Financiële documenten

Met Shifton Taken kunt u via de module Facturatie financiële documenten opstellen — offertes, werkorders, facturen, ontvangstbewijzen en werkvoltooiingsakten — op basis van uw buitendiensttaken, ze naar uw klanten sturen, het ene document in het andere omzetten en betalingen bijhouden.

Belangrijk: Facturatie is een betaalde module. Schakel die in bij Bedrijfsinstellingen → Modules . Na het inschakelen verschijnt de module in het linkerzijpaneel (in de modus Taken / Field Service) als “Facturatie”.

Wat is het

Elk documenttype heeft een eigen tabblad. Binnen het tabblad maakt u documenten aan, bewerkt u de posten ervan, stelt u ze op (concept → definitief) en daarna verzendt u ze naar de klant, downloadt u ze als PDF of zet u ze om in een document van een ander type. Ontvangen betalingen worden vastgelegd op het tabblad Betalingen.

Documenttypen (tabbladen)

Elk type heeft een eigen tabblad met een eigen lijst documenten.

Schatting

Werkorder

Factuur

Ontvangstbewijs

Op dit tabblad staat in plaats van de knop “Maken” de knop “Betaling aanmaken” — ontvangstbewijzen verschijnen van zelf bij het registreren van een betaling.

Werkvoltooiingsakte

Hoe de documenten met elkaar samenhangen

De documenttypen volgen een vaste orde — die het verloop van het werk met de klant weerspiegelt. Elk volgend document maakt u met de omzetknop uit het vorige, zodat u de gegevens niet opnieuw hoeft in te voeren.

• Schatting — het commerciële voorstel. Dat stuurt u als eerste naar de klant, vóór het begin van de werkzaamheden: wat er precies wordt gedaan en wat het kost.
• Werkorder — het document voor de uitvoering van de werkzaamheden. Dat maakt u aan nadat de klant met de schatting heeft ingestemd.
• Factuur — de rekening voor de betaling van het uitgevoerde werk.
• Ontvangstbewijs — de bon die bevestigt dat de betaling is ontvangen.
• Werkvoltooiingsakte — de bevestiging dat het werk is uitgevoerd en aanvaard.
• Betaling — de registratie van de betaling zelf: u geeft de betaalmethode en het bedrag op.

U hoeft de keten niet helemaal te doorlopen — u kunt met elk document beginnen. Maar als u de orde aanhoudt, neemt elk volgend document de klant, de posten, de korting en de belasting uit het vorige over.

De tabbladen Schatting, Werkorder, Factuur en Werkvoltooiingsakte werken op dezelfde manier — de lijst, de statistieken en de levenscyclus zijn er gemeenschappelijk en worden hieronder beschreven.

Het ontvangstbewijs is de uitzondering: dat kunt u niet handmatig aanmaken. Een ontvangstbewijs wordt automatisch opgemaakt wanneer u een betaling registreert, en daarom staat op dit tabblad in plaats van de knop “Maken” de knop “Betaling aanmaken”.

De levenscyclus van een document

Aanmaken (concept) → posten bewerken → Concept opslaan → Genereren (opstellen → “definitief”, onomkeerbaar)
                                                       → Verzenden / PDF downloaden / Omzetten / Annuleren

1. Een document aanmaken

• Open het tabblad van het gewenste type (bijvoorbeeld Schatting) en klik op Maken. Het zijpaneel Toevoegen wordt geopend.
• Kies een Klant — dat veld is verplicht. Het document wordt aan deze klant gekoppeld (adres, telefoon en e-mail worden automatisch overgenomen).
• Kies desgewenst de Taken van de klant. De uren en diensten uit deze afgeronde taken worden in het document overgenomen.
• Klik op Toevoegen. Het concept van het document wordt in de editor geopend.

2. Een document bewerken

Klik op Bewerken om het bewerkbare formulier te openen.

In de bewerkmodus kunt u elk veld van het document wijzigen: de naam en het adres van het bedrijf, de betaaltermijn, de bankgegevens en daaronder het blok Items met de regels van het document. Elke regel heeft een eigen naam, prijs, aantal, beschrijving en korting; het bedrag per regel wordt automatisch berekend.

U kunt instellen:

• Bedrijfsnaam, logo en adres Die worden in de koptekst van het document weergegeven.
• Betaaltermijn De datum en tijd van de betaling.
• Bankgegevens. Eén tekstveld waarin de betaalgegevens voor de klant staan — de begunstigde (ATTN), de bank (Bank), de BIC Code, het rekeningnummer (Account number) en het routingnummer (Routing number). Dat wordt overgenomen uit de instellingen van de module (Modules → Instellingen → Facturatie), maar in het document zelf kunt u het als gewone tekst bewerken. Ernaast wordt het totaalbedrag van het document weergegeven.
• Hulpmiddelen/Diensten (Items). Dat is de inhoud van het document — waarvoor de rekening wordt opgemaakt. Regels voegt u met twee knoppen toe:
• Toevoegen uit catalogus. U kiest kant-en-klare hulpmiddelen of diensten uit uw catalogus — de naam, de prijs en de beschrijving worden vanzelf ingevuld.
• Handmatig toevoegen. Er verschijnt een lege regel die u zelf invult: Aangepaste naam van hulpmiddel/dienst — een vrije naam van het hulpmiddel of de dienst (verplicht veld), Prijs — de prijs (verplicht), Aantal — het aantal (verplicht), Beschrijving — de beschrijving en Korting — de korting op deze regel in procenten.

Het regelbedrag (Sum) wordt vanzelf berekend: prijs × aantal. Handmatig toegevoegde regels krijgen het label Custom. U kunt zo veel regels toevoegen als u wilt — elke regel verschijnt als een apart blok met dezelfde velden.

• Verkoper De verantwoordelijke voor de verkoop.
• Korting en Belasting De belasting geeft u op in procenten van het bedrag (bijvoorbeeld Belasting 10 op $300 → +$30 → Totaal $330).
• Notitie (Note) Een vrije opmerking bij het document.

Zo ziet een afgerond document eruit: de koptekst met het logo en het adres van het bedrijf, het blok Offerte voor met de gegevens van de klant, het blok Details met de bankgegevens en het totaal, de tabel Items met de prijs, het aantal en het bedrag per regel, de totalen met de korting en de belasting, en onderaan de actieknoppen.

Gebruik Voorbeeld om het uiteindelijke uiterlijk van het document te bekijken, en Concept opslaan (Save draft) om de wijzigingen te bewaren (de knop Concept opslaan wordt pas actief nadat u iets hebt gewijzigd).

3. Opstellen — de knop “Genereren”

Klik op “Genereren” om het document op te stellen. Er verschijnt een bevestiging: *“Weet u zeker dat u deze … wilt opstellen? Deze handeling is onomkeerbaar.”*

• Bij bevestiging verandert de status in definitief, krijgt het document een nummer (bijvoorbeeld EST-6) en verschijnt er een melding dat het is gelukt.

Waar het documentnummer vandaan komt. Vóór het opstellen heeft het document geen nummer — in het concept staat in plaats daarvan een aanzet van de vorm WO-000000. Het nummer wordt op het moment van opstellen uitgegeven en bestaat uit twee delen: een prefix en een teller. Beide stelt u in bij de instellingen van de module: Modules → Instellingen → Facturatie. Elk documenttype heeft een eigen prefix en een eigen teller — bijvoorbeeld EST- voor schattingen, WO- voor werkorders, INV- voor facturen, REC- voor ontvangstbewijzen en POW- voor akten. Als de teller van de schattingen op 6 staat, krijgt de volgende opgestelde schatting het nummer EST-6 en gaat de teller naar 7.

Op dezelfde plek kunt u de teller op een andere waarde zetten — bijvoorbeeld om de nummering voort te zetten die u eerder bijhield. Meer over hoe u de instellingen van de module opent, leest u in het artikel “Modules en module-instellingen”.

Het nummer van een geannuleerd document blijft aan dat document verbonden en wordt niet opnieuw uitgegeven.

• Een opgesteld document kunt u niet meer bewerken.

4. Na het opstellen

Bij opgestelde documenten zijn de volgende acties beschikbaar:

• Verzenden (bijvoorbeeld *Send estimate*). Dat opent het venster voor de e-mail — Email (van de klant), Onderwerp, Bericht; het document wordt als PDF bijgevoegd. Klik op Verzenden — de klant krijgt het document per e-mail.
• Downloaden (pictogram). Dat downloadt het document als PDF.
• Factuur aanmaken. Dat zet het document om in een nieuw concept van een Facturen, gevuld met dezelfde klant, posten, korting en belasting.
• Werkorder aanmaken Dat zet het document om in een nieuw concept van een Werkorder.

Omgezette documenten zijn met elkaar verbonden — zie het tabblad Relaties.

5. Annuleren of verwijderen (acties in de regel)

In elke regel van de lijst biedt het menu Acties:

• 🗑 Verwijderen. Alleen beschikbaar voor concepten: een opgesteld document kunt u niet verwijderen, alleen annuleren.
• ⨯ Annuleren Bevestiging *“Deze handeling kunt u niet ongedaan maken”* → de status verandert in geannuleerd.
• ⬇ PDF downloaden Dat bewaart de PDF.

Het tabblad “Relaties”

Open een document → Relaties om te zien:

• Klant De naam en het e-mailadres.
• Documentkoppelingen Andere documenten die met dit document verbonden zijn (bijvoorbeeld een factuur die uit deze schatting is aangemaakt).
• Betalingsoverzicht — Totaalbedrag, Betaald (Paid) en Te betalen.
• Gerelateerde taken De buitendiensttaken die aan het document zijn gekoppeld.

Een betaling registreren

Het tabblad Betalingen legt het ontvangen geld vast.

• Open het tabblad Betalingen → Betaling aanmaken.
• Kies een Klant — dat veld is verplicht.
• Geef het Betalingsbedrag op en kies de Valuta — verplicht.
• Stel de Betalingsdatum (Payment date) in — verplicht.
• Kies de Betaalmethode: Contant geld, Bankkaart, Overschrijving, Swift of Cheque.
• Voeg desgewenst Betalingsinformatie toe (nummer van het ontvangstbewijs / transactie-ID) en een Interne notitie bij de betaling.
• Klik op Verzenden.

De betaling wordt vastgelegd met de status Geslaagd. In de lijst met betalingen staan de klant, de status, de betaalmethode, het bedrag, de betalingsdatum en wie de registratie heeft aangemaakt.

Statussen, lijst en statistieken

• Statussen: Concept (in voorbereiding) · Definitief (uitgegeven) · Geannuleerd (Canceled) (ongeldig gemaakt). Documenten waarvan de betaaltermijn is verstreken, worden bovendien in het rood als achterstallig gemarkeerd.
• Kolommen van de lijst: Nummer, Klant, Status, Data (van aanmaken en van de betaaltermijn), Totaal, Aangemaakt door, Relaties, Acties.
• STATISTIEKEN (uitvouwbaar). Dat toont het aantal documenten en het geldbedrag, uitgesplitst naar status (Concept / Definitief / Geannuleerd) en met de totalen.
• Filters Die versmallen de lijst.

Machtigingen

Mogelijke problemen en oplossingen

Veelgestelde vragen

Vraag: Ik heb het verkeerde document opgesteld — kan ik het bewerken? Antwoord: Nee — het opstellen is onomkeerbaar. U kunt het document Annuleren (status → geannuleerd) en een nieuw document aanmaken.

Vraag: Hoe maak ik van een goedgekeurde schatting een rekening? Antwoord: Open de opgestelde schatting en klik op Factuur aanmaken — er wordt een gekoppeld conceptfactuur met dezelfde posten aangemaakt.

Vraag: Is de belasting een bedrag of een percentage? Antwoord: Het is een percentage. Belasting 10 voegt 10% aan het bedrag toe.

Vraag: Hoe stuur ik een document per e-mail naar de klant? Antwoord: Stel het op en klik daarna op Verzenden — de PDF wordt bijgevoegd en naar het e-mailadres van de klant gestuurd.

Vraag: Waar zie ik hoeveel er nog moet worden betaald? Antwoord: Op het tabblad Relaties van het document → Betalingsoverzicht (Totaalbedrag / Betaald / Te betalen).

Vraag: In welke orde gebruik ik de documenttypen? Antwoord: Volgens het verloop van het werk met de klant: schatting (het voorstel vóór het begin van de werkzaamheden) → werkorder (voor de uitvoering) → factuur (de rekening voor de betaling) → ontvangstbewijs (de bon van de betaling) → werkvoltooiingsakte (de bevestiging). De betaling registreert u apart op het tabblad Betalingen. U kunt met elk document beginnen — de orde is niet verplicht.

Vraag: Waarom staat er op het tabblad “Ontvangstbewijs” geen knop “Maken”? Antwoord: Een ontvangstbewijs maakt u niet handmatig aan. Het verschijnt automatisch wanneer u een betaling registreert, en daarom staat op dit tabblad de knop “Betaling aanmaken”.

Vraag: Kan ik een opgesteld document verwijderen? Antwoord: Nee. Verwijderen kan alleen bij een concept. Een opgesteld document mag u alleen annuleren — het blijft in de lijst staan met de status “geannuleerd”.

Vraag: Wat gebeurt er met het nummer van een geannuleerd document? Antwoord: Het nummer blijft aan het geannuleerde document verbonden en wordt niet opnieuw uitgegeven. Het volgende document krijgt het volgende nummer van de teller. Prefixen en tellers stelt u in bij Modules → Instellingen → Facturatie — zie het artikel “Modules en module-instellingen”.

Vraag: Waar komen de bankgegevens en het logo in het document vandaan? Antwoord: Uit de instellingen van de module (Modules → Instellingen → Facturatie, zie het artikel “Modules en module-instellingen”). Het logo wordt daar overgenomen uit de bedrijfsinstellingen. In het document zelf kunt u ze vóór het opstellen wijzigen.

Vraag: Kan ik een document opnieuw naar de klant sturen? Antwoord: Ja. De verzendknop is bij een opgesteld document altijd beschikbaar — u kunt de e-mail met de PDF zo vaak sturen als nodig is.

Vraag: Wat betekent de rode markering “achterstallig”? Antwoord: Dat de betaaltermijn die in het document staat, al is verstreken en het document niet is betaald. De markering verschijnt automatisch.

Vraag: In welke valuta worden de documenten uitgegeven? Antwoord: De valuta kiest u bij het registreren van de betaling. De bedragen in de documenten zelf worden berekend in de valuta die voor het bedrijf is ingesteld.

Vraag: Welke betaalmethoden kan ik opgeven? Antwoord: Contant geld, bankkaart, overschrijving, Swift en cheque. De methode kiest u bij het aanmaken van de betaling, samen met het bedrag en de datum.

Vraag: Welke medewerkers zien de financiële documenten? Antwoord: De eigenaar en de beheerder van het bedrijf. Voor gewone medewerkers is de module niet beschikbaar.

Vraag: Is de module betaald? Antwoord: Ja, “Facturatie” is een betaalde module. Die schakelt u in bij Bedrijfsinstellingen → Modules, en na het inschakelen verschijnt de module in het linkermenu.

Vraag: Wordt de belasting in het bedrag of in procenten gerekend? Antwoord: In procenten. De waarde 10 voegt 10% aan het bedrag toe.