Moduly a nastavení modulů - Shifton Service Help

Shifton Úkoly umožňuje zapínat a vypínat jednotlivé moduly podle potřeb vaší společnosti. Většina modulů funguje nezávisle na sobě, avšak modul Úkoly je povinný — nelze ho vypnout, protože jsou na něm postavené ostatní moduly.

Modul Úkoly

Modul Úkoly otevírá přístup k základním možnostem systému, mimo jiné:

Úkoly a nastavení úkolů — typy úkolů: jednotlivé, skupinové, opakující se
Uživatelská pole úkolů
Kontrolní seznamy
Klienti
Dovednosti
Obslužné zóny
Mapa
Značky
Stavy
Zaměstnanci
Zprávy
Připojování souborů k úkolům
To Do (seznam činností)

Kontrola místa práce

Modul Kontrola místa práce umožňuje:

vidět zaměstnance na mapě v reálném čase
sledovat trasy a pohyb
prohlížet poslední známou polohu
získat přístup k historickým údajům o pohybu za libovolný den

Inventář

Modul Inventář umožňuje:

Zapínání a vypínání modulů

Chcete-li moduly spravovat:

Klikněte na název společnosti v horní části stránky.
Otevřete část Moduly.

Na této stránce uvidíte:

zapnuté moduly
popisy modulů
ceny modulů

Povolit modul

Zaškrtněte políčko vedle modulu.
Klikněte na Uložit.

Vypnout modul

Zrušte zaškrtnutí u modulu nebo
klikněte na červený křížek vedle něj.
Klikněte na Uložit.

Nastavení modulu

V části Nastavení lze nastavit chování modulu.

Základní nastavení

Použít jméno zaměstnance ze společnosti Ve výchozím nastavení se zobrazuje jméno z profilu. Zapněte tuto možnost, aby se zobrazovalo jméno zadané při přidávání zaměstnance.

Nastavení oznámení společnosti

Povolit oznámení Telegram Když je zapnuto, mohou zaměstnanci dostávat oznámení v Telegramu podle nastavení svého profilu.
Povolit SMS oznámení Když je zapnuto, mohou zaměstnanci dostávat SMS oznámení podle nastavení svého profilu.

Nastavení modulu Úkoly

Povolit sběr údajů o geolokaci Sleduje polohu zaměstnance při používání mobilní aplikace.
Povolit sledování geolokace bez vazby na úkol Zaměstnanci mohou povolit sledování polohy, aniž by byli přiřazeni k úkolu.
Kontrolovat geolokaci před zahájením úkolu Zaměstnanec může úkol zahájit pouze tehdy, když se nachází v rámci zadané vzdálenosti od adresy klienta.
Vytváření úkolů bez směn Umožňuje vytvářet úkoly bez směn (užitečné pro kancelářské zaměstnance).
Zakázat opětovné otevírání úkolů Úkoly nelze změnit poté, co dosáhly konečného stavu.
Maximální vzdálenost k adrese zákazníka (m) Určuje přípustnou vzdálenost pro zahájení úkolu.
Citlivost geolokace Určuje minimální vzdálenost mezi zaznamenávanými body:
50–100 m — stejné místo
200–1000 m — přesun dopravním prostředkem
Povolit zaměstnancům přijímat volné úkoly Zaměstnanci si mohou nepřiřazené úkoly brát sami.
Výchozí město Automaticky se doplňuje při vytváření nového klienta.
Předcházení překrývání úkolů Neumožňuje přiřadit jednomu zaměstnanci časově se překrývající úkoly.
Automatická změna data volného úkolu Nepřiřazené úkoly se přesouvají na následující den po plánovaném čase dokončení.
Nastavení seznamu přiřazení souborů Umožňuje přidávat typy přiřazení souborů.

Nastavení kontroly místa práce

Citlivost geolokace Určuje vzdálenost potřebnou k zaznamenání nového bodu pohybu.

Důležité: po změně jakéhokoli nastavení klikněte na Uložit, aby se změny uplatnily.

Nastavení Zákaznického portálu

Zde se určuje, které údaje klienta se doplňují do zpráv a jak se zobrazuje jméno vykonavatele.

Mapping: client name Pole klienta, ze kterého se bere jméno (ve výchozím nastavení — First name).
Mapping: Client's Last Name Pole, ze kterého se bere příjmení klienta (ve výchozím nastavení — Last name).
Mapping: customer's phone number Pole s telefonním číslem klienta — na něj se odesílají SMS (ve výchozím nastavení — Phone).
Mapping: client email Pole s e-mailovou adresou klienta — na ni se odesílají e-maily (ve výchozím nastavení — e-mail).
Formát jména technika Jak se jméno vykonavatele zobrazuje klientovi (například pouze jméno).
Ochrana podle telefonního čísla Skrývá skutečné telefonní číslo zaměstnance před klientem.

Nastavení vyúčtování SMS

Pravidla automatického dobíjení SMS kreditu. Pro jednorázové dobití použijte záložku Dobít v části SMS účtování.

Režim automatického dobíjení Režim automatického dobíjení. Hodnota Vyp. — automatické dobíjení je vypnuté.

Po provedení změn klikněte na „Uložit“.

Nastavení „Finanční dokumenty“

Zde se nastavuje vzhled dokumentů a číslování jednotlivých typů dokumentů.

Logo společnosti Logo, které se tiskne v záhlaví dokumentů. Přenáší se automaticky z nastavení společnosti (Nastavení společnosti → Obecné informace). Pokud pro dokumenty potřebujete jiné logo, vyměňte ho zde tlačítkem „Vyberte logo“.
Název společnosti Název společnosti v dokumentech (povinné pole).
Default tax (percentage) Výchozí daň v procentech — doplňuje se do nových dokumentů.
Adresní blok Adresa společnosti v záhlaví dokumentu.
Blokování fakturace Bankovní údaje pro platbu (příjemce, banka, BIC, číslo účtu atd.).

Důležité: logo, název, adresa a bankovní údaje z těchto nastavení se dostávají do dokumentů, které vytváříte pro své klienty — nejsou spojené s fakturami, které Shifton vystavuje vaší společnosti.

Počítadla dokumentů

Pro každý typ dokumentu se zadává vlastní prefix a aktuální číslo. Následující vytvořený dokument dostane číslo „prefix + počítadlo“ (například EST-6).

Počítadlo odhadu Odhad — prefix (například EST-) a počítadlo.
Počítadlo pracovních příkazů Pracovní příkaz — prefix (například WO-) a počítadlo.
Počítadlo faktur Faktura — prefix (například INV-) a počítadlo.
Počítadlo účtenek Účtenka — prefix (například REC-) a počítadlo.
Doklad o službě pultu Potvrzení o poskytnutí služby — prefix (například POW-) a počítadlo.

Po provedení změn klikněte na „Uložit“.

Často kladené otázky

Otázka: Lze zapnout jen jeden modul a ostatní nepoužívat? Odpověď: Ano. Většina modulů funguje nezávisle, takže můžete zapnout jen ty, které vaše společnost skutečně potřebuje. Jedinou výjimkou je modul Úkoly, který je povinný.

Otázka: Proč je modul Úkoly povinný? Odpověď: Úkoly jsou základem systému. Ostatní moduly (inventář, kontrola polohy, zprávy) jsou postavené kolem plnění úkolů a bez něj nemohou správně fungovat.

Otázka: Uvidí zaměstnanci vypnuté moduly? Odpověď: Ne. Vypnuté moduly jsou před zaměstnanci zcela skryté a v jejich rozhraní se nezobrazují.

Otázka: Ovlivňují změny modulů existující data? Odpověď: Ne. Vypnutí modulu data nemaže. Pokud ho později znovu zapnete, zůstanou všechna dříve vytvořená data dostupná.

Otázka: Je sledování geolokace pro zaměstnance povinné? Odpověď: Ne. Sledování geolokace závisí na nastavení modulu a na oprávněních zaměstnanců. Lze ho zcela vypnout nebo omezit.

Otázka: Sleduje systém polohu mimo pracovní dobu? Odpověď: Ne. Údaje o poloze se sbírají pouze v souladu s aktivními oprávněními.

Otázka: Co se stane, když zaměstnanec ve svém telefonu zakáže přístup k poloze? Odpověď: Systém nebude moci jeho polohu sledovat a některá omezení spojená s úkoly nemusí fungovat správně.

Otázka: Lze vytvářet úkoly bez přiřazení zaměstnance? Odpověď: Ano. Takové úkoly se nazývají volné a pokud je tato možnost zapnutá, mohou si je zaměstnanci později vzít.

Otázka: Co se stane, když se dva úkoly časově překrývají? Odpověď: Pokud je zapnuté předcházení překrývání úkolů, systém zablokuje přiřazení překrývajících se úkolů jednomu zaměstnanci.

Otázka: Lze úkoly upravovat po dokončení? Odpověď: Záleží na nastavení. Pokud je opětovné otevírání úkolů vypnuté, dokončené úkoly změnit nelze.

Otázka: Odesílají se oznámení automaticky poté, co je zapnete? Odpověď: Oznámení se odesílají pouze tehdy, když jsou zapnutá jak na úrovni společnosti, tak v profilu zaměstnance.

Otázka: Lze používat oznámení v Telegramu bez SMS? Odpověď: Ano. Každý kanál oznámení lze zapínat a vypínat nezávisle.

Otázka: Lze nastavení modulu změnit později? Odpověď: Ano. Všechna nastavení modulu lze kdykoli aktualizovat.

Otázka: Proč se moje nastavení neuplatnila? Odpověď: Nejspíš nebylo stisknuto tlačítko Uložit. Změny se uplatní až po uložení.

Otázka: Uplatní se nastavení modulu ihned? Odpověď: Ano. Po uložení vstupují nastavení v platnost okamžitě.

Otázka: Lze modul vyzkoušet před plným používáním? Odpověď: Ano. Modul můžete zapnout, ověřit jeho fungování a v případě potřeby vypnout, aniž byste přišli o data.