Finančné dokumenty

Shifton Úlohy umožňuje pomocou modulu Finančné dokumenty vytvárať finančné dokumenty — odhady, pracovné príkazy, faktúry, pokladničné doklady a doklady o vykonaní prác — na základe vašich výjazdových úloh, odosielať ich klientom, prevádzať jeden dokument na iný a sledovať platby.

Dôležité: Finančné dokumenty sú platený modul. Zapnite ho v sekcii Nastavenia spoločnosti → Moduly . Po zapnutí sa objaví v ľavom bočnom paneli (v režime Úlohy / Field Service) ako „Finančné dokumenty“.

Čo to je

Každý typ dokumentu má vlastnú kartu. Vnútri karty vytvárate dokumenty, upravujete ich položky, vystavujete ich (koncept → finálny), a potom ich odosielate klientovi, sťahujete do PDF alebo prevádzate na dokument iného typu. Prijaté platby sa zaznamenávajú na karte Platby.

Typy dokumentov (karty)

Každý typ má vlastnú kartu s vlastným zoznamom dokumentov.

Odhad

Pracovný príkaz

Faktúra

Pokladničný doklad

Na tejto karte je namiesto tlačidla „Vytvoriť“ tlačidlo „Vytvoriť platbu“ — pokladničné doklady sa objavujú samy pri registrácii platby.

Doklad o vykonaní prác

Ako sú dokumenty navzájom prepojené

Typy dokumentov idú v určitom poradí — kopíruje priebeh práce s klientom. Každý nasledujúci dokument sa vytvára z predchádzajúceho tlačidlom prevodu, takže údaje netreba zadávať znova.

• Odhad — cenová ponuka. Klientovi sa odosiela ako prvý, pred začatím prác: čo presne sa urobí a koľko to stojí.
• Pracovný príkaz — dokument na vykonanie prác. Vytvára sa po tom, ako klient odhad odsúhlasil.
• Faktúra — účet na zaplatenie vykonanej práce.
• Pokladničný doklad — doklad potvrdzujúci, že platba bola prijatá.
• Doklad o vykonaní prác — potvrdenie, že práca bola vykonaná a prijatá.
• Platba — samotný záznam o úhrade: uvádzate spôsob platby a sumu.

Prechádzať celý reťazec nie je potrebné — začať môžete ktorýmkoľvek dokumentom. Ak však postupujete po poriadku, každý nasledujúci dokument prevezme klienta, položky, zľavu a daň z predchádzajúceho.

Karty Odhad, Pracovný príkaz, Faktúra a Doklad o vykonaní prác fungujú rovnako — zoznam, štatistika aj životný cyklus sú u nich spoločné a sú opísané nižšie.

Pokladničný doklad je výnimka: ručne sa vytvoriť nedá. Pokladničný doklad sa vytvára automaticky, keď zaregistrujete platbu, preto je na tejto karte namiesto tlačidla „Vytvoriť“ tlačidlo „Vytvoriť platbu“.

Životný cyklus dokumentu

Vytvorenie (koncept) → úprava položiek → Uložiť koncept → Vytvoriť (vystavenie → „finálny“, nevratne)
                                                        → Odoslať / Stiahnuť PDF / Previesť / Zrušiť

1. Vytvorenie dokumentu

• Otvorte kartu potrebného typu (napríklad Odhad) a kliknite na Vytvoriť. Otvorí sa bočný panel Pridať.
• Vyberte Klienta — pole je povinné. Dokument sa priraďuje k tomuto klientovi (adresa, telefón a e-mail sa doplnia automaticky).
• Ak je to potrebné, vyberte Úlohy klienta. Hodiny a služby z týchto dokončených úloh sa doplnia do dokumentu.
• Kliknite na Pridať. Otvorí sa koncept dokumentu v editore.

2. Úprava dokumentu

Kliknite na Upraviť, aby sa otvoril upravovateľný formulár.

V režime úprav je každé pole dokumentu dostupné na úpravu: názov a adresa spoločnosti, termín platby, platobné údaje, a nižšie — blok Items s riadkami dokumentu. Každý riadok má svoj názov, cenu, množstvo, popis a zľavu; suma za riadok sa počíta automaticky.

Môžete zadať:

• Názov spoločnosti, logo a adresa Zobrazujú sa v hlavičke dokumentu.
• Termín platby Dátum a čas platby.
• Platobné údaje. Jedno textové pole, do ktorého sú zapísané platobné údaje pre klienta — príjemca (ATTN), banka (Bank), BIC Code, číslo účtu (Account number) a smerovacie číslo (Routing number). Vkladá sa z nastavení modulu (Moduly → Nastavenia → Finančné dokumenty), ale v samotnom dokumente sa dá upraviť ako obyčajný text. Vedľa sa zobrazuje celková suma dokumentu.
• Nástroje/Služby (Items). To je práve obsah dokumentu — to, za čo sa účtuje. Riadky sa pridávajú dvoma tlačidlami:
• Pridať z katalógu. Vyberáte hotové nástroje alebo služby zo svojho katalógu — názov, cena a popis sa doplnia samy.
• Pridať ručne. Objaví sa prázdny riadok, v ktorom vyplníte: Vlastný názov nástroja/služby — voľný názov nástroja alebo služby (povinné pole), Cena — cenu (povinné), Množstvo — množstvo (povinné), Popis — popis a Zľava — zľavu na tento riadok v percentách.

Suma riadka (Sum) sa počíta sama: cena × množstvo. Riadky pridané ručne sú označené značkou Custom. Pridať možno koľkokoľvek riadkov — každý sa objaví ako samostatný blok s tými istými poľami.

• Predajca Zodpovedný za predaj.
• Zľava a Daň Daň sa zadáva v percentách zo sumy (napríklad Daň 10 na $300 → +$30 → Celkom $330).
• Poznámka (Note) Voľný komentár k dokumentu.

Takto vyzerá hotový dokument: hlavička s logom a adresou spoločnosti, blok Rozpočet pre s údajmi klienta, blok Podrobnosti s platobnými údajmi a súčtom, tabuľka Items s cenou, množstvom a sumou za každý riadok, súčty so zľavou a daňou a tlačidlá akcií dole.

Použite Ukážka, aby ste videli hotový vzhľad dokumentu, a Uložiť koncept (Save draft), aby ste zmeny uložili (tlačidlo Uložiť koncept sa stane aktívnym až po tom, ako niečo zmeníte).

3. Vystavenie — tlačidlo „Vytvoriť“

Kliknite na „Vytvoriť“, aby ste dokument vystavili. Objaví sa potvrdenie: *„Naozaj chcete vystaviť tento …? Táto akcia je nevratná.“*

• Pri potvrdení sa stav zmení na finálny, dokumentu sa priradí číslo (napríklad EST-6) a objaví sa upozornenie o úspechu.

Odkiaľ sa berie číslo dokumentu. Pred vystavením dokument číslo nemá — v koncepte je namiesto neho zástupný tvar WO-000000. Číslo sa vydáva v momente vystavenia a skladá sa z dvoch častí: prefixu a počítadla. Oboje sa zadáva v nastaveniach modulu: Moduly → Nastavenia → Finančné dokumenty. Každý typ dokumentu má vlastný prefix a vlastné počítadlo — napríklad EST- pre odhady, WO- pre pracovné príkazy, INV- pre faktúry, REC- pre pokladničné doklady, POW- pre doklady o vykonaní prác. Ak je počítadlo odhadov 6, nasledujúci vystavený odhad dostane číslo EST-6 a počítadlo sa zmení na 7.

Na tom istom mieste sa dá počítadlo prepnúť na inú hodnotu — napríklad aby ste pokračovali v číslovaní, ktoré ste viedli predtým. Podrobnejšie o tom, ako otvoriť nastavenia modulu — v článku „Moduly a nastavenia modulov“.

Číslo zrušeného dokumentu mu zostáva a opakovane sa nevydáva.

• Vystavený dokument sa už nedá upravovať.

4. Po vystavení

Pri vystavených dokumentoch sú dostupné tieto akcie:

• Odoslať (napríklad *Send estimate*). Otvorí okno e-mailu — Email (klienta), Predmet, Správa; dokument sa priloží vo forme PDF. Kliknite na Odoslať — klient dostane dokument na e-mailovú adresu.
• Stiahnuť (ikona). Stiahne dokument vo formáte PDF.
• Vytvoriť faktúru. Prevedie dokument na nový koncept Faktúry, vyplnený tým istým klientom, položkami, zľavou a daňou.
• Vytvoriť pracovný príkaz Prevedie dokument na nový koncept Pracovného príkazu.

Prevedené dokumenty sú navzájom prepojené — pozri kartu Vzťahy.

5. Zrušenie alebo odstránenie (akcie v riadku)

V každom riadku zoznamu ponúka menu Akcie:

• 🗑 Odstrániť. Dostupné iba pre koncepty: vystavený dokument sa odstrániť nedá, dá sa iba zrušiť.
• ⨯ Zrušiť Potvrdenie *„Túto akciu nie je možné vrátiť“* → stav sa zmení na zrušený.
• ⬇ Stiahnuť PDF Uloží PDF.

Karta „Vzťahy“

Otvorte dokument → Vzťahy, aby ste videli:

• Klient Meno a e-mail.
• Prepojenia dokumentov Iné dokumenty spojené s týmto (napríklad faktúra vytvorená z tohto odhadu).
• Súhrn platby — Celková suma, Zaplatené (Paid) a Na zaplatenie.
• Súvisiace úlohy Výjazdové úlohy priradené k dokumentu.

Registrácia platby

Karta Platby zaznamenáva prijaté peniaze.

• Otvorte kartu Platby → Vytvoriť platbu.
• Vyberte Klienta — pole je povinné.
• Uveďte Sumu platby a vyberte Menu — povinné.
• Zadajte Dátum platby (Payment date) — povinné.
• Vyberte Spôsob platby: Hotovosť, Banková karta, Bankový prevod, Swift alebo Šek.
• Ak je to potrebné, pridajte Informácie o platbe (číslo pokladničného dokladu / ID transakcie) a Internú poznámku k platbe.
• Kliknite na Odoslať.

Platba sa zaznamená so stavom Úspešne. V zozname platieb sa zobrazuje klient, stav, spôsob platby, suma, dátum platby a kto záznam vytvoril.

Stavy, zoznam a štatistika

• Stavy: Koncept (pripravuje sa) · Finálny (vystavený) · Zrušený (Canceled) (anulovaný). Dokumenty s uplynutým termínom platby sú navyše označené ako po termíne — červenou farbou.
• Stĺpce zoznamu: Číslo, Klient, Stav, Dátumy (vytvorenia a termínu platby), Celkom, Kto vytvoril, Vzťahy, Akcie.
• ŠTATISTIKY (rozbaľuje sa). Zobrazuje počet dokumentov a peňažnú sumu s rozdelením podľa stavov (Koncept / Finálny / Zrušený) a so súčtami.
• Filtre Zužujú zoznam.

Povolenia

Možné problémy a riešenia

Často kladené otázky

Otázka: Vystavil som nesprávny dokument — dá sa upraviť? Odpoveď: Nie — vystavenie je nevratné. Dokument môžete Zrušiť (stav → zrušený) a vytvoriť nový.

Otázka: Ako premeniť schválený odhad na faktúru na zaplatenie? Odpoveď: Otvorte vystavený odhad a kliknite na Vytvoriť faktúru — vytvorí sa prepojený koncept faktúry s tými istými položkami.

Otázka: Je daň suma, alebo percento? Odpoveď: Je to percento. Daň 10 pridáva k sume 10 %.

Otázka: Ako odoslať dokument klientovi e-mailom? Odpoveď: Vystavte ho a potom kliknite na Odoslať — PDF sa priloží a odošle na e-mailovú adresu klienta.

Otázka: Kde vidieť, koľko ešte zostáva zaplatiť? Odpoveď: Na karte dokumentu Vzťahy → Súhrn platby (Celková suma / Zaplatené / Na zaplatenie).

Otázka: V akom poradí používať typy dokumentov? Odpoveď: Podľa priebehu práce s klientom: odhad (ponuka pred začatím prác) → pracovný príkaz (na vykonanie) → faktúra (účet na zaplatenie) → pokladničný doklad (doklad o platbe) → doklad o vykonaní prác (potvrdenie). Platba sa registruje samostatne na karte Platby. Začať možno ktorýmkoľvek dokumentom — poradie nie je povinné.

Otázka: Prečo na karte „Pokladničný doklad“ nie je tlačidlo „Vytvoriť“? Odpoveď: Pokladničný doklad sa nevytvára ručne. Objaví sa automaticky, keď zaregistrujete platbu, preto je na tejto karte tlačidlo „Vytvoriť platbu“.

Otázka: Dá sa vystavený dokument odstrániť? Odpoveď: Nie. Odstrániť sa dá iba koncept. Vystavený dokument je dovolené iba zrušiť — zostane v zozname so stavom „zrušený“.

Otázka: Čo sa stane s číslom zrušeného dokumentu? Odpoveď: Číslo zostáva zrušenému dokumentu a opakovane sa nevydáva. Nasledujúci dokument dostane ďalšie číslo podľa počítadla. Prefixy a počítadlá sa zadávajú v Moduly → Nastavenia → Finančné dokumenty — pozri článok „Moduly a nastavenia modulov“.

Otázka: Odkiaľ sa berú platobné údaje a logo v dokumente? Odpoveď: Z nastavení modulu (Moduly → Nastavenia → Finančné dokumenty, pozri článok „Moduly a nastavenia modulov“). Logo sa tam preberá z nastavení spoločnosti. V samotnom dokumente sa dajú zmeniť pred vystavením.

Otázka: Dá sa dokument klientovi odoslať znova? Odpoveď: Áno. Tlačidlo odoslania je pri vystavenom dokumente dostupné vždy — e-mail s PDF sa dá odoslať toľkokrát, koľkokrát je potrebné.

Otázka: Čo znamená červené označenie „po termíne“? Odpoveď: Že termín platby uvedený v dokumente už uplynul a dokument nie je zaplatený. Označenie sa objaví automaticky.

Otázka: V akej mene sa dokumenty vystavujú? Odpoveď: Mena sa vyberá pri registrácii platby. Sumy v samotných dokumentoch sa počítajú v mene zadanej pre spoločnosť.

Otázka: Aké spôsoby platby sa dajú uviesť? Odpoveď: Hotovosť, banková karta, bankový prevod, Swift a šek. Spôsob sa vyberá pri vytváraní platby spolu so sumou a dátumom.

Otázka: Ktorí zamestnanci vidia finančné dokumenty? Odpoveď: Vlastník a administrátor spoločnosti. Bežným zamestnancom modul nie je dostupný.

Otázka: Je modul platený? Odpoveď: Áno, „Finančné dokumenty“ je platený modul. Zapína sa v Nastavenia spoločnosti → Moduly a po zapnutí sa objaví v ľavom menu.

Otázka: Počíta sa daň v sume, alebo v percentách? Odpoveď: V percentách. Hodnota 10 pridá k sume 10 %.