Finansielle dokumenter

Shifton Oppgaver lar deg med modulen Finansielle dokumenter lage finansielle dokumenter — kostnadsoverslag, arbeidsordrer, fakturaer, kvitteringer og fullføringsattester for arbeid — på grunnlag av oppgavene dine i felt, sende dem til klientene, gjøre ett dokument om til et annet og følge betalingene.

Viktig: Finansielle dokumenter er en betalt modul. Slå den på i delen Selskapsinnstillinger → Moduler . Når den er slått på, vises den i sidepanelet til venstre (i modusen Oppgaver / Field Service) som «Finansielle dokumenter».

Hva dette er

Hver dokumenttype har sin egen fane. Inne i fanen oppretter du dokumenter, redigerer postene deres, ferdigstiller dem (utkast → endelig), og deretter sender du dem til klienten, laster ned i PDF eller gjør dem om til et dokument av en annen type. Betalinger du får inn, registreres på fanen Betalinger.

Dokumenttyper (faner)

Hver type har sin egen fane med sin egen liste over dokumenter.

Estimere

Arbeidsordre

Faktura

Kvittering

På denne fanen står det «Opprett betaling» i stedet for knappen «Opprett» — kvitteringene oppstår av seg selv når en betaling registreres.

Fullføringsattest for arbeid

Hvordan dokumentene henger sammen

Dokumenttypene kommer i en bestemt rekkefølge — den følger gangen i arbeidet med klienten. Hvert neste dokument opprettes fra det forrige med knappen for omgjøring, derfor slipper du å skrive inn dataene på nytt.

• Estimere — et forretningstilbud. Sendes til klienten først, før arbeidet starter: hva som skal gjøres, og hva det koster.
• Arbeidsordre — dokumentet for utførelsen av arbeidet. Opprettes etter at klienten har sagt ja til kostnadsoverslaget.
• Faktura — regningen for betaling av det utførte arbeidet.
• Kvittering — kvitteringen som bekrefter at betalingen er mottatt.
• Fullføringsattest for arbeid — bekreftelse på at arbeidet er utført og godkjent.
• Betaling — selve oppføringen om betalingen: du angir betalingsmetode og beløp.

Du behøver ikke gå gjennom hele kjeden — du kan begynne med hvilket som helst dokument. Men hvis du arbeider i rekkefølge, henter hvert neste dokument klienten, postene, rabatten og skatten fra det forrige.

Fanene Estimere, Arbeidsordre, Faktura og Fullføringsattest for arbeid virker på samme måte — listen, statistikken og livsløpet er felles for dem og er beskrevet nedenfor.

Kvitteringen er unntaket: den kan ikke opprettes manuelt. Kvitteringen dannes automatisk når du registrerer en betaling, derfor står det «Opprett betaling» i stedet for knappen «Opprett» på denne fanen.

Livsløpet til et dokument

Oppretting (utkast) → redigering av poster → Lagre utkast → Generere (ferdigstilling → «endelig», kan ikke angres)
                                                          → Send / Last ned PDF / Gjør om / Avbryt

1. Oppretting av et dokument

• Åpne fanen for den typen du trenger (for eksempel Estimere) og klikk på Opprett. Sidepanelet Legg til åpnes.
• Velg Klient — feltet er obligatorisk. Dokumentet knyttes til denne klienten (adresse, telefon og e-post hentes automatisk).
• Velg om nødvendig klientens Oppgaver. Timer og tjenester fra disse fullførte oppgavene hentes inn i dokumentet.
• Klikk på Legg til. Utkastet til dokumentet åpnes i redigeringsverktøyet.

2. Redigering av dokumentet

Klikk på Rediger for å åpne skjemaet som kan redigeres.

I redigeringsmodus kan hvert felt i dokumentet endres: firmanavn og adresse, betalingsfrist, bankopplysninger, og lenger ned blokken Items med linjene i dokumentet. Hver linje har sitt eget navn, pris, antall, beskrivelse og rabatt; beløpet for linjen regnes ut automatisk.

Du kan angi:

• Firmanavn, logo og adresse Vises i toppfeltet på dokumentet.
• Betalingsfrist Dato og klokkeslett for betaling.
• Bankopplysninger. Ett tekstfelt der betalingsopplysningene for klienten er skrevet inn — mottaker (ATTN), bank (Bank), BIC Code, kontonummer (Account number) og rutingnummer (Routing number). Settes inn fra modulinnstillingene (Moduler → Innstillinger → Finansielle dokumenter), men i selve dokumentet kan det redigeres som vanlig tekst. Ved siden av vises totalbeløpet for dokumentet.
• Verktøy/Tjenester (Items). Dette er selve innholdet i dokumentet — det det faktureres for. Linjer legges til med to knapper:
• Legg til fra katalog. Du velger ferdige verktøy eller tjenester fra din egen katalog — navn, pris og beskrivelse settes inn av seg selv.
• Legg til manuelt. Det kommer opp en tom linje der du fyller ut: Egendefinert navn på verktøy/tjeneste — et fritt navn på verktøyet eller tjenesten (obligatorisk felt), Pris — prisen (obligatorisk), Antall — antallet (obligatorisk), Beskrivelse — beskrivelsen og Rabatt — rabatten på denne linjen i prosent.

Beløpet for linjen (Sum) regnes ut av seg selv: pris × antall. Linjer som er lagt til manuelt, får merket Custom. Du kan legge til så mange linjer du vil — hver av dem kommer som en egen blokk med de samme feltene.

• Selger Den som er ansvarlig for salget.
• Rabatt og Skatt Skatten angis i prosent av beløpet (for eksempel Skatt 10 på $300 → +$30 → Totalt $330).
• Merknad (Note) En fri kommentar til dokumentet.

Slik ser det ferdige dokumentet ut: toppfelt med logo og firmaadresse, blokken Kostnadsoverslag for med klientens data, blokken Detaljer med bankopplysninger og totalsum, tabellen Items med pris, antall og beløp for hver linje, totalsummer med rabatt og skatt, og handlingsknapper nederst.

Bruk Forhåndsvisning for å se hvordan det ferdige dokumentet blir, og Lagre utkast (Save draft) for å lagre endringene (knappen Lagre utkast blir aktiv først etter at du har endret noe).

3. Ferdigstilling — knappen «Generere»

Klikk på «Generere» for å ferdigstille dokumentet. Det kommer opp en bekreftelse: *«Er du sikker på at du vil ferdigstille dette …? Denne handlingen kan ikke angres.»*

• Når du bekrefter, endres statusen til endelig, dokumentet får et nummer (for eksempel EST-6), og det kommer opp et varsel om at det gikk bra.

Hvor nummeret på dokumentet kommer fra. Før ferdigstillingen har dokumentet ikke noe nummer — i utkastet står det en plassholder av typen WO-000000 i stedet. Nummeret utstedes i det øyeblikket dokumentet ferdigstilles, og det består av to deler: et prefiks og en teller. Begge angis i modulinnstillingene: Moduler → Innstillinger → Finansielle dokumenter. Hver dokumenttype har sitt eget prefiks og sin egen teller — for eksempel EST- for kostnadsoverslag, WO- for arbeidsordrer, INV- for fakturaer, REC- for kvitteringer og POW- for attester. Hvis telleren for kostnadsoverslag står på 6, får det neste ferdigstilte kostnadsoverslaget nummeret EST-6, og telleren blir 7.

På samme sted kan telleren settes til en annen verdi — for eksempel for å videreføre nummereringen du hadde før. Mer om hvordan du åpner modulinnstillingene, står i artikkelen «Moduler og modulinnstillinger».

Nummeret til et avbrutt dokument blir stående på det og utstedes ikke på nytt.

• Et ferdigstilt dokument kan ikke redigeres mer.

4. Etter ferdigstillingen

For ferdigstilte dokumenter er følgende handlinger tilgjengelige:

• Send (for eksempel *Send estimate*). Åpner e-postvinduet — E-post (klientens), Emne, Melding; dokumentet legges ved som PDF. Klikk på Send — klienten får dokumentet på e-post.
• Last ned (ikonet). Laster ned dokumentet i PDF-format.
• Opprett faktura. Gjør dokumentet om til et nytt utkast i Fakturaer, fylt ut med samme klient, poster, rabatt og skatt.
• Opprett arbeidsordre Gjør dokumentet om til et nytt utkast av en Arbeidsordre.

Dokumenter som er gjort om, henger sammen — se fanen Tilkoblinger.

5. Avbryting eller sletting (handlinger i linjen)

I hver linje i listen tilbyr menyen Handlinger:

• 🗑 Slett. Bare tilgjengelig for utkast: et ferdigstilt dokument kan ikke slettes, det kan bare avbrytes.
• ⨯ Avbryt Bekreftelsen *«Denne handlingen kan ikke angres»* → statusen endres til avbrutt.
• ⬇ Last ned PDF Lagrer PDF-en.

Fanen «Tilkoblinger»

Åpne dokumentet → Tilkoblinger for å se:

• Klient Navn og e-post.
• Dokumentkoblinger Andre dokumenter som er knyttet til dette (for eksempel en faktura som er opprettet fra dette kostnadsoverslaget).
• Betalingssammendrag — Totalbeløp, Betalt (Paid) og Å betale.
• Relaterte oppgaver Oppgaver i felt som er knyttet til dokumentet.

Registrering av en betaling

Fanen Betalinger registrerer penger som er mottatt.

• Åpne fanen Betalinger → Opprett betaling.
• Velg Klient — feltet er obligatorisk.
• Angi Betalingsbeløpet og velg Valuta — obligatorisk.
• Angi Betalingsdatoen (Payment date) — obligatorisk.
• Velg Betalingsmetode: Kontanter, Bankkort, Bankoverføring, Swift eller Sjekk.
• Legg om nødvendig til Informasjon om betalingen (kvitteringsnummer / transaksjons-ID) og en Intern merknad til betalingen.
• Klikk på Send.

Betalingen registreres med statusen Vellykket. I listen over betalinger vises klienten, statusen, betalingsmetoden, beløpet, betalingsdatoen og hvem som opprettet oppføringen.

Statuser, liste og statistikk

• Statuser: Utkast (under arbeid) · Endelig (utstedt) · Avbrutt (Canceled) (annullert). Dokumenter der betalingsfristen er utløpt, merkes i tillegg som forfalte — med rødt.
• Kolonner i listen: Nummer, Klient, Status, Datoer (oppretting og betalingsfrist), Totalt, Opprettet av, Tilkoblinger, Handlinger.
• STATISTIKKER (kan foldes ut). Viser antall dokumenter og pengebeløpet fordelt på statuser (Utkast / Endelig / Avbrutt) og med totalsummer.
• Filtre Snevrer inn listen.

Tillatelser

Mulige problemer og løsninger

Ofte stilte spørsmål

Spørsmål: Jeg ferdigstilte feil dokument — kan det redigeres? Svar: Nei — ferdigstillingen kan ikke angres. Du kan Avbryt dokumentet (status → avbrutt) og opprette et nytt.

Spørsmål: Hvordan gjør jeg et godkjent kostnadsoverslag om til en regning? Svar: Åpne det ferdigstilte kostnadsoverslaget og klikk på Opprett faktura — det opprettes et tilknyttet fakturautkast med de samme postene.

Spørsmål: Er skatten et beløp eller en prosent? Svar: Det er en prosent. Skatt 10 legger 10 % til beløpet.

Spørsmål: Hvordan sender jeg dokumentet til klienten på e-post? Svar: Ferdigstill det, og klikk deretter på Send — PDF-en legges ved og sendes til klientens e-postadresse.

Spørsmål: Hvor ser jeg hvor mye som fortsatt gjenstår å betale? Svar: På fanen Tilkoblinger i dokumentet → Betalingssammendrag (Totalbeløp / Betalt / Å betale).

Spørsmål: I hvilken rekkefølge bruker jeg dokumenttypene? Svar: Etter gangen i arbeidet med klienten: estimere (tilbud før arbeidet starter) → arbeidsordre (for utførelsen) → faktura (regning for betaling) → kvittering (kvittering for betalingen) → fullføringsattest for arbeid (bekreftelse). Betalingen registreres separat på fanen Betalinger. Du kan begynne med hvilket som helst dokument — rekkefølgen er ikke obligatorisk.

Spørsmål: Hvorfor er det ingen «Opprett»-knapp på fanen «Kvittering»? Svar: Kvitteringen lages ikke manuelt. Den oppstår automatisk når du registrerer en betaling, derfor står knappen «Opprett betaling» på denne fanen.

Spørsmål: Kan et ferdigstilt dokument slettes? Svar: Nei. Bare et utkast kan slettes. Et ferdigstilt dokument kan bare avbrytes med Avbryt — det blir stående i listen med statusen «avbrutt».

Spørsmål: Hva skjer med nummeret til et avbrutt dokument? Svar: Nummeret blir stående på det avbrutte dokumentet og utstedes ikke på nytt. Det neste dokumentet får det neste nummeret etter telleren. Prefikser og tellere angis i Moduler → Innstillinger → Finansielle dokumenter — se artikkelen «Moduler og modulinnstillinger».

Spørsmål: Hvor kommer bankopplysningene og logoen i dokumentet fra? Svar: Fra modulinnstillingene (Moduler → Innstillinger → Finansielle dokumenter, se artikkelen «Moduler og modulinnstillinger»). Logoen hentes dit fra selskapsinnstillingene. I selve dokumentet kan de endres før ferdigstillingen.

Spørsmål: Kan dokumentet sendes til klienten på nytt? Svar: Ja. Sendeknappen er alltid tilgjengelig for et ferdigstilt dokument — e-posten med PDF-en kan sendes så mange ganger du trenger.

Spørsmål: Hva betyr den røde merkingen «forfalt»? Svar: At betalingsfristen som er angitt i dokumentet, alt er gått, og at dokumentet ikke er betalt. Merkingen kommer automatisk.

Spørsmål: I hvilken valuta utstedes dokumentene? Svar: Valutaen velges når betalingen registreres. Beløpene i selve dokumentene regnes i valutaen som er angitt for selskapet.

Spørsmål: Hvilke betalingsmetoder kan angis? Svar: Kontanter, bankkort, bankoverføring, Swift og sjekk. Metoden velges når betalingen opprettes, sammen med beløpet og datoen.

Spørsmål: Hvilke ansatte ser de finansielle dokumentene? Svar: Eieren og administratoren i selskapet. Vanlige ansatte har ikke tilgang til modulen.

Spørsmål: Er modulen betalt? Svar: Ja, «Finansielle dokumenter» er en betalt modul. Den slås på i Selskapsinnstillinger → Moduler, og når den er slått på, vises den i menyen til venstre.

Spørsmål: Regnes skatten i beløp eller i prosent? Svar: I prosent. Verdien 10 legger 10 % til beløpet.