Finanzdokumente

Shifton Aufgaben erlaubt es Ihnen, mit dem Modul Finanzdokumente Finanzdokumente zu erstellen — Kostenvoranschläge, Arbeitsaufträge, Rechnungen, Belege und Leistungsnachweise — auf Grundlage Ihrer Außendienstaufgaben, sie an Kunden zu senden, ein Dokument in ein anderes umzuwandeln und Zahlungen zu verfolgen.

Wichtig: Finanzdokumente sind ein kostenpflichtiges Modul. Aktivieren Sie es im Bereich Unternehmenseinstellungen → Module. Nach der Aktivierung erscheint es in der linken Seitenleiste (im Modus Aufgaben / Field Service) als „Finanzdokumente“.

Was das ist

Jeder Dokumenttyp hat seine eigene Registerkarte. Innerhalb der Registerkarte erstellen Sie Dokumente, bearbeiten deren Positionen, fertigen sie aus (Entwurf → final) und senden sie dann an den Kunden, laden sie als PDF herunter oder wandeln sie in einen anderen Dokumenttyp um. Eingegangene Zahlungen werden auf der Registerkarte Zahlungen erfasst.

Dokumenttypen (Registerkarten)

Jeder Typ hat seine eigene Registerkarte mit einer eigenen Dokumentenliste.

Schätzung

Arbeitsauftrag

Rechnung

Beleg

Auf dieser Registerkarte steht statt der Schaltfläche „Erstellen“ die Schaltfläche „Zahlung erstellen“ — Belege entstehen von selbst bei der Erfassung einer Zahlung.

Leistungsnachweis

Wie die Dokumente miteinander zusammenhängen

Die Dokumenttypen folgen einer bestimmten Reihenfolge — sie bildet den Ablauf der Arbeit mit dem Kunden ab. Jedes nächste Dokument wird über die Umwandlungsschaltfläche aus dem vorherigen erstellt, deshalb müssen die Daten nicht erneut eingegeben werden.

• Schätzung — das kommerzielle Angebot. Sie wird dem Kunden als Erstes gesendet, vor Beginn der Arbeiten: was genau gemacht wird und wie viel es kostet.
• Arbeitsauftrag — das Dokument für die Ausführung der Arbeiten. Wird erstellt, nachdem der Kunde der Schätzung zugestimmt hat.
• Rechnung — die Rechnung zur Bezahlung der ausgeführten Arbeit.
• Beleg — der Nachweis, der bestätigt, dass die Zahlung eingegangen ist.
• Leistungsnachweis — die Bestätigung, dass die Arbeit ausgeführt und abgenommen wurde.
• Zahlung — der eigentliche Eintrag über die Bezahlung: Sie geben die Zahlungsmethode und den Betrag an.

Die Kette muss nicht vollständig durchlaufen werden — Sie können mit einem beliebigen Dokument beginnen. Arbeiten Sie aber der Reihe nach, übernimmt jedes nächste Dokument Kunde, Positionen, Rabatt und Steuer aus dem vorherigen.

Die Registerkarten Schätzung, Arbeitsauftrag, Rechnung und Leistungsnachweis funktionieren gleich — Liste, Statistik und Lebenszyklus sind bei ihnen identisch und werden unten beschrieben.

Der Beleg ist die Ausnahme: Er lässt sich nicht von Hand erstellen. Der Beleg wird automatisch gebildet, wenn Sie eine Zahlung erfassen, deshalb steht auf dieser Registerkarte statt der Schaltfläche „Erstellen“ die Schaltfläche „Zahlung erstellen“.

Lebenszyklus eines Dokuments

Erstellung (Entwurf) → Bearbeiten der Positionen → Entwurf speichern → Erstellen (Ausfertigung → „final“, unwiderruflich)
                                                                     → Senden / PDF herunterladen / Umwandeln / Abbrechen

1. Erstellung eines Dokuments

• Öffnen Sie die Registerkarte des gewünschten Typs (zum Beispiel Schätzung) und klicken Sie auf Erstellen. Es öffnet sich das Seitenpanel Hinzufügen.
• Wählen Sie den Kunde aus — das Feld ist ein Pflichtfeld. Das Dokument wird an diesen Kunden gebunden (Adresse, Telefon und E-Mail werden automatisch übernommen).
• Wählen Sie bei Bedarf die Aufgaben des Kunden aus. Stunden und Leistungen aus diesen abgeschlossenen Aufgaben werden in das Dokument übernommen.
• Klicken Sie auf Hinzufügen. Es öffnet sich der Entwurf des Dokuments im Editor.

2. Bearbeiten eines Dokuments

Klicken Sie auf Bearbeiten, um das bearbeitbare Formular zu öffnen.

Im Bearbeitungsmodus lässt sich jedes Feld des Dokuments ändern: Name und Adresse des Unternehmens, Zahlungsfrist, Bankverbindung, und darunter der Block Items mit den Zeilen des Dokuments. Jede Zeile hat einen eigenen Namen, Preis, Menge, Beschreibung und Rabatt; die Summe je Zeile wird automatisch berechnet.

Sie können festlegen:

• Name des Unternehmens, Logo und Adresse Werden in der Kopfzeile des Dokuments angezeigt.
• Zahlungsfrist Datum und Uhrzeit der Zahlung.
• Bankverbindung. Ein einziges Textfeld, in das die Zahlungsdaten für den Kunden eingetragen sind — Empfänger (ATTN), Bank (Bank), BIC Code, Kontonummer (Account number) und Routing-Nummer (Routing number). Sie wird aus den Einstellungen des Moduls übernommen (Module → Einstellungen → Finanzdokumente), lässt sich aber im Dokument selbst wie gewöhnlicher Text bearbeiten. Daneben wird die Gesamtsumme des Dokuments angezeigt.
• Werkzeuge/Dienstleistungen (Items). Das ist der eigentliche Inhalt des Dokuments — das, wofür abgerechnet wird. Zeilen werden über zwei Schaltflächen hinzugefügt:
• Aus Katalog hinzufügen. Sie wählen fertige Werkzeuge oder Dienstleistungen aus Ihrem Katalog — Name, Preis und Beschreibung werden von selbst eingesetzt.
• Manuell hinzufügen. Es erscheint eine leere Zeile, in der Sie Folgendes ausfüllen: Benutzerdefinierter Name des Werkzeugs/Dienstes — ein beliebiger Name des Werkzeugs oder der Dienstleistung (Pflichtfeld), Preis — den Preis (Pflichtfeld), Menge — die Menge (Pflichtfeld), Beschreibung — die Beschreibung und Rabatt — den Rabatt auf diese Zeile in Prozent.

Die Summe der Zeile (Sum) wird von selbst berechnet: Preis × Menge. Von Hand hinzugefügte Zeilen werden mit der Markierung Custom versehen. Sie können beliebig viele Zeilen hinzufügen — jede erscheint als eigener Block mit denselben Feldern.

• Verkäufer Der für den Verkauf Verantwortliche.
• Rabatt und Steuer Die Steuer wird in Prozent von der Summe festgelegt (zum Beispiel Steuer 10 auf $300 → +$30 → Gesamt $330).
• Notiz (Note) Ein beliebiger Kommentar zum Dokument.

So sieht das fertige Dokument aus: Kopfzeile mit Logo und Adresse des Unternehmens, Block Kostenvoranschlag für mit den Daten des Kunden, Block Details mit der Bankverbindung und der Endsumme, Tabelle Items mit Preis, Menge und Summe je Zeile, Summen mit Rabatt und Steuer sowie die Aktionsschaltflächen unten.

Nutzen Sie Vorschau, um das fertige Aussehen des Dokuments zu sehen, und Entwurf speichern (Save draft), um die Änderungen zu speichern (die Schaltfläche Entwurf speichern wird erst aktiv, nachdem Sie etwas geändert haben).

3. Ausfertigung — die Schaltfläche „Erstellen“

Klicken Sie auf „Erstellen“, um das Dokument auszufertigen. Es erscheint eine Bestätigung: *„Sind Sie sicher, dass Sie dieses … ausfertigen möchten? Diese Aktion ist unwiderruflich.“*

• Bei der Bestätigung ändert sich der Status auf Endgültig, dem Dokument wird eine Nummer zugewiesen (zum Beispiel EST-6), und es erscheint eine Erfolgsmeldung.

Woher die Nummer des Dokuments kommt. Bevor ein Dokument final wird, hat es keine Nummer — im Entwurf steht stattdessen ein Platzhalter der Form WO-000000. Die Nummer wird im Moment der Ausfertigung vergeben und setzt sich aus zwei Teilen zusammen: dem Präfix und dem Zähler. Beides wird in den Einstellungen des Moduls festgelegt: Module → Einstellungen → Finanzdokumente. Jeder Dokumenttyp hat sein eigenes Präfix und seinen eigenen Zähler — zum Beispiel EST- für Schätzungen, WO- für Arbeitsaufträge, INV- für Rechnungen, REC- für Belege, POW- für Leistungsnachweise. Ist der Schätzungszähler gleich 6, erhält die nächste ausgefertigte Schätzung die Nummer EST-6, und der Zähler wird 7.

Dort lässt sich der Zähler auch auf einen anderen Wert setzen — zum Beispiel, um eine Nummerierung fortzuführen, die Sie früher geführt haben. Mehr dazu, wie die Einstellungen des Moduls geöffnet werden, im Artikel „Module und Moduleinstellungen“.

Die Nummer eines abgebrochenen Dokuments bleibt bei ihm und wird nicht erneut vergeben.

• Ein ausgefertigtes Dokument (final) lässt sich nicht mehr bearbeiten.

4. Nach der Ausfertigung

Bei ausgefertigten Dokumenten stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

• Senden (zum Beispiel *Send estimate*). Öffnet das Fenster für die Nachricht — Email (des Kunden), Betreff, Nachricht; das Dokument wird als PDF angehängt. Klicken Sie auf Senden — der Kunde erhält das Dokument per E-Mail.
• Herunterladen (Symbol). Lädt das Dokument im Format PDF herunter.
• Rechnung erstellen. Wandelt das Dokument in einen neuen Entwurf der Rechnungen um, ausgefüllt mit demselben Kunden, denselben Positionen, demselben Rabatt und derselben Steuer.
• Arbeitsauftrag erstellen Wandelt das Dokument in einen neuen Entwurf des Arbeitsauftrags um.

Umgewandelte Dokumente sind miteinander verknüpft — siehe die Registerkarte Verbindungen.

5. Abbrechen oder löschen (Aktionen in der Zeile)

In jeder Zeile der Liste bietet das Menü Aktionen:

• 🗑 Löschen. Nur für Entwürfe verfügbar: ein ausgefertigtes Dokument lässt sich nicht löschen, es lässt sich nur abbrechen.
• ⨯ Abbrechen Bestätigung *„Diese Aktion lässt sich nicht rückgängig machen“* → der Status ändert sich auf abgebrochen.
• ⬇ PDF herunterladen Speichert das PDF.

Registerkarte „Verbindungen“

Öffnen Sie das Dokument → Verbindungen, um zu sehen:

• Kunde Name und E-Mail.
• Dokumentenverknüpfungen Andere Dokumente, die mit diesem verknüpft sind (zum Beispiel eine Rechnung, die aus dieser Schätzung erstellt wurde).
• Zahlungsübersicht — Gesamtsumme, Bezahlt (Paid) und Zu zahlen.
• Zugehörige Aufgaben Außendienstaufgaben, die an das Dokument gebunden sind.

Erfassung einer Zahlung

Die Registerkarte Zahlungen erfasst das eingegangene Geld.

• Öffnen Sie die Registerkarte Zahlungen → Zahlung erstellen.
• Wählen Sie den Kunde aus — das Feld ist ein Pflichtfeld.
• Geben Sie den Zahlungsbetrag an und wählen Sie die Währung — verpflichtend.
• Legen Sie das Zahlungsdatum (Payment date) fest — verpflichtend.
• Wählen Sie die Zahlungsmethode: Bargeld, Bankkarte, Banküberweisung, Swift oder Scheck.
• Fügen Sie bei Bedarf Informationen zur Zahlung (Belegnummer / Transaktions-ID) und eine interne Notiz zur Zahlung hinzu.
• Klicken Sie auf Senden.

Die Zahlung wird mit dem Status Erfolgreich erfasst. In der Zahlungsliste werden Kunde, Status, Zahlungsmethode, Betrag, Zahlungsdatum und der Ersteller des Eintrags angezeigt.

Status, Liste und Statistik

• Statusliste: Entwurf (in Vorbereitung) · Endgültig (ausgestellt) · Abgebrochen (Canceled) (annulliert). Dokumente mit abgelaufener Zahlungsfrist werden zusätzlich als überfällig markiert — in Rot.
• Spalten der Liste: Nummer, Kunde, Status, Daten (Erstellung und Zahlungsfrist), Endsumme, Ersteller, Verbindungen, Aktionen.
• STATISTIKEN (aufklappbar). Zeigt die Anzahl der Dokumente und den Geldbetrag aufgeschlüsselt nach Status (Entwurf / Endgültig / Abgebrochen) und mit Summen.
• Filter Grenzen die Liste ein.

Berechtigungen

Mögliche Probleme und Lösungen

Häufig gestellte Fragen

Frage: Ich habe das falsche Dokument ausgefertigt — kann ich es bearbeiten? Antwort: Nein — die Ausfertigung ist unwiderruflich. Sie können das Dokument Abbrechen (Status → abgebrochen) und ein neues erstellen.

Frage: Wie wird aus einer bestätigten Schätzung eine Rechnung? Antwort: Öffnen Sie die ausgefertigte Schätzung und klicken Sie auf Rechnung erstellen — es wird ein verknüpfter Rechnungsentwurf mit denselben Positionen erstellt.

Frage: Ist die Steuer ein Betrag oder ein Prozentsatz? Antwort: Das ist ein Prozentsatz. Die Steuer 10 fügt der Summe 10 % hinzu.

Frage: Wie sendet man das Dokument per E-Mail an den Kunden? Antwort: Fertigen Sie es aus und klicken Sie dann auf Senden — das PDF wird angehängt und an die E-Mail-Adresse des Kunden gesendet.

Frage: Wo sieht man, wie viel noch zu zahlen ist? Antwort: Auf der Registerkarte Verbindungen des Dokuments → Zahlungsübersicht (Gesamtsumme / Bezahlt / Zu zahlen).

Frage: In welcher Reihenfolge nutzt man die Dokumenttypen? Antwort: Entlang der Arbeit mit dem Kunden: Schätzung (Angebot vor Beginn der Arbeiten) → Arbeitsauftrag (zur Ausführung) → Rechnung (zur Bezahlung) → Beleg (Nachweis der Zahlung) → Leistungsnachweis (Bestätigung). Die Zahlung wird separat auf der Registerkarte Zahlungen erfasst. Beginnen können Sie mit einem beliebigen Dokument — die Reihenfolge ist nicht verpflichtend.

Frage: Warum fehlt auf der Registerkarte „Beleg“ die Schaltfläche „Erstellen“? Antwort: Der Beleg wird nicht von Hand erstellt. Er erscheint automatisch, wenn Sie eine Zahlung erfassen, deshalb steht auf dieser Registerkarte die Schaltfläche „Zahlung erstellen“.

Frage: Kann ein ausgefertigtes Dokument gelöscht werden? Antwort: Nein. Löschen lässt sich nur ein Entwurf. Ein ausgefertigtes Dokument darf man nur abbrechen — es bleibt in der Liste mit dem Status „abgebrochen“.

Frage: Was passiert mit der Nummer eines abgebrochenen Dokuments? Antwort: Die Nummer bleibt bei dem abgebrochenen Dokument und wird nicht erneut vergeben. Das nächste Dokument erhält die nächste Nummer laut Zähler. Präfixe und Zähler werden in Module → Einstellungen → Finanzdokumente festgelegt — siehe den Artikel „Module und Moduleinstellungen“.

Frage: Woher kommen die Bankverbindung und das Logo im Dokument? Antwort: Aus den Einstellungen des Moduls (Module → Einstellungen → Finanzdokumente, siehe den Artikel „Module und Moduleinstellungen“). Das Logo wird dorthin aus den Einstellungen des Unternehmens übernommen. Im Dokument selbst lassen sie sich vor der Ausfertigung ändern.

Frage: Kann das Dokument erneut an den Kunden gesendet werden? Antwort: Ja. Die Sendeschaltfläche ist bei einem ausgefertigten Dokument immer verfügbar — die Nachricht mit dem PDF lässt sich so oft senden, wie nötig.

Frage: Was bedeutet die rote Markierung „überfällig“? Antwort: Dass die im Dokument angegebene Zahlungsfrist bereits verstrichen ist und das Dokument nicht bezahlt wurde. Die Markierung erscheint automatisch.

Frage: In welcher Währung werden die Dokumente ausgestellt? Antwort: Die Währung wird bei der Erfassung der Zahlung gewählt. Die Summen in den Dokumenten selbst werden in der für das Unternehmen festgelegten Währung berechnet.

Frage: Welche Zahlungsmethoden lassen sich angeben? Antwort: Bargeld, Bankkarte, Banküberweisung, Swift und Scheck. Die Methode wird beim Erstellen der Zahlung zusammen mit Betrag und Datum gewählt.

Frage: Welche Mitarbeiter sehen die Finanzdokumente? Antwort: Der Eigentümer und der Administrator des Unternehmens. Gewöhnlichen Mitarbeitern steht das Modul nicht zur Verfügung.

Frage: Ist das Modul kostenpflichtig? Antwort: Ja, „Finanzdokumente“ ist ein kostenpflichtiges Modul. Es wird in Unternehmenseinstellungen → Module aktiviert und erscheint nach der Aktivierung im linken Menü.

Frage: Wird die Steuer als Betrag oder in Prozent berechnet? Antwort: In Prozent. Der Wert 10 fügt der Summe 10 % hinzu.