Fakturalama

Shifton Tapşırıqlar Fakturalama modulunun köməyi ilə səyyar tapşırıqlarınız əsasında maliyyə sənədləri — smetalar, iş sifarişləri, fakturalar, qəbzlər və görülmüş işlərin aktları — yaratmağa, onları müştərilərə göndərməyə, bir sənədi başqa sənədə çevirməyə və ödənişləri izləməyə imkan verir.

Vacibdir: Fakturalama — ödənişli moduldur. Onu Şirkət parametrləri → Modullar bölməsində aktiv edin. Aktiv edildikdən sonra o, sol yan paneldə (Tapşırıqlar / Field Service rejimində) «Fakturalama» kimi görünür.

Bu nədir

Hər sənəd tipinin öz tabı var. Tabın içində sənədləri yaradır, onların mövqelərini redaktə edir, onları rəsmiləşdirir (qaralama → yekun), sonra müştəriyə göndərir, PDF formatında endirir və ya başqa tipli sənədə çevirirsiniz. Alınmış ödənişlər Ödənişlər tabında qeyd olunur.

Sənəd tipləri (tablar)

Hər tipin öz tabı və öz sənəd siyahısı var.

Təxmin

İş sifarişi

Faktura

Qəbz

Bu tabda «Yarat» düyməsi yerinə «Ödəniş yaradın» düyməsi durur — qəbzlər ödəniş qeydə alınarkən özləri yaranır.

İşin tamamlanması aktı

Sənədlər bir-biri ilə necə bağlıdır

Sənəd tipləri müəyyən ardıcıllıqla gedir — bu, müştəri ilə işin gedişatını təkrarlayır. Hər növbəti sənəd əvvəlkindən çevirmə düyməsi ilə yaradılır, buna görə məlumatları yenidən daxil etmək lazım gəlmir.

• Təxmin — kommersiya təklifi. Müştəriyə birinci, işlərə başlamazdan əvvəl göndərilir: konkret olaraq nə ediləcək və bu, nə qədər dəyərindədir.
• İş sifarişi — işlərin yerinə yetirilməsi üçün sənəd. Müştəri smeta ilə razılaşdıqdan sonra yaradılır.
• Faktura — yerinə yetirilmiş işin ödənişi üçün hesab.
• Qəbz — ödənişin alındığını təsdiqləyən çek.
• İşin tamamlanması aktı — işin yerinə yetirildiyi və qəbul edildiyinin təsdiqi.
• Ödəniş — ödəniş barədə qeydin özü: siz ödəniş üsulunu və məbləği göstərirsiniz.

Zəncir üzrə tam hərəkət etmək mütləq deyil — istənilən sənəddən başlamaq olar. Amma ardıcıllıqla işləyəndə hər növbəti sənəd müştərini, mövqeləri, endirimi və vergini əvvəlkindən götürür.

Təxmin, İş sifarişi, Faktura və İşin tamamlanması aktı tabları eyni cür işləyir — siyahı, statistika və həyat dövrü onlarda ümumidir və aşağıda təsvir olunub.

Qəbz istisnadır: onu əl ilə yaratmaq mümkün deyil. Qəbz siz ödənişi qeydə alanda avtomatik formalaşır, buna görə bu tabda «Yarat» düyməsi yerinə «Ödəniş yaradın» düyməsi durur.

Sənədin həyat dövrü

Yaradılma (qaralama) → mövqelərin redaktəsi → Qaralama saxla → Formalaşdırmaq (rəsmiləşdirmə → «yekun», geri qaytarılmır)
                                                             → Göndər / PDF yüklə / Çevirmək / Ləğv et

1. Sənədin yaradılması

• Lazımi tipin tabını açın (məsələn, Təxmin) və Yarat düyməsini basın. Əlavə et yan paneli açılacaq.
• Müştərini seçin — sahə mütləqdir. Sənəd bu müştəriyə bağlanır (ünvan, telefon və email avtomatik olaraq götürülür).
• Lazım gələrsə, müştərinin Tapşırıqlarını seçin. Bu tamamlanmış tapşırıqlardan saatlar və xidmətlər sənədə düşəcək.
• Əlavə et düyməsini basın. Redaktorda sənədin qaralaması açılacaq.

2. Sənədin redaktəsi

Redaktə olunan formanı açmaq üçün Redaktə et düyməsini basın.

Redaktə rejimində sənədin hər sahəsi düzəliş üçün əlçatandır: şirkətin adı və ünvanı, ödəniş müddəti, rekvizitlər, aşağıda isə sənədin sətirləri olan Items bloku. Hər sətrin öz adı, qiyməti, miqdarı, təsviri və endirimi var; sətir üzrə məbləğ avtomatik hesablanır.

Siz aşağıdakıları təyin edə bilərsiniz:

• Şirkətin adı, loqosu və ünvanı Sənədin başlığında göstərilir.
• Ödəniş müddəti Ödənişin tarixi və vaxtı.
• Rekvizitlər. Müştəri üçün ödəniş məlumatlarının yazıldığı bir mətn sahəsi — alan (ATTN), bank (Bank), BIC Code, hesab nömrəsi (Account number) və marşrut nömrəsi (Routing number). Modulun parametrlərindən (Modullar → Parametrlər → Fakturalama) götürülür, lakin sənədin özündə onu adi mətn kimi redaktə etmək olar. Yanında sənədin yekun məbləği göstərilir.
• Alətlər/Xidmətlər (Items). Bu, sənədin məzmunudur — nəyə görə hesab verildiyi. Sətirlər iki düymə ilə əlavə olunur:
• Kataloqdan əlavə et. Öz kataloqunuzdan hazır alətləri və ya xidmətləri seçirsiniz — ad, qiymət və təsvir özləri düşəcək.
• Əl ilə əlavə et. Boş sətir yaranır və orada siz aşağıdakıları doldurursunuz: Alətin/xidmətin xüsusi adı — alətin və ya xidmətin ixtiyari adı (mütləq sahə), Qiymət — qiyməti (mütləq), Miqdar — miqdarı (mütləq), Təsvir — təsviri və Endirim — bu sətrə faizlə endirimi.

Sətrin məbləği (Sum) özü hesablanır: qiymət × miqdar. Əl ilə əlavə edilmiş sətirlər Custom işarəsi ilə qeyd olunur. İstənilən sayda sətir əlavə etmək olar — hər biri həmin sahələrlə ayrıca blok kimi görünür.

• Satıcı Satışa görə məsul şəxs.
• Endirim və Vergi Vergi məbləğin faizi ilə təyin edilir (məsələn, $300-a Vergi 10 → +$30 → Yekun $330).
• Qeyd (Note) Sənədə ixtiyari şərh.

Hazır sənəd belə görünür: loqo və şirkətin ünvanı olan başlıq, müştərinin məlumatları olan Smeta üçün bloku, rekvizitlər və yekunla Təfərrüatlar bloku, hər sətir üzrə dəyər, miqdar və məbləği olan Items cədvəli, endirim və vergi ilə yekunlar və aşağıda əməliyyat düymələri.

Sənədin hazır görünüşünü görmək üçün Önizləmə, dəyişiklikləri saxlamaq üçün isə Qaralama saxla (Save draft) düyməsindən istifadə edin (Qaralama saxla düyməsi yalnız nəyi olsa dəyişdikdən sonra aktiv olur).

3. Rəsmiləşdirmə — «Formalaşdırmaq» düyməsi

Sənədi rəsmiləşdirmək üçün «Formalaşdırmaq» düyməsini basın. Təsdiq görünəcək: *«Bu …-i rəsmiləşdirmək istədiyinizə əminsiniz? Bu əməliyyat geri qaytarılmır.»*

• Təsdiqlədikdə status yekun olaraq dəyişir, sənədə nömrə verilir (məsələn, EST-6) və müvəffəqiyyət barədə bildiriş görünür.

Sənədin nömrəsi haradan götürülür. Rəsmiləşdirməyə qədər sənədin nömrəsi olmur — qaralamada onun yerinə WO-000000 görünüşündə şablon durur. Nömrə rəsmiləşdirmə anında verilir və iki hissədən yaranır: prefiks və sayğac. Hər ikisi modulun parametrlərində təyin edilir: Modullar → Parametrlər → Fakturalama. Hər sənəd tipinin öz prefiksi və öz sayğacı var — məsələn, smetalar üçün EST-, iş sifarişləri üçün WO-, fakturalar üçün INV-, qəbzlər üçün REC-, aktlar üçün POW-. Smetaların sayğacı 6-ya bərabərdirsə, növbəti rəsmiləşdirilmiş smeta EST-6 nömrəsini alacaq, sayğac isə 7 olacaq.

Elə orada sayğacı başqa dəyərə keçirmək olar — məsələn, əvvəllər apardığınız nömrələnməni davam etdirmək üçün. Modulun parametrlərini necə açmaq barədə ətraflı — «Modullar və modul parametrləri» məqaləsində.

Ləğv edilmiş sənədin nömrəsi onda qalır və təkrar verilmir.

• Rəsmiləşdirilmiş sənədi artıq redaktə etmək mümkün deyil.

4. Rəsmiləşdirmədən sonra

Rəsmiləşdirilmiş sənədlər üçün aşağıdakı əməliyyatlar əlçatandır:

• Göndər (məsələn, *Send estimate*). Məktub pəncərəsini açır — Email (müştərinin), Mövzu, Mesaj; sənəd PDF şəklində əlavə olunur. Göndər düyməsini basın — müştəri sənədi elektron poçtuna alacaq.
• Yüklə (işarə). Sənədi PDF formatında endirir.
• Faktura yaradın. Sənədi həmin müştəri, mövqelər, endirim və vergi ilə doldurulmuş yeni Fakturalar qaralamasına çevirir.
• İş sifarişi yaradın Sənədi yeni İş sifarişi qaralamasına çevirir.

Çevrilmiş sənədlər bir-biri ilə bağlıdır — Əlaqələr tabına baxın.

5. Ləğv və ya silmə (sətirdəki əməliyyatlar)

Siyahının hər sətrində Əməliyyatlar menyusu aşağıdakıları təklif edir:

• 🗑 Sil. Yalnız qaralamalar üçün əlçatandır: rəsmiləşdirilmiş sənədi silmək mümkün deyil, onu yalnız ləğv etmək olar.
• ⨯ Ləğv et *«Bu əməliyyatı geri qaytarmaq mümkün deyil»* təsdiqi → status ləğv edilmiş olaraq dəyişir.
• ⬇ PDF yüklə PDF-i saxlayır.

«Əlaqələr» tabı

Aşağıdakıları görmək üçün sənədi açın → Əlaqələr:

• Müştəri Ad və email.
• Sənəd əlaqələri Bununla bağlı digər sənədlər (məsələn, bu smetadan yaradılmış hesab).
• Ödəniş üzrə xülasə — Ümumi məbləğ, Ödənilmiş (Paid) və Ödəmək üçün.
• Əlaqəli tapşırıqlar Sənədə bağlanmış səyyar tapşırıqlar.

Ödənişin qeydə alınması

Ödənişlər tabı alınmış pulları qeyd edir.

• Ödənişlər tabını açın → Ödəniş yaradın.
• Müştərini seçin — sahə mütləqdir.
• Ödənişin məbləğini göstərin və Valyutanı seçin — mütləqdir.
• Ödənişin tarixini (Payment date) təyin edin — mütləqdir.
• Ödəniş üsulunu seçin: Nağd pul, Bank kartı, Bank köçürməsi, Swift və ya Çek.
• Lazım gələrsə, Ödəniş haqqında məlumatı (qəbzin nömrəsi / əməliyyatın ID-si) və Ödənişə daxili qeydi əlavə edin.
• Göndər düyməsini basın.

Ödəniş Uğurlu statusu ilə qeyd olunur. Ödənişlərin siyahısında müştəri, status, ödəniş üsulu, məbləğ, ödənişin tarixi və qeydi kimin yaratdığı göstərilir.

Statuslar, siyahı və statistika

• Statuslar: Qaralama (hazırlanır) · Yekun (verilib) · Ləğv edilmiş (Canceled) (etibarsız sayılıb). Ödəniş müddəti bitmiş sənədlər əlavə olaraq vaxtı keçmiş kimi — qırmızı rəngdə qeyd olunur.
• Siyahının sütunları: Nömrə, Müştəri, Status, Tarixlər (yaradılma və ödəniş müddəti), Yekun, Kim tərəfindən yaradılıb, Əlaqələr, Əməliyyatlar.
• STATİSTİKA (açılır). Statuslar üzrə bölgü (Qaralama / Yekun / Ləğv edilmiş) və yekunlarla sənədlərin sayını və pul məbləğini göstərir.
• Filtrlər Siyahını daraldır.

İcazələr

Mümkün problemlər və həllər

Tez-tez verilən suallar

Sual: Səhv sənədi rəsmiləşdirdim — onu redaktə etmək olarmı? Cavab: Xeyr — rəsmiləşdirmə geri qaytarılmır. Siz sənədi Ləğv et düyməsi ilə ləğv edə (status → ləğv edilmiş) və yenisini yarada bilərsiniz.

Sual: Təsdiqlənmiş smetanı ödəniş üçün hesaba necə çevirmək olar? Cavab: Rəsmiləşdirilmiş smetanı açın və Faktura yaradın düyməsini basın — həmin mövqelərlə bağlı hesab qaralaması yaradılacaq.

Sual: Vergi məbləğdir, yoxsa faiz? Cavab: Bu, faizdir. Vergi 10 məbləğə 10% əlavə edir.

Sual: Sənədi müştəriyə elektron poçtla necə göndərmək olar? Cavab: Onu rəsmiləşdirin, sonra Göndər düyməsini basın — PDF əlavə olunur və müştərinin elektron poçt ünvanına göndərilir.

Sual: Nə qədər ödəniləcəyini harada görmək olar? Cavab: Sənədin Əlaqələr tabında → Ödəniş üzrə xülasə (Ümumi məbləğ / Ödənilmiş / Ödəmək üçün).

Sual: Sənəd tiplərindən hansı ardıcıllıqla istifadə etmək lazımdır? Cavab: Müştəri ilə işin gedişatına uyğun: təxmin (işlərə başlamazdan əvvəl təklif) → iş sifarişi (yerinə yetirilmə üçün) → faktura (ödəniş üçün hesab) → qəbz (ödəniş çeki) → görülmüş işlərin aktı (təsdiq). Ödəniş ayrıca Ödənişlər tabında qeydə alınır. İstənilən sənəddən başlamaq olar — ardıcıllıq mütləq deyil.

Sual: «Qəbz» tabında nə üçün «Yarat» düyməsi yoxdur? Cavab: Qəbz əl ilə yaradılmır. O, siz ödənişi qeydə alanda avtomatik yaranır, buna görə bu tabda «Ödəniş yaradın» düyməsi durur.

Sual: Rəsmiləşdirilmiş sənədi silmək olarmı? Cavab: Xeyr. Yalnız qaralamanı silmək olar. Rəsmiləşdirilmiş sənədi yalnız ləğv etmək olar — o, «ləğv edilmiş» statusu ilə siyahıda qalacaq.

Sual: Ləğv edilmiş sənədin nömrəsi ilə nə olur? Cavab: Nömrə ləğv edilmiş sənəddə qalır və təkrar verilmir. Növbəti sənəd sayğac üzrə növbəti nömrəni alacaq. Prefikslər və sayğaclar Modullar → Parametrlər → Fakturalama bölməsində təyin edilir — «Modullar və modul parametrləri» məqaləsinə baxın.

Sual: Sənəddəki rekvizitlər və loqo haradan götürülür? Cavab: Modulun parametrlərindən (Modullar → Parametrlər → Fakturalama, «Modullar və modul parametrləri» məqaləsinə baxın). Loqo oraya şirkətin parametrlərindən düşür. Sənədin özündə onları rəsmiləşdirmədən əvvəl dəyişmək olar.

Sual: Sənədi müştəriyə təkrar göndərmək olarmı? Cavab: Bəli. Rəsmiləşdirilmiş sənədin göndərmə düyməsi hər zaman əlçatandır — PDF-li məktubu lazım olduğu qədər göndərmək olar.

Sual: Qırmızı «vaxtı keçmiş» qeydi nə deməkdir? Cavab: Sənəddə göstərilmiş ödəniş müddətinin artıq keçdiyini, sənədin isə ödənilmədiyini. Qeyd avtomatik olaraq görünür.

Sual: Sənədlər hansı valyutada verilir? Cavab: Valyuta ödəniş qeydə alınarkən seçilir. Sənədlərin özündə məbləğlər şirkət üçün təyin edilmiş valyutada hesablanır.

Sual: Hansı ödəniş üsullarını göstərmək olar? Cavab: Nağd pul, bank kartı, bank köçürməsi, Swift və çek. Üsul ödəniş yaradılarkən məbləğ və tarixlə birlikdə seçilir.

Sual: İşçilərdən kim maliyyə sənədlərini görür? Cavab: Şirkətin sahibi və administratoru. Adi işçilər üçün modul əlçatan deyil.

Sual: Modul ödənişlidir? Cavab: Bəli, «Fakturalama» ödənişli moduldur. O, Şirkət parametrləri → Modullar bölməsində aktiv edilir və aktiv edildikdən sonra sol menyuda görünür.

Sual: Vergi məbləğlə, yoxsa faizlə hesablanır? Cavab: Faizlə. 10 dəyəri məbləğə 10% əlavə edəcək.