Finansiniai dokumentai

Shifton Užduotys leidžia naudojant modulį Finansiniai dokumentai kurti finansinius dokumentus — įvertinimus, darbo užsakymus, sąskaitas faktūras, kvitancijas ir darbų atlikimo aktus — pagal jūsų išvažiuojamąsias užduotis, siųsti juos klientams, pertvarkyti vieną dokumentą į kitą ir sekti mokėjimus.

Svarbu: Finansiniai dokumentai — tai mokamas modulis. Įjunkite jį skyriuje Įmonės nustatymai → Moduliai . Įjungus jis atsiranda kairiojoje šoninėje juostoje (režimu Užduotys / Field Service) kaip „Finansiniai dokumentai“.

Kas tai yra

Kiekvienas dokumento tipas turi savo kortelę. Kortelėje kuriate dokumentus, redaguojate jų pozicijas, suformuojate juos (juodraštis → galutinis), o paskui išsiunčiate klientui, atsisiunčiate PDF formatu arba pertvarkote į kito tipo dokumentą. Gauti mokėjimai fiksuojami kortelėje Mokėjimai.

Dokumentų tipai (kortelės)

Kiekvienas tipas turi savo kortelę su savo dokumentų sąrašu.

Įvertinimas

Darbo užsakymas

Sąskaita faktūra

Kvitancija

Šioje kortelėje vietoje mygtuko „Sukurti“ yra „Sukurti mokėjimą“ — kvitancijos atsiranda pačios registruojant mokėjimą.

Darbų atlikimo aktas

Kaip dokumentai susiję tarpusavyje

Dokumentų tipai eina tam tikra tvarka — ji atkartoja darbo su klientu eigą. Kiekvienas paskesnis dokumentas kuriamas iš ankstesnio pertvarkymo mygtuku, todėl duomenų nereikia įvesti iš naujo.

• Įvertinimas — komercinis pasiūlymas. Klientui išsiunčiamas pirmas, prieš darbų pradžią: kas būtent bus padaryta ir kiek tai kainuoja.
• Darbo užsakymas — dokumentas darbams atlikti. Sukuriamas po to, kai klientas sutiko su įvertinimu.
• Sąskaita faktūra — sąskaita už atliktą darbą.
• Kvitancija — čekis, patvirtinantis, kad mokėjimas gautas.
• Darbų atlikimo aktas — patvirtinimas, kad darbas atliktas ir priimtas.
• Mokėjimas — pats mokėjimo įrašas: nurodote mokėjimo būdą ir sumą.

Eiti visą grandinę nėra būtina — galima pradėti nuo bet kurio dokumento. Bet jei dirbate eilės tvarka, kiekvienas paskesnis dokumentas perima klientą, pozicijas, nuolaidą ir mokestį iš ankstesnio.

Kortelės Įvertinimas, Darbo užsakymas, Sąskaita faktūra ir Darbų atlikimo aktas veikia vienodai — sąrašas, statistika ir gyvavimo ciklas jiems bendri ir aprašyti toliau.

Kvitancija — išimtis: jos negalima sukurti rankiniu būdu. Kvitancija suformuojama automatiškai, kai registruojate mokėjimą, todėl šioje kortelėje vietoje mygtuko „Sukurti“ yra „Sukurti mokėjimą“.

Dokumento gyvavimo ciklas

Sukūrimas (juodraštis) → pozicijų redagavimas → Išsaugoti juodraštį → Generuoti (suformavimas → „galutinis“, neatšaukiama)
                                                                    → Siųsti / Atsisiųsti PDF / Pertvarkyti / Atšaukti

1. Dokumento sukūrimas

• Atidarykite reikiamo tipo kortelę (pavyzdžiui, Įvertinimas) ir spustelėkite Sukurti. Atsidarys šoninis skydelis Pridėti.
• Pasirinkite Klientą — laukas privalomas. Dokumentas susiejamas su šiuo klientu (adresas, telefonas ir email įrašomi automatiškai).
• Jei reikia, pasirinkite kliento Užduotys. Valandos ir paslaugos iš šių užbaigtų užduočių bus perkeltos į dokumentą.
• Spustelėkite Pridėti. Redaktoriuje atsidarys dokumento juodraštis.

2. Dokumento redagavimas

Spustelėkite Redaguoti, kad atidarytumėte redaguojamą formą.

Redagavimo režimu kiekvieną dokumento lauką galima keisti: įmonės pavadinimas ir adresas, mokėjimo terminas, rekvizitai, o žemiau — blokas Items su dokumento eilutėmis. Kiekviena eilutė turi savo pavadinimą, kainą, kiekį, aprašymą ir nuolaidą; eilutės suma skaičiuojama automatiškai.

Galite nustatyti:

• Įmonės pavadinimas, logotipas ir adresas Rodomi dokumento antraštėje.
• Mokėjimo terminas Mokėjimo data ir laikas.
• Rekvizitai. Vienas teksto laukas, kuriame įrašyti mokėjimo duomenys klientui — gavėjas (ATTN), bankas (Bank), BIC Code, sąskaitos numeris (Account number) ir maršruto numeris (Routing number). Įrašoma iš modulio nustatymų (Moduliai → Nustatymai → Finansiniai dokumentai), tačiau pačiame dokumente jį galima redaguoti kaip įprastą tekstą. Šalia rodoma bendra dokumento suma.
• Įrankiai/Paslaugos (Items). Tai ir yra dokumento turinys — tai, už ką išrašoma sąskaita. Eilutės pridedamos dviem mygtukais:
• Pridėti iš katalogo. Pasirenkate paruoštus įrankius arba paslaugas iš savo katalogo — pavadinimas, kaina ir aprašymas įsirašys patys.
• Pridėti rankiniu būdu. Atsiranda tuščia eilutė, kurioje užpildote: Įrankio/paslaugos tinkintas pavadinimas — laisvai pasirenkamas įrankio arba paslaugos pavadinimas (privalomas laukas), Kaina — kaina (privaloma), Kiekis — kiekis (privaloma), Aprašymas — aprašymas ir Nuolaida — šios eilutės nuolaida procentais.

Eilutės suma (Sum) skaičiuojama automatiškai: kaina × kiekis. Rankiniu būdu pridėtos eilutės pažymimos žyma Custom. Pridėti galima kiek tik norite eilučių — kiekviena atsiranda atskiru bloku su tais pačiais laukais.

• Pardavėjas Atsakingas už pardavimą.
• Nuolaida ir Mokestis Mokestis nustatomas procentais nuo sumos (pavyzdžiui, Mokestis 10 nuo $300 → +$30 → Iš viso $330).
• Pastaba (Note) Laisvas komentaras dokumentui.

Taip atrodo parengtas dokumentas: antraštė su įmonės logotipu ir adresu, blokas Sąmata su kliento duomenimis, blokas Išsami informacija su rekvizitais ir bendra suma, lentelė Items su kaina, kiekiu ir suma pagal kiekvieną eilutę, sumos su nuolaida ir mokesčiu bei veiksmų mygtukai apačioje.

Naudokite Peržiūra, kad pamatytumėte parengtą dokumento vaizdą, ir Išsaugoti juodraštį (Save draft), kad išsaugotumėte pakeitimus (mygtukas Išsaugoti juodraštį tampa aktyvus tik po to, kai ką nors pakeisite).

3. Suformavimas — mygtukas „Generuoti“

Spustelėkite „Generuoti“, kad suformuotumėte dokumentą. Pasirodys patvirtinimas: *„Ar tikrai norite suformuoti šį …? Šis veiksmas yra neatšaukiamas.“*

• Patvirtinus dokumentas gauna statusą galutinis, jam priskiriamas numeris (pavyzdžiui, EST-6), ir parodomas pranešimas apie sėkmę.

Iš kur atsiranda dokumento numeris. Iki suformavimo dokumentas numerio neturi — juodraštyje vietoje jo yra šablonas WO-000000. Numeris išduodamas suformavimo momentu ir susideda iš dviejų dalių: prefikso ir skaitiklio. Ir viena, ir kita nustatoma modulio nustatymuose: Moduliai → Nustatymai → Finansiniai dokumentai. Kiekvienas dokumento tipas turi savo prefiksą ir savo skaitiklį — pavyzdžiui, EST- įvertinimams, WO- darbo užsakymams, INV- sąskaitoms faktūroms, REC- kvitancijoms, POW- aktams. Jei įvertinimų skaitiklis lygus 6, kitas suformuotas įvertinimas gaus numerį EST-6, o skaitiklis taps 7.

Ten pat skaitiklį galima nustatyti į kitą reikšmę — pavyzdžiui, kad tęstumėte numeraciją, kurią vedėte anksčiau. Plačiau apie tai, kaip atidaryti modulio nustatymus, — straipsnyje „Moduliai ir modulių nustatymai“.

Atšaukto dokumento numeris lieka jam ir pakartotinai neišduodamas.

• Suformuoto dokumento nebegalima redaguoti.

4. Po suformavimo

Suformuotiems dokumentams galimi šie veiksmai:

• Siųsti (pavyzdžiui, *Send estimate*). Atveria laiško langą — Email (kliento), Tema, Pranešimas; dokumentas prisegamas PDF formatu. Spustelėkite Siųsti — klientas gaus dokumentą elektroniniu paštu.
• Atsisiųsti (piktograma). Atsiunčia dokumentą PDF formatu.
• Sukurti sąskaitą. Pertvarko dokumentą į naują Sąskaitos faktūros juodraštį, užpildytą tuo pačiu klientu, pozicijomis, nuolaida ir mokesčiu.
• Sukurti darbo užsakymą Pertvarko dokumentą į naują Darbo užsakymo juodraštį.

Pertvarkyti dokumentai yra susieti tarpusavyje — žr. kortelę Ryšiai.

5. Atšaukimas arba ištrynimas (veiksmai eilutėje)

Kiekvienoje sąrašo eilutėje meniu Veiksmai pasiūlo:

• 🗑 Ištrinti. Galima tik juodraščiams: suformuoto dokumento ištrinti negalima, jį galima tik atšaukti.
• ⨯ Atšaukti Patvirtinimas *„Šio veiksmo negalima atšaukti“* → statusas pasikeičia į atšauktas.
• ⬇ Atsisiųsti PDF Išsaugo PDF.

Kortelė „Ryšiai“

Atidarykite dokumentą → Ryšiai, kad pamatytumėte:

• Klientas Vardas ir email.
• Dokumentų ryšiai Kiti su šiuo susiję dokumentai (pavyzdžiui, sąskaita faktūra, sukurta iš šio įvertinimo).
• Mokėjimo suvestinė — Bendra suma, Apmokėta (Paid) ir Mokėti.
• Susijusios užduotys Išvažiuojamosios užduotys, susietos su dokumentu.

Mokėjimo registravimas

Kortelė Mokėjimai fiksuoja gautus pinigus.

• Atidarykite kortelę Mokėjimai → Sukurti mokėjimą.
• Pasirinkite Klientą — laukas privalomas.
• Nurodykite Mokėjimo sumą ir pasirinkite Valiutą — privaloma.
• Nustatykite Mokėjimo datą (Payment date) — privaloma.
• Pasirinkite Mokėjimo būdą: Grynieji pinigai, Banko kortelė, Banko pervedimas, Swift arba Čekis.
• Jei reikia, pridėkite Informaciją apie mokėjimą (kvitancijos numeris / operacijos ID) ir Vidinę pastabą apie mokėjimą.
• Spustelėkite Siųsti.

Mokėjimas fiksuojamas su statusu Sėkmingai. Mokėjimų sąraše rodomi klientas, statusas, mokėjimo būdas, suma, mokėjimo data ir kas sukūrė įrašą.

Statusai, sąrašas ir statistika

• Statusai: Juodraštis (rengiamas) · Galutinis (išrašytas) · Atšauktas (Canceled) (anuliuotas). Dokumentai, kurių mokėjimo terminas pasibaigė, papildomai pažymimi kaip pradelsti — raudonai.
• Sąrašo stulpeliai: Numeris, Klientas, Statusas, Datos (sukūrimo ir mokėjimo termino), Iš viso, Kas sukūrė, Ryšiai, Veiksmai.
• STATISTIKA (išskleidžiama). Rodo dokumentų skaičių ir pinigų sumą su suskirstymu pagal statusus (Juodraštis / Galutinis / Atšauktas) ir bendrus rezultatus.
• Filtrai Susiaurina sąrašą.

Leidimai

Galimos problemos ir sprendimai

Dažnai užduodami klausimai

Klausimas: Suformavau ne tą dokumentą — ar galima jį redaguoti? Atsakymas: Ne — suformavimas yra neatšaukiamas. Galite Atšaukti dokumentą (statusas → atšauktas) ir sukurti naują.

Klausimas: Kaip patvirtintą įvertinimą pakeisti į sąskaitą apmokėjimui? Atsakymas: Atidarykite suformuotą įvertinimą ir spustelėkite Sukurti sąskaitą — bus sukurtas susietas sąskaitos faktūros juodraštis su tomis pačiomis pozicijomis.

Klausimas: Mokestis — tai suma ar procentas? Atsakymas: Tai procentas. Mokestis 10 prideda prie sumos 10 %.

Klausimas: Kaip išsiųsti dokumentą klientui elektroniniu paštu? Atsakymas: Suformuokite jį, tada spustelėkite Siųsti — PDF prisegamas ir išsiunčiamas kliento elektroninio pašto adresu.

Klausimas: Kur pamatyti, kiek dar liko sumokėti? Atsakymas: Dokumento kortelėje Ryšiai → Mokėjimo suvestinė (Bendra suma / Apmokėta / Mokėti).

Klausimas: Kokia eilės tvarka naudotis dokumentų tipais? Atsakymas: Pagal darbo su klientu eigą: įvertinimas (pasiūlymas prieš darbų pradžią) → darbo užsakymas (darbams atlikti) → sąskaita faktūra (sąskaita apmokėjimui) → kvitancija (mokėjimo čekis) → darbų atlikimo aktas (patvirtinimas). Mokėjimas registruojamas atskirai kortelėje Mokėjimai. Pradėti galima nuo bet kurio dokumento — eiliškumas nėra būtinas.

Klausimas: Kodėl kortelėje „Kvitancija“ nėra mygtuko „Sukurti“? Atsakymas: Kvitancija nekuriama rankiniu būdu. Ji atsiranda automatiškai, kai registruojate mokėjimą, todėl šioje kortelėje yra mygtukas „Sukurti mokėjimą“.

Klausimas: Ar galima ištrinti suformuotą dokumentą? Atsakymas: Ne. Ištrinti galima tik juodraštį. Suformuotą dokumentą leidžiama tik atšaukti — jis liks sąraše su statusu „atšauktas“.

Klausimas: Kas atsitinka su atšaukto dokumento numeriu? Atsakymas: Numeris lieka atšauktam dokumentui ir pakartotinai neišduodamas. Kitas dokumentas gaus kitą pagal skaitiklį numerį. Prefiksai ir skaitikliai nustatomi Moduliai → Nustatymai → Finansiniai dokumentai — žr. straipsnį „Moduliai ir modulių nustatymai“.

Klausimas: Iš kur dokumente atsiranda rekvizitai ir logotipas? Atsakymas: Iš modulio nustatymų (Moduliai → Nustatymai → Finansiniai dokumentai, žr. straipsnį „Moduliai ir modulių nustatymai“). Logotipas ten įrašomas iš įmonės nustatymų. Pačiame dokumente juos galima pakeisti prieš suformavimą.

Klausimas: Ar galima pakartotinai išsiųsti dokumentą klientui? Atsakymas: Taip. Siuntimo mygtukas suformuotam dokumentui prieinamas visada — laišką su PDF galima išsiųsti tiek kartų, kiek reikia.

Klausimas: Ką reiškia raudona žyma „pradelstas“? Atsakymas: Kad dokumente nurodytas mokėjimo terminas jau pasibaigė, o dokumentas neapmokėtas. Žyma atsiranda automatiškai.

Klausimas: Kokia valiuta išrašomi dokumentai? Atsakymas: Valiuta pasirenkama registruojant mokėjimą. Sumos pačiuose dokumentuose skaičiuojamos įmonei nustatyta valiuta.

Klausimas: Kokius mokėjimo būdus galima nurodyti? Atsakymas: Grynieji pinigai, banko kortelė, banko pervedimas, Swift ir čekis. Būdas pasirenkamas kuriant mokėjimą kartu su suma ir data.

Klausimas: Kurie darbuotojai mato finansinius dokumentus? Atsakymas: Įmonės savininkas ir administratorius. Paprastiems darbuotojams modulis neprieinamas.

Klausimas: Ar modulis mokamas? Atsakymas: Taip, „Finansiniai dokumentai“ — mokamas modulis. Jis įjungiamas Įmonės nustatymai → Moduliai, ir įjungus atsiranda kairiajame meniu.

Klausimas: Mokestis skaičiuojamas suma ar procentais? Atsakymas: Procentais. Reikšmė 10 pridės prie sumos 10 %.