เอกสารทางการเงิน

Shifton งาน ช่วยให้คุณใช้โมดูล เอกสารทางการเงิน สร้างเอกสารทางการเงิน — ประมาณการ ใบสั่งงาน ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ และใบแสดงการปฏิบัติงานเสร็จสิ้น — จากงานภาคสนามของคุณ ส่งให้ลูกค้า แปลงเอกสารหนึ่งเป็นอีกเอกสารหนึ่ง และติดตามการชำระเงินได้

ข้อสำคัญ: เอกสารทางการเงินเป็น โมดูลที่มีค่าใช้จ่าย ให้เปิดใช้งานในส่วน การตั้งค่าบริษัท → โมดูล หลังการเปิดใช้งาน โมดูลจะปรากฏในแผงด้านซ้าย (ในโหมดงาน / Field Service) ในชื่อ “เอกสารทางการเงิน”

นี่คืออะไร

ประเภทเอกสาร แต่ละประเภทมีแท็บของตัวเอง ในแท็บนั้นคุณสร้างเอกสาร แก้ไขรายการในเอกสาร ออกเอกสาร (ฉบับร่าง → ฉบับสุดท้าย) แล้ว ส่ง ให้ลูกค้า ดาวน์โหลด เป็น PDF หรือ แปลง เป็นเอกสารประเภทอื่น การชำระเงินที่ได้รับจะถูกบันทึกในแท็บ การชำระเงิน

ประเภทของเอกสาร (แท็บ)

แต่ละประเภทมีแท็บของตัวเองพร้อมรายการเอกสารของตัวเอง

ประมาณการ

ใบสั่งงาน

ใบแจ้งหนี้

ใบเสร็จ

ในแท็บนี้ ปุ่ม “สร้าง” จะถูกแทนที่ด้วย “สร้างการชำระเงิน” — ใบเสร็จจะปรากฏขึ้นเองเมื่อมีการบันทึกการชำระเงิน

ใบแสดงการปฏิบัติงานเสร็จสิ้น

เอกสารเชื่อมโยงกันอย่างไร

ประเภทของเอกสารเรียงตามลำดับที่แน่นอน — ลำดับนั้นสอดคล้องกับขั้นตอนการทำงานกับลูกค้า เอกสารถัดไปแต่ละฉบับสร้างขึ้นจากเอกสารก่อนหน้าด้วยปุ่มแปลงเอกสาร จึงไม่ต้องป้อนข้อมูลใหม่อีก

• ประมาณการ — ข้อเสนอทางการค้า ส่งให้ลูกค้าเป็นอย่างแรกก่อนเริ่มงาน: จะทำอะไรบ้างและมีค่าใช้จ่ายเท่าไร
• ใบสั่งงาน — เอกสารสำหรับการปฏิบัติงาน สร้างขึ้นหลังจากลูกค้าตกลงกับประมาณการแล้ว
• ใบแจ้งหนี้ — ใบเรียกเก็บเงินค่างานที่ทำเสร็จแล้ว
• ใบเสร็จ — หลักฐานยืนยันว่าได้รับชำระเงินแล้ว
• ใบแสดงการปฏิบัติงานเสร็จสิ้น — หลักฐานยืนยันว่างานทำเสร็จและได้รับการยอมรับแล้ว
• การชำระเงิน — ตัวบันทึกการชำระเงินเอง: คุณระบุวิธีการชำระเงินและจำนวนเงิน

คุณไม่จำเป็นต้องทำตามลำดับทั้งหมด — เริ่มจากเอกสารใดก็ได้ แต่หากทำตามลำดับ เอกสารถัดไปแต่ละฉบับจะดึงลูกค้า รายการ ส่วนลด และภาษีจากเอกสารก่อนหน้ามาให้

แท็บ ประมาณการ, ใบสั่งงาน, ใบแจ้งหนี้ และ ใบแสดงการปฏิบัติงานเสร็จสิ้น ทำงานเหมือนกัน — รายการ สถิติ และวงจรชีวิตของทั้งสี่แท็บเหมือนกัน และอธิบายไว้ด้านล่าง

ใบเสร็จเป็นข้อยกเว้น: สร้างด้วยตนเองไม่ได้ ใบเสร็จถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อคุณบันทึกการชำระเงิน ดังนั้นในแท็บนี้ ปุ่ม “สร้าง” จึงถูกแทนที่ด้วย “สร้างการชำระเงิน”

วงจรชีวิตของเอกสาร

การสร้าง (ฉบับร่าง) → การแก้ไขรายการ → บันทึกร่าง → สร้าง (การออกเอกสาร → “สุดท้าย”, ย้อนกลับไม่ได้)
                                                          → ส่ง / ดาวน์โหลด PDF / แปลง / ยกเลิก

1. การสร้างเอกสาร

• เปิดแท็บของประเภทที่คุณต้องการ (ตัวอย่างเช่น ประมาณการ) แล้วคลิก สร้าง แผงด้านข้าง เพิ่ม จะเปิดขึ้น
• เลือก ลูกค้า — ช่องนี้จำเป็น เอกสารจะผูกกับลูกค้ารายนี้ (ที่อยู่ โทรศัพท์ และอีเมลจะถูกดึงมาโดยอัตโนมัติ)
• หากจำเป็น ให้เลือก งาน ของลูกค้า ชั่วโมงและบริการจากงานที่เสร็จสิ้นแล้วเหล่านั้นจะถูกดึงเข้ามาในเอกสาร
• คลิก เพิ่ม ฉบับร่างของเอกสารจะเปิดขึ้นในตัวแก้ไข

2. การแก้ไขเอกสาร

คลิก แก้ไข เพื่อเปิดฟอร์มที่แก้ไขได้

ในโหมดแก้ไข ทุกช่องข้อมูลของเอกสารแก้ไขได้: ชื่อและที่อยู่ของบริษัท กำหนดชำระเงิน ข้อมูลธนาคาร และด้านล่างคือบล็อก Items ที่มีรายการบรรทัดของเอกสาร แต่ละบรรทัดมีชื่อ ราคา จำนวน คำอธิบาย และส่วนลดของตัวเอง; ยอดรวมของบรรทัดคำนวณโดยอัตโนมัติ

คุณสามารถกำหนด:

• ชื่อบริษัท โลโก้ และที่อยู่ แสดงอยู่ในส่วนหัวของเอกสาร
• กำหนดชำระเงิน วันและเวลาที่ต้องชำระเงิน
• ข้อมูลธนาคาร ช่องข้อความช่องเดียวที่ใส่ข้อมูลการชำระเงินสำหรับลูกค้าไว้ — ผู้รับเงิน (ATTN), ธนาคาร (Bank), BIC Code, หมายเลขบัญชี (Account number) และหมายเลขเส้นทาง (Routing number) ข้อมูลนี้ถูกเติมมาจากการตั้งค่าโมดูล (โมดูล → การตั้งค่า → เอกสารทางการเงิน) แต่ในเอกสารเองแก้ไขได้เหมือนข้อความทั่วไป ถัดจากช่องนี้จะแสดงยอดรวมของเอกสาร
• เครื่องมือ/บริการ (Items) นี่คือเนื้อหาของเอกสาร — สิ่งที่เรียกเก็บเงิน บรรทัดเพิ่มได้ด้วยปุ่มสองปุ่ม:
• เพิ่มจากแค็ตตาล็อก คุณเลือกเครื่องมือหรือบริการที่มีอยู่แล้วจากแค็ตตาล็อกของคุณ — ชื่อ ราคา และคำอธิบายจะถูกเติมให้เอง
• เพิ่มด้วยตนเอง จะมีบรรทัดว่างปรากฏขึ้น ซึ่งคุณกรอก: ชื่อที่กำหนดเองของเครื่องมือ/บริการ — ชื่อของเครื่องมือหรือบริการตามที่ต้องการ (ช่องที่จำเป็น), ราคา — ราคา (จำเป็น), จำนวน — จำนวน (จำเป็น), คำอธิบาย — คำอธิบาย และ ส่วนลด — ส่วนลดของบรรทัดนี้เป็นเปอร์เซ็นต์

ยอดรวมของบรรทัด (Sum) คำนวณเอง: ราคา × จำนวน บรรทัดที่เพิ่มด้วยตนเองจะมีป้าย Custom กำกับไว้ คุณเพิ่มบรรทัดได้ไม่จำกัด — แต่ละบรรทัดจะปรากฏเป็นบล็อกแยกที่มีช่องข้อมูลเดียวกัน

• ผู้ขาย ผู้รับผิดชอบการขาย
• ส่วนลดและภาษี ภาษีกำหนดเป็น เปอร์เซ็นต์ ของยอดรวม (ตัวอย่างเช่น ภาษี 10 จาก $300 → +$30 → รวมทั้งสิ้น $330)
• หมายเหตุ (Note) ความคิดเห็นเพิ่มเติมของเอกสารตามที่ต้องการ

เอกสารที่เสร็จสมบูรณ์มีหน้าตาแบบนี้: ส่วนหัวพร้อมโลโก้และที่อยู่ของบริษัท บล็อก ใบประมาณการสำหรับ พร้อมข้อมูลของลูกค้า บล็อก รายละเอียด พร้อมข้อมูลธนาคารและยอดรวม ตาราง Items พร้อมราคา จำนวน และยอดรวมของแต่ละบรรทัด ยอดรวมพร้อมส่วนลดและภาษี และปุ่มการดำเนินการที่ด้านล่าง

ใช้ ดูตัวอย่าง เพื่อดูหน้าตาของเอกสารที่เสร็จแล้ว และใช้ บันทึกร่าง (Save draft) เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง (ปุ่ม บันทึกร่าง จะใช้งานได้เฉพาะหลังจากที่คุณเปลี่ยนแปลงอะไรบางอย่างแล้ว)

3. การออกเอกสาร — ปุ่ม “สร้าง”

คลิก “สร้าง” เพื่อออกเอกสาร จะมีการขอยืนยันปรากฏขึ้น: *“คุณแน่ใจหรือไม่ว่าต้องการออก … นี้? การดำเนินการนี้ย้อนกลับไม่ได้”*

• เมื่อคุณยืนยัน สถานะจะเปลี่ยนเป็น สุดท้าย เอกสารจะได้รับหมายเลข (ตัวอย่างเช่น EST-6) และจะมีการแจ้งเตือนว่าสำเร็จปรากฏขึ้น

หมายเลขเอกสารมาจากไหน ก่อนการออกเอกสาร เอกสารจะไม่มีหมายเลข — ในฉบับร่างจะมีตัวอย่างในรูปแบบ WO-000000 แทน หมายเลขจะออกให้ในขณะที่ออกเอกสาร และประกอบด้วยสองส่วน: คำนำหน้า และ ตัวนับ ทั้งสองส่วนกำหนดได้ในการตั้งค่าโมดูล: โมดูล → การตั้งค่า → เอกสารทางการเงิน เอกสารแต่ละประเภทมีคำนำหน้าและตัวนับของตัวเอง — ตัวอย่างเช่น EST- สำหรับประมาณการ, WO- สำหรับใบสั่งงาน, INV- สำหรับใบแจ้งหนี้, REC- สำหรับใบเสร็จ, POW- สำหรับใบแสดงการปฏิบัติงาน หากตัวนับประมาณการเท่ากับ 6 ประมาณการที่ออกครั้งถัดไปจะได้หมายเลข EST-6 และตัวนับจะกลายเป็น 7

ที่เดียวกันนั้นคุณเปลี่ยนตัวนับเป็นค่าอื่นได้ — ตัวอย่างเช่น เพื่อทำหมายเลขต่อจากที่คุณใช้อยู่ก่อนหน้านี้ รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีเปิดการตั้งค่าโมดูลอยู่ในบทความ “โมดูลและการตั้งค่าโมดูล”

หมายเลขของเอกสารที่ถูกยกเลิกจะยังคงเป็นของเอกสารนั้นและไม่ถูกนำมาใช้ซ้ำ

• เอกสารที่ออกแล้วแก้ไขไม่ได้อีก

4. หลังการออกเอกสาร

เอกสารที่ออกแล้วมีการดำเนินการต่อไปนี้:

• ส่ง (ตัวอย่างเช่น *Send estimate*) เปิดหน้าต่างอีเมล — Email (ของลูกค้า), เรื่อง, ข้อความ; เอกสารจะถูกแนบเป็น PDF คลิก ส่ง — ลูกค้าจะได้รับเอกสารทางอีเมล
• ดาวน์โหลด (ไอคอน) ดาวน์โหลดเอกสารในรูปแบบ PDF
• สร้างใบแจ้งหนี้ แปลงเอกสารเป็นฉบับร่างใหม่ใน ใบแจ้งหนี้ ซึ่งเติมลูกค้า รายการ ส่วนลด และภาษีชุดเดียวกันไว้แล้ว
• สร้างใบสั่งงาน แปลงเอกสารเป็นฉบับร่าง ใบสั่งงาน ใหม่

เอกสารที่ถูกแปลงจะเชื่อมโยงกัน — ดูแท็บ ความสัมพันธ์

5. การยกเลิกหรือการลบ (การดำเนินการในแถว)

ในทุกแถวของรายการ เมนู การดำเนินการ มีตัวเลือกดังนี้:

• 🗑 ลบ ใช้ได้กับฉบับร่างเท่านั้น: เอกสารที่ออกแล้วลบไม่ได้ ทำได้เพียงยกเลิกเท่านั้น
• ⨯ ยกเลิก การยืนยัน *“การดำเนินการนี้ย้อนกลับไม่ได้”* → สถานะจะเปลี่ยนเป็น ยกเลิกแล้ว
• ⬇ ดาวน์โหลด PDF บันทึกไฟล์ PDF

แท็บ “ความสัมพันธ์”

เปิดเอกสาร → ความสัมพันธ์ เพื่อดู:

• ลูกค้า ชื่อและอีเมล
• การเชื่อมโยงเอกสาร เอกสารอื่นที่เชื่อมโยงกับเอกสารนี้ (ตัวอย่างเช่น ใบแจ้งหนี้ที่สร้างจากประมาณการฉบับนี้)
• สรุปการชำระเงิน — ยอดรวม, ชำระแล้ว (Paid) และ ที่ต้องชำระ
• งานที่เกี่ยวข้อง งานภาคสนามที่ผูกกับเอกสารนี้

การบันทึกการชำระเงิน

แท็บ การชำระเงิน บันทึกเงินที่ได้รับ

• เปิดแท็บ การชำระเงิน → สร้างการชำระเงิน
• เลือก ลูกค้า — ช่องนี้จำเป็น
• ระบุ จำนวนเงินที่ชำระ และเลือก สกุลเงิน — จำเป็น
• กำหนด วันที่ชำระเงิน (Payment date) — จำเป็น
• เลือก วิธีการชำระเงิน: เงินสด, บัตรธนาคาร, การโอนเงินผ่านธนาคาร, Swift หรือ เช็ค
• หากจำเป็น ให้เพิ่ม ข้อมูลการชำระเงิน (หมายเลขใบเสร็จ / ID ธุรกรรม) และ หมายเหตุภายในของการชำระเงิน
• คลิก ส่ง

การชำระเงินจะถูกบันทึกด้วยสถานะ สำเร็จ ในรายการการชำระเงินจะแสดงลูกค้า สถานะ วิธีการชำระเงิน จำนวนเงิน วันที่ชำระเงิน และผู้ที่สร้างรายการนั้น

สถานะ รายการ และสถิติ

• สถานะ: ฉบับร่าง (กำลังจัดทำ) · สุดท้าย (ออกแล้ว) · ยกเลิกแล้ว (Canceled) (ถูกยกเลิก) เอกสารที่เลยกำหนดชำระเงินแล้วจะมีเครื่องหมายเพิ่มเติมว่า เกินกำหนด — เป็นสีแดง
• คอลัมน์ของรายการ: หมายเลข, ลูกค้า, สถานะ, วันที่ (วันที่สร้างและกำหนดชำระเงิน), รวมทั้งสิ้น, ผู้สร้าง, ความสัมพันธ์, การดำเนินการ
• สถิติ (ขยายได้) แสดง จำนวนเอกสาร และ จำนวนเงิน แยกตามสถานะ (ฉบับร่าง / สุดท้าย / ยกเลิกแล้ว) พร้อมยอดรวม
• ตัวกรอง ช่วยจำกัดขอบเขตของรายการ

สิทธิ์การเข้าถึง

ปัญหาที่อาจพบและวิธีแก้

คำถามที่พบบ่อย

คำถาม: ฉันออกเอกสารผิดฉบับ — แก้ไขได้ไหม? คำตอบ: ไม่ได้ — การออกเอกสารย้อนกลับไม่ได้ คุณสามารถ ยกเลิก เอกสารนั้น (สถานะ → ยกเลิกแล้ว) แล้วสร้างฉบับใหม่ได้

คำถาม: เปลี่ยนประมาณการที่ได้รับอนุมัติเป็นใบเรียกเก็บเงินได้อย่างไร? คำตอบ: ให้เปิดประมาณการที่ออกแล้วและคลิก สร้างใบแจ้งหนี้ — ระบบจะสร้างฉบับร่างใบแจ้งหนี้ที่เชื่อมโยงกันพร้อมรายการชุดเดียวกัน

คำถาม: ภาษีเป็นจำนวนเงินหรือเปอร์เซ็นต์? คำตอบ: เป็น เปอร์เซ็นต์ ภาษี 10 จะเพิ่ม 10% ให้กับยอดรวม

คำถาม: ส่งเอกสารให้ลูกค้าทางอีเมลได้อย่างไร? คำตอบ: ให้ออกเอกสารก่อน แล้วคลิก ส่ง — ไฟล์ PDF จะถูกแนบและส่งไปยังที่อยู่อีเมลของลูกค้า

คำถาม: ดูได้ที่ไหนว่ายังเหลือต้องชำระอีกเท่าไร? คำตอบ: ในแท็บ ความสัมพันธ์ ของเอกสาร → สรุปการชำระเงิน (ยอดรวม / ชำระแล้ว / ที่ต้องชำระ)

คำถาม: ควรใช้ประเภทของเอกสารตามลำดับใด? คำตอบ: ตามขั้นตอนการทำงานกับลูกค้า: ประมาณการ (ข้อเสนอก่อนเริ่มงาน) → ใบสั่งงาน (สำหรับการปฏิบัติงาน) → ใบแจ้งหนี้ (ใบเรียกเก็บเงิน) → ใบเสร็จ (หลักฐานการชำระเงิน) → ใบแสดงการปฏิบัติงานเสร็จสิ้น (หลักฐานยืนยัน) การชำระเงินบันทึกแยกต่างหากในแท็บ การชำระเงิน คุณเริ่มจากเอกสารใดก็ได้ — ไม่จำเป็นต้องทำตามลำดับ

คำถาม: ทำไมในแท็บ “ใบเสร็จ” ไม่มีปุ่ม “สร้าง”? คำตอบ: ใบเสร็จไม่ได้สร้างด้วยตนเอง ใบเสร็จจะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อคุณบันทึกการชำระเงิน ดังนั้นในแท็บนี้จึงมีปุ่ม “สร้างการชำระเงิน”

คำถาม: ลบเอกสารที่ออกแล้วได้ไหม? คำตอบ: ไม่ได้ ลบได้เฉพาะฉบับร่างเท่านั้น เอกสารที่ออกแล้วทำได้เพียง ยกเลิก — เอกสารจะยังอยู่ในรายการโดยมีสถานะ “ยกเลิกแล้ว”

คำถาม: หมายเลขของเอกสารที่ถูกยกเลิกเกิดอะไรขึ้น? คำตอบ: หมายเลขจะยังคงเป็นของเอกสารที่ถูกยกเลิกและไม่ถูกนำมาใช้ซ้ำ เอกสารถัดไปจะได้หมายเลขถัดไปตามตัวนับ คำนำหน้าและตัวนับกำหนดได้ใน โมดูล → การตั้งค่า → เอกสารทางการเงิน — ดูบทความ “โมดูลและการตั้งค่าโมดูล”

คำถาม: ข้อมูลธนาคารและโลโก้ในเอกสารมาจากไหน? คำตอบ: มาจากการตั้งค่าโมดูล (โมดูล → การตั้งค่า → เอกสารทางการเงิน ดูบทความ “โมดูลและการตั้งค่าโมดูล”) โลโก้ถูกดึงไปที่นั่นจากการตั้งค่าบริษัท ในเอกสารเองคุณเปลี่ยนข้อมูลเหล่านี้ได้ก่อนออกเอกสาร

คำถาม: ส่งเอกสารให้ลูกค้าซ้ำได้ไหม? คำตอบ: ได้ ปุ่มส่งของเอกสารที่ออกแล้วใช้งานได้เสมอ — อีเมลพร้อมไฟล์ PDF ส่งได้กี่ครั้งก็ได้ตามที่ต้องการ

คำถาม: เครื่องหมายสีแดง “เกินกำหนด” หมายถึงอะไร? คำตอบ: หมายถึงกำหนดชำระเงินที่ระบุไว้ในเอกสารผ่านไปแล้ว และเอกสารยังไม่ได้รับชำระเงิน เครื่องหมายนี้ปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติ

คำถาม: เอกสารออกในสกุลเงินใด? คำตอบ: สกุลเงินเลือกตอนบันทึกการชำระเงิน ยอดเงินในเอกสารเองคำนวณด้วยสกุลเงินที่กำหนดไว้สำหรับบริษัท

คำถาม: ระบุวิธีการชำระเงินแบบใดได้บ้าง? คำตอบ: เงินสด บัตรธนาคาร การโอนเงินผ่านธนาคาร Swift และเช็ค วิธีการเลือกตอนสร้างการชำระเงินพร้อมกับจำนวนเงินและวันที่

คำถาม: พนักงานคนใดเห็นเอกสารทางการเงิน? คำตอบ: เจ้าของและผู้ดูแลระบบของบริษัท พนักงานทั่วไปเข้าถึงโมดูลนี้ไม่ได้

คำถาม: โมดูลนี้มีค่าใช้จ่ายหรือไม่? คำตอบ: มี “เอกสารทางการเงิน” เป็นโมดูลที่มีค่าใช้จ่าย เปิดใช้งานได้ใน การตั้งค่าบริษัท → โมดูล และหลังการเปิดใช้งานจะปรากฏในเมนูด้านซ้าย

คำถาม: ภาษีคำนวณเป็นจำนวนเงินหรือเปอร์เซ็นต์? คำตอบ: เป็นเปอร์เซ็นต์ ค่า 10 จะเพิ่ม 10% ให้กับยอดรวม