Фінансові документи

Shifton Завдання дозволяє за допомогою модуля Фінансові документи створювати фінансові документи — оцінки, наряди на роботу, рахунки-фактури, квитанції та акти виконаних завдань — на основі ваших виїзних завдань, надсилати їх клієнтам, перетворювати один документ на інший і відстежувати платежі.

Важливо: Фінансові документи — це платний модуль. Увімкніть його в розділі Налаштування компанії → Модулі . Після ввімкнення він з’являється в лівій бічній панелі (у режимі Завдання / Field Service) як «Фінансові документи».

Що це таке

У кожного типу документа є власна вкладка. Усередині вкладки ви створюєте документи, редагуєте їхні позиції, оформлюєте їх (чернетка → фінальний), а потім надсилаєте клієнту, завантажуєте у PDF або перетворюєте на документ іншого типу. Отримані платежі фіксуються на вкладці Платежі.

Типи документів (вкладки)

У кожного типу своя вкладка зі своїм списком документів.

Оцінка

Наряд на роботу

Рахунок-фактура

Квитанція

На цій вкладці замість кнопки «Створити» стоїть «Створити платіж» — квитанції з’являються самі під час реєстрації платежу.

Акт виконаних завдань

Як документи пов’язані між собою

Типи документів ідуть у певному порядку — він повторює хід роботи з клієнтом. Кожен наступний документ створюється з попереднього кнопкою перетворення, тому дані не доводиться вводити заново.

• Оцінка — комерційна пропозиція. Надсилається клієнту першою, до початку робіт: що саме буде зроблено і скільки це коштує.
• Наряд на роботу — документ на виконання робіт. Створюється після того, як клієнт погодився з оцінкою.
• Рахунок-фактура — рахунок на оплату виконаної роботи.
• Квитанція — чек, що підтверджує отримання оплати.
• Акт виконаних завдань — підтвердження, що роботу виконано та прийнято.
• Платіж — сам запис про оплату: ви вказуєте спосіб оплати та суму.

Рухатися ланцюжком необов’язково повністю — можна почати з будь-якого документа. Але якщо працювати за порядком, кожен наступний документ підхоплює клієнта, позиції, знижку та податок із попереднього.

Вкладки Оцінка, Наряд на роботу, Рахунок-фактура та Акт виконаних завдань працюють однаково — список, статистика та життєвий цикл у них спільні й описані нижче.

Квитанція — виняток: її не можна створити вручну. Квитанція формується автоматично, коли ви реєструєте платіж, тому на цій вкладці замість кнопки «Створити» стоїть «Створити платіж».

Життєвий цикл документа

Создание (черновик) → редактирование позиций → Сохранить черновик → Сформировать (оформление → «финальный», необратимо)
                                                                  → Отправить / Скачать PDF / Преобразовать / Отменить

1. Створення документа

• Відкрийте вкладку потрібного типу (наприклад, Оцінка) і натисніть Створити. Відкриється бічна панель Додати.
• Виберіть Клієнта — поле обов’язкове. Документ прив’язується до цього клієнта (адреса, телефон і email підтягуються автоматично).
• За потреби виберіть Завдання клієнта. Години та послуги з цих завершених завдань підтягнуться в документ.
• Натисніть Додати. Відкриється чернетка документа в редакторі.

2. Редагування документа

Натисніть Редагувати, щоб відкрити редаговану форму.

У режимі редагування кожне поле документа доступне для правки: назва та адреса компанії, термін оплати, реквізити, а нижче — блок Items із рядками документа. У кожного рядка свої назва, ціна, кількість, опис і знижка; сума за рядком рахується автоматично.

Ви можете задати:

• Назва компанії, логотип і адреса Відображаються в шапці документа.
• Термін оплати Дата й час оплати.
• Реквізити. Одне текстове поле, куди вписані платіжні дані для клієнта — отримувач (ATTN), банк (Bank), BIC Code, номер рахунку (Account number) і маршрутний номер (Routing number). Підставляється з налаштувань модуля (Модулі → Налаштування → Фінансові документи), але в самому документі його можна відредагувати як звичайний текст. Поруч показується підсумкова сума документа.
• Інструменти/Послуги (Items). Це і є вміст документа — те, за що виставляється рахунок. Рядки додаються двома кнопками:
• Додати з каталогу. Вибираєте готові інструменти або послуги зі свого каталогу — назва, ціна та опис підставляться самі.
• Додати вручну. З’являється порожній рядок, у якому ви заповнюєте: Користувацька назва інструмента/послуги — довільна назва інструмента або послуги (обов’язкове поле), Ціна — ціну (обов’язкове), Кількість — кількість (обов’язкове), Опис — опис і Знижка — знижку на цей рядок у відсотках.

Сума рядка (Sum) рахується сама: ціна × кількість. Рядки, додані вручну, позначаються міткою Custom. Додати можна скільки завгодно рядків — кожен з’являється окремим блоком із тими самими полями.

• Продавець Відповідальний за продаж.
• Знижка та Податок Податок задається у відсотках від суми (наприклад, Податок 10 на $300 → +$30 → Разом $330).
• Нотатка (Note) Довільний коментар до документа.

Так виглядає готовий документ: шапка з логотипом і адресою компанії, блок Кошторис для з даними клієнта, блок Деталі з реквізитами та підсумком, таблиця Items із вартістю, кількістю та сумою за кожним рядком, підсумки зі знижкою та податком, і кнопки дій унизу.

Використовуйте Попередній перегляд, щоб побачити готовий вигляд документа, і Зберегти чернетку (Save draft), щоб зберегти зміни (кнопка Зберегти чернетку стає активною лише після того, як ви щось зміните).

3. Оформлення — кнопка «Сформувати»

Натисніть «Сформувати», щоб оформити документ. З’явиться підтвердження: *«Ви впевнені, що хочете оформити цей …? Ця дія незворотна.»*

• Під час підтвердження статус змінюється на фінальний, документу присвоюється номер (наприклад, EST-6), і з’являється сповіщення про успіх.

Звідки береться номер документа. До оформлення в документа номера немає — у чернетці замість нього стоїть заготовка вигляду WO-000000. Номер видається в момент оформлення і складається з двох частин: префікса та лічильника. І те, й інше задається в налаштуваннях модуля: Модулі → Налаштування → Фінансові документи. У кожного типу документа свій префікс і свій лічильник — наприклад, EST- для оцінок, WO- для нарядів на роботу, INV- для рахунків-фактур, REC- для квитанцій, POW- для актів. Якщо лічильник оцінок дорівнює 6, наступна оформлена оцінка отримає номер EST-6, а лічильник стане 7.

Там само лічильник можна перевести на інше значення — наприклад, щоб продовжити нумерацію, яку ви вели раніше. Докладніше про те, як відкрити налаштування модуля, — у статті «Модулі та налаштування модулів».

Номер скасованого документа залишається за ним і повторно не видається.

• Оформлений документ більше не можна редагувати.

4. Після оформлення

В оформлених документів доступні такі дії:

• Надіслати (наприклад, *Send estimate*). Відкриває вікно листа — Email (клієнта), Тема, Повідомлення; документ додається у вигляді PDF. Натисніть Надіслати — клієнт отримає документ на електронну пошту.
• Завантажити (значок). Завантажує документ у форматі PDF.
• Створити інвойс. Перетворює документ на нову чернетку Рахунку-фактури, заповнену тим самим клієнтом, позиціями, знижкою та податком.
• Створити наряд на роботу Перетворює документ на нову чернетку Наряду на роботу.

Перетворені документи пов’язані між собою — див. вкладку Зв'язки.

5. Скасування або видалення (дії в рядку)

У кожному рядку списку меню Дії пропонує:

• 🗑 Видалити. Доступно лише для чернеток: оформлений документ видалити не можна, його можна тільки скасувати.
• ⨯ Скасувати Підтвердження *«Цю дію не можна скасувати»* → статус змінюється на скасований.
• ⬇ Завантажити PDF Зберігає PDF.

Вкладка «Зв’язки»

Відкрийте документ → Зв'язки, щоб побачити:

• Клієнт Ім’я та email.
• Зв’язки документів Інші документи, пов’язані з цим (наприклад, рахунок, створений із цієї оцінки).
• Зведення за оплатою — Загальна сума, Оплачено (Paid) і До оплати.
• Пов'язані задачі Виїзні завдання, прив’язані до документа.

Реєстрація платежу

Вкладка Платежі фіксує отримані гроші.

• Відкрийте вкладку Платежі → Створити платіж.
• Виберіть Клієнта — поле обов’язкове.
• Укажіть Суму платежу та виберіть Валюту — обов’язково.
• Задайте Дату платежу (Payment date) — обов’язково.
• Виберіть Спосіб оплати: Готівка, Банківська карта, Банківський переказ, Swift або Чек.
• За потреби додайте Інформацію про платіж (номер квитанції / ID транзакції) та Внутрішню нотатку до платежу.
• Натисніть Надіслати.

Платіж фіксується зі статусом Успішно. У списку платежів відображаються клієнт, статус, спосіб оплати, сума, дата платежу і хто створив запис.

Статуси, список і статистика

• Статуси: Чернетка (готується) · Фінальний (виставлений) · Скасований (Canceled) (анульований). Документи із простроченим терміном оплати додатково позначаються як прострочені — червоним.
• Стовпці списку: Номер, Клієнт, Статус, Дати (створення та терміну оплати), Разом, Ким створено, Зв’язки, Дії.
• СТАТИСТИКА (розгортається). Показує кількість документів і грошову суму з розбивкою за статусами (Чернетка / Фінальний / Скасований) та підсумками.
• Фільтри Звужують список.

Права доступу

Можливі проблеми та рішення

Часті запитання

Питання: Я оформив не той документ — чи можна його відредагувати? Відповідь: Ні — оформлення незворотне. Ви можете Скасувати документ (статус → скасований) і створити новий.

Питання: Як перетворити затверджену оцінку на рахунок для оплати? Відповідь: Відкрийте оформлену оцінку й натисніть Створити інвойс — буде створено пов’язану чернетку рахунку з тими самими позиціями.

Питання: Податок — це сума чи відсоток? Відповідь: Це відсоток. Податок 10 додає до суми 10%.

Питання: Як надіслати документ клієнту електронною поштою? Відповідь: Оформіть його, потім натисніть Надіслати — PDF прикріплюється й надсилається на адресу електронної пошти клієнта.

Питання: Де побачити, скільки ще залишилося оплатити? Відповідь: На вкладці документа Зв'язки → Зведення за оплатою (Загальна сума / Оплачено / До оплати).

Питання: У якому порядку користуватися типами документів? Відповідь: За ходом роботи з клієнтом: оцінка (пропозиція до початку робіт) → наряд на роботу (на виконання) → рахунок-фактура (рахунок на оплату) → квитанція (чек про оплату) → акт виконаних завдань (підтвердження). Платіж реєструється окремо на вкладці Платежі. Почати можна з будь-якого документа — порядок не обов’язковий.

Питання: Чому на вкладці «Квитанція» немає кнопки «Створити»? Відповідь: Квитанція не створюється вручну. Вона з’являється автоматично, коли ви реєструєте платіж, тому на цій вкладці стоїть кнопка «Створити платіж».

Питання: Чи можна видалити оформлений документ? Відповідь: Ні. Видалити можна лише чернетку. Оформлений документ дозволено тільки скасувати — він залишиться у списку зі статусом «скасований».

Питання: Що відбувається з номером скасованого документа? Відповідь: Номер залишається за скасованим документом і повторно не видається. Наступний документ отримає наступний за лічильником номер. Префікси та лічильники задаються в Модулі → Налаштування → Фінансові документи — див. статтю «Модулі та налаштування модулів».

Питання: Звідки беруться реквізити й логотип у документі? Відповідь: З налаштувань модуля (Модулі → Налаштування → Фінансові документи, див. статтю «Модулі та налаштування модулів»). Логотип туди підтягується з налаштувань компанії. У самому документі їх можна змінити перед оформленням.

Питання: Чи можна надіслати документ клієнту повторно? Відповідь: Так. Кнопка надсилання в оформленого документа доступна завжди — лист із PDF можна надіслати стільки разів, скільки потрібно.

Питання: Що означає червона позначка «прострочено»? Відповідь: Що термін оплати, вказаний у документі, уже минув, а документ не оплачено. Позначка з’являється автоматично.

Питання: У якій валюті виставляються документи? Відповідь: Валюта вибирається під час реєстрації платежу. Суми в самих документах рахуються у валюті, заданій для компанії.

Питання: Які способи оплати можна вказати? Відповідь: Готівка, банківська карта, банківський переказ, Swift і чек. Спосіб вибирається під час створення платежу разом із сумою та датою.

Питання: Хто зі співробітників бачить фінансові документи? Відповідь: Власник і адміністратор компанії. Звичайним співробітникам модуль недоступний.

Питання: Чи модуль платний? Відповідь: Так, «Фінансові документи» — платний модуль. Він вмикається в Налаштування компанії → Модулі, і після ввімкнення з’являється в лівому меню.

Питання: Податок рахується в сумі чи у відсотках? Відповідь: У відсотках. Значення 10 додасть до суми 10%.