Finanšu dokumenti

Shifton Uzdevumi ļauj ar moduļa Finanšu dokumenti palīdzību veidot finanšu dokumentus — tāmes, darba pasūtījumus, rēķinus, kvītis un darba pabeigšanas aktus — uz jūsu izbraukuma uzdevumu pamata, sūtīt tos klientiem, pārveidot vienu dokumentu citā un izsekot maksājumiem.

Svarīgi: Finanšu dokumenti ir maksas modulis. Ieslēdziet to sadaļā Uzņēmuma iestatījumi → Moduļi . Pēc ieslēgšanas tas parādās kreisajā sānu panelī (režīmā Uzdevumi / Field Service) kā „Finanšu dokumenti“.

Kas tas ir

Katram dokumenta veidam ir sava cilne. Cilnes iekšpusē jūs veidojat dokumentus, rediģējat to pozīcijas, noformējat tos (melnraksts → galīgais), bet pēc tam sūtāt klientam, lejupielādējat PDF formātā vai pārveidojat cita veida dokumentā. Saņemtie maksājumi tiek fiksēti cilnē Maksājumi.

Dokumentu veidi (cilnes)

Katram veidam ir sava cilne ar savu dokumentu sarakstu.

Tāme

Darba pasūtījums

Rēķins

Kvīts

Šajā cilnē pogas „Izveidot“ vietā ir „Izveidot maksājumu“ — kvītis parādās pašas, reģistrējot maksājumu.

Darba pabeigšanas akts

Kā dokumenti ir savstarpēji saistīti

Dokumentu veidi iet noteiktā secībā — tā atkārto darba gaitu ar klientu. Katrs nākamais dokuments tiek izveidots no iepriekšējā ar pārveidošanas pogu, tāpēc datus nav jāievada no jauna.

• Novērtējums — komercpiedāvājums. Tiek nosūtīts klientam pirmais, pirms darbu sākuma: kas tieši tiks izdarīts un cik tas maksā.
• Darba pasūtījums — dokuments darbu izpildei. Tiek izveidots pēc tam, kad klients ir piekritis tāmei.
• Rēķins — rēķins par izpildītā darba apmaksu.
• Kvīts — čeks, kas apliecina, ka apmaksa ir saņemta.
• Darba pabeigšanas akts — apstiprinājums, ka darbs ir izpildīts un pieņemts.
• Maksājums — pats ieraksts par apmaksu: jūs norādāt apmaksas veidu un summu.

Virzīties pa ķēdi pilnībā nav obligāti — var sākt ar jebkuru dokumentu. Bet, ja strādā pēc kārtas, katrs nākamais dokuments pārņem klientu, pozīcijas, atlaidi un nodokli no iepriekšējā.

Cilnes Novērtējums, Darba pasūtījums, Rēķins un Darba pabeigšanas akts darbojas vienādi — saraksts, statistika un dzīves cikls tām ir kopīgi un aprakstīti zemāk.

Kvīts ir izņēmums: to nevar izveidot manuāli. Kvīts tiek veidota automātiski, kad jūs reģistrējat maksājumu, tāpēc šajā cilnē pogas „Izveidot“ vietā ir „Izveidot maksājumu“.

Dokumenta dzīves cikls

Izveide (melnraksts) → pozīciju rediģēšana → Saglabāt melnrakstu → Ģenerēt (noformēšana → „galīgais“, neatgriezeniski)
                                                                → Sūtīt / Lejupielādēt PDF / Pārveidot / Atcelt

1. Dokumenta izveide

• Atveriet vajadzīgā veida cilni (piemēram, Novērtējums) un nospiediet Izveidot. Atvērsies sānu panelis Pievienot.
• Izvēlieties Klientu — lauks ir obligāts. Dokuments tiek piesaistīts šim klientam (adrese, telefons un e-pasts tiek pārņemti automātiski).
• Ja nepieciešams, izvēlieties klienta Uzdevumi. Stundas un pakalpojumi no šiem pabeigtajiem uzdevumiem tiks pārņemti dokumentā.
• Nospiediet Pievienot. Atvērsies dokumenta melnraksts redaktorā.

2. Dokumenta rediģēšana

Nospiediet Rediģēt, lai atvērtu rediģējamu formu.

Rediģēšanas režīmā katrs dokumenta lauks ir pieejams labošanai: uzņēmuma nosaukums un adrese, apmaksas termiņš, rekvizīti, bet zemāk — bloks Items ar dokumenta rindām. Katrai rindai ir savs nosaukums, cena, daudzums, apraksts un atlaide; summa pa rindu tiek aprēķināta automātiski.

Jūs varat norādīt:

• Uzņēmuma nosaukums, logotips un adrese Tiek attēloti dokumenta galvenē.
• Maksājuma termiņš Apmaksas datums un laiks.
• Rekvizīti. Viens teksta lauks, kurā ierakstīti maksājuma dati klientam — saņēmējs (ATTN), banka (Bank), BIC Code, konta numurs (Account number) un maršruta numurs (Routing number). Tiek ievietots no moduļa iestatījumiem (Moduļi → Iestatījumi → Finanšu dokumenti), bet pašā dokumentā to var rediģēt kā parastu tekstu. Blakus tiek parādīta dokumenta kopējā summa.
• Rīki/Pakalpojumi (Items). Tas arī ir dokumenta saturs — tas, par ko tiek izrakstīts rēķins. Rindas tiek pievienotas ar divām pogām:
• Pievienot no kataloga. Izvēlaties gatavus rīkus vai pakalpojumus no sava kataloga — nosaukums, cena un apraksts tiks ievietoti paši.
• Pievienot manuāli. Parādās tukša rinda, kurā jūs aizpildāt: Rīka/pakalpojuma pielāgotais nosaukums — patvaļīgs rīka vai pakalpojuma nosaukums (obligāts lauks), Cena — cenu (obligāts), Daudzums — daudzumu (obligāts), Apraksts — aprakstu un Atlaide — atlaidi šai rindai procentos.

Rindas summa (Sum) tiek aprēķināta pati: cena × daudzums. Manuāli pievienotās rindas tiek apzīmētas ar atzīmi Custom. Pievienot var neierobežotu rindu skaitu — katra parādās kā atsevišķs bloks ar tiem pašiem laukiem.

• Pārdevējs Atbildīgais par pārdošanu.
• Atlaide un Nodoklis Nodoklis tiek norādīts procentos no summas (piemēram, Nodoklis 10 uz $300 → +$30 → Kopā $330).
• Piezīme (Note) Patvaļīgs komentārs pie dokumenta.

Tā izskatās gatavs dokuments: galvene ar uzņēmuma logotipu un adresi, bloks Tāme priekš ar klienta datiem, bloks Detaļas ar rekvizītiem un kopsummu, tabula Items ar vērtību, daudzumu un summu pa katru rindu, kopsavilkumi ar atlaidi un nodokli, un darbību pogas apakšā.

Izmantojiet Priekšskatījums, lai ieraudzītu dokumenta gatavo izskatu, un Saglabāt melnrakstu (Save draft), lai saglabātu izmaiņas (poga Saglabāt melnrakstu kļūst aktīva tikai pēc tam, kad jūs kaut ko izmaināt).

3. Noformēšana — poga „Ģenerēt“

Nospiediet „Ģenerēt“, lai noformētu dokumentu. Parādīsies apstiprinājums: *„Vai esat pārliecināts, ka vēlaties noformēt šo …? Šī darbība ir neatgriezeniska.“*

• Apstiprinot statuss mainās uz galīgais, dokumentam tiek piešķirts numurs (piemēram, EST-6), un parādās paziņojums par veiksmi.

No kurienes rodas dokumenta numurs. Pirms noformēšanas dokumentam numura nav — melnrakstā tā vietā ir sagatave veidā WO-000000. Numurs tiek izsniegts noformēšanas brīdī un veidojas no divām daļām: prefiksa un skaitītāja. Un viens, un otrs tiek norādīts moduļa iestatījumos: Moduļi → Iestatījumi → Finanšu dokumenti. Katram dokumenta veidam ir savs prefikss un savs skaitītājs — piemēram, EST- tāmēm, WO- darba pasūtījumiem, INV- rēķiniem, REC- kvītīm, POW- aktiem. Ja tāmju skaitītājs ir 6, nākamā noformētā tāme saņems numuru EST-6, bet skaitītājs kļūs 7.

Tur pat skaitītāju var pārvietot uz citu vērtību — piemēram, lai turpinātu numerāciju, kuru jūs vedāt agrāk. Sīkāk par to, kā atvērt moduļa iestatījumus, — rakstā „Moduļi un moduļu iestatījumi“.

Atceltā dokumenta numurs paliek pie tā un atkārtoti netiek izsniegts.

• Noformētu dokumentu vairs nevar rediģēt.

4. Pēc noformēšanas

Noformētajiem dokumentiem ir pieejamas šādas darbības:

• Sūtīt (piemēram, *Send estimate*). Atver vēstules logu — Email (klienta), Priekšmets, Ziņojums; dokuments tiek pievienots PDF veidā. Nospiediet Sūtīt — klients saņems dokumentu uz elektronisko pastu.
• Lejupielādēt (ikona). Lejupielādē dokumentu PDF formātā.
• Izveidot rēķinu. Pārveido dokumentu jaunā Rēķini melnrakstā, kas aizpildīts ar to pašu klientu, pozīcijām, atlaidi un nodokli.
• Izveidot darba pasūtījumu Pārveido dokumentu jaunā Darba pasūtījuma melnrakstā.

Pārveidotie dokumenti ir savstarpēji saistīti — sk. cilni Savienojumi.

5. Atcelšana vai dzēšana (darbības rindā)

Katrā saraksta rindā izvēlne Darbības piedāvā:

• 🗑 Dzēst. Pieejams tikai melnrakstiem: noformētu dokumentu izdzēst nevar, to var tikai atcelt.
• ⨯ Atcelt Apstiprinājums *„Šo darbību nevar atsaukt“* → statuss mainās uz atcelts.
• ⬇ Lejupielādēt PDF Saglabā PDF.

Cilne „Savienojumi“

Atveriet dokumentu → Savienojumi, lai ieraudzītu:

• Klients Vārds un e-pasts.
• Dokumentu saites Citi dokumenti, kas saistīti ar šo (piemēram, rēķins, kas izveidots no šīs tāmes).
• Apmaksas kopsavilkums — Kopējā summa, Apmaksāts (Paid) un Veikt maksājumu.
• Saistītie uzdevumi Izbraukuma uzdevumi, kas piesaistīti dokumentam.

Maksājuma reģistrācija

Cilne Maksājumi fiksē saņemto naudu.

• Atveriet cilni Maksājumi → Izveidot maksājumu.
• Izvēlieties Klientu — lauks ir obligāts.
• Norādiet Maksājuma summu un izvēlieties Valūtu — obligāti.
• Norādiet Maksājuma datumu (Payment date) — obligāti.
• Izvēlieties Maksājuma metode: Skaidrā nauda, Bankas karte, Bankas pārskaitījums, Swift vai Čeks.
• Ja nepieciešams, pievienojiet Informāciju par maksājumu (kvīts numurs / transakcijas ID) un Iekšējo piezīmi pie maksājuma.
• Nospiediet Sūtīt.

Maksājums tiek fiksēts ar statusu Veiksmīgi. Maksājumu sarakstā tiek attēlots klients, statuss, apmaksas veids, summa, maksājuma datums un tas, kas izveidoja ierakstu.

Statusi, saraksts un statistika

• Statusi: Melnraksts (tiek gatavots) · Galīgais (izrakstīts) · Atcelts (Canceled) (anulēts). Dokumenti ar beigušos apmaksas termiņu papildus tiek apzīmēti kā nokavēti — ar sarkanu.
• Saraksta kolonnas: Numurs, Klients, Statuss, Datumi (izveides un apmaksas termiņa), Kopā, Kas izveidoja, Savienojumi, Darbības.
• STATISTIKA (izvēršas). Parāda dokumentu skaitu un naudas summu ar sadalījumu pa statusiem (Melnraksts / Galīgais / Atcelts) un kopsavilkumiem.
• Filtri Sašaurina sarakstu.

Atļaujas

Iespējamās problēmas un risinājumi

Bieži uzdotie jautājumi

Jautājums: Es noformēju nepareizu dokumentu — vai to var izrediģēt? Atbilde: Nē — noformēšana ir neatgriezeniska. Jūs varat Atcelt dokumentu (statuss → atcelts) un izveidot jaunu.

Jautājums: Kā apstiprinātu tāmi pārvērst rēķinā par apmaksu? Atbilde: Atveriet noformēto tāmi un nospiediet Izveidot rēķinu — tiks izveidots saistīts rēķina melnraksts ar tām pašām pozīcijām.

Jautājums: Nodoklis ir summa vai procents? Atbilde: Tas ir procents. Nodoklis 10 pieskaita summai 10%.

Jautājums: Kā nosūtīt dokumentu klientam pa elektronisko pastu? Atbilde: Noformējiet to, pēc tam nospiediet Sūtīt — PDF tiek pievienots un nosūtīts uz klienta elektroniskā pasta adresi.

Jautājums: Kur ieraudzīt, cik vēl ir jāapmaksā? Atbilde: Dokumenta cilnē Savienojumi → Apmaksas kopsavilkums (Kopējā summa / Apmaksāts / Veikt maksājumu).

Jautājums: Kādā secībā lietot dokumentu veidus? Atbilde: Pēc darba gaitas ar klientu: novērtējums (piedāvājums pirms darbu sākuma) → darba pasūtījums (izpildei) → rēķins (rēķins par apmaksu) → kvīts (čeks par apmaksu) → darba pabeigšanas akts (apstiprinājums). Maksājums tiek reģistrēts atsevišķi cilnē Maksājumi. Sākt var ar jebkuru dokumentu — secība nav obligāta.

Jautājums: Kāpēc cilnē „Kvīts“ nav pogas „Izveidot“? Atbilde: Kvīts netiek veidota manuāli. Tā parādās automātiski, kad jūs reģistrējat maksājumu, tāpēc šajā cilnē ir poga „Izveidot maksājumu“.

Jautājums: Vai noformētu dokumentu var izdzēst? Atbilde: Nē. Izdzēst var tikai melnrakstu. Noformētu dokumentu ir atļauts tikai atcelt — tas paliks sarakstā ar statusu „atcelts“.

Jautājums: Kas notiek ar atceltā dokumenta numuru? Atbilde: Numurs paliek pie atceltā dokumenta un atkārtoti netiek izsniegts. Nākamais dokuments saņems nākamo numuru pēc skaitītāja. Prefiksi un skaitītāji tiek norādīti sadaļā Moduļi → Iestatījumi → Finanšu dokumenti — sk. rakstu „Moduļi un moduļu iestatījumi“.

Jautājums: No kurienes dokumentā rodas rekvizīti un logotips? Atbilde: No moduļa iestatījumiem (Moduļi → Iestatījumi → Finanšu dokumenti, sk. rakstu „Moduļi un moduļu iestatījumi“). Logotips tur tiek pārņemts no uzņēmuma iestatījumiem. Pašā dokumentā tos var izmainīt pirms noformēšanas.

Jautājums: Vai dokumentu klientam var nosūtīt atkārtoti? Atbilde: Jā. Nosūtīšanas poga noformētam dokumentam ir pieejama vienmēr — vēstuli ar PDF var nosūtīt tik reižu, cik nepieciešams.

Jautājums: Ko nozīmē sarkanā atzīme „nokavēts“? Atbilde: To, ka dokumentā norādītais apmaksas termiņš jau ir pagājis, bet dokuments nav apmaksāts. Atzīme parādās automātiski.

Jautājums: Kādā valūtā tiek izrakstīti dokumenti? Atbilde: Valūta tiek izvēlēta, reģistrējot maksājumu. Summas pašos dokumentos tiek aprēķinātas valūtā, kas norādīta uzņēmumam.

Jautājums: Kādus apmaksas veidus var norādīt? Atbilde: Skaidru naudu, bankas karti, bankas pārskaitījumu, Swift un čeku. Veids tiek izvēlēts, veidojot maksājumu, kopā ar summu un datumu.

Jautājums: Kurš no darbiniekiem redz finanšu dokumentus? Atbilde: Uzņēmuma īpašnieks un administrators. Parastajiem darbiniekiem modulis nav pieejams.

Jautājums: Vai modulis ir maksas? Atbilde: Jā, „Finanšu dokumenti“ ir maksas modulis. Tas tiek ieslēgts sadaļā Uzņēmuma iestatījumi → Moduļi, un pēc ieslēgšanas parādās kreisajā izvēlnē.

Jautājums: Vai nodoklis tiek rēķināts summā vai procentos? Atbilde: Procentos. Vērtība 10 pieskaitīs summai 10%.