran komersial. Dikirim kepada klien lebih dahulu, sebelum pekerjaan dimulai: apa persisnya yang akan dikerjakan dan berapa biayanya.
• Perintah Kerja — dokumen untuk pelaksanaan pekerjaan. Dibuat setelah klien menyetujui perkiraan.
• Faktur — tagihan pembayaran atas pekerjaan yang telah dilakukan.
• Tanda Terima — bukti yang menegaskan bahwa pembayaran sudah diterima.
• Akta Penyelesaian Tugas — penegasan bahwa pekerjaan sudah dilakukan dan diterima.
• Pembayaran — catatan pembayaran itu sendiri: Anda mencantumkan metode pembayaran dan jumlahnya.

Rantai itu tidak harus dilalui seluruhnya — Anda boleh mulai dari dokumen mana pun. Namun jika bekerja secara berurutan, setiap dokumen berikutnya akan mengambil klien, baris, diskon, dan pajak dari dokumen sebelumnya.

Tab Perkiraan, Perintah Kerja, Faktur, dan Akta Penyelesaian Tugas bekerja dengan cara yang sama — daftar, statistik, dan daur hidupnya sama dan dijelaskan di bawah.

Tanda terima adalah pengecualian: dokumen itu tidak dapat dibuat secara manual. Tanda terima terbentuk otomatis ketika Anda mencatat pembayaran, sehingga pada tab itu, alih-alih tombol “Buat”, tersedia “Buat pembayaran”.

Daur hidup dokumen

Pembuatan (draf) → penyuntingan baris → Simpan draf → Hasilkan (penerbitan → “final”, tidak dapat dibatalkan)
                                                    → Kirim / Unduh PDF / Konversi / Batalkan

1. Pembuatan dokumen

• Buka tab jenis yang diperlukan (misalnya, Perkiraan) lalu klik Buat. Panel samping Tambahkan akan terbuka.
• Pilih Klien — kolom wajib. Dokumen terikat pada klien itu (alamat, telepon, dan email terisi otomatis).
• Bila perlu, pilih Tugas milik klien. Jam dan layanan dari tugas yang sudah selesai itu akan tertarik ke dalam dokumen.
• Klik Tambahkan. Draf dokumen akan terbuka di penyunting.

2. Penyuntingan dokumen

Klik Sunting untuk membuka formulir yang dapat disunting.

Dalam mode penyuntingan, setiap kolom dokumen dapat diperbaiki: nama dan alamat perusahaan, batas waktu pembayaran, rincian pembayaran, dan di bawahnya — blok Items berisi baris-baris dokumen. Setiap baris punya nama, harga, kuantitas, deskripsi, dan diskonnya sendiri; jumlah per baris dihitung otomatis.

Anda dapat menentukan:

• Nama perusahaan, logo, dan alamat Ditampilkan di kepala dokumen.
• Batas waktu pembayaran Tanggal dan waktu pembayaran.
• Rincian pembayaran. Satu kolom teks tempat data pembayaran untuk klien dituliskan — penerima (ATTN), bank (Bank), BIC Code, nomor rekening (Account number), dan nomor rute (Routing number). Terisi dari pengaturan modul (Modul → Pengaturan → Dokumen keuangan), tetapi di dalam dokumen itu sendiri kolom ini dapat disunting sebagai teks biasa. Di sebelahnya ditampilkan jumlah akhir dokumen.
• Alat/Layanan (Items). Inilah isi dokumen — hal yang ditagihkan. Baris ditambahkan dengan dua tombol:
• Tambah dari katalog. Anda memilih alat atau layanan siap pakai dari katalog Anda — nama, harga, dan deskripsi akan terisi sendiri.
• Tambahkan secara manual. Muncul baris kosong yang Anda isi: Nama kustom alat/layanan — nama bebas untuk alat atau layanan (kolom wajib), Harga — harganya (wajib), Kuantitas — jumlahnya (wajib), Deskripsi — deskripsinya, dan Diskon — diskon untuk baris itu dalam persen.

Jumlah baris (Sum) dihitung sendiri: harga × kuantitas. Baris yang ditambahkan secara manual ditandai label Custom. Anda dapat menambahkan baris sebanyak yang diperlukan — masing-masing muncul sebagai blok tersendiri dengan kolom yang sama.

• Penjual Penanggung jawab penjualan.
• Diskon dan Pajak Pajak ditentukan dalam persen dari jumlahnya (misalnya, Pajak 10 atas $300 → +$30 → Total $330).
• Catatan (Note) Komentar bebas untuk dokumen.

Beginilah tampilan dokumen yang sudah jadi: kepala dengan logo dan alamat perusahaan, blok Perkiraan untuk berisi data klien, blok Rincian berisi rincian pembayaran dan jumlah akhir, tabel Items berisi harga, kuantitas, dan jumlah untuk setiap baris, total dengan diskon dan pajak, serta tombol tindakan di bagian bawah.

Gunakan Pratinjau untuk melihat tampilan akhir dokumen, dan Simpan draf (Save draft) untuk menyimpan perubahan (tombol Simpan draf menjadi aktif hanya setelah Anda mengubah sesuatu).

3. Penerbitan — tombol “Hasilkan”

Klik “Hasilkan” untuk menerbitkan dokumen. Akan muncul konfirmasi: *“Anda yakin ingin menerbitkan … ini? Tindakan ini tidak dapat dibatalkan.”*

• Setelah dikonfirmasi, statusnya berubah menjadi final, dokumen mendapat nomor (misalnya, EST-6), dan muncul pemberitahuan keberhasilan.

Dari mana nomor dokumen berasal. Sebelum diterbitkan, dokumen belum punya nomor — pada draf hanya ada purwarupa berbentuk WO-000000. Nomor diberikan pada saat penerbitan dan tersusun dari dua bagian: prefiks dan penghitung. Keduanya ditentukan di pengaturan modul: Modul → Pengaturan → Dokumen keuangan. Setiap jenis dokumen punya prefiks dan penghitungnya sendiri — misalnya, EST- untuk perkiraan, WO- untuk perintah kerja, INV- untuk faktur, REC- untuk tanda terima, POW- untuk akta. Jika penghitung perkiraan bernilai 6, perkiraan berikutnya yang diterbitkan akan mendapat nomor EST-6, dan penghitungnya menjadi 7.

Di tempat yang sama, penghitung dapat dialihkan ke nilai lain — misalnya, untuk melanjutkan penomoran yang Anda pakai sebelumnya. Selengkapnya tentang cara membuka pengaturan modul — lihat artikel “Modul dan pengaturan modul”.

Nomor dokumen yang dibatalkan tetap melekat padanya dan tidak diterbitkan ulang.

• Dokumen yang sudah diterbitkan tidak dapat disunting lagi.

4. Setelah penerbitan

Untuk dokumen yang sudah diterbitkan tersedia tindakan berikut:

• Kirim (misalnya, *Send estimate*). Membuka jendela surat — Email (klien), Subjek, Pesan; dokumen dilampirkan dalam bentuk PDF. Klik Kirim — klien akan menerima dokumen itu di surat elektroniknya.
• Unduh (ikon). Mengunduh dokumen dalam format PDF.
• Buat faktur. Mengubah dokumen menjadi draf Faktur baru yang terisi dengan klien, baris, diskon, dan pajak yang sama.
• Buat perintah kerja Mengubah dokumen menjadi draf Perintah Kerja baru.

Dokumen hasil konversi saling terkait — lihat tab Koneksi.

5. Pembatalan atau penghapusan (tindakan di dalam baris)

Di setiap baris daftar, menu Tindakan menawarkan:

• 🗑 Hapus. Tersedia hanya untuk draf: dokumen yang sudah diterbitkan tidak dapat dihapus, hanya dapat dibatalkan.
• ⨯ Batalkan Konfirmasi *“Tindakan ini tidak dapat dibatalkan”* → status berubah menjadi dibatalkan.
• ⬇ Unduh PDF Menyimpan PDF.

Tab “Koneksi”

Buka dokumen → Koneksi untuk melihat:

• Klien Nama dan email.
• Tautan dokumen Dokumen lain yang terkait dengan dokumen ini (misalnya, faktur yang dibuat dari perkiraan ini).
• Ringkasan pembayaran — Jumlah total, Dibayar (Paid), dan Untuk membayar.
• Tugas terkait Tugas lapangan yang terikat pada dokumen.

Pencatatan pembayaran

Tab Pembayaran mencatat uang yang diterima.

• Buka tab Pembayaran → Buat pembayaran.
• Pilih Klien — kolom wajib.
• Cantumkan Jumlah pembayaran lalu pilih Mata uang — wajib.
• Tentukan Tanggal pembayaran (Payment date) — wajib.
• Pilih Metode pembayaran: Tunai, Kartu bank, Transfer Bank, Swift, atau Cek.
• Bila perlu, tambahkan Informasi tentang pembayaran (nomor tanda terima / ID transaksi) dan Catatan internal untuk pembayaran.
• Klik Kirim.

Pembayaran dicatat dengan status Berhasil. Di dalam daftar pembayaran ditampilkan klien, status, metode pembayaran, jumlah, tanggal pembayaran, dan siapa yang membuat catatannya.

Status, daftar, dan statistik

• Status: Draf (sedang disiapkan) · Final (sudah diterbitkan) · Dibatalkan (Canceled) (dianulir). Dokumen yang batas waktu pembayarannya sudah lewat ditandai tambahan sebagai terlambat — dengan warna merah.
• Kolom daftar: Nomor, Klien, Status, Tanggal (pembuatan dan batas waktu pembayaran), Total, Dibuat oleh, Koneksi, Tindakan.
• STATISTIK (dapat dibentangkan). Menampilkan jumlah dokumen dan jumlah uang dengan pembagian menurut status (Draf / Final / Dibatalkan) beserta totalnya.
• Filter Mempersempit daftar.

Izin

Kemungkinan masalah dan solusinya

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Pertanyaan: Saya menerbitkan dokumen yang salah — bisakah disunting? Jawaban: Tidak — penerbitan tidak dapat dibatalkan. Anda dapat Batalkan dokumen itu (status → dibatalkan) lalu membuat yang baru.

Pertanyaan: Bagaimana mengubah perkiraan yang disetujui menjadi tagihan? Jawaban: Buka perkiraan yang sudah diterbitkan lalu klik Buat faktur — akan dibuat draf faktur terkait dengan baris yang sama.

Pertanyaan: Pajak itu jumlah uang atau persentase? Jawaban: Itu persen. Pajak 10 menambahkan 10% pada jumlahnya.

Pertanyaan: Bagaimana mengirim dokumen ke klien lewat surel? Jawaban: Terbitkan dokumen itu, lalu klik Kirim — PDF akan dilampirkan dan dikirim ke alamat surat elektronik klien.

Pertanyaan: Di mana terlihat berapa sisa yang harus dibayar? Jawaban: Di tab dokumen Koneksi → Ringkasan pembayaran (Jumlah total / Dibayar / Untuk membayar).

Pertanyaan: Dalam urutan apa jenis dokumen dipakai? Jawaban: Mengikuti alur kerja dengan klien: perkiraan (penawaran sebelum pekerjaan dimulai) → perintah kerja (untuk pelaksanaan) → faktur (tagihan pembayaran) → tanda terima (bukti pembayaran) → akta penyelesaian tugas (penegasan). Pembayaran dicatat terpisah di tab Pembayaran. Anda boleh mulai dari dokumen mana pun — urutannya tidak wajib.

Pertanyaan: Mengapa di tab “Tanda Terima” tidak ada tombol “Buat”? Jawaban: Tanda terima tidak dibuat secara manual. Dokumen itu muncul otomatis ketika Anda mencatat pembayaran, sehingga pada tab ini tersedia tombol “Buat pembayaran”.

Pertanyaan: Bisakah dokumen yang sudah diterbitkan dihapus? Jawaban: Tidak. Yang dapat dihapus hanya draf. Untuk dokumen yang sudah diterbitkan hanya tersedia tindakan Batalkan — dokumen itu tetap ada di daftar dengan status “dibatalkan”.

Pertanyaan: Apa yang terjadi pada nomor dokumen yang dibatalkan? Jawaban: Nomor itu tetap melekat pada dokumen yang dibatalkan dan tidak diterbitkan ulang. Dokumen berikutnya akan mendapat nomor berikutnya menurut penghitung. Prefiks dan penghitung ditentukan di Modul → Pengaturan → Dokumen keuangan — lihat artikel “Modul dan pengaturan modul”.

Pertanyaan: Dari mana rincian pembayaran dan logo di dokumen berasal? Jawaban: Dari pengaturan modul (Modul → Pengaturan → Dokumen keuangan, lihat artikel “Modul dan pengaturan modul”). Logo tertarik ke sana dari pengaturan perusahaan. Di dalam dokumen itu sendiri keduanya dapat diubah sebelum penerbitan.

Pertanyaan: Bisakah dokumen dikirim ulang kepada klien? Jawaban: Ya. Tombol pengiriman pada dokumen yang sudah diterbitkan selalu tersedia — surat berisi PDF dapat dikirim sebanyak yang diperlukan.

Pertanyaan: Apa arti tanda merah “terlambat”? Jawaban: Artinya batas waktu pembayaran yang tercantum di dokumen sudah lewat, sedangkan dokumen itu belum dibayar. Tanda itu muncul otomatis.

Pertanyaan: Dalam mata uang apa dokumen diterbitkan? Jawaban: Mata uang dipilih saat pencatatan pembayaran. Jumlah di dalam dokumen sendiri dihitung dalam mata uang yang ditetapkan untuk perusahaan.

Pertanyaan: Metode pembayaran apa saja yang dapat dicantumkan? Jawaban: Tunai, kartu bank, transfer bank, Swift, dan cek. Metodenya dipilih saat pembuatan pembayaran bersama jumlah dan tanggalnya.

Pertanyaan: Karyawan mana yang melihat dokumen keuangan? Jawaban: Pemilik dan administrator perusahaan. Bagi karyawan biasa, modul ini tidak dapat diakses.

Pertanyaan: Apakah modul ini berbayar? Jawaban: Ya, “Dokumen keuangan” adalah modul berbayar. Modul itu diaktifkan di Pengaturan perusahaan → Modul, dan setelah diaktifkan akan muncul di menu kiri.

Pertanyaan: Pajak dihitung dalam jumlah uang atau dalam persen? Jawaban: Dalam persen. Nilai 10 akan menambahkan 10% pada jumlahnya.