Documents financiers

Shifton Tâches permet, grâce au module Documents financiers, de créer des documents financiers — devis, ordres de travail, factures, reçus et attestations de réalisation — à partir de vos tâches sur le terrain, de les envoyer aux clients, de convertir un document en un autre et de suivre les paiements.

Important : Documents financiers est un module payant. Activez-le dans la section Paramètres de l’entreprise → Modules . Une fois activé, il apparaît dans la barre latérale gauche (en mode Tâches / Field Service) sous le nom «Documents financiers».

De quoi s’agit-il

Chaque type de document possède son propre onglet. Dans l’onglet, vous créez les documents, modifiez leurs lignes, les établissez (brouillon → final), puis les envoyez au client, les téléchargez en PDF ou les convertissez en un document d’un autre type. Les paiements reçus sont enregistrés dans l’onglet Paiements.

Types de documents (onglets)

Chaque type dispose de son propre onglet avec sa propre liste de documents.

Estimation

Ordre de travail

Facture

Reçu

Dans cet onglet, à la place du bouton «Créer» se trouve «Créer un paiement» — les reçus apparaissent d’eux-mêmes lors de l’enregistrement d’un paiement.

Attestation de réalisation de mission

Comment les documents sont liés entre eux

Les types de documents se suivent dans un ordre précis — celui du déroulement du travail avec le client. Chaque document suivant est créé à partir du précédent à l’aide du bouton de conversion, il n’est donc pas nécessaire de ressaisir les données.

• Estimation — proposition commerciale. Elle est envoyée au client en premier, avant le début des travaux : ce qui sera fait exactement et combien cela coûte.
• Ordre de travail — document d’exécution des travaux. Il est créé une fois que le client a accepté le devis.
• Facture — facture de paiement pour les travaux réalisés.
• Reçu — justificatif confirmant que le paiement a été reçu.
• Attestation de réalisation de mission — confirmation que le travail a été réalisé et accepté.
• Paiement — l’enregistrement même du paiement : vous indiquez le mode de paiement et le montant.

Il n’est pas obligatoire de parcourir toute la chaîne — vous pouvez commencer par n’importe quel document. Mais si vous travaillez dans l’ordre, chaque document suivant reprend le client, les lignes, la remise et la taxe du précédent.

Les onglets Estimation, Ordre de travail, Facture et Attestation de réalisation de mission fonctionnent de la même manière — leur liste, leurs statistiques et leur cycle de vie sont communs et décrits ci-dessous.

Le reçu est l’exception : il ne peut pas être créé manuellement. Le reçu est généré automatiquement lorsque vous enregistrez un paiement, c’est pourquoi cet onglet propose, à la place du bouton «Créer», le bouton «Créer un paiement».

Cycle de vie d’un document

Création (brouillon) → modification des lignes → Enregistrer le brouillon → Générer (établissement → «final», irréversible)
                                                                          → Envoyer / Télécharger le PDF / Convertir / Annuler

1. Création d’un document

• Ouvrez l’onglet du type voulu (par exemple, Estimation) et cliquez sur Créer. Le panneau latéral Ajouter s’ouvre.
• Choisissez le Client — le champ est obligatoire. Le document est rattaché à ce client (adresse, téléphone et e-mail sont repris automatiquement).
• Si nécessaire, sélectionnez les Tâches du client. Les heures et les services de ces tâches terminées seront repris dans le document.
• Cliquez sur Ajouter. Le brouillon du document s’ouvre dans l’éditeur.

2. Modification du document

Cliquez sur Modifier pour ouvrir le formulaire modifiable.

En mode édition, chaque champ du document peut être corrigé : le nom et l’adresse de l’entreprise, la date d’échéance, les coordonnées bancaires, et plus bas le bloc Items avec les lignes du document. Chaque ligne possède son propre nom, prix, quantité, description et remise ; le montant de la ligne est calculé automatiquement.

Vous pouvez définir :

• Nom, logo et adresse de l’entreprise Ils sont affichés dans l’en-tête du document.
• Date d'échéance du paiement Date et heure du paiement.
• Coordonnées bancaires. Un seul champ de texte dans lequel sont saisies les données de paiement destinées au client — bénéficiaire (ATTN), banque (Bank), BIC Code, numéro de compte (Account number) et numéro d’acheminement (Routing number). Il est repris depuis les paramètres du module (Modules → Paramètres → Documents financiers), mais il peut être modifié dans le document lui-même comme un texte ordinaire. Le montant total du document est affiché à côté.
• Outils/Services (Items). C’est le contenu même du document — ce qui est facturé. Les lignes s’ajoutent avec deux boutons :
• Ajouter depuis le catalogue. Vous choisissez des outils ou des services prêts à l’emploi dans votre catalogue — le nom, le prix et la description sont repris automatiquement.
• Ajouter manuellement. Une ligne vide apparaît, que vous remplissez : Nom personnalisé de l'outil/service — un nom libre pour l’outil ou le service (champ obligatoire), Prix — le prix (obligatoire), Quantité — la quantité (obligatoire), Description — la description et Remise — la remise sur cette ligne, en pourcentage.

Le montant de la ligne (Sum) est calculé automatiquement : prix × quantité. Les lignes ajoutées manuellement portent la mention Custom. Vous pouvez ajouter autant de lignes que nécessaire — chacune apparaît dans un bloc distinct avec les mêmes champs.

• Vendeur Responsable de la vente.
• Remise et Taxe La taxe est indiquée en pourcentage du montant (par exemple, une taxe de 10 sur 300 $ → +30 $ → Total 330 $).
• Note (Note) Commentaire libre sur le document.

Voici à quoi ressemble le document terminé : en-tête avec le logo et l’adresse de l’entreprise, bloc Devis pour avec les données du client, bloc Détails avec les coordonnées bancaires et le total, tableau Items avec le prix, la quantité et le montant de chaque ligne, totaux avec la remise et la taxe, et boutons d’action en bas.

Utilisez Aperçu pour voir le rendu final du document, et Enregistrer le brouillon (Save draft) pour enregistrer les modifications (le bouton Enregistrer le brouillon ne devient actif qu’après avoir modifié quelque chose).

3. Établissement — bouton «Générer»

Cliquez sur «Générer» pour établir le document. Une confirmation apparaît : *«Êtes-vous sûr de vouloir établir ce … ? Cette action est irréversible.»*

• Après confirmation, le statut passe à final, un numéro est attribué au document (par exemple, EST-6) et une notification de succès apparaît.

D’où vient le numéro du document. Avant l’établissement, le document n’a pas de numéro — le brouillon affiche à la place un modèle du type WO-000000. Le numéro est attribué au moment de l’établissement et se compose de deux parties : le préfixe et le compteur. L’un et l’autre se définissent dans les paramètres du module : Modules → Paramètres → Documents financiers. Chaque type de document a son propre préfixe et son propre compteur — par exemple, EST- pour les devis, WO- pour les ordres de travail, INV- pour les factures, REC- pour les reçus, POW- pour les attestations. Si le compteur des devis est à 6, le prochain devis établi recevra le numéro EST-6, et le compteur passera à 7.

Au même endroit, le compteur peut être placé sur une autre valeur — par exemple, pour poursuivre la numérotation que vous utilisiez auparavant. Pour savoir comment ouvrir les paramètres du module, voir l’article «Modules et paramètres des modules».

Le numéro d’un document annulé lui reste attribué et n’est pas réutilisé.

• Un document établi ne peut plus être modifié.

4. Après l’établissement

Les actions suivantes sont disponibles pour les documents établis :

• Envoyer (par exemple, *Send estimate*). Ouvre la fenêtre du message — Email (du client), Objet, Message ; le document est joint au format PDF. Cliquez sur Envoyer — le client recevra le document par courrier électronique.
• Télécharger (icône). Télécharge le document au format PDF.
• Créer une facture. Convertit le document en un nouveau brouillon de Factures, rempli avec le même client, les mêmes lignes, la même remise et la même taxe.
• Créer un ordre de travail Convertit le document en un nouveau brouillon d’Ordre de travail.

Les documents convertis sont liés entre eux — voir l’onglet Relations.

5. Annulation ou suppression (actions dans la ligne)

Dans chaque ligne de la liste, le menu Actions propose :

• 🗑 Supprimer. Disponible uniquement pour les brouillons : un document établi ne peut pas être supprimé, il peut seulement être annulé.
• ⨯ Annuler Confirmation *«Cette action est irréversible»* → le statut passe à annulé.
• ⬇ Télécharger le PDF Enregistre le PDF.

Onglet «Relations»

Ouvrez le document → Relations pour voir :

• Client Nom et e-mail.
• Liens de documents Autres documents liés à celui-ci (par exemple, la facture créée à partir de ce devis).
• Récapitulatif du paiement — Montant total, Payé (Paid) et À payer.
• Tâches associées Tâches sur le terrain rattachées au document.

Enregistrement d’un paiement

L’onglet Paiements enregistre l’argent reçu.

• Ouvrez l’onglet Paiements → Créer un paiement.
• Choisissez le Client — le champ est obligatoire.
• Indiquez le Montant du paiement et choisissez la Devise — obligatoire.
• Renseignez la Date du paiement (Payment date) — obligatoire.
• Choisissez le Mode de paiement : Espèces, Carte bancaire, Virement bancaire, Swift ou Chèque.
• Si nécessaire, ajoutez les Informations sur le paiement (numéro de reçu / ID de transaction) et une Note interne sur le paiement.
• Cliquez sur Envoyer.

Le paiement est enregistré avec le statut Réussi. La liste des paiements affiche le client, le statut, le mode de paiement, le montant, la date du paiement et l’auteur de l’enregistrement.

Statuts, liste et statistiques

• Statuts : Brouillon (en préparation) · Final (émis) · Annulé (Canceled) (annulé). Les documents dont la date d’échéance est dépassée sont en outre signalés comme en retard — en rouge.
• Colonnes de la liste : Numéro, Client, Statut, Dates (de création et d’échéance), Total, Créé par, Relations, Actions.
• STATISTIQUES (dépliable). Affiche le nombre de documents et le montant en argent avec une répartition par statut (Brouillon / Final / Annulé) et les totaux.
• Filtres Restreignent la liste.

Autorisations

Problèmes possibles et solutions

Questions fréquentes

Question : J’ai établi le mauvais document — puis-je le modifier ? Réponse : Non — l’établissement est irréversible. Vous pouvez Annuler le document (statut → annulé) et en créer un nouveau.

Question : Comment transformer un devis accepté en facture ? Réponse : Ouvrez le devis établi et cliquez sur Créer une facture — un brouillon de facture lié sera créé avec les mêmes lignes.

Question : La taxe est-elle un montant ou un pourcentage ? Réponse : C’est un pourcentage. Une taxe de 10 ajoute 10 % au montant.

Question : Comment envoyer le document au client par e-mail ? Réponse : Établissez-le, puis cliquez sur Envoyer — le PDF est joint et envoyé à l’adresse e-mail du client.

Question : Où voir le montant qu’il reste à payer ? Réponse : Dans l’onglet Relations du document → Récapitulatif du paiement (Montant total / Payé / À payer).

Question : Dans quel ordre utiliser les types de documents ? Réponse : Selon le déroulement du travail avec le client : estimation (proposition avant le début des travaux) → ordre de travail (pour l’exécution) → facture (demande de paiement) → reçu (justificatif de paiement) → attestation de réalisation (confirmation). Le paiement s’enregistre séparément dans l’onglet Paiements. Vous pouvez commencer par n’importe quel document — l’ordre n’est pas obligatoire.

Question : Pourquoi l’onglet «Reçu» n’a-t-il pas de bouton «Créer» ? Réponse : Le reçu ne se crée pas manuellement. Il apparaît automatiquement lorsque vous enregistrez un paiement, c’est pourquoi cet onglet propose le bouton «Créer un paiement».

Question : Peut-on supprimer un document établi ? Réponse : Non. Seul un brouillon peut être supprimé. Il est seulement permis d’annuler un document établi — il restera dans la liste avec le statut «annulé».

Question : Que devient le numéro d’un document annulé ? Réponse : Le numéro reste attribué au document annulé et n’est pas réutilisé. Le document suivant recevra le numéro suivant du compteur. Les préfixes et les compteurs se définissent dans Modules → Paramètres → Documents financiers — voir l’article «Modules et paramètres des modules».

Question : D’où viennent les coordonnées et le logo du document ? Réponse : Des paramètres du module (Modules → Paramètres → Documents financiers, voir l’article «Modules et paramètres des modules»). Le logo y est repris depuis les paramètres de l’entreprise. Dans le document lui-même, ils peuvent être modifiés avant l’établissement.

Question : Peut-on envoyer de nouveau le document au client ? Réponse : Oui. Le bouton d’envoi d’un document établi est toujours disponible — le message avec le PDF peut être envoyé autant de fois que nécessaire.

Question : Que signifie la mention rouge «en retard» ? Réponse : Que la date d’échéance indiquée dans le document est déjà passée et que le document n’est pas payé. La mention apparaît automatiquement.

Question : Dans quelle devise les documents sont-ils établis ? Réponse : La devise est choisie lors de l’enregistrement du paiement. Les montants des documents eux-mêmes sont calculés dans la devise définie pour l’entreprise.

Question : Quels modes de paiement peut-on indiquer ? Réponse : Espèces, carte bancaire, virement bancaire, Swift et chèque. Le mode est choisi lors de la création du paiement, avec le montant et la date.

Question : Quels employés voient les documents financiers ? Réponse : Le propriétaire et l’administrateur de l’entreprise. Le module n’est pas accessible aux employés ordinaires.

Question : Le module est-il payant ? Réponse : Oui, «Documents financiers» est un module payant. Il s’active dans Paramètres de l’entreprise → Modules et, une fois activé, il apparaît dans le menu de gauche.

Question : La taxe est-elle calculée en montant ou en pourcentage ? Réponse : En pourcentage. La valeur 10 ajoute 10 % au montant.