الوثائق المالية

تتيح لك ⁦Shifton⁩ المهام، بوساطة وحدة الوثائق المالية، إنشاء مستندات مالية — تقديرات وأوامر عمل وفواتير وإيصالات وشهادات إتمام المهام — استنادًا إلى مهامك الميدانية، وإرسالها إلى العملاء، وتحويل مستند إلى مستند آخر، وتتبّع المدفوعات.

مهم: الوثائق المالية وحدة مدفوعة. فعّلها في قسم إعدادات الشركة ← الوحدات. وبعد التفعيل تظهر في الشريط الجانبي الأيسر (في وضع المهام / ⁦Field Service⁩) باسم «الوثائق المالية».

ما هذا

لكل نوع مستند علامة تبويب خاصة به. وداخل علامة التبويب تُنشئ المستندات، وتحرّر بنودها، وتصدرها (مسودة ← نهائي)، ثم ترسلها إلى العميل، أو تنزّلها بصيغة ⁦PDF⁩، أو تحوّلها إلى مستند من نوع آخر. وتُسجَّل المدفوعات المستلَمة في علامة التبويب المدفوعات.

أنواع المستندات (علامات التبويب)

ولكل نوع علامة تبويب خاصة به تتضمن قائمة مستنداته.

تقدير

أمر عمل

فاتورة

إيصال

يوجد في علامة التبويب هذه، بدلًا من زر «إنشاء»، زر «إنشاء دفعة» — فالإيصالات تظهر من تلقاء نفسها عند تسجيل الدفعة.

شهادة إتمام المهمة

كيف ترتبط المستندات بعضها ببعض

تأتي أنواع المستندات في ترتيب محدد يعيد مسار العمل مع العميل. ويُنشأ كل مستند تالٍ من المستند السابق بزر التحويل، فلا تحتاج إلى إدخال البيانات من جديد.

• تقدير — عرض تجاري. يُرسل إلى العميل أولًا، قبل بدء العمل: ما الذي سيُنجز بالتحديد وكم تبلغ تكلفته.
• أمر عمل — مستند تنفيذ العمل. يُنشأ بعد موافقة العميل على التقدير.
• فاتورة — فاتورة سداد العمل المنجز.
• إيصال — إيصال يؤكد أن الدفعة قد استُلمت.
• شهادة إتمام المهمة — تأكيد أن العمل قد أُنجز وقُبل.
• دفعة — سجل الدفع نفسه: تحدد فيه طريقة الدفع والمبلغ.

وليس من الضروري السير في السلسلة كاملةً — إذ يمكن البدء بأي مستند. لكن إذا عملت بالترتيب، فسيلتقط كل مستند تالٍ العميل والبنود والخصم والضريبة من المستند السابق.

وعلامات التبويب تقدير وأمر عمل وفاتورة وشهادة إتمام المهمة تعمل بالطريقة نفسها — فالقائمة والإحصاءات ودورة الحياة مشتركة بينها وموصوفة أدناه.

الإيصال استثناء: لا يمكن إنشاؤه يدويًا. فالإيصال يُشكَّل تلقائيًا عند تسجيلك دفعةً، ولذلك يوجد في علامة التبويب هذه، بدلًا من زر «إنشاء»، زر «إنشاء دفعة».

دورة حياة المستند

الإنشاء (مسودة) ← تحرير البنود ← حفظ المسودة ← توليد (الإصدار ← «نهائي»، لا رجعة فيه)
                                                    ← إرسال / تنزيل PDF / تحويل / إلغاء

⁦1⁩. إنشاء المستند

• افتح علامة التبويب الخاصة بالنوع المطلوب (مثلًا تقدير) وانقر على إنشاء. ستُفتح اللوحة الجانبية إضافة.
• اختر العميل — الحقل إلزامي. ويُربط المستند بهذا العميل (فيُجلب العنوان والهاتف والبريد الإلكتروني تلقائيًا).
• وعند الحاجة اختر المهام الخاصة بالعميل. وستُجلب إلى المستند الساعات والخدمات من هذه المهام المنجزة.
• انقر على إضافة. ستُفتح مسودة المستند في المحرّر.

⁦2⁩. تحرير المستند

انقر على تحرير لفتح النموذج القابل للتحرير.

في وضع التحرير يكون كل حقل من حقول المستند متاحًا للتعديل: اسم الشركة وعنوانها، وموعد استحقاق الدفع، وبيانات الدفع، وأدناه كتلة ⁦Items⁩ التي تتضمن سطور المستند. ولكل سطر اسمه وسعره وكميته ووصفه وخصمه؛ ويُحسب مبلغ السطر تلقائيًا.

ويمكنك تحديد:

• اسم الشركة والشعار والعنوان يظهر ذلك في ترويسة المستند.
• تاريخ استحقاق الدفع تاريخ الدفع ووقته.
• بيانات الدفع. حقل نصي واحد تُدرج فيه بيانات الدفع الخاصة بالعميل — المستلِم (⁦ATTN⁩)، والبنك (⁦Bank⁩)، و⁦BIC Code⁩، ورقم الحساب (⁦Account number⁩)، ورقم التوجيه (⁦Routing number⁩). ويُجلب من إعدادات الوحدة (الوحدات ← الإعدادات ← الوثائق المالية)، لكن يمكن تحريره في المستند نفسه كنص عادي. ويُعرض بجواره المبلغ النهائي للمستند.
• الأدوات/الخدمات (⁦Items⁩). وهذا هو مضمون المستند — أي ما تُصدر الفاتورة مقابله. وتُضاف السطور بزرَّين:
• أضف من الكتالوج. تختار أدوات أو خدمات جاهزة من كتالوجك — فيُدرج الاسم والسعر والوصف تلقائيًا.
• إضافة يدويًا. يظهر سطر فارغ تملأ فيه: الاسم المخصص للأداة/الخدمة — اسمًا حرًّا للأداة أو الخدمة (حقل إلزامي)، والسعر — السعر (إلزامي)، والكمية — الكمية (إلزامي)، والوصف — الوصف، وخصم — الخصم على هذا السطر بالنسبة المئوية.

ويُحسب مبلغ السطر (⁦Sum⁩) تلقائيًا: السعر × الكمية. وتُوسم السطور المضافة يدويًا بعلامة ⁦Custom⁩. ويمكن إضافة أي عدد من السطور — ويظهر كل منها ككتلة منفصلة لها الحقول نفسها.

• البائع المسؤول عن البيع.
• الخصم والضريبة تُحدَّد الضريبة بالنسبة المئوية من المبلغ (مثلًا الضريبة ⁦10⁩ على ⁦$300⁩ ← ⁦+$30⁩ ← الإجمالي ⁦$330⁩).
• ملاحظة ⁦(Note)⁩ تعليق حر على المستند.

هكذا يبدو المستند الجاهز: ترويسة تتضمن شعار الشركة وعنوانها، وكتلة تقدير لـ تتضمن بيانات العميل، وكتلة التفاصيل تتضمن بيانات الدفع والإجمالي، وجدول ⁦Items⁩ يتضمن التكلفة والكمية والمبلغ لكل سطر، والمجاميع مع الخصم والضريبة، وأزرار الإجراءات في الأسفل.

استخدم عرض مسبق لرؤية الشكل النهائي للمستند، وحفظ المسودة ⁦(Save draft)⁩ لحفظ التغييرات (فزر حفظ المسودة لا ينشط إلا بعد أن تغيّر شيئًا ما).

⁦3⁩. الإصدار — زر «توليد»

انقر على «توليد» لإصدار المستند. وسيظهر تأكيد: *«هل أنت متأكد أنك تريد إصدار هذا الـ…؟ هذا الإجراء لا رجعة فيه.»*

• وعند التأكيد تتغير الحالة إلى نهائي، ويُمنح المستند رقمًا (مثلًا ⁦EST-6⁩)، ويظهر إشعار بالنجاح.

من أين يأتي رقم المستند. قبل الإصدار لا يكون للمستند رقم — إذ يوجد في المسودة بدلًا منه قالب من نوع ⁦WO-000000⁩. ويُمنح الرقم في لحظة الإصدار ويتألف من جزأين: البادئة والعدّاد. ويُحدَّد كلاهما في إعدادات الوحدة: الوحدات ← الإعدادات ← الوثائق المالية. ولكل نوع مستند بادئته وعدّاده — مثلًا ⁦EST-⁩ للتقديرات، و⁦WO-⁩ لأوامر العمل، و⁦INV-⁩ للفواتير، و⁦REC-⁩ للإيصالات، و⁦POW-⁩ للشهادات. وإذا كان عدّاد التقديرات يساوي ⁦6⁩، فسيحصل التقدير المُصدر التالي على الرقم ⁦EST-6⁩، ويصبح العدّاد ⁦7⁩.

ويمكن في المكان نفسه تحويل العدّاد إلى قيمة أخرى — مثلًا لمتابعة الترقيم الذي كنت تعتمده سابقًا. وللمزيد عن كيفية فتح إعدادات الوحدة، انظر مقال «الوحدات وإعدادات الوحدات».

ويبقى رقم المستند الملغى له ولا يُمنح مرة أخرى.

• ولا يمكن تحرير المستند المُصدر بعد ذلك.

⁦4⁩. بعد الإصدار

تتاح للمستندات المُصدرة الإجراءات الآتية:

• إرسال (مثلًا *⁦Send estimate⁩*). يفتح نافذة الرسالة — ⁦Email⁩ (الخاص بالعميل)، والموضوع، ورسالة؛ ويُرفق المستند بصيغة ⁦PDF⁩. انقر على إرسال — فيستلم العميل المستند على بريده الإلكتروني.
• تنزيل (أيقونة). ينزّل المستند بصيغة ⁦PDF⁩.
• إنشاء فاتورة. يحوّل المستند إلى مسودة جديدة في الفواتير، مملوءة بالعميل نفسه والبنود والخصم والضريبة.
• إنشاء أمر عمل يحوّل المستند إلى مسودة أمر عمل جديد.

والمستندات المحوَّلة مرتبطة بعضها ببعض — انظر علامة التبويب العلاقات.

⁦5⁩. الإلغاء أو الحذف (إجراءات في السطر)

في كل سطر من القائمة تقترح قائمة الإجراءات:

• 🗑 حذف. متاح للمسودات فقط: فلا يمكن حذف المستند المُصدر، بل يمكن إلغاؤه فقط.
• ⨯ إلغاء التأكيد *«لا يمكن التراجع عن هذا الإجراء»* ← تتغير الحالة إلى ملغى.
• ⬇ تنزيل PDF يحفظ ملف ⁦PDF⁩.

علامة التبويب «العلاقات»

افتح المستند ← العلاقات لترى:

• العميل الاسم والبريد الإلكتروني.
• روابط المستندات المستندات الأخرى المرتبطة بهذا المستند (مثلًا الفاتورة المُنشأة من هذا التقدير).
• ملخص الدفع — المبلغ الإجمالي، ومدفوع ⁦(Paid)⁩، وللدفع.
• مهام ذات صلة المهام الميدانية المرتبطة بالمستند.

تسجيل الدفعة

تُسجَّل الأموال المستلَمة في علامة التبويب المدفوعات.

• افتح علامة التبويب المدفوعات ← إنشاء دفعة.
• اختر العميل — الحقل إلزامي.
• حدّد مبلغ الدفعة واختر العملة — إلزامي.
• عيّن تاريخ الدفع ⁦(Payment date)⁩ — إلزامي.
• اختر طريقة الدفع: نقدًا، أو بطاقة بنكية، أو حوالة مصرفية، أو ⁦Swift⁩، أو شيك.
• وعند الحاجة أضف معلومات الدفعة (رقم الإيصال / معرّف المعاملة) وملاحظة داخلية على الدفعة.
• انقر على إرسال.

وتُسجَّل الدفعة بالحالة ناجح. وتُعرض في قائمة المدفوعات: العميل، والحالة، وطريقة الدفع، والمبلغ، وتاريخ الدفع، ومن أنشأ السجل.

الحالات والقائمة والإحصاءات

• الحالات: مسودة (قيد الإعداد) · نهائي (صادر) · ملغى ⁦(Canceled)⁩ (مُبطل). وتُوسم المستندات التي انتهى موعد استحقاق دفعها إضافةً إلى ذلك بأنها متأخرة — باللون الأحمر.
• أعمدة القائمة: الرقم، والعميل، والحالة، والتواريخ (تاريخ الإنشاء وموعد الاستحقاق)، والإجمالي، ومن أنشأه، والعلاقات، والإجراءات.
• الإحصاءات (تُوسَّع). تُظهر عدد المستندات والمبلغ المالي موزّعين حسب الحالات (مسودة / نهائي / ملغى) ومع المجاميع.
• الفلاتر تضيّق القائمة.

الأذونات

المشكلات المحتملة وحلولها

الأسئلة الشائعة

سؤال: أصدرت مستندًا خاطئًا — هل يمكن تحريره؟ الإجابة: لا — فالإصدار لا رجعة فيه. ويمكنك إلغاء المستند (الحالة ← ملغى) وإنشاء مستند جديد.

سؤال: كيف أحوّل التقدير المعتمد إلى فاتورة سداد؟ الإجابة: افتح التقدير المُصدر وانقر على إنشاء فاتورة — فتُنشأ مسودة فاتورة مرتبطة بالبنود نفسها.

سؤال: هل الضريبة مبلغ أم نسبة مئوية؟ الإجابة: إنها نسبة مئوية. فالضريبة ⁦10⁩ تضيف ⁦10%⁩ إلى المبلغ.

سؤال: كيف أرسل المستند إلى العميل بالبريد الإلكتروني؟ الإجابة: أصدره، ثم انقر على إرسال — فيُرفق ملف ⁦PDF⁩ ويُرسل إلى عنوان بريد العميل الإلكتروني.

سؤال: أين أرى المبلغ المتبقي للدفع؟ الإجابة: في علامة التبويب العلاقات الخاصة بالمستند ← ملخص الدفع (المبلغ الإجمالي / مدفوع / للدفع).

سؤال: بأي ترتيب أستخدم أنواع المستندات؟ الإجابة: بحسب مسار العمل مع العميل: تقدير (عرض قبل بدء العمل) ← أمر عمل (للتنفيذ) ← فاتورة (فاتورة سداد) ← إيصال (إيصال بالدفع) ← شهادة إتمام المهمة (تأكيد). وتُسجَّل الدفعة على حدة في علامة التبويب المدفوعات. ويمكن البدء بأي مستند — فالترتيب غير إلزامي.

سؤال: لماذا لا يوجد زر «إنشاء» في علامة التبويب «إيصال»؟ الإجابة: الإيصال لا يُنشأ يدويًا. فهو يظهر تلقائيًا عند تسجيلك دفعةً، ولذلك يوجد في علامة التبويب هذه زر «إنشاء دفعة».

سؤال: هل يمكن حذف مستند مُصدر؟ الإجابة: لا. فالحذف متاح للمسودة فقط. أما المستند المُصدر فيمكن إلغاءه فقط — وسيبقى في القائمة بالحالة «ملغى».

سؤال: ماذا يحدث لرقم المستند الملغى؟ الإجابة: يبقى الرقم للمستند الملغى ولا يُمنح مرة أخرى. وسيحصل المستند التالي على الرقم التالي في العدّاد. وتُحدَّد البادئات والعدّادات في الوحدات ← الإعدادات ← الوثائق المالية — انظر مقال «الوحدات وإعدادات الوحدات».

سؤال: من أين تأتي بيانات الدفع والشعار في المستند؟ الإجابة: من إعدادات الوحدة (الوحدات ← الإعدادات ← الوثائق المالية، انظر مقال «الوحدات وإعدادات الوحدات»). ويُجلب الشعار إلى هناك من إعدادات الشركة. ويمكن تغييرهما في المستند نفسه قبل الإصدار.

سؤال: هل يمكن إرسال المستند إلى العميل مرة أخرى؟ الإجابة: نعم. فزر الإرسال متاح دائمًا في المستند المُصدر — ويمكن إرسال الرسالة مع ملف ⁦PDF⁩ بعدد المرات اللازم.

سؤال: ماذا تعني العلامة الحمراء «متأخر»؟ الإجابة: تعني أن موعد استحقاق الدفع المحدد في المستند قد مضى، والمستند غير مدفوع. وتظهر العلامة تلقائيًا.

سؤال: بأي عملة تُصدر المستندات؟ الإجابة: تُختار العملة عند تسجيل الدفعة. أما المبالغ في المستندات نفسها فتُحسب بالعملة المحددة للشركة.

سؤال: ما طرق الدفع التي يمكن تحديدها؟ الإجابة: نقدًا، وبطاقة بنكية، وحوالة مصرفية، و⁦Swift⁩، وشيك. وتُختار الطريقة عند إنشاء الدفعة مع المبلغ والتاريخ.

سؤال: من من الموظفين يرى الوثائق المالية؟ الإجابة: مالك الشركة والمسؤول. أما الموظفون العاديون فالوحدة غير متاحة لهم.

سؤال: هل الوحدة مدفوعة؟ الإجابة: نعم، «الوثائق المالية» وحدة مدفوعة. وتُفعَّل في إعدادات الشركة ← الوحدات، وبعد التفعيل تظهر في القائمة اليسرى.

سؤال: هل تُحسب الضريبة بالمبلغ أم بالنسبة المئوية؟ الإجابة: بالنسبة المئوية. فالقيمة ⁦10⁩ ستضيف ⁦10%⁩ إلى المبلغ.