Módulos e configurações dos módulos

O Shifton Tarefas permite ativar e desativar módulos individuais conforme as necessidades da sua empresa. A maioria dos módulos funciona de forma independente, porém o módulo Tarefas é obrigatório — ele não pode ser desativado, pois os demais módulos são construídos sobre ele.

Módulo Tarefas

O módulo Tarefas dá acesso aos recursos principais do sistema, entre eles:

Tarefas e configurações de tarefas — tipos de tarefas: individuais, em grupo, recorrentes
Campos personalizados de tarefas
Listas de verificação
Clientes
Habilidades
Áreas de serviço
Mapa
Marcas
Status
Funcionários
Relatórios
Anexação de arquivos às tarefas
To Do (lista de afazeres)

Controle do local de trabalho

O módulo Controle do local de trabalho permite:

ver os funcionários no mapa em tempo real
acompanhar rotas e deslocamentos
consultar a última localização conhecida
acessar dados históricos de deslocamentos de qualquer dia

Inventário

O módulo Inventário permite:

Ativação e desativação de módulos

Para gerenciar os módulos:

Clique no nome da empresa na parte superior da página.
Abra a seção Módulos.

Nesta página, você verá:

os módulos ativados
as descrições dos módulos
o custo dos módulos

Ativar módulo

Marque a caixa de seleção ao lado do módulo.
Clique em Salvar.

Desativar módulo

Desmarque a caixa do módulo ou
clique na cruz vermelha ao lado dele.
Clique em Salvar.

Configurações do módulo

Na seção Configurações, é possível ajustar o comportamento do módulo.

Configurações básicas

Usar o nome do funcionário da empresa Por padrão, é exibido o nome do perfil. Ative esta opção para mostrar o nome informado ao adicionar o funcionário.

Configurações de notificação da empresa

Permitir notificações do Telegram Quando ativado, os funcionários podem receber notificações no Telegram conforme as configurações do seu perfil.
Permitir notificações por SMS Quando ativado, os funcionários podem receber notificações por SMS conforme as configurações do seu perfil.

Configurações do módulo Tarefas

Permitir a coleta de dados de geolocalização Acompanha a localização do funcionário durante o uso do aplicativo móvel.
Permitir o rastreamento de geolocalização sem vínculo com uma tarefa Os funcionários podem permitir o rastreamento da localização sem estarem atribuídos a uma tarefa.
Verificar a geolocalização antes de iniciar a tarefa O funcionário só pode iniciar a tarefa se estiver dentro da distância indicada do endereço do cliente.
Criação de tarefas sem turnos Permite criar tarefas sem turnos (prático para funcionários de escritório).
Proibir a reabertura de tarefas As tarefas não podem ser alteradas depois de atingirem o status final.
Distância máxima até o endereço do cliente (m) Define a distância permitida para iniciar a tarefa.
Sensibilidade da geolocalização Define a distância mínima entre os pontos registrados:
50–100 m — o mesmo local
200–1000 m — deslocamento em veículo
Permitir que os colaboradores assumam tarefas livres Os funcionários podem assumir por conta própria as tarefas não atribuídas.
Cidade padrão É preenchida automaticamente ao criar um novo cliente.
Prevenção de sobreposição de tarefas Impede atribuir ao mesmo funcionário tarefas que se sobrepõem no tempo.
Mudança automática da data de uma tarefa livre As tarefas não atribuídas são transferidas para o dia seguinte ao horário de conclusão planejado.
Configurações da lista de finalidades de arquivos Permite adicionar tipos de finalidade de arquivos.

Configurações do controle do local de trabalho

Sensibilidade da geolocalização Define a distância necessária para registrar um novo ponto de deslocamento.

Importante: depois de alterar qualquer configuração, clique em Salvar para aplicar as mudanças.

Configurações do Portal do cliente

Aqui se define quais dados do cliente são inseridos nas mensagens e como o nome do executor é exibido.

Mapping: client name Campo do cliente do qual é retirado o nome (por padrão — First name).
Mapping: Client’s Last Name Campo do qual é retirado o sobrenome do cliente (por padrão — Last name).
Mapping: customer’s phone number Campo com o número de telefone do cliente — é para ele que os SMS são enviados (por padrão — Phone).
Mapping: client email Campo com o endereço de e-mail do cliente — é para ele que as mensagens são enviadas (por padrão — e-mail).
Formato do nome do técnico Como o nome do executor é exibido ao cliente (por exemplo, somente o nome).
Proteção por número de telefone Oculta do cliente o número de telefone real do funcionário.

Configurações de pagamento de SMS

Regras de recarga automática do saldo de SMS. Para uma recarga pontual, use a aba Recarregar na seção Pagamento de SMS.

Modo de recarga automática Modo de recarga automática. O valor Desl. — a recarga automática está desativada.

Após fazer as alterações, clique em “Salvar”.

Configurações de “Documentos financeiros”

Aqui se configura a aparência dos documentos e a numeração de cada tipo de documento.

Logotipo da empresa Logotipo impresso no cabeçalho dos documentos. É puxado automaticamente das configurações da empresa (Configurações da empresa → Informações gerais). Se for necessário outro logotipo para os documentos, substitua-o aqui com o botão “Escolha o logotipo”.
Nome da empresa Nome da empresa nos documentos (campo obrigatório).
Default tax (percentage) Imposto padrão em porcentagem — é inserido nos novos documentos.
Bloco de endereço Endereço da empresa no cabeçalho do documento.
Bloqueio de faturamento Dados bancários para pagamento (beneficiário, banco, BIC, número da conta etc.).

Importante: o logotipo, o nome, o endereço e os dados bancários dessas configurações entram nos documentos que você gera para os seus clientes — eles não têm relação com as faturas que o Shifton emite para a sua empresa.

Contadores de documentos

Para cada tipo de documento é definido um prefixo próprio e o número atual. O próximo documento criado receberá o número “prefixo + contador” (por exemplo, EST-6).

Contador de estimativas Orçamento — prefixo (por exemplo, EST-) e contador.
Contador de ordens de trabalho Ordem de serviço — prefixo (por exemplo, WO-) e contador.
Contador de faturas Fatura — prefixo (por exemplo, INV-) e contador.
Contador de recibos Recibo — prefixo (por exemplo, REC-) e contador.
Prova do balcão de serviço Comprovação da prestação do serviço — prefixo (por exemplo, POW-) e contador.

Após fazer as alterações, clique em “Salvar”.

Perguntas frequentes

Pergunta: É possível ativar apenas um módulo e não usar os demais? Resposta: Sim. A maioria dos módulos funciona de forma independente, por isso você pode ativar somente aqueles que a sua empresa realmente precisa. A única exceção é o módulo Tarefas, que é obrigatório.

Pergunta: Por que o módulo Tarefas é obrigatório? Resposta: As tarefas são a base do sistema. Os demais módulos (inventário, controle de localização, relatórios) são construídos em torno da execução de tarefas e não podem funcionar corretamente sem ele.

Pergunta: Os funcionários verão os módulos desativados? Resposta: Não. Os módulos desativados ficam totalmente ocultos para os funcionários e não aparecem na interface deles.

Pergunta: As alterações nos módulos afetam os dados existentes? Resposta: Não. Desativar um módulo não exclui dados. Se mais tarde você ativá-lo novamente, todos os dados criados anteriormente continuarão disponíveis.

Pergunta: O rastreamento de geolocalização é obrigatório para os funcionários? Resposta: Não. O rastreamento de geolocalização depende das configurações do módulo e das permissões dos funcionários. Ele pode ser totalmente desativado ou limitado.

Pergunta: O sistema rastreia a localização fora do horário de trabalho? Resposta: Não. Os dados de localização são coletados somente de acordo com as permissões ativas.

Pergunta: O que acontece se o funcionário negar o acesso à localização no seu telefone? Resposta: O sistema não conseguirá rastrear a localização dele, e algumas restrições ligadas às tarefas podem não funcionar corretamente.

Pergunta: É possível criar tarefas sem atribuir um funcionário? Resposta: Sim. Essas tarefas são chamadas de livres e, se essa opção estiver ativada, poderão ser assumidas depois pelos funcionários.

Pergunta: O que acontece se duas tarefas se sobrepõem no tempo? Resposta: Se a prevenção de sobreposição de tarefas estiver ativada, o sistema bloqueará a atribuição de tarefas sobrepostas ao mesmo funcionário.

Pergunta: É possível editar tarefas após a conclusão? Resposta: Depende das configurações. Se a reabertura de tarefas estiver desativada, as tarefas concluídas não podem ser alteradas.

Pergunta: As notificações são enviadas automaticamente depois de serem ativadas? Resposta: As notificações são enviadas somente se estiverem ativadas tanto no nível da empresa quanto no perfil do funcionário.

Pergunta: É possível usar as notificações do Telegram sem SMS? Resposta: Sim. Cada canal de notificações pode ser ativado e desativado de forma independente.

Pergunta: É possível alterar as configurações do módulo mais tarde? Resposta: Sim. Todas as configurações do módulo podem ser atualizadas a qualquer momento.

Pergunta: Por que as minhas configurações não foram aplicadas? Resposta: Provavelmente o botão Salvar não foi clicado. As alterações são aplicadas somente depois de salvar.

Pergunta: As configurações do módulo são aplicadas imediatamente? Resposta: Sim. Depois de salvar, as configurações entram em vigor imediatamente.

Pergunta: É possível testar um módulo antes de usá-lo plenamente? Resposta: Sim. Você pode ativar o módulo, verificar o seu funcionamento e, se necessário, desativá-lo sem perder dados.