Tài liệu tài chính

Shifton Nhiệm vụ cho phép dùng mô-đun Tài liệu tài chính để tạo các tài liệu tài chính — ước tính, lệnh công việc, hóa đơn, biên nhận và biên bản công việc đã hoàn thành — dựa trên các nhiệm vụ hiện trường của bạn, gửi chúng cho khách hàng, chuyển đổi tài liệu này thành tài liệu khác và theo dõi các khoản thanh toán.

Quan trọng: Tài liệu tài chính là mô-đun có phí. Hãy bật nó trong phần Cài đặt công ty → Mô-đun . Sau khi bật, nó xuất hiện trong bảng bên trái (ở chế độ Nhiệm vụ / Field Service) với tên “Tài liệu tài chính”.

Đây là gì

Mỗi loại tài liệu có tab riêng. Trong tab, bạn tạo tài liệu, chỉnh sửa các dòng của tài liệu, lập chúng (bản nháp → cuối cùng), sau đó gửi cho khách hàng, tải xuống dưới dạng PDF hoặc chuyển đổi thành tài liệu loại khác. Các khoản thanh toán đã nhận được ghi lại ở tab Pay.

Các loại tài liệu (các tab)

Mỗi loại có tab riêng với danh sách tài liệu riêng.

Ước tính

Lệnh công việc

Hóa đơn

Biên nhận

Ở tab này, thay vì nút “Tạo” là “Tạo thanh toán” — biên nhận tự xuất hiện khi ghi nhận thanh toán.

Biên bản công việc đã hoàn thành

Các tài liệu liên kết với nhau như thế nào

Các loại tài liệu đi theo một thứ tự nhất định — thứ tự đó lặp lại tiến trình làm việc với khách hàng. Mỗi tài liệu tiếp theo được tạo từ tài liệu trước bằng nút chuyển đổi, nên không phải nhập lại dữ liệu.

• Ước tính — đề nghị thương mại. Được gửi cho khách hàng đầu tiên, trước khi bắt đầu công việc: chính xác thì sẽ làm gì và giá bao nhiêu.
• Lệnh công việc — tài liệu để thực hiện công việc. Được tạo sau khi khách hàng đã đồng ý với ước tính.
• Hóa đơn — hóa đơn thanh toán cho công việc đã thực hiện.
• Biên nhận — biên lai xác nhận rằng khoản thanh toán đã được nhận.
• Biên bản công việc đã hoàn thành — xác nhận rằng công việc đã được thực hiện và được tiếp nhận.
• Pay — chính bản ghi về khoản chi trả: bạn chỉ ra phương thức thanh toán và số tiền.

Không bắt buộc phải đi hết chuỗi — bạn có thể bắt đầu từ bất kỳ tài liệu nào. Nhưng nếu làm theo thứ tự, mỗi tài liệu tiếp theo sẽ tự lấy khách hàng, các dòng, giảm giá và thuế từ tài liệu trước.

Các tab Ước tính, Lệnh công việc, Hóa đơn và Biên bản công việc đã hoàn thành hoạt động giống nhau — danh sách, thống kê và vòng đời của chúng là chung và được mô tả bên dưới.

Biên nhận là ngoại lệ: không thể tạo nó thủ công. Biên nhận được tạo tự động khi bạn ghi nhận thanh toán, vì vậy ở tab này, thay vì nút “Tạo” là “Tạo thanh toán”.

Vòng đời của tài liệu

Tạo (bản nháp) → chỉnh sửa các dòng → Lưu bản nháp → Lập (lập tài liệu → “cuối cùng”, không thể đảo ngược)
                                                   → Gửi / Tải xuống PDF / Chuyển đổi / Hủy

1. Tạo tài liệu

• Hãy mở tab của loại cần thiết (ví dụ, Ước tính) và nhấn Tạo. Bảng điều khiển bên Thêm sẽ mở ra.
• Chọn Khách hàng — trường bắt buộc. Tài liệu được gắn với khách hàng này (địa chỉ, điện thoại và email được lấy tự động).
• Nếu cần, hãy chọn Nhiệm vụ của khách hàng. Số giờ và dịch vụ từ các nhiệm vụ đã hoàn thành đó sẽ được lấy vào tài liệu.
• Nhấn Thêm. Bản nháp tài liệu sẽ mở ra trong trình chỉnh sửa.

2. Chỉnh sửa tài liệu

Nhấn Chỉnh sửa để mở biểu mẫu có thể chỉnh sửa.

Ở chế độ chỉnh sửa, mọi trường của tài liệu đều có thể sửa: tên và địa chỉ công ty, hạn thanh toán, thông tin thanh toán, và bên dưới là khối Items với các dòng của tài liệu. Mỗi dòng có tên, giá, số lượng, mô tả và giảm giá riêng; tổng của dòng được tính tự động.

Bạn có thể đặt:

• Tên công ty, logo và địa chỉ Được hiển thị trên đầu tài liệu.
• Hạn thanh toán Ngày và giờ thanh toán.
• Thông tin thanh toán. Một trường văn bản, trong đó ghi dữ liệu thanh toán dành cho khách hàng — người nhận (ATTN), ngân hàng (Bank), BIC Code, số tài khoản (Account number) và số định tuyến (Routing number). Được lấy từ cài đặt mô-đun (Mô-đun → Cài đặt → Tài liệu tài chính), nhưng trong chính tài liệu bạn có thể sửa nó như văn bản thường. Bên cạnh có hiển thị tổng số tiền của tài liệu.
• Công cụ/Dịch vụ (Items). Đây chính là nội dung của tài liệu — thứ mà hóa đơn được xuất cho. Các dòng được thêm bằng hai nút:
• Thêm từ danh mục. Bạn chọn các công cụ hoặc dịch vụ có sẵn từ danh mục của mình — tên, giá và mô tả sẽ được điền tự động.
• Thêm thủ công. Một dòng trống xuất hiện, trong đó bạn điền: Tên tùy chỉnh của công cụ/dịch vụ — tên tự đặt của công cụ hoặc dịch vụ (trường bắt buộc), Giá — giá (bắt buộc), Số lượng — số lượng (bắt buộc), Mô tả — mô tả và Giảm giá — giảm giá cho dòng này theo phần trăm.

Tổng của dòng (Sum) được tính tự động: giá × số lượng. Các dòng được thêm thủ công sẽ được gắn nhãn Custom. Bạn có thể thêm bao nhiêu dòng cũng được — mỗi dòng xuất hiện thành một khối riêng với các trường như nhau.

• Người bán Người chịu trách nhiệm về việc bán.
• Giảm giá và Thuế Thuế được đặt theo phần trăm của tổng số tiền (ví dụ, Thuế 10 trên $300 → +$30 → Tổng cộng $330).
• Ghi chú (Note) Nhận xét tự do cho tài liệu.

Tài liệu hoàn thiện trông như sau: phần đầu với logo và địa chỉ công ty, khối Dự toán cho với dữ liệu khách hàng, khối Chi tiết với thông tin thanh toán và tổng cộng, bảng Items với giá, số lượng và tổng của từng dòng, các tổng kèm giảm giá và thuế, và các nút hành động ở dưới.

Hãy dùng Xem trước để thấy hình thức hoàn thiện của tài liệu, và Lưu bản nháp (Save draft) để lưu các thay đổi (nút Lưu bản nháp chỉ trở nên hoạt động sau khi bạn thay đổi điều gì đó).

3. Lập tài liệu — nút “Tạo”

Nhấn “Tạo” để lập tài liệu. Một xác nhận sẽ xuất hiện: *“Bạn có chắc chắn muốn lập … này không? Hành động này không thể đảo ngược.”*

• Khi xác nhận, trạng thái đổi thành cuối cùng, tài liệu được gán số (ví dụ, EST-6), và một thông báo thành công xuất hiện.

Số của tài liệu lấy từ đâu. Trước khi lập, tài liệu không có số — trong bản nháp thay vào đó là mẫu dạng WO-000000. Số được cấp vào lúc lập và gồm hai phần: tiền tố và bộ đếm. Cả hai đều được đặt trong cài đặt mô-đun: Mô-đun → Cài đặt → Tài liệu tài chính. Mỗi loại tài liệu có tiền tố riêng và bộ đếm riêng — ví dụ, EST- cho ước tính, WO- cho lệnh công việc, INV- cho hóa đơn, REC- cho biên nhận, POW- cho biên bản. Nếu bộ đếm ước tính bằng 6, ước tính được lập tiếp theo sẽ nhận số EST-6, còn bộ đếm sẽ thành 7.

Cũng ở đó, bạn có thể chuyển bộ đếm sang giá trị khác — ví dụ, để tiếp tục cách đánh số mà bạn đã dùng trước đây. Chi tiết về cách mở cài đặt mô-đun — xem trong bài “Mô-đun và cài đặt mô-đun”.

Số của tài liệu đã hủy vẫn thuộc về nó và không được cấp lại.

• Tài liệu đã lập thì không thể chỉnh sửa nữa.

4. Sau khi lập

Với các tài liệu đã lập, có sẵn những hành động sau:

• Gửi (ví dụ, *Send estimate*). Mở cửa sổ thư — Email (của khách hàng), Chủ đề, Tin nhắn; tài liệu được đính kèm dưới dạng PDF. Nhấn Gửi — khách hàng sẽ nhận tài liệu qua thư điện tử.
• Tải xuống (biểu tượng). Tải tài liệu xuống ở định dạng PDF.
• Tạo hóa đơn. Chuyển tài liệu thành bản nháp mới của Hóa đơn, được điền cùng khách hàng, các dòng, giảm giá và thuế đó.
• Tạo lệnh công việc Chuyển tài liệu thành bản nháp mới của Lệnh công việc.

Các tài liệu đã chuyển đổi được liên kết với nhau — xem tab Kết nối.

5. Hủy hoặc xóa (các hành động trong dòng)

Ở mỗi dòng của danh sách, menu Hành động đề xuất:

• 🗑 Xóa. Chỉ khả dụng với bản nháp: tài liệu đã lập thì không thể xóa, chỉ có thể hủy nó.
• ⨯ Hủy Xác nhận *“Hành động này không thể hoàn tác”* → trạng thái đổi thành đã hủy.
• ⬇ Tải xuống PDF Lưu tệp PDF.

Tab “Kết nối”

Hãy mở tài liệu → Kết nối để xem:

• Khách hàng Tên và email.
• Liên kết tài liệu Các tài liệu khác liên quan đến tài liệu này (ví dụ, hóa đơn được tạo từ ước tính này).
• Tóm tắt về thanh toán — Tổng số tiền, Đã trả (Paid) và Cần phải trả.
• Nhiệm vụ liên quan Các nhiệm vụ hiện trường được gắn với tài liệu.

Ghi nhận thanh toán

Tab Pay ghi lại số tiền đã nhận.

• Hãy mở tab Pay → Tạo thanh toán.
• Chọn Khách hàng — trường bắt buộc.
• Ghi Số tiền thanh toán và chọn Tiền tệ — bắt buộc.
• Đặt Ngày thanh toán (Payment date) — bắt buộc.
• Chọn Phương thức thanh toán: Tiền mặt, Thẻ ngân hàng, Chuyển khoản ngân hàng, Swift hoặc Séc.
• Nếu cần, hãy thêm Thông tin về khoản thanh toán (số biên nhận / ID giao dịch) và Ghi chú nội bộ cho khoản thanh toán.
• Nhấn Gửi.

Khoản thanh toán được ghi lại với trạng thái Thành công. Trong danh sách thanh toán hiển thị khách hàng, trạng thái, phương thức thanh toán, số tiền, ngày thanh toán và ai đã tạo bản ghi.

Trạng thái, danh sách và thống kê

• Trạng thái: Bản nháp (đang chuẩn bị) · Cuối cùng (đã xuất) · Đã hủy (Canceled) (bị vô hiệu). Các tài liệu đã quá hạn thanh toán còn được đánh dấu thêm là quá hạn — bằng màu đỏ.
• Các cột của danh sách: Số, Khách hàng, Trạng thái, Ngày (tạo và hạn thanh toán), Tổng cộng, Người tạo, Kết nối, Hành động.
• THỐNG KÊ (mở rộng được). Hiển thị số lượng tài liệu và số tiền với phân chia theo trạng thái (Bản nháp / Cuối cùng / Đã hủy) và các tổng.
• Bộ lọc Thu hẹp danh sách.

Quyền truy cập

Các vấn đề có thể gặp và cách giải quyết

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi: Tôi đã lập sai tài liệu — có thể chỉnh sửa nó không? Trả lời: Không — việc lập là không thể đảo ngược. Bạn có thể Hủy tài liệu (trạng thái → đã hủy) và tạo tài liệu mới.

Câu hỏi: Làm sao biến ước tính đã duyệt thành hóa đơn thanh toán? Trả lời: Hãy mở ước tính đã lập và nhấn Tạo hóa đơn — một bản nháp hóa đơn liên kết với cùng các dòng sẽ được tạo.

Câu hỏi: Thuế là số tiền hay phần trăm? Trả lời: Đó là phần trăm. Thuế 10 cộng thêm 10% vào tổng số tiền.

Câu hỏi: Làm thế nào để gửi tài liệu cho khách hàng qua thư điện tử? Trả lời: Hãy lập nó, sau đó nhấn Gửi — tệp PDF được đính kèm và gửi đến địa chỉ thư điện tử của khách hàng.

Câu hỏi: Xem còn phải trả bao nhiêu ở đâu? Trả lời: Ở tab Kết nối của tài liệu → Tóm tắt về thanh toán (Tổng số tiền / Đã trả / Cần phải trả).

Câu hỏi: Dùng các loại tài liệu theo thứ tự nào? Trả lời: Theo tiến trình làm việc với khách hàng: ước tính (đề nghị trước khi bắt đầu công việc) → lệnh công việc (để thực hiện) → hóa đơn (hóa đơn thanh toán) → biên nhận (biên lai về khoản thanh toán) → biên bản công việc đã hoàn thành (xác nhận). Khoản thanh toán được ghi nhận riêng ở tab Pay. Bạn có thể bắt đầu từ bất kỳ tài liệu nào — thứ tự không bắt buộc.

Câu hỏi: Vì sao ở tab “Biên nhận” không có nút “Tạo”? Trả lời: Biên nhận không được tạo thủ công. Nó xuất hiện tự động khi bạn ghi nhận thanh toán, vì vậy ở tab này có nút “Tạo thanh toán”.

Câu hỏi: Có thể xóa tài liệu đã lập không? Trả lời: Không. Chỉ có thể xóa bản nháp. Với tài liệu đã lập, chỉ được phép hủy — nó sẽ vẫn ở trong danh sách với trạng thái “đã hủy”.

Câu hỏi: Điều gì xảy ra với số của tài liệu đã hủy? Trả lời: Số vẫn thuộc về tài liệu đã hủy và không được cấp lại. Tài liệu tiếp theo sẽ nhận số kế tiếp theo bộ đếm. Tiền tố và bộ đếm được đặt trong Mô-đun → Cài đặt → Tài liệu tài chính — xem bài “Mô-đun và cài đặt mô-đun”.

Câu hỏi: Thông tin thanh toán và logo trong tài liệu lấy từ đâu? Trả lời: Từ cài đặt mô-đun (Mô-đun → Cài đặt → Tài liệu tài chính, xem bài “Mô-đun và cài đặt mô-đun”). Logo được lấy vào đó từ cài đặt công ty. Trong chính tài liệu, bạn có thể thay đổi chúng trước khi lập.

Câu hỏi: Có thể gửi lại tài liệu cho khách hàng không? Trả lời: Có. Nút gửi ở tài liệu đã lập luôn khả dụng — thư kèm tệp PDF có thể gửi bao nhiêu lần cũng được.

Câu hỏi: Dấu đỏ “quá hạn” nghĩa là gì? Trả lời: Nghĩa là hạn thanh toán ghi trong tài liệu đã qua, mà tài liệu chưa được trả. Dấu này xuất hiện tự động.

Câu hỏi: Tài liệu được xuất bằng loại tiền tệ nào? Trả lời: Tiền tệ được chọn khi ghi nhận thanh toán. Các số tiền trong chính tài liệu được tính bằng loại tiền tệ đã đặt cho công ty.

Câu hỏi: Có thể ghi những phương thức thanh toán nào? Trả lời: Tiền mặt, thẻ ngân hàng, chuyển khoản ngân hàng, Swift và séc. Phương thức được chọn khi tạo khoản thanh toán cùng với số tiền và ngày.

Câu hỏi: Nhân viên nào thấy được tài liệu tài chính? Trả lời: Chủ sở hữu và quản trị viên của công ty. Nhân viên thường không truy cập được mô-đun này.

Câu hỏi: Mô-đun có phí không? Trả lời: Có, “Tài liệu tài chính” là mô-đun có phí. Nó được bật trong Cài đặt công ty → Mô-đun, và sau khi bật sẽ xuất hiện trong menu bên trái.

Câu hỏi: Thuế được tính theo số tiền hay theo phần trăm? Trả lời: Theo phần trăm. Giá trị 10 sẽ cộng thêm 10% vào tổng số tiền.