Финансиски документи

Shifton Задачи ви овозможува со помош на модулот Финансиски документи да создавате финансиски документи — проценки, работни налози, фактури, сметки и акти за извршени работни активности — врз основа на вашите теренски задачи, да ги испраќате до клиентите, да претворате еден документ во друг и да ги следите плаќањата.

Важно: Финансиските документи се платен модул. Вклучете го во делот Поставки на компанијата → Модули . По вклучувањето тој се појавува во левата странична лента (во режим Задачи / Field Service) како „Фактурирање“.

Што е тоа

Секој тип документ има свое јазиче. Во јазичето создавате документи, ги уредувате нивните позиции, ги формирате (нацрт → финален), а потоа ги испраќате до клиентот, ги преземате во PDF или ги претворате во документ од друг тип. Добиените плаќања се запишуваат во јазичето Плаќања.

Типови документи (јазичиња)

Секој тип има свое јазиче со сопствена листа документи.

Проценка

Работен налог

Фактура

Сметка

Во ова јазиче наместо копчето „Создај“ стои „Создајте плаќање“ — сметките се појавуваат сами при регистрација на плаќање.

Акт за извршени работни активности

Како документите се поврзани меѓу себе

Типовите документи следат определен ред — тој го повторува текот на работата со клиентот. Секој следен документ се создава од претходниот со копчето за претворање, затоа податоците не мора да се внесуваат повторно.

• Проценка — комерцијална понуда. Се испраќа до клиентот прва, пред почетокот на работата: што точно ќе биде направено и колку чини тоа.
• Работен налог — документ за извршување на работата. Се создава откако клиентот ќе се согласи со проценката.
• Фактура — сметка за плаќање на извршената работа.
• Сметка — чек што потврдува дека плаќањето е примено.
• Акт за извршени работни активности — потврда дека работата е извршена и примена.
• Плаќање — самиот запис за плаќањето: го наведувате методот на плаќање и сумата.

Не е задолжително да минете по целата низа — може да почнете од кој и да е документ. Но ако работите по редот, секој следен документ ги презема клиентот, позициите, попустот и данокот од претходниот.

Јазичињата Проценка, Работен налог, Фактура и Акт за извршени работни активности работат исто — листата, статистиката и жизнениот циклус им се општи и се опишани подолу.

Сметката е исклучок: таа не може да се создаде рачно. Сметката се формира автоматски кога регистрирате плаќање, затоа во ова јазиче наместо копчето „Создај“ стои „Создајте плаќање“.

Жизнен циклус на документот

Создавање (нацрт) → уредување на позициите → Зачувај нацрт → Формирај (формирање → „финален“, неповратно)
                                                          → Испрати / Преземи PDF / Претвори / Откажи се

1. Создавање на документ

• Отворете го јазичето на потребниот тип (на пример Проценка) и кликнете Создај. Ќе се отвори странична панела Додади.
• Изберете Клиент — полето е задолжително. Документот се поврзува со тој клиент (адресата, телефонот и е-поштата се пополнуваат автоматски).
• По потреба изберете Задачи на клиентот. Часовите и услугите од тие завршени задачи ќе се пренесат во документот.
• Кликнете Додади. Ќе се отвори нацрт на документот во уредувачот.

2. Уредување на документот

Кликнете Уреди за да ја отворите формата за уредување.

Во режим на уредување секое поле од документот е достапно за промена: име и адреса на компанијата, рок за плаќање, реквизити, а подолу — блокот Items со редовите на документот. Секој ред има свое име, цена, количина, опис и попуст; сумата по редот се пресметува автоматски.

Може да зададете:

• Име на компанијата, лого и адреса Се прикажуваат во горниот дел на документот.
• Рок за плаќање Датум и час на плаќањето.
• Реквизити. Едно текстово поле во кое се внесени платежните податоци за клиентот — примач (ATTN), банка (Bank), BIC Code, број на сметка (Account number) и маршрутен број (Routing number). Се пополнува од поставките на модулот (Модули → Поставки → Финансиски документи), но во самиот документ може да се уреди како обичен текст. До него се прикажува вкупната сума на документот.
• Алатки/Услуги (Items). Тоа е содржината на документот — тоа за што се издава сметката. Редовите се додаваат со две копчиња:
• Додади од каталог. Избирате готови алатки или услуги од својот каталог — името, цената и описот се пополнуваат сами.
• Додај рачно. Се појавува празен ред во кој пополнувате: Прилагодено име на алат/услуга — произволно име на алатката или услугата (задолжително поле), Цена — цената (задолжително), Количина — количината (задолжително), Опис — опис и Попуст — попуст за тој ред во проценти.

Сумата на редот (Sum) се пресметува сама: цена × количина. Редовите додадени рачно се означуваат со ознаката Custom. Може да додадете колку сакате редови — секој се појавува како одделен блок со истите полиња.

• Продавач Одговорниот за продажбата.
• Попуст и Данок Данокот се задава во проценти од сумата (на пример, Данок 10 на $300 → +$30 → Вкупно $330).
• Забелешка (Note) Произволен коментар кон документот.

Така изгледа готовиот документ: горен дел со логото и адресата на компанијата, блок Понуда за со податоците на клиентот, блок Детали со реквизитите и вкупната сума, табела Items со вредноста, количината и сумата по секој ред, вкупни збирови со попустот и данокот, и копчиња за дејства долу.

Користете Преглед за да го видите готовиот изглед на документот, и Зачувај нацрт (Save draft) за да ги зачувате промените (копчето Зачувај нацрт станува активно само откако ќе смените нешто).

3. Формирање — копчето „Формирај“

Кликнете „Формирај“ за да го формирате документот. Ќе се појави потврда: *„Дали сте сигурни дека сакате да го формирате овој …? Ова дејство е неповратно.“*

• При потврдување статусот се менува на Конечен, на документот му се доделува број (на пример EST-6) и се појавува известување за успех.

Од каде доаѓа бројот на документот. До формирањето документот нема број — во нацртот наместо него стои заготовка од видот WO-000000. Бројот се издава во моментот на формирањето и се состои од два дела: префикс и бројач. И двете се задаваат во поставките на модулот: Модули → Поставки → Финансиски документи. Секој тип документ има свој префикс и свој бројач — на пример EST- за проценките, WO- за работните налози, INV- за фактурите, REC- за сметките, POW- за актите. Ако бројачот на проценките е 6, следната формирана проценка ќе добие број EST-6, а бројачот ќе стане 7.

На истото место бројачот може да се префрли на друга вредност — на пример за да ја продолжите нумерацијата што сте ја водели претходно. Повеќе за тоа како да ги отворите поставките на модулот — во статијата „Модули и поставки на модулите“.

Бројот на откажаниот документ останува за него и не се издава повторно.

• Документ со статус финален повеќе не може да се уредува.

4. По формирањето

За формираните документи се достапни следниве дејства:

• Испрати (на пример *Send estimate*). Го отвора прозорецот за писмо — Email (на клиентот), Предмет, Порака; документот се приложува во вид на PDF. Кликнете Испрати — клиентот ќе го добие документот на својата електронска пошта.
• Преземи (икона). Го презема документот во формат PDF.
• Креирај фактура. Го претвора документот во нов нацрт во делот Фактури, пополнет со истиот клиент, позиции, попуст и данок.
• Креирај работен налог Го претвора документот во нов нацрт на Работен налог.

Претворените документи се поврзани меѓу себе — види го јазичето Врски.

5. Откажување или бришење (дејства во редот)

Во секој ред од листата менито Акции предлага:

• 🗑 Избриши. Достапно е само за нацрти: формиран документ не може да се избрише, тој може само да се откаже.
• ⨯ Откажи се Потврда *„Ова дејство не може да се врати“* → статусот се менува на откажан.
• ⬇ Преземи PDF Го зачувува PDF.

Јазичето „Врски“

Отворете го документот → Врски за да видите:

• Клиент Име и е-пошта.
• Врски на документи Други документи поврзани со овој (на пример, фактура создадена од оваа проценка).
• Резиме за плаќањето — Вкупен износ, Платено (Paid) и За плаќање.
• Поврзани задачи Теренските задачи поврзани со документот.

Регистрација на плаќање

Јазичето Плаќања ги запишува примените пари.

• Отворете го јазичето Плаќања → Создајте плаќање.
• Изберете Клиент — полето е задолжително.
• Наведете ја Сумата на плаќањето и изберете ја Валутата — задолжително.
• Задајте го Датумот на плаќањето (Payment date) — задолжително.
• Изберете Метод на плаќање: Готовина, Банкарска картичка, Банкарски трансфер, Swift или Чек.
• По потреба додадете Информација за плаќањето (број на сметка / ID на трансакцијата) и Внатрешна забелешка кон плаќањето.
• Кликнете Испрати.

Плаќањето се запишува со статус Успешно. Во листата на плаќања се прикажуваат клиентот, статусот, методот на плаќање, сумата, датумот на плаќањето и кој го создал записот.

Статуси, листа и статистика

• Статуси: Нацрт (се подготвува) · финален (издаден) · Откажан (Canceled) (анулиран). Документите со изминат рок за плаќање дополнително се означуваат како со истечен рок — со црвено.
• Колони на листата: Број, Клиент, Статус, Датуми (на создавање и на рокот за плаќање), Вкупно, Создаден од, Врски, Акции.
• СТАТИСТИКА (се разгранува). Го покажува бројот документи и паричната сума со поделба по статуси (Нацрт / финален / Откажан) и вкупни збирови.
• Филтри Ја стеснуваат листата.

Дозволи

Можни проблеми и решенија

Често поставувани прашања

Прашање: Формирав погрешен документ — може ли да се уреди? Одговор: Не — формирањето е неповратно: статусот станува Конечен. Може да кликнете Откажи се за документот (статус → откажан) и да создадете нов.

Прашање: Како да ја претворам одобрената проценка во сметка за плаќање? Одговор: Отворете ја формираната проценка и кликнете Креирај фактура — ќе биде создаден поврзан нацрт на фактура со истите позиции.

Прашање: Дали данокот е сума или процент? Одговор: Тоа е процент. Данок 10 додава на сумата 10%.

Прашање: Како да го испратам документот до клиентот по електронска пошта? Одговор: Формирајте го, а потоа кликнете Испрати — PDF-датотеката се приложува и се испраќа на адресата на електронската пошта на клиентот.

Прашање: Каде да видам колку уште останува да се плати? Одговор: Во јазичето на документот Врски → Резиме за плаќањето (Вкупен износ / Платено / За плаќање).

Прашање: Во кој ред да се користат типовите документи? Одговор: По текот на работата со клиентот: проценка (понуда пред почетокот на работата) → работен налог (за извршување) → фактура (сметка за плаќање) → сметка (чек за плаќањето) → акт за извршени работни активности (потврда). Плаќањето се регистрира одделно во јазичето Плаќања. Може да почнете од кој и да е документ — редот не е задолжителен.

Прашање: Зошто во јазичето „Сметка“ го нема копчето „Создај“? Одговор: Сметката не се создава рачно. Таа се појавува автоматски кога регистрирате плаќање, затоа во ова јазиче стои копчето „Создајте плаќање“.

Прашање: Може ли формиран документ да се избрише? Одговор: Не. Се брише само нацрт. Документ со статус финален може само да се откаже со Откажи се — тој ќе остане во листата со статус „откажан“.

Прашање: Што се случува со бројот на откажаниот документ? Одговор: Бројот останува за откажаниот документ и не се издава повторно. Следниот документ ќе го добие следниот број по бројачот. Префиксите и бројачите се задаваат во Модули → Поставки → Финансиски документи — види ја статијата „Модули и поставки на модулите“.

Прашање: Од каде доаѓаат реквизитите и логото во документот? Одговор: Од поставките на модулот (Модули → Поставки → Финансиски документи, види ја статијата „Модули и поставки на модулите“). Логото се пренесува таму од поставките на компанијата. Во самиот документ тие може да се сменат пред формирањето.

Прашање: Може ли документот да се испрати до клиентот повторно? Одговор: Да. Копчето за испраќање кај формиран документ е достапно секогаш — писмото со PDF може да се испрати колку пати е потребно.

Прашање: Што значи црвената ознака „истечен рок“? Одговор: Дека рокот за плаќање наведен во документот веќе изминал, а документот не е платен. Ознаката се појавува автоматски.

Прашање: Во која валута се издаваат документите? Одговор: Валутата се избира при регистрацијата на плаќањето. Сумите во самите документи се пресметуваат во валутата зададена за компанијата.

Прашање: Кои методи на плаќање може да се наведат? Одговор: Готовина, банкарска картичка, банкарски трансфер, Swift и чек. Методот се избира при создавањето на плаќањето заедно со сумата и датумот.

Прашање: Кои вработени ги гледаат финансиските документи? Одговор: Сопственикот и администраторот на компанијата. За обичните вработени модулот е недостапен.

Прашање: Дали модулот е платен? Одговор: Да, „Финансиски документи“ е платен модул. Тој се вклучува во Поставки на компанијата → Модули, а по вклучувањето се појавува во левото мени.

Прашање: Дали данокот се пресметува во сума или во проценти? Одговор: Во проценти. Вредноста 10 ќе додаде на сумата 10%.