财务文件

Shifton 任务允许您借助 财务文件 模块，基于您的外出任务创建财务文件 — 报价单、工作订单、发票、收据和工作完成证明 — 把它们发送给客户、把一种文件转换成另一种，并跟踪付款情况。

重要: 财务文件是一个 付费模块。请在 公司设置 → 模块 部分中启用它。启用之后，它会出现在左侧边栏中（在任务 / Field Service 模式下），名为 “财务文件”。

这是什么

每一种 文档类型 都有自己的标签页。在标签页内部，您可以创建文档、编辑文档的项目、对它们 定稿（草稿 → 最终），然后 发送 给客户、下载 为 PDF，或者 转换 成另一种类型的文档。收到的付款记录在 付款 标签页上。

文档类型（标签页）

每一种类型都有自己的标签页和自己的文档列表。

估算

工作订单

发票

收据

在这个标签页上，代替“创建”按钮的是 “创建付款” — 收据会在登记付款时自动出现。

工作完成证明

各类文档之间如何关联

各种文档类型有固定的顺序 — 它重现了与客户合作的流程。每一份后续文档都用转换按钮从前一份文档创建，因此数据不必重新录入。

• 估算 — 商业报价。在工作开始之前先发送给客户：具体要做什么以及花费多少。
• 工作订单 — 执行工作的文件。在客户同意报价之后创建。
• 发票 — 为已完成的工作开出的付款账单。
• 收据 — 确认已收到付款的凭据。
• 工作完成证明 — 确认工作已完成并被验收。
• 付款 — 付款本身的记录：您填写付款方式和金额。

不一定要走完整条链条 — 可以从任何一份文档开始。但如果按顺序操作，每一份后续文档都会从前一份文档中带过来客户、项目、折扣和税。

估算、工作订单、发票 和 工作完成证明 这几个标签页的运作方式相同 — 它们的列表、统计和生命周期是共通的，下面会加以说明。

收据是例外： 它无法手动创建。收据会在您登记付款时自动生成，因此在这个标签页上代替“创建”按钮的是 “创建付款”。

文档的生命周期

创建（草稿）→ 编辑项目 → 保存草稿 → 生成（定稿 → “最终”，不可逆）
                                        → 发送 / 下载 PDF / 转换 / 取消

1. 创建文档

• 打开所需类型的标签页（例如 估算），然后点击 创建。系统会打开 添加 侧边面板。
• 选择 客户 — 这是必填字段。文档会绑定到该客户（地址、电话和电子邮件会自动带出）。
• 如有需要，请选择客户的 任务。这些已完成任务中的工时和服务会带入文档。
• 点击 添加。编辑器中会打开文档的草稿。

2. 编辑文档

点击 编辑 以打开可编辑的表单。

在编辑模式下，文档的每一个字段都可以修改：公司名称和地址、付款期限、银行信息，再往下是带有文档明细行的 Items 板块。每一行都有自己的名称、价格、数量、说明和折扣；行金额会自动计算。

您可以设定：

• 公司名称、标志和地址 显示在文档的页眉中。
• 付款期限 付款的日期和时间。
• 银行信息。一个文本字段，里面填写给客户的付款数据 — 收款人（ATTN）、银行（Bank）、BIC Code、账号（Account number）和路由号（Routing number）。它从模块设置（模块 → 设置 → 财务文件）中带出，但在文档本身中可以像普通文本一样编辑。旁边会显示文档的总金额。
• 工具/服务 (Items)。这就是文档的内容 — 也就是要收费的项目。明细行通过两个按钮添加：
• 从目录中添加。您从自己的目录中选择现成的工具或服务 — 名称、价格和说明会自动填入。
• 手动添加。会出现一个空白行，您在其中填写：工具/服务的自定义名称 — 工具或服务的任意名称（必填字段）、价格 — 价格（必填）、数量 — 数量（必填）、描述 — 说明，以及 折扣 — 这一行的折扣百分比。

行金额（Sum）会自动计算：价格 × 数量。手动添加的行会带上 Custom 标记。可以添加任意数量的行 — 每一行都作为一个独立板块出现，字段相同。

• 销售员 负责销售的人。
• 折扣和税 税按金额的 百分比 设定（例如，$300 上的税 10 → +$30 → 合计 $330）。
• 备注 (Note) 对文档的任意注释。

完成的文档看起来是这样：带有公司标志和地址的页眉、带有客户数据的 预算 板块、带有银行信息和总计的 详细信息 板块、带有每一行价格、数量和金额的 Items 表格、带折扣和税的合计，以及下方的操作按钮。

请使用 预览 查看文档的最终样式，并用 保存草稿 (Save draft) 保存更改（保存草稿 按钮只有在您做了任何修改之后才会变为可用）。

3. 定稿 — “生成”按钮

点击 “生成” 以对文档定稿。会出现确认提示：*“您确定要对这份…定稿吗？该操作不可逆。”*

• 确认之后，状态会变为 最终，文档会被赋予编号（例如 EST-6），并出现成功提示。

文档编号从何而来。 定稿之前文档没有编号 — 草稿中代替它的是 WO-000000 这样的占位形式。编号在定稿的那一刻签发，由两部分组成：前缀 和 计数器。两者都在模块设置中设定：模块 → 设置 → 财务文件。每一种文档类型都有自己的前缀和自己的计数器 — 例如报价单用 EST-、工作订单用 WO-、发票用 INV-、收据用 REC-、完工证明用 POW-。如果报价单计数器是 6，那么下一份定稿的报价单会获得编号 EST-6，而计数器会变成 7。

在同一处还可以把计数器改成另一个数值 — 例如为了延续您之前使用的编号。关于如何打开模块设置的详情，请参阅文章 “模块和模块设置”。

已取消文档的编号会一直归它所有，不会再次签发。

• 已定稿的文档不能再编辑。

4. 定稿之后

已定稿的文档可以进行以下操作：

• 发送（例如 *Send estimate*）。会打开邮件窗口 — Email（客户的）、主题、消息；文档会以 PDF 形式附上。点击 发送 — 客户就会通过电子邮件收到文档。
• 下载（图标）。以 PDF 格式下载文档。
• 创建发票。把该文档转换成新的 发票 草稿，其中已填入相同的客户、项目、折扣和税。
• 创建工作订单 把该文档转换成新的 工作订单 草稿。

转换后的文档彼此关联 — 见 关系 标签页。

5. 取消或删除（行内操作）

在列表的每一行中，操作 菜单提供：

• 🗑 删除。仅对草稿可用：已定稿的文档不能删除，只能取消。
• ⨯ 取消 确认提示 *“该操作无法撤销”* → 状态变为 已取消。
• ⬇ 下载 PDF 保存 PDF。

“关系”标签页

打开文档 → 关系，即可看到：

• 客户 姓名和电子邮件。
• 文档链接 与这份文档关联的其他文档（例如从这份报价单创建出来的发票）。
• 付款摘要 — 总金额、已付 (Paid) 和 待支付。
• 相关任务 绑定到该文档的外出任务。

登记付款

付款 标签页记录收到的钱款。

• 打开 付款 标签页 → 创建付款。
• 选择 客户 — 这是必填字段。
• 填写 付款金额 并选择 货币 — 必填。
• 设定 付款日期 (Payment date) — 必填。
• 选择 付款方式：现金、银行卡、银行转账、Swift 或 支票。
• 如有需要，请添加 付款信息（收据编号 / 交易 ID）和 付款的内部备注。
• 点击 发送。

付款会以 成功 状态记录下来。付款列表中会显示客户、状态、付款方式、金额、付款日期以及是谁创建的记录。

状态、列表和统计数据

• 状态：草稿（准备中）· 最终（已开出）· 已取消 (Canceled)（已作废）。付款期限已过的文档还会额外标记为 逾期 — 以红色显示。
• 列表的列：编号、客户、状态、日期（创建日期和付款期限）、合计、创建人、关系、操作。
• 统计数据（可展开）。显示按状态（草稿 / 最终 / 已取消）划分的 文档数量 和 金额 以及合计。
• 筛选器 用于缩小列表范围。

权限

常见问题

常见问题

问题：我对错误的文档定稿了 — 可以编辑它吗？ 回答： 不可以 — 定稿不可逆。您可以 取消 该文档（状态 → 已取消）并创建一份新的。

问题：如何把已批准的报价单变成付款账单？ 回答： 请打开已定稿的报价单并点击 创建发票 — 系统会创建一份带有相同项目的关联发票草稿。

问题：税是金额还是百分比？ 回答： 是 百分比。税 10 会给金额加上 10%。

问题：如何通过电子邮件把文档发送给客户？ 回答： 请先定稿，然后点击 发送 — PDF 会被附上并发送到客户的电子邮件地址。

问题：在哪里看到还剩多少需要支付？ 回答： 在文档的 关系 标签页 → 付款摘要（总金额 / 已付 / 待支付）。

问题：各种文档类型应按什么顺序使用？ 回答： 按照与客户合作的流程：估算（工作开始前的报价）→ 工作订单（用于执行）→ 发票（付款账单）→ 收据（付款凭据）→ 工作完成证明（确认）。付款单独在 付款 标签页上登记。可以从任何一份文档开始 — 顺序不是强制的。

问题：为什么“收据”标签页上没有“创建”按钮？ 回答： 收据不能手动创建。它会在您登记付款时自动出现，因此这个标签页上放的是 “创建付款” 按钮。

问题：可以删除已定稿的文档吗？ 回答： 不可以。只能删除草稿。已定稿的文档只允许 取消 — 它会以“已取消”状态留在列表中。

问题：已取消文档的编号会怎样？ 回答： 编号会一直归这份已取消的文档所有，不会再次签发。下一份文档会获得计数器上的下一个编号。前缀和计数器在 模块 → 设置 → 财务文件 中设定 — 请参阅文章 “模块和模块设置”。

问题：文档中的银行信息和标志从哪里来？ 回答： 来自模块设置（模块 → 设置 → 财务文件，请参阅文章 “模块和模块设置”）。标志则是从公司设置中带到那里的。在文档本身中，可以在定稿之前修改它们。

问题：可以把文档重复发送给客户吗？ 回答： 可以。已定稿文档的发送按钮始终可用 — 带 PDF 的邮件可以按需要发送任意多次。

问题：红色的“逾期”标记表示什么？ 回答： 表示文档中填写的付款期限已经过去，而文档尚未支付。该标记会自动出现。

问题：文档以什么货币开出？ 回答： 货币在登记付款时选择。文档本身中的金额按公司设定的货币计算。

问题：可以填写哪些付款方式？ 回答： 现金、银行卡、银行转账、Swift 和支票。方式在创建付款时与金额和日期一起选择。

问题：哪些员工能看到财务文件？ 回答： 公司的所有者和管理员。普通员工无法使用该模块。

问题：这个模块是付费的吗？ 回答： 是的，“财务文件”是付费模块。它在 公司设置 → 模块 中启用，启用之后会出现在左侧菜单中。

问题：税是按金额还是按百分比计算？ 回答： 按百分比。数值 10 会给金额加上 10%。