Documentos financeiros

O Shifton Tarefas permite, por meio do módulo Documentos financeiros, criar documentos financeiros — orçamentos, ordens de trabalho, faturas, recibos e atos de conclusão de tarefa — com base nas suas tarefas em campo, enviá-los aos clientes, converter um documento em outro e acompanhar os pagamentos.

Importante: Documentos financeiros é um módulo pago. Ative-o na seção Configurações da empresa → Módulos . Depois de ativado, ele aparece no painel lateral esquerdo (no modo Tarefas / Field Service) como “Documentos financeiros”.

O que é isso

Cada tipo de documento tem a sua própria aba. Dentro da aba você cria os documentos, edita as linhas deles, emite os documentos (rascunho → final) e depois os envia ao cliente, baixa em PDF ou converte em um documento de outro tipo. Os pagamentos recebidos são registrados na aba Pagamentos.

Tipos de documentos (abas)

Cada tipo tem a sua aba, com a sua própria lista de documentos.

Estimativa

Ordem de trabalho

Fatura

Recibo

Nesta aba, em vez do botão “Criar”, está “Criar pagamento” — os recibos aparecem sozinhos ao registrar um pagamento.

Ato de conclusão de tarefa

Como os documentos se relacionam entre si

Os tipos de documentos seguem uma ordem determinada — ela reproduz o andamento do trabalho com o cliente. Cada documento seguinte é criado a partir do anterior com o botão de conversão, por isso não é necessário digitar os dados de novo.

• Estimativa — proposta comercial. É enviada ao cliente primeiro, antes do início dos trabalhos: o que exatamente será feito e quanto isso custa.
• Ordem de trabalho — documento para a execução dos trabalhos. É criado depois que o cliente concorda com o orçamento.
• Fatura — cobrança do pagamento do trabalho executado.
• Recibo — comprovante que confirma que o pagamento foi recebido.
• Ato de conclusão de tarefa — confirmação de que o trabalho foi executado e aceito.
• Pagamento — o próprio registro do pagamento: você indica o método de pagamento e o valor.

Não é obrigatório percorrer toda a cadeia — é possível começar por qualquer documento. Mas, se você trabalhar na ordem, cada documento seguinte herda o cliente, as linhas, o desconto e o imposto do anterior.

As abas Estimativa, Ordem de trabalho, Fatura e Ato de conclusão de tarefa funcionam da mesma forma — a lista, a estatística e o ciclo de vida são comuns a elas e estão descritos abaixo.

O recibo é a exceção: ele não pode ser criado manualmente. O recibo é gerado automaticamente quando você registra um pagamento, por isso nesta aba, em vez do botão “Criar”, está “Criar pagamento”.

Ciclo de vida do documento

Criação (rascunho) → edição das linhas → Salvar rascunho → Gerar (emissão → “final”, irreversível)
                                                        → Enviar / Baixar PDF / Converter / Cancelar

1. Criação do documento

• Abra a aba do tipo desejado (por exemplo, Estimativa) e clique em Criar. Abre-se o painel lateral Adicionar.
• Escolha o Cliente — campo obrigatório. O documento fica vinculado a esse cliente (endereço, telefone e email são puxados automaticamente).
• Se necessário, escolha as Tarefas do cliente. As horas e os serviços dessas tarefas concluídas serão puxados para o documento.
• Clique em Adicionar. Abre-se o rascunho do documento no editor.

2. Edição do documento

Clique em Editar para abrir o formulário editável.

No modo de edição, todos os campos do documento ficam disponíveis para alteração: nome e endereço da empresa, prazo de pagamento, dados bancários e, abaixo, o bloco Items com as linhas do documento. Cada linha tem o seu próprio nome, preço, quantidade, descrição e desconto; o valor da linha é calculado automaticamente.

Você pode definir:

• Nome da empresa, logotipo e endereço Aparecem no cabeçalho do documento.
• Prazo de pagamento Data e hora do pagamento.
• Dados bancários. Um único campo de texto no qual são inseridos os dados de pagamento para o cliente — beneficiário (ATTN), banco (Bank), BIC Code, número da conta (Account number) e número de roteamento (Routing number). É preenchido a partir das configurações do módulo (Módulos → Configurações → Documentos financeiros), mas no próprio documento pode ser editado como texto comum. Ao lado é exibido o valor total do documento.
• Ferramentas/Serviços (Items). É justamente o conteúdo do documento — aquilo que está sendo cobrado. As linhas são adicionadas com dois botões:
• Adicionar do catálogo. Você escolhe ferramentas ou serviços prontos do seu catálogo — nome, preço e descrição são preenchidos sozinhos.
• Adicionar manualmente. Aparece uma linha vazia, na qual você preenche: Nome personalizado da ferramenta/serviço — nome livre da ferramenta ou do serviço (campo obrigatório), Preço — o preço (obrigatório), Quantidade — a quantidade (obrigatório), Descrição — a descrição e Desconto — o desconto dessa linha, em porcentagem.

O valor da linha (Sum) é calculado sozinho: preço × quantidade. As linhas adicionadas manualmente recebem a marca Custom. É possível adicionar quantas linhas quiser — cada uma aparece como um bloco separado, com os mesmos campos.

• Vendedor Responsável pela venda.
• Desconto e Imposto O imposto é definido em porcentagem do valor (por exemplo, Imposto 10 sobre $300 → +$30 → Total $330).
• Nota (Note) Comentário livre sobre o documento.

É assim que o documento pronto se apresenta: cabeçalho com o logotipo e o endereço da empresa, bloco Orçamento para com os dados do cliente, bloco Detalhes com os dados bancários e o total, tabela Items com o preço, a quantidade e o valor de cada linha, os totais com desconto e imposto, e os botões de ação embaixo.

Use a Visualização para ver o aspecto final do documento e Salvar rascunho (Save draft) para salvar as alterações (o botão Salvar rascunho fica ativo somente depois que você altera alguma coisa).

3. Emissão — botão “Gerar”

Clique em “Gerar” para emitir o documento. Aparece uma confirmação: *“Tem certeza de que deseja emitir este …? Esta ação é irreversível.”*

• Ao confirmar, o status muda para final, o documento recebe um número (por exemplo, EST-6) e aparece uma notificação de sucesso.

De onde vem o número do documento. Antes da emissão o documento não tem número — no rascunho, no lugar dele há um modelo do tipo WO-000000. O número é atribuído no momento da emissão e é formado por duas partes: o prefixo e o contador. Os dois são definidos nas configurações do módulo: Módulos → Configurações → Documentos financeiros. Cada tipo de documento tem o seu prefixo e o seu contador — por exemplo, EST- para orçamentos, WO- para ordens de trabalho, INV- para faturas, REC- para recibos, POW- para atos. Se o contador de orçamentos for 6, o próximo orçamento emitido receberá o número EST-6, e o contador passará para 7.

No mesmo lugar é possível mudar o contador para outro valor — por exemplo, para continuar a numeração que você usava antes. Veja mais sobre como abrir as configurações do módulo no artigo “Módulos e configurações dos módulos”.

O número de um documento cancelado continua com ele e não é atribuído novamente.

• Um documento emitido não pode mais ser editado.

4. Depois da emissão

Nos documentos emitidos estão disponíveis as seguintes ações:

• Enviar (por exemplo, *Send estimate*). Abre a janela de e-mail — Email (do cliente), Assunto, Mensagem; o documento é anexado em PDF. Clique em Enviar — o cliente receberá o documento no e-mail.
• Baixar (ícone). Baixa o documento no formato PDF.
• Criar fatura. Converte o documento em um novo rascunho de Faturas, preenchido com o mesmo cliente, as mesmas linhas, o mesmo desconto e o mesmo imposto.
• Criar ordem de trabalho Converte o documento em um novo rascunho de Ordem de trabalho.

Os documentos convertidos ficam vinculados entre si — veja a aba Relacionamentos.

5. Cancelamento ou exclusão (ações na linha)

Em cada linha da lista, o menu Ações oferece:

• 🗑 Excluir. Disponível apenas para rascunhos: um documento emitido não pode ser excluído, só pode ser cancelado.
• ⨯ Cancelar Confirmação *“Esta ação não pode ser desfeita”* → o status muda para cancelado.
• ⬇ Baixar PDF Salva o PDF.

Aba “Relacionamentos”

Abra o documento → Relacionamentos para ver:

• Cliente Nome e email.
• Links de documentos Outros documentos ligados a este (por exemplo, a fatura criada a partir deste orçamento).
• Resumo de pagamento — Valor total, Pago (Paid) e A pagar.
• Tarefas relacionadas As tarefas em campo vinculadas ao documento.

Registro de pagamento

A aba Pagamentos registra o dinheiro recebido.

• Abra a aba Pagamentos → Criar pagamento.
• Escolha o Cliente — campo obrigatório.
• Informe o Valor do pagamento e escolha a Moeda — obrigatório.
• Defina a Data do pagamento (Payment date) — obrigatório.
• Escolha o Método de pagamento: Dinheiro, Cartão bancário, Transferência bancária, Swift ou Cheque.
• Se necessário, adicione as Informações do pagamento (número do recibo / ID da transação) e uma Nota interna sobre o pagamento.
• Clique em Enviar.

O pagamento é registrado com o status Bem-sucedido. Na lista de pagamentos aparecem o cliente, o status, o método de pagamento, o valor, a data do pagamento e quem criou o registro.

Status, lista e estatística

• Status: Rascunho (em preparação) · Final (emitido) · Cancelado (Canceled) (anulado). Os documentos com prazo de pagamento vencido recebem, além disso, a marca de atrasados — em vermelho.
• Colunas da lista: Número, Cliente, Status, Datas (de criação e de vencimento), Total, Criado por, Relacionamentos, Ações.
• ESTATÍSTICAS (expansível). Mostra a quantidade de documentos e o valor monetário, com divisão por status (Rascunho / Final / Cancelado) e os totais.
• Filtros Restringem a lista.

Permissões

Possíveis problemas e soluções

Perguntas frequentes

Pergunta: Emiti o documento errado — é possível editá-lo? Resposta: Não — a emissão é irreversível. Você pode Cancelar o documento (status → cancelado) e criar um novo.

Pergunta: Como transformar um orçamento aprovado em cobrança? Resposta: Abra o orçamento emitido e clique em Criar fatura — será criado um rascunho de fatura vinculado, com as mesmas linhas.

Pergunta: O imposto é um valor ou uma porcentagem? Resposta: É uma porcentagem. O imposto 10 acrescenta 10% ao valor.

Pergunta: Como enviar o documento ao cliente por e-mail? Resposta: Emita-o e depois clique em Enviar — o PDF é anexado e enviado para o endereço de e-mail do cliente.

Pergunta: Onde ver quanto ainda falta pagar? Resposta: Na aba Relacionamentos do documento → Resumo de pagamento (Valor total / Pago / A pagar).

Pergunta: Em que ordem usar os tipos de documentos? Resposta: Conforme o andamento do trabalho com o cliente: estimativa (proposta antes do início dos trabalhos) → ordem de trabalho (para a execução) → fatura (cobrança) → recibo (comprovante de pagamento) → ato de conclusão de tarefa (confirmação). O pagamento é registrado separadamente na aba Pagamentos. É possível começar por qualquer documento — a ordem não é obrigatória.

Pergunta: Por que na aba “Recibo” não há o botão “Criar”? Resposta: O recibo não é criado manualmente. Ele aparece automaticamente quando você registra um pagamento, por isso nesta aba há o botão “Criar pagamento”.

Pergunta: É possível excluir um documento emitido? Resposta: Não. Só é possível excluir um rascunho. Para um documento emitido é permitida apenas a ação Cancelar — ele permanece na lista com o status “cancelado”.

Pergunta: O que acontece com o número de um documento cancelado? Resposta: O número continua com o documento cancelado e não é atribuído novamente. O documento seguinte receberá o próximo número do contador. Os prefixos e os contadores são definidos em Módulos → Configurações → Documentos financeiros — veja o artigo “Módulos e configurações dos módulos”.

Pergunta: De onde vêm os dados bancários e o logotipo do documento? Resposta: Das configurações do módulo (Módulos → Configurações → Documentos financeiros, veja o artigo “Módulos e configurações dos módulos”). O logotipo é puxado para lá a partir das configurações da empresa. No próprio documento, eles podem ser alterados antes da emissão.

Pergunta: É possível enviar o documento ao cliente mais de uma vez? Resposta: Sim. O botão de envio de um documento emitido está sempre disponível — a mensagem com o PDF pode ser enviada quantas vezes for necessário.

Pergunta: O que significa a marca vermelha “atrasado”? Resposta: Que o prazo de pagamento indicado no documento já passou e o documento não foi pago. A marca aparece automaticamente.

Pergunta: Em qual moeda os documentos são emitidos? Resposta: A moeda é escolhida no registro do pagamento. Os valores nos próprios documentos são calculados na moeda definida para a empresa.

Pergunta: Quais métodos de pagamento podem ser indicados? Resposta: Dinheiro, cartão bancário, transferência bancária, Swift e cheque. O método é escolhido na criação do pagamento, junto com o valor e a data.

Pergunta: Quais funcionários veem os documentos financeiros? Resposta: O proprietário e o administrador da empresa. Para os funcionários comuns o módulo não está disponível.

Pergunta: O módulo é pago? Resposta: Sim, “Documentos financeiros” é um módulo pago. Ele é ativado em Configurações da empresa → Módulos e, depois de ativado, aparece no menu à esquerda.

Pergunta: O imposto é calculado em valor ou em porcentagem? Resposta: Em porcentagem. O valor 10 acrescenta 10% ao total.