Finansal belgeler

Shifton Görevler, Finansal belgeler modülü sayesinde saha görevlerinize dayanarak finansal belgeler — tahminler, iş emirleri, faturalar, makbuzlar ve iş tamamlama belgeleri — oluşturmanıza, bunları müşterilere göndermenize, bir belgeyi başka bir belgeye dönüştürmenize ve ödemeleri izlemenize olanak tanır.

Önemli: Finansal belgeler — ücretli bir modüldür. Modülü Şirket ayarları → Modüller bölümünden etkinleştirin. Etkinleştirildikten sonra sol yan panelde (Görevler / Field Service modunda) “Finansal belgeler” olarak görünür.

Bu nedir

Her belge türünün kendi sekmesi vardır. Sekme içinde belgeler oluşturur, kalemlerini düzenler, belgeleri kesinleştirir (taslak → son), ardından müşteriye gönderir, PDF olarak indirir veya başka türde bir belgeye dönüştürürsünüz. Alınan ödemeler Ödemeler sekmesinde kaydedilir.

Belge türleri (sekmeler)

Her türün, kendi belge listesini içeren ayrı bir sekmesi vardır.

Tahmin

İş emri

Fatura

Makbuz

Bu sekmede “Oluştur” düğmesi yerine “Ödeme oluştur” düğmesi bulunur — makbuzlar, ödeme kaydedildiğinde kendiliğinden oluşur.

İş tamamlama belgesi

Belgeler birbiriyle nasıl ilişkilidir

Belge türleri belirli bir sırayla gelir — bu sıra, müşteriyle çalışmanın akışını tekrarlar. Sonraki her belge, dönüştürme düğmesiyle öncekinden oluşturulur; bu nedenle verileri yeniden girmeniz gerekmez.

• Tahmin — ticari teklif. İşler başlamadan önce müşteriye ilk olarak gönderilir: tam olarak ne yapılacak ve maliyeti ne kadar.
• İş Emri — işlerin yapılmasına ilişkin belge. Müşteri tahmini kabul ettikten sonra oluşturulur.
• Fatura — yapılan işin ödemesi için kesilen fatura.
• Makbuz — ödemenin alındığını doğrulayan fiş.
• İş Tamamlama Belgesi — işin yapıldığını ve kabul edildiğini doğrulayan belge.
• Ödeme — ödemenin kaydının kendisi: ödeme yöntemini ve tutarı belirtirsiniz.

Zinciri baştan sona takip etmek zorunlu değildir — herhangi bir belgeyle başlayabilirsiniz. Ancak sırayla çalışırsanız, sonraki her belge müşteriyi, kalemleri, indirimi ve vergiyi öncekinden alır.

Tahmin, İş Emri, Fatura ve İş Tamamlama Belgesi sekmeleri aynı şekilde çalışır — liste, istatistik ve yaşam döngüsü bunlarda ortaktır ve aşağıda açıklanmıştır.

Makbuz bir istisnadır: elle oluşturulamaz. Makbuz, bir ödemeyi kaydettiğinizde otomatik olarak oluşturulur; bu nedenle bu sekmede “Oluştur” düğmesi yerine “Ödeme oluştur” düğmesi bulunur.

Belgenin yaşam döngüsü

Oluşturma (taslak) → kalemlerin düzenlenmesi → Taslağı kaydet → Oluştur (kesinleştirme → “son”, geri alınamaz)
                                                              → Gönder / PDF indir / Dönüştür / İptal Et

1. Belge oluşturma

• Gereken türün sekmesini açın (örneğin, Tahmin) ve Oluştur düğmesine basın. Ekle yan paneli açılır.
• Müşteriyi seçin — alan zorunludur. Belge bu müşteriye bağlanır (adres, telefon ve e-posta otomatik olarak alınır).
• Gerekirse müşterinin Görevlerini seçin. Bu tamamlanmış görevlerdeki saatler ve hizmetler belgeye aktarılır.
• Ekle düğmesine basın. Belgenin taslağı düzenleyicide açılır.

2. Belgeyi düzenleme

Düzenlenebilir formu açmak için Düzenle düğmesine basın.

Düzenleme modunda belgenin her alanı düzenlenebilir: şirketin adı ve adresi, ödeme vadesi, banka bilgileri, aşağıda ise belgenin satırlarını içeren Items bloğu. Her satırın kendi adı, fiyatı, miktarı, açıklaması ve indirimi vardır; satır toplamı otomatik hesaplanır.

Şunları belirleyebilirsiniz:

• Şirket adı, logo ve adres Belgenin üst kısmında gösterilir.
• Ödeme tarihi Ödemenin tarihi ve saati.
• Banka bilgileri. Müşteri için ödeme bilgilerinin yazıldığı tek bir metin alanı — alıcı (ATTN), banka (Bank), BIC Code, hesap numarası (Account number) ve yönlendirme numarası (Routing number). Modül ayarlarından (Modüller → Ayarlar → Finansal belgeler) alınır, ancak belgenin içinde normal metin gibi düzenlenebilir. Yanında belgenin toplam tutarı gösterilir.
• Araçlar/Hizmetler (Items). Belgenin içeriği tam olarak budur — faturanın neye kesildiği. Satırlar iki düğmeyle eklenir:
• Katalogdan ekle. Kendi kataloğunuzdan hazır araçları veya hizmetleri seçersiniz — ad, fiyat ve açıklama kendiliğinden gelir.
• Elle ekle. Doldurduğunuz boş bir satır görünür: Aracın/hizmetin özel adı — aracın veya hizmetin serbest adı (zorunlu alan), Fiyat — fiyat (zorunlu), Miktar — miktar (zorunlu), Açıklama — açıklama ve İndirim — bu satıra uygulanacak yüzde cinsinden indirim.

Satır toplamı (Sum) kendiliğinden hesaplanır: fiyat × miktar. Elle eklenen satırlar Custom etiketiyle işaretlenir. İstediğiniz kadar satır ekleyebilirsiniz — her biri aynı alanlara sahip ayrı bir blok olarak görünür.

• Satıcı Satıştan sorumlu kişi.
• İndirim ve Vergi Vergi, tutarın yüzdesi olarak belirlenir (örneğin, 300 $ üzerine Vergi 10 → +30 $ → Toplam 330 $).
• Not (Note) Belgeye ilişkin serbest yorum.

Hazır belge şöyle görünür: logo ve şirket adresini içeren üst kısım, müşteri verilerini içeren Tahmini maliyet için bloğu, banka bilgilerini ve toplamı içeren Ayrıntılar bloğu, her satırın fiyatını, miktarını ve toplamını içeren Items tablosu, indirim ve vergiyle birlikte toplamlar ve altta eylem düğmeleri.

Belgenin son hâlini görmek için Önizleme, değişiklikleri kaydetmek için Taslağı kaydet (Save draft) kullanın (Taslağı kaydet düğmesi yalnızca bir şeyi değiştirdikten sonra etkin hâle gelir).

3. Kesinleştirme — “Oluştur” düğmesi

Belgeyi kesinleştirmek için “Oluştur” düğmesine basın. Bir onay görünür: *“Bu … belgesini kesinleştirmek istediğinizden emin misiniz? Bu işlem geri alınamaz.”*

• Onayladığınızda durum son olarak değişir, belgeye bir numara atanır (örneğin, EST-6) ve başarı bildirimi görünür.

Belgenin numarası nereden gelir. Kesinleştirilmeden önce belgenin numarası yoktur — taslakta onun yerine WO-000000 biçiminde bir şablon bulunur. Numara, kesinleştirme anında verilir ve iki bölümden oluşur: ön ek ve sayaç. Her ikisi de modül ayarlarında belirlenir: Modüller → Ayarlar → Finansal belgeler. Her belge türünün kendi ön eki ve kendi sayacı vardır — örneğin, tahminler için EST-, iş emirleri için WO-, faturalar için INV-, makbuzlar için REC-, tamamlama belgeleri için POW-. Tahmin sayacı 6 ise, kesinleştirilen sonraki tahmin EST-6 numarasını alır ve sayaç 7 olur.

Aynı yerden sayacı başka bir değere alabilirsiniz — örneğin, daha önce sürdürdüğünüz numaralandırmaya devam etmek için. Modül ayarlarının nasıl açıldığına ilişkin ayrıntılar “Modüller ve modül ayarları” makalesindedir.

İptal edilen belgenin numarası ona ait kalır ve yeniden verilmez.

• Kesinleştirilen belge artık düzenlenemez.

4. Kesinleştirmeden sonra

Kesinleştirilen belgelerde şu eylemler kullanılabilir:

• Gönder (örneğin, *Send estimate*). E-posta penceresini açar — Email (müşterinin), Konu, Mesaj; belge PDF olarak eklenir. Gönder düğmesine basın — müşteri belgeyi e-posta ile alır.
• İndir (simge). Belgeyi PDF biçiminde indirir.
• Fatura oluştur. Belgeyi, aynı müşteri, kalemler, indirim ve vergiyle doldurulmuş yeni bir Faturalar taslağına dönüştürür.
• İş emri oluştur Belgeyi yeni bir İş Emri taslağına dönüştürür.

Dönüştürülen belgeler birbiriyle ilişkilidir — Bağlantılar sekmesine bakın.

5. İptal veya silme (satır içi eylemler)

Listenin her satırındaki Eylemler menüsü şunları sunar:

• 🗑 Sil. Yalnızca taslaklar için kullanılabilir: kesinleştirilen belge silinemez, yalnızca iptal edilebilir.
• ⨯ İptal Et *“Bu işlem geri alınamaz”* onayı → durum iptal edildi olarak değişir.
• ⬇ PDF indir PDF’i kaydeder.

“Bağlantılar” sekmesi

Şunları görmek için belgeyi açın → Bağlantılar:

• Müşteri Ad ve e-posta.
• Belge bağlantıları Bununla ilişkili diğer belgeler (örneğin, bu tahminden oluşturulan fatura).
• Ödeme özeti — Toplam tutar, Ödendi (Paid) ve Ödenecek.
• İlgili görevler Belgeye bağlanan saha görevleri.

Ödemenin kaydedilmesi

Ödemeler sekmesi alınan parayı kaydeder.

• Ödemeler sekmesini açın → Ödeme oluştur.
• Müşteriyi seçin — alan zorunludur.
• Ödeme tutarını belirtin ve Para birimini seçin — zorunludur.
• Ödeme tarihini (Payment date) belirleyin — zorunludur.
• Ödeme yöntemini seçin: Nakit, Banka kartı, Banka Havalesi, Swift veya Çek.
• Gerekirse Ödeme bilgilerini (makbuz numarası / işlem ID’si) ve ödemeye ilişkin dâhilî notu ekleyin.
• Gönder düğmesine basın.

Ödeme Başarılı durumuyla kaydedilir. Ödeme listesinde müşteri, durum, ödeme yöntemi, tutar, ödeme tarihi ve kaydı kimin oluşturduğu gösterilir.

Durumlar, liste ve istatistik

• Durumlar: Taslak (hazırlanıyor) · Son (kesildi) · İptal edildi (Canceled) (geçersiz kılındı). Ödeme vadesi geçmiş belgeler ek olarak gecikmiş olarak — kırmızıyla — işaretlenir.
• Liste sütunları: Numara, Müşteri, Durum, Tarihler (oluşturma ve ödeme vadesi), Toplam, Kimin oluşturduğu, Bağlantılar, Eylemler.
• İSTATİSTİKLER (açılır). Durumlara göre (Taslak / Son / İptal edildi) ayrılmış belge sayısını ve para tutarını toplamlarla birlikte gösterir.
• Filtreler Listeyi daraltır.

İzinler

Olası sorunlar ve çözümler

Sıkça sorulan sorular

Soru: Yanlış belgeyi kesinleştirdim — düzenlenebilir mi? Cevap: Hayır — kesinleştirme geri alınamaz. Belgeye İptal Et uygulayabilir (durum → iptal edildi) ve yenisini oluşturabilirsiniz.

Soru: Onaylanmış bir tahmin, ödeme faturasına nasıl dönüştürülür? Cevap: Kesinleştirilen tahmini açın ve Fatura oluştur düğmesine basın — aynı kalemleri içeren ilişkili bir fatura taslağı oluşturulur.

Soru: Vergi bir tutar mı yoksa yüzde mi? Cevap: Bu bir yüzdedir. 10 vergisi tutara %10 ekler.

Soru: Belge müşteriye e-posta ile nasıl gönderilir? Cevap: Belgeyi kesinleştirin, ardından Gönder düğmesine basın — PDF eklenir ve müşterinin e-posta adresine gönderilir.

Soru: Ne kadar ödeme kaldığı nerede görülür? Cevap: Belgenin Bağlantılar sekmesinde → Ödeme özeti (Toplam tutar / Ödendi / Ödenecek).

Soru: Belge türleri hangi sırayla kullanılır? Cevap: Müşteriyle çalışmanın akışına göre: tahmin (işler başlamadan önce teklif) → iş emri (yapılması için) → fatura (ödeme faturası) → makbuz (ödeme fişi) → iş tamamlama belgesi (onay). Ödeme, Ödemeler sekmesinde ayrıca kaydedilir. Herhangi bir belgeyle başlayabilirsiniz — sıra zorunlu değildir.

Soru: “Makbuz” sekmesinde neden “Oluştur” düğmesi yok? Cevap: Makbuz elle oluşturulmaz. Bir ödemeyi kaydettiğinizde otomatik olarak görünür; bu nedenle bu sekmede “Ödeme oluştur” düğmesi bulunur.

Soru: Kesinleştirilen bir belge silinebilir mi? Cevap: Hayır. Yalnızca taslak silinebilir. Kesinleştirilen belgeye yalnızca İptal Et uygulanabilir — belge, “iptal edildi” durumuyla listede kalır.

Soru: İptal edilen belgenin numarasına ne olur? Cevap: Numara iptal edilen belgede kalır ve yeniden verilmez. Sonraki belge, sayaca göre bir sonraki numarayı alır. Ön ekler ve sayaçlar Modüller → Ayarlar → Finansal belgeler bölümünde belirlenir — “Modüller ve modül ayarları” makalesine bakın.

Soru: Belgedeki banka bilgileri ve logo nereden gelir? Cevap: Modül ayarlarından (Modüller → Ayarlar → Finansal belgeler, “Modüller ve modül ayarları” makalesine bakın). Logo oraya şirket ayarlarından alınır. Belgenin kendisinde bunlar kesinleştirmeden önce değiştirilebilir.

Soru: Belge müşteriye tekrar gönderilebilir mi? Cevap: Evet. Kesinleştirilen belgede gönderme düğmesi her zaman kullanılabilir — PDF içeren e-posta gerektiği kadar gönderilebilir.

Soru: Kırmızı “gecikmiş” işareti ne anlama gelir? Cevap: Belgede belirtilen ödeme vadesinin geçtiğini ve belgenin ödenmediğini gösterir. İşaret otomatik olarak görünür.

Soru: Belgeler hangi para biriminde kesilir? Cevap: Para birimi, ödeme kaydedilirken seçilir. Belgelerin içindeki tutarlar, şirket için belirlenen para biriminde hesaplanır.

Soru: Hangi ödeme yöntemleri belirtilebilir? Cevap: Nakit, banka kartı, banka havalesi, Swift ve çek. Yöntem, ödeme oluşturulurken tutar ve tarihle birlikte seçilir.

Soru: Çalışanlardan hangileri finansal belgeleri görür? Cevap: Şirketin sahibi ve yöneticisi. Sıradan çalışanlar modüle erişemez.

Soru: Modül ücretli mi? Cevap: Evet, “Finansal belgeler” ücretli bir modüldür. Şirket ayarları → Modüller bölümünden etkinleştirilir ve etkinleştirildikten sonra sol menüde görünür.

Soru: Vergi tutar olarak mı yüzde olarak mı hesaplanır? Cevap: Yüzde olarak. 10 değeri tutara %10 ekler.