Arveldamine

Shifton Ülesanded võimaldab mooduli Arveldamine abil koostada teie väljasõiduülesannete põhjal finantsdokumente — hinnanguid, töökorraldusi, arveid, kviitungeid ja tööde vastuvõtu akte —, saata neid klientidele, teisendada üht dokumenti teiseks ja jälgida makseid.

Tähtis: Arveldamine on tasuline moodul. Lülitage see sisse jaotises Ettevõtte seaded → Moodulid. Pärast sisselülitamist ilmub see vasakusse külgpaneeli (režiimis Ülesanded / Field Service) nimega „Arveldamine“.

Mis see on

Igal dokumenditüübil on oma vahekaart. Vahekaardi sees te loote dokumente, muudate nende ridu, vormistate need (mustand → lõplik) ja seejärel saadate kliendile, laadite alla PDF-ina või teisendate teist tüüpi dokumendiks. Saadud maksed fikseeritakse vahekaardil Maksed.

Dokumenditüübid (vahekaardid)

Igal tüübil on oma vahekaart oma dokumentide loendiga.

Hinnang

Töökorraldus

Arve

Kviitung

Sellel vahekaardil on nupu „Loo“ asemel „Loo makse“ — kviitungid tekivad ise makse registreerimisel.

Tööde vastuvõtu akt

Kuidas dokumendid on omavahel seotud

Dokumenditüübid järgnevad kindlas järjekorras — see kordab kliendiga töötamise käiku. Iga järgmine dokument luuakse eelmisest teisendusnupuga, seetõttu ei ole vaja andmeid uuesti sisestada.

• Hinnang — äripakkumine. Saadetakse kliendile esimesena, enne tööde algust: mida täpselt tehakse ja kui palju see maksab.
• Töökorraldus — dokument tööde tegemiseks. Luuakse pärast seda, kui klient on hinnanguga nõustunud.
• Arve — arve tehtud töö eest tasumiseks.
• Kviitung — tšekk, mis kinnitab, et makse on saadud.
• Tööde vastuvõtu akt — kinnitus, et töö on tehtud ja vastu võetud.
• Makse — makse kirje ise: te märgite makseviisi ja summa.

Ahelat ei pea läbima tervikuna — alustada saab ükskõik millisest dokumendist. Kui aga töötada järjekorras, võtab iga järgmine dokument kliendi, read, allahindluse ja maksu eelmisest üle.

Vahekaardid Hinnang, Töökorraldus, Arve ja Tööde vastuvõtu akt töötavad ühtemoodi — loend, statistika ja elutsükkel on neil ühised ning kirjeldatud allpool.

Kviitung on erand: seda ei saa käsitsi luua. Kviitung koostatakse automaatselt, kui te makse registreerite, seetõttu on sellel vahekaardil nupu „Loo“ asemel „Loo makse“.

Dokumendi elutsükkel

Loomine (mustand) → ridade muutmine → Salvesta mustand → Koosta (vormistamine → „lõplik“, pöördumatu)
                                                       → Saada / Laadi alla PDF / Teisenda / Tühista

1. Dokumendi loomine

• Avage vajaliku tüübi vahekaart (näiteks Hinnang) ja klõpsake Loo. Avaneb külgpaneel Lisa.
• Valige Klient — väli on kohustuslik. Dokument seotakse selle kliendiga (aadress, telefon ja e-post võetakse automaatselt üle).
• Vajaduse korral valige kliendi Ülesanded. Nende lõpetatud ülesannete tunnid ja teenused kanduvad dokumenti.
• Klõpsake Lisa. Redaktoris avaneb dokumendi mustand.

2. Dokumendi muutmine

Klõpsake Muuda, et avada muudetav vorm.

Muutmisrežiimis on iga dokumendi väli muudetav: ettevõtte nimi ja aadress, maksetähtaeg, rekvisiidid, ning allpool — plokk Items dokumendi ridadega. Igal real on oma nimetus, hind, kogus, kirjeldus ja allahindlus; rea summa arvutatakse automaatselt.

Te saate määrata:

• Ettevõtte nimi, logo ja aadress Kuvatakse dokumendi päises.
• Maksetähtaeg Makse kuupäev ja kellaaeg.
• Rekvisiidid. Üks tekstiväli, kuhu on kirjutatud kliendi jaoks mõeldud makseandmed — saaja (ATTN), pank (Bank), BIC Code, konto number (Account number) ja marsruudinumber (Routing number). Võetakse mooduli seadetest (Moodulid → Seaded → Arveldamine), kuid dokumendis endas saab seda muuta nagu tavalist teksti. Kõrval kuvatakse dokumendi kogusumma.
• Tööriistad/Teenused (Items). See ongi dokumendi sisu — see, mille eest arve esitatakse. Read lisatakse kahe nupuga:
• Lisa kataloogist. Valite oma kataloogist valmis tööriistad või teenused — nimetus, hind ja kirjeldus lisatakse ise.
• Lisa käsitsi. Ilmub tühi rida, kus te täidate: Tööriista/teenuse kohandatud nimi — tööriista või teenuse suvaline nimetus (kohustuslik väli), Hind — hind (kohustuslik), Kogus — kogus (kohustuslik), Kirjeldus — kirjeldus ja Allahindlus — selle rea allahindlus protsentides.

Rea summa (Sum) arvutatakse ise: hind × kogus. Käsitsi lisatud read märgistatakse sildiga Custom. Lisada saab suvalise arvu ridu — iga ilmub eraldi plokina samade väljadega.

• Müügiesindaja Müügi eest vastutaja.
• Allahindlus ja Maks Maks määratakse protsentides summast (näiteks maks 10 summalt $300 → +$30 → Kokku $330).
• Märkus (Note) Suvaline kommentaar dokumendile.

Nii näeb valmis dokument välja: päis logo ja ettevõtte aadressiga, plokk Eelarve jaoks kliendi andmetega, plokk Üksikasjad rekvisiitide ja kokkuvõttega, tabel Items iga rea maksumuse, koguse ja summaga, kokkuvõtted allahindluse ja maksuga ning tegevusnupud all.

Kasutage Eelvaade, et näha dokumendi valmis kuju, ja Salvesta mustand (Save draft), et muudatused salvestada (nupp Salvesta mustand muutub aktiivseks alles pärast seda, kui te midagi muudate).

3. Vormistamine — nupp „Koosta“

Klõpsake „Koosta“, et dokument vormistada. Ilmub kinnitus: *„Kas olete kindel, et soovite selle … vormistada? See toiming on pöördumatu.“*

• Kinnitamisel saab dokumendi olekuks lõplik, dokumendile omistatakse number (näiteks EST-6) ja ilmub teade õnnestumisest.

Kust tuleb dokumendi number. Enne vormistamist ei ole dokumendil numbrit — mustandis on selle asemel eeltäide kujul WO-000000. Number väljastatakse vormistamise hetkel ja koosneb kahest osast: eesliitest ja loendurist. Mõlemad määratakse mooduli seadetes: Moodulid → Seaded → Arveldamine. Igal dokumenditüübil on oma eesliide ja oma loendur — näiteks EST- hinnangute, WO- töökorralduste, INV- arvete, REC- kviitungite ja POW- aktide jaoks. Kui hinnangute loendur on 6, saab järgmine vormistatud hinnang numbri EST-6 ja loenduriks saab 7.

Samas kohas saab loenduri seada muule väärtusele — näiteks selleks, et jätkata numeratsiooni, mida te varem pidasite. Täpsemalt sellest, kuidas mooduli seadeid avada, — artiklis „Moodulid ja moodulite seaded“.

Tühistatud dokumendi number jääb sellele ja uuesti seda ei väljastata.

• Vormistatud dokumenti ei saa enam muuta.

4. Pärast vormistamist

Vormistatud dokumentide juures on saadaval järgmised toimingud:

• Saada (näiteks *Send estimate*). Avab kirja akna — Email (kliendi oma), Teema, Sõnum; dokument lisatakse PDF-ina. Klõpsake Saada — klient saab dokumendi e-posti aadressile.
• Laadi alla (ikoon). Laadib dokumendi alla PDF-vormingus.
• Loo arve. Teisendab dokumendi Arve uueks mustandiks, mis on täidetud sama kliendi, ridade, allahindluse ja maksuga.
• Loo töökorraldus Teisendab dokumendi Töökorralduse uueks mustandiks.

Teisendatud dokumendid on omavahel seotud — vt vahekaarti Ühendused.

5. Tühistamine või kustutamine (toimingud reas)

Loendi igas reas pakub menüü Toimingud:

• 🗑 Kustuta. Saadaval ainult mustandite puhul: vormistatud dokumenti ei saa kustutada, seda saab ainult tühistada.
• ⨯ Tühista Kinnitus *„Seda toimingut ei saa tagasi võtta“* → olek muutub tühistatuks.
• ⬇ Laadi alla PDF Salvestab PDF-i.

Vahekaart „Ühendused“

Avage dokument → Ühendused, et näha:

• Klient Nimi ja e-post.
• Dokumendiühendused Muud selle dokumendiga seotud dokumendid (näiteks arve, mis on loodud sellest hinnangust).
• Maksekokkuvõte — Kogusumma, Makstud (Paid) ja Tasumisele.
• Seotud ülesanded Väljasõiduülesanded, mis on dokumendiga seotud.

Makse registreerimine

Vahekaart Maksed fikseerib saadud raha.

• Avage vahekaart Maksed → Loo makse.
• Valige Klient — väli on kohustuslik.
• Märkige Makse summa ja valige Valuuta — kohustuslik.
• Määrake Makse kuupäev (Payment date) — kohustuslik.
• Valige Makseviis: Sularaha, Pangakaart, Pangaülekanne, Swift või Tšekk.
• Vajaduse korral lisage Makse teave (kviitungi number / tehingu ID) ja Makse sisemine märkus.
• Klõpsake Esita.

Makse fikseeritakse olekuga Õnnestus. Maksete loendis kuvatakse klient, olek, makseviis, summa, makse kuupäev ja see, kes kirje lõi.

Olekud, loend ja statistika

• Olekud: Mustand (valmistatakse ette) · Lõplik (esitatud) · Tühistatud (Canceled) (annulleeritud). Dokumendid, mille maksetähtaeg on möödunud, märgistatakse täiendavalt kui tähtaega ületanud — punasega.
• Loendi veerud: number, klient, olek, kuupäevad (loomise ja maksetähtaja), kokku, kes lõi, ühendused, toimingud.
• STATISTIKA (avaneb). Näitab dokumentide arvu ja rahasummat olekute kaupa (Mustand / Lõplik / Tühistatud) ning kokkuvõtteid.
• Filtrid Kitsendavad loendit.

Õigused

Võimalikud probleemid ja lahendused

Korduma kippuvad küsimused (KKK)

Küsimus: Vormistasin vale dokumendi — kas seda saab muuta? Vastus: Ei — vormistamine on pöördumatu. Te saate dokumendi tühistada nupuga Tühista (olek → tühistatud) ja luua uue.

Küsimus: Kuidas muuta kinnitatud hinnang maksmiseks esitatavaks arveks? Vastus: Avage vormistatud hinnang ja klõpsake Loo arve — luuakse seotud arve mustand samade ridadega.

Küsimus: Kas maks on summa või protsent? Vastus: See on protsent. Maks 10 lisab summale 10%.

Küsimus: Kuidas saata dokument kliendile e-postiga? Vastus: Vormistage see ja klõpsake seejärel Saada — PDF lisatakse manusena ja saadetakse kliendi e-posti aadressile.

Küsimus: Kust näha, kui palju on veel tasuda? Vastus: Dokumendi vahekaardil Ühendused → Maksekokkuvõte (Kogusumma / Makstud / Tasumisele).

Küsimus: Millises järjekorras dokumenditüüpe kasutada? Vastus: Kliendiga töötamise käigus: hinnang (pakkumine enne tööde algust) → töökorraldus (tööde tegemiseks) → arve (maksmiseks) → kviitung (makse tšekk) → tööde vastuvõtu akt (kinnitus). Makse registreeritakse eraldi vahekaardil Maksed. Alustada saab ükskõik millisest dokumendist — järjekord ei ole kohustuslik.

Küsimus: Miks vahekaardil „Kviitung“ ei ole nuppu „Loo“? Vastus: Kviitungit ei looda käsitsi. See ilmub automaatselt, kui te makse registreerite, seetõttu on sellel vahekaardil nupp „Loo makse“.

Küsimus: Kas vormistatud dokumenti saab kustutada? Vastus: Ei. Kustutada saab ainult mustandi. Vormistatud dokumendi saab ainult tühistada nupuga Tühista — see jääb loendisse olekuga „tühistatud“.

Küsimus: Mis juhtub tühistatud dokumendi numbriga? Vastus: Number jääb tühistatud dokumendile ja uuesti seda ei väljastata. Järgmine dokument saab loenduri järgi järgmise numbri. Eesliited ja loendurid määratakse siin: Moodulid → Seaded → Arveldamine — vt artiklit „Moodulid ja moodulite seaded“.

Küsimus: Kust tulevad dokumendi rekvisiidid ja logo? Vastus: Mooduli seadetest (Moodulid → Seaded → Arveldamine, vt artiklit „Moodulid ja moodulite seaded“). Logo võetakse sinna ettevõtte seadetest. Dokumendis endas saab neid enne vormistamist muuta.

Küsimus: Kas dokumenti saab kliendile korduvalt saata? Vastus: Jah. Saatmise nupp on vormistatud dokumendi juures alati saadaval — PDF-iga kirja saab saata nii mitu korda, kui vaja.

Küsimus: Mida tähendab punane märgistus „tähtaeg ületatud“? Vastus: Seda, et dokumendis märgitud maksetähtaeg on juba möödas, dokument aga ei ole tasutud. Märgistus ilmub automaatselt.

Küsimus: Millises valuutas dokumendid esitatakse? Vastus: Valuuta valitakse makse registreerimisel. Summad dokumentides endis arvutatakse ettevõtte jaoks määratud valuutas.

Küsimus: Milliseid makseviise saab märkida? Vastus: Sularaha, pangakaart, pangaülekanne, Swift ja tšekk. Viis valitakse makse loomisel koos summa ja kuupäevaga.

Küsimus: Kes töötajatest näeb finantsdokumente? Vastus: Ettevõtte omanik ja administraator. Tavalistele töötajatele ei ole moodul kättesaadav.

Küsimus: Kas moodul on tasuline? Vastus: Jah, „Arveldamine“ on tasuline moodul. See lülitatakse sisse jaotises Ettevõtte seaded → Moodulid ja pärast sisselülitamist ilmub see vasakusse menüüsse.

Küsimus: Kas maksu arvestatakse summas või protsentides? Vastus: Protsentides. Väärtus 10 lisab summale 10%.