Финансови документи

Shifton Задачи позволява с помощта на модула Финансови документи да създавате финансови документи — оценки, работни поръчки, фактури, разписки и актове за извършена работа — въз основа на вашите изнесени задачи, да ги изпращате на клиентите, да преобразувате един документ в друг и да следите плащанията.

Важно: Финансовите документи са платен модул. Включете го в раздела Настройки на компанията → Модули . След включването той се появява в лявата странична лента (в режим Задачи / Field Service) като „Финансови документи“.

Какво представлява

Всеки тип документ има собствен подраздел. В подраздела създавате документи, редактирате техните позиции, оформяте ги (чернова → окончателен), а след това ги изпращате на клиента, изтегляте в PDF или преобразувате в документ от друг тип. Получените плащания се записват в подраздела Плащания.

Типове документи (подраздели)

Всеки тип има свой подраздел със собствен списък с документи.

Оценка

Работна поръчка

Фактура

Разписка

В този подраздел вместо бутона „Създаване“ стои „Създаване на плащане“ — разписките се появяват сами при регистриране на плащане.

Акт за извършена работа

Как документите са свързани помежду си

Типовете документи следват определен ред — той повтаря хода на работата с клиента. Всеки следващ документ се създава от предишния с бутона за преобразуване, затова данните не се въвеждат отново.

• Оценка — търговско предложение. Изпраща се на клиента първо, преди началото на работата: какво точно ще бъде направено и колко струва.
• Работна поръчка — документ за изпълнение на работата. Създава се, след като клиентът се е съгласил с оценката.
• Фактура — сметка за плащане на извършената работа.
• Разписка — чек, потвърждаващ, че плащането е получено.
• Акт за извършена работа — потвърждение, че работата е изпълнена и приета.
• Плащане — самият запис за плащането: посочвате метода на плащане и сумата.

Не е задължително да преминавате по цялата верига — може да започнете от произволен документ. Но ако работите по реда, всеки следващ документ поема клиента, позициите, отстъпката и данъка от предишния.

Подразделите Оценка, Работна поръчка, Фактура и Акт за извършена работа работят еднакво — списъкът, статистиката и жизненият цикъл при тях са общи и са описани по-долу.

Разписката е изключение: тя не може да бъде създадена ръчно. Разписката се формира автоматично, когато регистрирате плащане, затова в този подраздел вместо бутона „Създаване“ стои „Създаване на плащане“.

Жизнен цикъл на документа

Създаване (чернова) → редактиране на позициите → Запази черновата → Формиране (оформяне → „окончателен“, необратимо)
                                                                  → Изпрати / Изтегляне на PDF / Преобразуване / Отказ

1. Създаване на документ

• Отворете подраздела на нужния тип (например Оценка) и натиснете Създаване. Ще се отвори страничен панел Добавяне.
• Изберете Клиента — полето е задължително. Документът се обвързва с този клиент (адресът, телефонът и имейлът се попълват автоматично).
• При необходимост изберете Задачи на клиента. Часовете и услугите от тези завършени задачи ще се пренесат в документа.
• Натиснете Добавяне. Ще се отвори чернова на документа в редактора.

2. Редактиране на документа

Натиснете Редактиране, за да отворите формата за редактиране.

В режим на редактиране всяко поле на документа е достъпно за промяна: име и адрес на компанията, срок за плащане, реквизити, а по-долу — блокът Items с редовете на документа. Всеки ред има собствени име, цена, количество, описание и отстъпка; сумата по реда се изчислява автоматично.

Можете да зададете:

• Име на компанията, лого и адрес Показват се в горната част на документа.
• Срок за плащане Дата и час на плащането.
• Реквизити. Едно текстово поле, в което са вписани платежните данни за клиента — получател (ATTN), банка (Bank), BIC Code, номер на сметка (Account number) и маршрутен номер (Routing number). Попълва се от настройките на модула (Модули → Настройки → Финансови документи), но в самия документ може да бъде редактирано като обикновен текст. До него се показва крайната сума на документа.
• Инструменти/Услуги (Items). Това е съдържанието на документа — това, за което се издава сметката. Редовете се добавят с два бутона:
• Добавяне от каталог. Избирате готови инструменти или услуги от своя каталог — името, цената и описанието се попълват сами.
• Добавяне ръчно. Появява се празен ред, в който попълвате: Персонализирано име на инструмента/услугата — произволно име на инструмента или услугата (задължително поле), Цена — цената (задължително), Количество — количеството (задължително), Описание — описание и Отстъпка — отстъпка за този ред в проценти.

Сумата на реда (Sum) се изчислява сама: цена × количество. Редовете, добавени ръчно, се отбелязват с етикет Custom. Може да добавите колкото искате редове — всеки се появява като отделен блок със същите полета.

• Продавач Отговорникът за продажбата.
• Отстъпка и Данък Данъкът се задава в проценти от сумата (например Данък 10 върху $300 → +$30 → Общо $330).
• Бележка (Note) Произволен коментар към документа.

Така изглежда готовият документ: горна част с логото и адреса на компанията, блок Сметка за с данните на клиента, блок Подробности с реквизитите и крайната сума, таблица Items със стойността, количеството и сумата по всеки ред, крайни суми с отстъпката и данъка, и бутони за действия в долната част.

Използвайте Преглед, за да видите готовия вид на документа, и Запази черновата (Save draft), за да запазите промените (бутонът Запази черновата става активен само след като промените нещо).

3. Оформяне — бутонът „Формиране“

Натиснете „Формиране“, за да оформите документа. Ще се появи потвърждение: *„Сигурни ли сте, че искате да оформите този …? Това действие е необратимо.“*

• При потвърждение статусът се променя на окончателен, на документа се присвоява номер (например EST-6) и се появява известие за успех.

Откъде идва номерът на документа. До оформянето документът няма номер — в черновата вместо него стои заготовка от вида WO-000000. Номерът се издава в момента на оформянето и се състои от две части: префикс и брояч. И двете се задават в настройките на модула: Модули → Настройки → Финансови документи. Всеки тип документ има собствен префикс и собствен брояч — например EST- за оценките, WO- за работните поръчки, INV- за фактурите, REC- за разписките, POW- за актовете. Ако броячът на оценките е 6, следващата оформена оценка ще получи номер EST-6, а броячът ще стане 7.

На същото място броячът може да бъде превключен на друга стойност — например за да продължите номерацията, която сте водили преди. Повече за това как да отворите настройките на модула — в статията „Модули и настройки на модулите“.

Номерът на отменения документ остава за него и не се издава повторно.

• Документ с финален статус повече не може да се редактира.

4. След оформянето

За оформените документи са достъпни следните действия:

• Изпрати (например *Send estimate*). Отваря прозореца за писмо — Email (на клиента), Относно, Съобщение; документът се прикачва във вид на PDF. Натиснете Изпрати — клиентът ще получи документа на електронната си поща.
• Изтегляне (икона). Изтегля документа във формат PDF.
• Създаване на фактура. Преобразува документа в нова чернова в раздела Фактури, попълнена със същия клиент, позиции, отстъпка и данък.
• Създаване на работна поръчка Преобразува документа в нова чернова на Работна поръчка.

Преобразуваните документи са свързани помежду си — вж. подраздела Връзки.

5. Отмяна или изтриване (действия в реда)

Във всеки ред от списъка менюто Действия предлага:

• 🗑 Изтрий. Достъпно е само за чернови: оформен документ не може да бъде изтрит, той може само да бъде отменен.
• ⨯ Отказ Потвърждение *„Това действие не може да бъде отменено“* → статусът се променя на отменен.
• ⬇ Изтегляне на PDF Запазва PDF.

Подраздел „Връзки“

Отворете документа → Връзки, за да видите:

• Клиент Име и имейл.
• Връзки на документи Други документи, свързани с този (например фактура, създадена от тази оценка).
• Обобщение по плащането — Обща сума, Платено (Paid) и За плащане.
• Свързани задачи Изнесените задачи, обвързани с документа.

Регистриране на плащане

Подразделът Плащания записва получените пари.

• Отворете подраздела Плащания → Създаване на плащане.
• Изберете Клиента — полето е задължително.
• Посочете Сумата на плащането и изберете Валутата — задължително.
• Задайте Датата на плащането (Payment date) — задължително.
• Изберете Метод на плащане: Кеш, Банкова карта, Банков превод, Swift или Чек.
• При необходимост добавете Информация за плащането (номер на разписка / ID на транзакцията) и Вътрешна бележка към плащането.
• Натиснете Изпрати.

Плащането се записва със статус Успешно. В списъка с плащанията се показват клиентът, статусът, методът на плащане, сумата, датата на плащането и кой е създал записа.

Статуси, списък и статистика

• Статуси: Чернова (подготвя се) · Финален (издаден) · Отменен (Canceled) (анулиран). Документите с изтекъл срок за плащане допълнително се отбелязват като просрочени — в червено.
• Колони на списъка: Номер, Клиент, Статус, Дати (на създаване и на срока за плащане), Общо, Създаден от, Връзки, Действия.
• СТАТИСТИКА (разгъва се). Показва броя документи и паричната сума с разбивка по статуси (Чернова / Финален / Отменен) и крайни суми.
• Филтри Стесняват списъка.

Разрешения

Възможни проблеми и решения

Често задавани въпроси

Въпрос: Оформих грешен документ — може ли да бъде редактиран? Отговор: Не — оформянето е необратимо: статусът става окончателен. Можете да натиснете Отказ за документа (статус → отменен) и да създадете нов.

Въпрос: Как да превърна одобрената оценка в сметка за плащане? Отговор: Отворете оформената оценка и натиснете Създаване на фактура — ще бъде създадена свързана чернова на фактура със същите позиции.

Въпрос: Данъкът сума ли е, или процент? Отговор: Това е процент. Данък 10 добавя към сумата 10%.

Въпрос: Как да изпратя документа на клиента по електронна поща? Отговор: Оформете го, след което натиснете Изпрати — PDF файлът се прикачва и се изпраща на адреса на електронната поща на клиента.

Въпрос: Къде да видя колко още остава да се плати? Отговор: В подраздела Връзки на документа → Обобщение по плащането (Обща сума / Платено / За плащане).

Въпрос: В какъв ред да се използват типовете документи? Отговор: По хода на работата с клиента: оценка (предложение преди началото на работата) → работна поръчка (за изпълнение) → фактура (сметка за плащане) → разписка (чек за плащането) → акт за извършена работа (потвърждение). Плащането се регистрира отделно в подраздела Плащания. Може да започнете от произволен документ — редът не е задължителен.

Въпрос: Защо в подраздела „Разписка“ няма бутон „Създаване“? Отговор: Разписката не се създава ръчно. Тя се появява автоматично, когато регистрирате плащане, затова в този подраздел стои бутонът „Създаване на плащане“.

Въпрос: Може ли оформен документ да бъде изтрит? Отговор: Не. Изтрива се само чернова. Документ с финален статус може само да бъде отменен с Отказ — той ще остане в списъка със статус „отменен“.

Въпрос: Какво става с номера на отменения документ? Отговор: Номерът остава за отменения документ и не се издава повторно. Следващият документ ще получи следващия номер по брояча. Префиксите и броячите се задават в Модули → Настройки → Финансови документи — вж. статията „Модули и настройки на модулите“.

Въпрос: Откъде идват реквизитите и логото в документа? Отговор: От настройките на модула (Модули → Настройки → Финансови документи, вж. статията „Модули и настройки на модулите“). Логото се пренася там от настройките на компанията. В самия документ те могат да бъдат променени преди оформянето.

Въпрос: Може ли документът да бъде изпратен на клиента повторно? Отговор: Да. Бутонът за изпращане при оформен документ е достъпен винаги — писмото с PDF може да се изпрати толкова пъти, колкото е необходимо.

Въпрос: Какво означава червената отметка „просрочен“? Отговор: Че срокът за плащане, посочен в документа, вече е минал, а документът не е платен. Отметката се появява автоматично.

Въпрос: В каква валута се издават документите? Отговор: Валутата се избира при регистрирането на плащането. Сумите в самите документи се изчисляват във валутата, зададена за компанията.

Въпрос: Какви методи на плащане може да се посочат? Отговор: Кеш, банкова карта, банков превод, Swift и чек. Методът се избира при създаването на плащането заедно със сумата и датата.

Въпрос: Кои служители виждат финансовите документи? Отговор: Собственикът и администраторът на компанията. За обикновените служители модулът е недостъпен.

Въпрос: Платен ли е модулът? Отговор: Да, „Финансови документи“ е платен модул. Той се включва в Настройки на компанията → Модули и след включването се появява в лявото меню.

Въпрос: Данъкът в сума ли се изчислява, или в проценти? Отговор: В проценти. Стойността 10 ще добави към сумата 10%.