Finansiella dokument

Shifton Uppgifter låter dig med hjälp av modulen Finansiella dokument skapa finansiella dokument — offerter, arbetsordrar, fakturor, kvitton och slutföranderapporter — utifrån dina utgående uppgifter, skicka dem till kunderna, omvandla ett dokument till ett annat och följa betalningarna.

Viktigt: Finansiella dokument är en betald modul. Slå på den i avsnittet Företagsinställningar → Moduler . När den är påslagen visas den i den vänstra sidopanelen (i läget Uppgifter / Field Service) som ”Finansiella dokument”.

Vad det är

Varje dokumenttyp har sin egen flik. Inne på fliken skapar du dokument, redigerar deras poster, utfärdar dem (utkast → slutlig) och skickar dem sedan till kunden, laddar ner dem som PDF eller omvandlar dem till ett dokument av en annan typ. Mottagna betalningar registreras på fliken Betalningar.

Dokumenttyper (flikar)

Varje typ har sin egen flik med sin egen lista över dokument.

Utvärdering

Arbetsorder

Faktura

Kvitto

På den här fliken står ”Skapa betalning” i stället för knappen ”Skapa” — kvitton dyker upp av sig själva när en betalning registreras.

Slutföranderapport

Hur dokumenten hänger ihop

Dokumenttyperna följer en bestämd ordning — den återspeglar arbetsgången med kunden. Varje efterföljande dokument skapas ur det föregående med omvandlingsknappen, så uppgifterna behöver inte skrivas in på nytt.

• Utvärdering — ett kommersiellt erbjudande. Skickas till kunden först, innan arbetet påbörjas: exakt vad som ska göras och vad det kostar.
• Arbetsorder — dokumentet för att utföra arbetet. Skapas efter att kunden har godkänt offerten.
• Faktura — fakturan för det utförda arbetet.
• Kvitto — kvittot som bekräftar att betalningen har mottagits.
• Slutföranderapport — bekräftelse på att arbetet är utfört och godkänt.
• Betalning — själva noteringen om betalningen: du anger betalningsmetod och belopp.

Du måste inte gå igenom hela kedjan — du kan börja med vilket dokument som helst. Men om du arbetar i ordning hämtar varje efterföljande dokument kund, poster, rabatt och skatt från det föregående.

Flikarna Utvärdering, Arbetsorder, Faktura och Slutföranderapport fungerar likadant — lista, statistik och livscykel är gemensamma för dem och beskrivs nedan.

Kvittot är undantaget: det går inte att skapa manuellt. Kvittot bildas automatiskt när du registrerar en betalning, och därför står ”Skapa betalning” i stället för knappen ”Skapa” på den här fliken.

Dokumentets livscykel

Skapande (utkast) → redigering av poster → Spara utkast → Skapa (utfärdande → ”slutlig”, oåterkalleligt)
                                                        → Skicka / Ladda ner PDF / Omvandla / Avbryt

1. Skapa ett dokument

• Öppna fliken för önskad typ (till exempel Utvärdering) och klicka på Skapa. Sidopanelen Lägg till öppnas.
• Välj Kund — fältet är obligatoriskt. Dokumentet kopplas till den kunden (adress, telefon och e-post hämtas automatiskt).
• Välj vid behov kundens Uppgifter. Timmar och tjänster från de avslutade uppgifterna hämtas in i dokumentet.
• Klicka på Lägg till. Ett utkast till dokumentet öppnas i redigeraren.

2. Redigera dokumentet

Klicka på Redigera för att öppna det redigerbara formuläret.

I redigeringsläget går varje fält i dokumentet att ändra: företagets namn och adress, betalningsfristen, bankuppgifterna, och längre ner — blocket Items med dokumentets rader. Varje rad har eget namn, pris, antal, beskrivning och rabatt; radsumman räknas ut automatiskt.

Du kan ange:

• Företagets namn, logotyp och adress Visas i dokumentets sidhuvud.
• Betalningsfrist Datum och tid för betalningen.
• Bankuppgifter. Ett textfält där betalningsuppgifterna för kunden skrivs in — mottagare (ATTN), bank (Bank), BIC Code, kontonummer (Account number) och clearingnummer (Routing number). Hämtas från modulens inställningar (Moduler → Inställningar → Finansiella dokument), men i själva dokumentet går det att redigera som vanlig text. Intill visas dokumentets slutsumma.
• Verktyg/Tjänster (Items). Det är själva innehållet i dokumentet — det som faktureras. Rader läggs till med två knappar:
• Lägg till från katalog. Du väljer färdiga verktyg eller tjänster ur din katalog — namn, pris och beskrivning fylls i av sig själva.
• Lägg till manuellt. En tom rad dyker upp där du fyller i: Anpassat namn på verktyget/tjänsten — ett valfritt namn på verktyget eller tjänsten (obligatoriskt fält), Pris — priset (obligatoriskt), Antal — antalet (obligatoriskt), Beskrivning — beskrivningen och Rabatt — rabatten på den här raden i procent.

Radens summa (Sum) räknas ut av sig själv: pris × antal. Rader som lagts till manuellt märks med etiketten Custom. Du kan lägga till hur många rader som helst — varje rad visas som ett eget block med samma fält.

• Säljare Ansvarig för försäljningen.
• Rabatt och Skatt Skatten anges i procent av summan (till exempel Skatt 10 på $300 → +$30 → Totalt $330).
• Anteckning (Note) En valfri kommentar till dokumentet.

Så här ser det färdiga dokumentet ut: sidhuvud med företagets logotyp och adress, blocket Budget för med kundens uppgifter, blocket Detaljer med bankuppgifter och slutsumma, tabellen Items med pris, antal och summa för varje rad, totalsummor med rabatt och skatt samt åtgärdsknappar längst ner.

Använd Förhandsvisning för att se dokumentets färdiga utseende, och Spara utkast (Save draft) för att spara ändringarna (knappen Spara utkast blir aktiv först när du har ändrat något).

3. Utfärdande — knappen ”Skapa”

Klicka på ”Skapa” för att utfärda dokumentet. En bekräftelse visas: *”Är du säker på att du vill utfärda det här …? Åtgärden går inte att ångra.”*

• Vid bekräftelse ändras statusen till slutlig, dokumentet tilldelas ett nummer (till exempel EST-6), och en avisering om att det lyckades visas.

Var dokumentets nummer kommer ifrån. Före utfärdandet har dokumentet inget nummer — i utkastet står i stället en platshållare av typen WO-000000. Numret utfärdas i samma stund som dokumentet utfärdas och består av två delar: ett prefix och en räknare. Båda anges i modulens inställningar: Moduler → Inställningar → Finansiella dokument. Varje dokumenttyp har sitt eget prefix och sin egen räknare — till exempel EST- för offerter, WO- för arbetsordrar, INV- för fakturor, REC- för kvitton, POW- för slutföranderapporter. Om offerträknaren står på 6 får nästa utfärdade offert numret EST-6, och räknaren blir 7.

På samma ställe kan räknaren ställas om till ett annat värde — till exempel för att fortsätta en numrering som du använt tidigare. Mer om hur du öppnar modulens inställningar finns i artikeln ”Moduler och modulinställningar”.

Ett annullerat dokuments nummer förblir dess eget och utfärdas inte igen.

• Ett utfärdat dokument går inte längre att redigera.

4. Efter utfärdandet

För dokument med statusen Slutgiltig är följande åtgärder tillgängliga:

• Skicka (till exempel *Send estimate*). Öppnar brevfönstret — Email (kundens), Ämne, Meddelande; dokumentet bifogas som PDF. Klicka på Skicka — kunden får dokumentet via e-post.
• Ladda ner (ikon). Laddar ner dokumentet i PDF-format.
• Skapa faktura. Omvandlar dokumentet till ett nytt utkast i Fakturor, ifyllt med samma kund, poster, rabatt och skatt.
• Skapa arbetsorder Omvandlar dokumentet till ett nytt utkast till en Arbetsorder.

Omvandlade dokument är kopplade till varandra — se fliken Relationer.

5. Annullering eller borttagning (åtgärder på raden)

I varje rad i listan erbjuder menyn Åtgärder:

• 🗑 Ta bort. Endast tillgängligt för utkast: ett utfärdat dokument går inte att ta bort, det kan bara annulleras.
• ⨯ Avbryt Bekräftelsen *”Den här åtgärden går inte att ångra”* → statusen ändras till annullerad.
• ⬇ Ladda ner PDF Sparar PDF-filen.

Fliken ”Relationer”

Öppna dokumentet → Relationer för att se:

• Kund Namn och e-post.
• Dokumentlänkar Andra dokument som är kopplade till det här (till exempel en faktura som skapats ur den här offerten).
• Betalningssammanfattning — Totalt belopp, Betalt (Paid) och Att betala.
• Relaterade uppgifter De utgående uppgifter som är kopplade till dokumentet.

Registrering av en betalning

Fliken Betalningar registrerar mottagna pengar.

• Öppna fliken Betalningar → Skapa betalning.
• Välj Kund — fältet är obligatoriskt.
• Ange Betalningsbelopp och välj Valuta — obligatoriskt.
• Ange Betalningsdatum (Payment date) — obligatoriskt.
• Välj Betalningsmetod: Kontanter, Bankkort, Banköverföring, Swift eller Check.
• Lägg vid behov till Betalningsinformation (kvittonummer / transaktions-ID) och en Intern anteckning till betalningen.
• Klicka på Skicka.

Betalningen registreras med statusen Lyckades. I betalningslistan visas kund, status, betalningsmetod, belopp, betalningsdatum och vem som skapade noteringen.

Statusar, lista och statistik

• Statusar: Utkast (förbereds) · Slutgiltig (utfärdad) · Annullerad (Canceled) (upphävd). Dokument vars betalningsfrist har gått ut markeras dessutom som förfallna — med rött.
• Kolumner i listan: Nummer, Kund, Status, Datum (skapande och betalningsfrist), Totalt, Skapad av, Relationer, Åtgärder.
• STATISTIK (fälls ut). Visar antalet dokument och penningbeloppet uppdelat på statusar (Utkast / Slutgiltig / Annullerad) och totalsummor.
• Filter Smalnar av listan.

Behörigheter

Möjliga problem och lösningar

Vanliga frågor

Fråga: Jag utfärdade fel dokument — går det att redigera? Svar: Nej — utfärdandet går inte att ångra. Du kan annullera dokumentet med Avbryt (status → annullerad) och skapa ett nytt.

Fråga: Hur gör man om en godkänd offert till en faktura? Svar: Öppna den utfärdade offerten och klicka på Skapa faktura — ett kopplat fakturautkast med samma poster skapas.

Fråga: Är skatten ett belopp eller en procentsats? Svar: Det är en procentsats. Skatt 10 lägger till 10 % på summan.

Fråga: Hur skickar man dokumentet till kunden via e-post? Svar: Utfärda det och klicka sedan på Skicka — en PDF bifogas och skickas till kundens e-postadress.

Fråga: Var ser man hur mycket som återstår att betala? Svar: På dokumentets flik Relationer → Betalningssammanfattning (Totalt belopp / Betalt / Att betala).

Fråga: I vilken ordning använder man dokumenttyperna? Svar: Enligt arbetsgången med kunden: Utvärdering (erbjudande innan arbetet påbörjas) → Arbetsorder (för utförandet) → Faktura (räkning för betalning) → Kvitto (betalningsbevis) → Slutföranderapport (bekräftelse). Betalningen registreras separat på fliken Betalningar. Du kan börja med vilket dokument som helst — ordningen är inte obligatorisk.

Fråga: Varför finns det ingen knapp ”Skapa” på fliken ”Kvitto”? Svar: Kvittot skapas inte manuellt. Det dyker upp automatiskt när du registrerar en betalning, och därför finns knappen ”Skapa betalning” på den här fliken.

Fråga: Kan man ta bort ett utfärdat dokument? Svar: Nej. Bara ett utkast går att ta bort. Ett utfärdat dokument går bara att annullera med Avbryt — det ligger kvar i listan med statusen ”annullerad”.

Fråga: Vad händer med ett annullerat dokuments nummer? Svar: Numret förblir det annullerade dokumentets och utfärdas inte igen. Nästa dokument får nästa nummer enligt räknaren. Prefix och räknare anges i Moduler → Inställningar → Finansiella dokument — se artikeln ”Moduler och modulinställningar”.

Fråga: Var kommer bankuppgifterna och logotypen i dokumentet ifrån? Svar: Från modulens inställningar (Moduler → Inställningar → Finansiella dokument, se artikeln ”Moduler och modulinställningar”). Logotypen hämtas dit från företagets inställningar. I själva dokumentet går de att ändra före utfärdandet.

Fråga: Kan man skicka dokumentet till kunden en gång till? Svar: Ja. Sändningsknappen är alltid tillgänglig för ett utfärdat dokument — brevet med PDF-filen kan skickas hur många gånger som helst.

Fråga: Vad betyder den röda markeringen ”förfallen”? Svar: Att betalningsfristen som anges i dokumentet redan har passerat och att dokumentet inte är betalt. Markeringen visas automatiskt.

Fråga: I vilken valuta utfärdas dokumenten? Svar: Valutan väljs när betalningen registreras. Summorna i själva dokumenten räknas i den valuta som är angiven för företaget.

Fråga: Vilka betalningsmetoder kan man ange? Svar: Kontanter, bankkort, banköverföring, Swift och check. Metoden väljs när betalningen skapas, tillsammans med belopp och datum.

Fråga: Vilka anställda ser de finansiella dokumenten? Svar: Företagets ägare och administratör. Vanliga anställda har inte tillgång till modulen.

Fråga: Är modulen betald? Svar: Ja, ”Finansiella dokument” är en betald modul. Den slås på i Företagsinställningar → Moduler, och när den är påslagen visas den i vänstermenyn.

Fråga: Räknas skatten i belopp eller i procent? Svar: I procent. Värdet 10 lägger till 10 % på summan.