Pénzügyi dokumentumok

A Shifton Feladatok lehetővé teszi, hogy a Pénzügyi dokumentumok modul segítségével pénzügyi dokumentumokat — becsléseket, munkamegrendeléseket, számlákat, nyugtákat és feladat teljesítési okiratokat — készítsen a helyszíni feladatai alapján, elküldje azokat az ügyfeleknek, az egyik dokumentumot átalakítsa egy másikká, és nyomon kövesse a fizetéseket.

Fontos: a Pénzügyi dokumentumok fizetős modul. Kapcsolja be a Vállalati beállítások → Modulok szakaszban. A bekapcsolás után megjelenik a bal oldalsávban (Feladatok / Field Service módban) „Pénzügyi dokumentumok” néven.

Mi ez

Minden dokumentumtípusnak saját füle van. A fülön belül létrehozza a dokumentumokat, szerkeszti a pozícióikat, véglegesíti azokat (piszkozat → végső), majd elküldi az ügyfélnek, letölti PDF formátumban vagy átalakítja más típusú dokumentummá. A beérkezett fizetések a Fizetések fülön kerülnek rögzítésre.

Dokumentumtípusok (fülek)

Minden típusnak saját füle van a saját dokumentumlistájával.

Becslés

Munkamegrendelés

Számla

Nyugta

Ezen a fülön a „Létrehozás” gomb helyett a „Fizetés létrehozása” gomb található — a nyugták maguktól jelennek meg a fizetés rögzítésekor.

Feladat teljesítési okirat

Hogyan kapcsolódnak egymáshoz a dokumentumok

A dokumentumtípusok meghatározott sorrendben követik egymást — ez a sorrend az ügyféllel végzett munka menetét ismétli. Minden következő dokumentum az előzőből jön létre az átalakító gombbal, ezért az adatokat nem kell újra megadni.

• Becslés — kereskedelmi ajánlat. Ez kerül elsőként az ügyfélhez, a munkák megkezdése előtt: mi lesz pontosan elvégezve, és mennyibe kerül.
• Munkamegrendelés — a munkák elvégzésére szóló dokumentum. Azután jön létre, hogy az ügyfél elfogadta a becslést.
• Számla — az elvégzett munka kifizetésére szóló számla.
• Nyugta — csekk, amely igazolja, hogy a fizetés megérkezett.
• Feladat teljesítési okirat — igazolás arról, hogy a munka elkészült, és azt átvették.
• Fizetés — magának a fizetésnek a bejegyzése: megadja a fizetési módot és az összeget.

A láncot nem kötelező végig bejárni — bármelyik dokumentummal el lehet kezdeni. De ha sorrendben haladnak, minden következő dokumentum átveszi az ügyfelet, a pozíciókat, a kedvezményt és az adót az előzőből.

A Becslés, a Munkamegrendelés, a Számla és a Feladat teljesítési okirat fül egyformán működik — a lista, a statisztika és az életciklus közös náluk, és az alábbiakban van leírva.

A nyugta kivétel: kézzel nem lehet létrehozni. A nyugta automatikusan jön létre, amikor Ön rögzít egy fizetést, ezért ezen a fülön a „Létrehozás” gomb helyett a „Fizetés létrehozása” gomb található.

A dokumentum életciklusa

Létrehozás (piszkozat) → a pozíciók szerkesztése → Vázlat mentése → Generálás (véglegesítés → „végső”, visszafordíthatatlan)
                                                                 → Küldés / PDF letöltése / Átalakítás / Törlés

1. A dokumentum létrehozása

• Nyissa meg a kívánt típus fülét (például Becslés), és kattintson a Létrehozás gombra. Megnyílik a Hozzáadás oldalpanel.
• Válassza ki az Ügyfelet — a mező kötelező. A dokumentum ehhez az ügyfélhez kötődik (a cím, a telefonszám és az e-mail automatikusan bekerül).
• Szükség esetén válassza ki az ügyfél Feladatok elemeit. Az ezekből a befejezett feladatokból származó órák és szolgáltatások bekerülnek a dokumentumba.
• Kattintson a Hozzáadás gombra. Megnyílik a dokumentum piszkozata a szerkesztőben.

2. A dokumentum szerkesztése

Kattintson a Szerkesztés gombra a szerkeszthető űrlap megnyitásához.

Szerkesztési módban a dokumentum minden mezője javítható: a vállalat neve és címe, a fizetési határidő, a banki adatok, alatta pedig az Items blokk a dokumentum soraival. Minden sornak saját neve, ára, mennyisége, leírása és kedvezménye van; a sor összege automatikusan számolódik.

A következőket adhatja meg:

• A vállalat neve, logója és címe A dokumentum fejlécében jelennek meg.
• Fizetési határidő A fizetés dátuma és időpontja.
• Banki adatok. Egyetlen szövegmező, amelybe az ügyfél számára szánt fizetési adatok kerülnek — a kedvezményezett (ATTN), a bank (Bank), a BIC Code, a számlaszám (Account number) és a bankazonosító szám (Routing number). A modul beállításaiból kerül be (Modulok → Beállítások → Pénzügyi dokumentumok), de magában a dokumentumban közönséges szövegként szerkeszthető. Mellette látható a dokumentum végösszege.
• Eszközök/Szolgáltatások (Items). Ez maga a dokumentum tartalma — az, amiről a számla készül. A sorok két gombbal adhatók hozzá:
• Hozzáadás katalógusból. Kész eszközöket vagy szolgáltatásokat választ ki a saját katalógusából — a név, az ár és a leírás magától bekerül.
• Hozzáadás manuálisan. Megjelenik egy üres sor, amelyben a következőket tölti ki: Eszköz/szolgáltatás egyéni neve — az eszköz vagy a szolgáltatás szabadon választott neve (kötelező mező), Ár — az ár (kötelező), Mennyiség — a mennyiség (kötelező), Leírás — a leírás és Kedvezmény — az adott sorra vonatkozó kedvezmény százalékban.

A sor összege (Sum) magától számolódik: ár × mennyiség. A kézzel hozzáadott sorokat a Custom jelölés különbözteti meg. Bármennyi sor hozzáadható — mindegyik külön blokként jelenik meg ugyanazokkal a mezőkkel.

• Eladó Az értékesítésért felelős személy.
• Kedvezmény és Adó Az adó az összeg százalékában kerül megadásra (például 10 adó $300-ra → +$30 → Összesen $330).
• Megjegyzés (Note) Szabadon megadott megjegyzés a dokumentumhoz.

Így néz ki az elkészült dokumentum: fejléc a vállalat logójával és címével, Árajánlat ehhez: blokk az ügyfél adataival, Részletek blokk a banki adatokkal és a végösszeggel, Items táblázat az egyes sorok árával, mennyiségével és összegével, összesítések a kedvezménnyel és az adóval, alul pedig a műveleti gombok.

Használja az Előnézet funkciót, hogy lássa a dokumentum elkészült formáját, és a Vázlat mentése (Save draft) gombot a módosítások mentéséhez (a Vázlat mentése gomb csak akkor válik aktívvá, ha módosított valamit).

3. Véglegesítés — a „Generálás” gomb

Kattintson a „Generálás” gombra a dokumentum véglegesítéséhez. Megjelenik egy megerősítés: *„Biztos benne, hogy véglegesíteni szeretné ezt a …? Ez a művelet visszafordíthatatlan.”*

• Megerősítés esetén az állapot végső értékre változik, a dokumentum számot kap (például EST-6), és megjelenik a sikerről szóló értesítés.

Honnan származik a dokumentum száma. A véglegesítés előtt a dokumentumnak nincs száma — a piszkozatban helyette egy WO-000000 alakú minta áll. A számot a véglegesítés pillanatában kapja meg, és két részből áll össze: az előtagból és a számlálóból. Mindkettő a modul beállításaiban adható meg: Modulok → Beállítások → Pénzügyi dokumentumok. Minden dokumentumtípusnak saját előtagja és saját számlálója van — például EST- a becsléseknél, WO- a munkamegrendeléseknél, INV- a számláknál, REC- a nyugtáknál, POW- az okiratoknál. Ha a becslések számlálója 6, a következő véglegesített becslés az EST-6 számot kapja, a számláló pedig 7 lesz.

Ugyanitt a számláló más értékre is átállítható — például azért, hogy folytassa a korábban vezetett számozást. A modul beállításainak megnyitásáról részletesen a „Modulok és modulbeállítások” című cikk szól.

A visszavont dokumentum száma nála marad, és ismételten nem kerül kiadásra.

• A véglegesített dokumentum többé nem szerkeszthető.

4. A véglegesítés után

A véglegesített dokumentumoknál a következő műveletek érhetők el:

• Küldés (például *Send estimate*). Megnyitja a levél ablakát — Email (az ügyfél címe), Tárgy, Üzenet; a dokumentum PDF formájában kerül csatolásra. Kattintson a Küldés gombra — az ügyfél megkapja a dokumentumot e-mailben.
• Letöltés (ikon). Letölti a dokumentumot PDF formátumban.
• Számla létrehozása. A dokumentumot új Számlák piszkozattá alakítja, amely ugyanazzal az ügyféllel, pozíciókkal, kedvezménnyel és adóval van kitöltve.
• Munkamegrendelés létrehozása A dokumentumot új Munkamegrendelés piszkozattá alakítja.

Az átalakított dokumentumok kapcsolódnak egymáshoz — lásd a Kapcsolatok fület.

5. Visszavonás vagy törlés (sorban lévő műveletek)

A lista minden sorában a Műveletek menü a következőket ajánlja fel:

• 🗑 Eltávolítás. Csak piszkozatoknál érhető el: a véglegesített dokumentum nem törölhető, csak visszavonható.
• ⨯ Törlés Megerősítés: *„Ez a művelet nem vonható vissza”* → az állapot visszavont értékre változik.
• ⬇ PDF letöltése Elmenti a PDF-et.

A „Kapcsolatok” fül

Nyissa meg a dokumentumot → Kapcsolatok, hogy lássa:

• Ügyfél A név és az e-mail.
• Dokumentumkapcsolatok Az ehhez kapcsolódó további dokumentumok (például az ebből a becslésből létrehozott számla).
• Fizetési összesítő — Teljes összeg, Kifizetve (Paid) és Fizetésre.
• Kapcsolódó feladatok A dokumentumhoz kötött helyszíni feladatok.

Fizetés rögzítése

A Fizetések fül a beérkezett pénzt rögzíti.

• Nyissa meg a Fizetések fület → Fizetés létrehozása.
• Válassza ki az Ügyfelet — a mező kötelező.
• Adja meg a Fizetés összegét, és válassza ki a Pénznemet — kötelező.
• Adja meg a Fizetés dátumát (Payment date) — kötelező.
• Válassza ki a Fizetési mód értékét: Készpénz, Bankkártya, Banki átutalás, Swift vagy Csekk.
• Szükség esetén adja meg a Fizetés adatait (a nyugta száma / a tranzakció azonosítója) és a Fizetéshez tartozó belső megjegyzést.
• Kattintson a Küldés gombra.

A fizetés Sikeres állapottal kerül rögzítésre. A fizetések listájában megjelenik az ügyfél, az állapot, a fizetési mód, az összeg, a fizetés dátuma és az, hogy ki hozta létre a bejegyzést.

Állapotok, lista és statisztika

• Állapotok: Piszkozat (készül) · Végső (kiállítva) · Visszavont (Canceled) (érvénytelenítve). A lejárt fizetési határidejű dokumentumok ezen kívül lejárt jelöléssel — vörössel — is meg vannak jelölve.
• A lista oszlopai: Szám, Ügyfél, Állapot, Dátumok (a létrehozás és a fizetési határidő dátuma), Összesen, Ki hozta létre, Kapcsolatok, Műveletek.
• STATISZTIKA (lenyitható). Megjeleníti a dokumentumok számát és a pénzösszeget állapotok szerinti bontásban (Piszkozat / Végső / Visszavont) és összesítve.
• Szűrők Leszűkítik a listát.

Engedélyek

Lehetséges problémák és megoldások

Gyakran ismételt kérdések

Kérdés: Nem a megfelelő dokumentumot véglegesítettem — szerkeszthető? Válasz: Nem — a véglegesítés visszafordíthatatlan. A dokumentumot a Törlés művelettel vonhatja vissza (állapot → visszavont), és létrehozhat egy újat.

Kérdés: Hogyan alakítható a jóváhagyott becslés fizetési számlává? Válasz: Nyissa meg a véglegesített becslést, és kattintson a Számla létrehozása gombra — létrejön a kapcsolódó számlapiszkozat ugyanazokkal a pozíciókkal.

Kérdés: Az adó összeg vagy százalék? Válasz: Ez százalék. A 10 adó 10%-ot ad az összeghez.

Kérdés: Hogyan küldhető el a dokumentum az ügyfélnek e-mailben? Válasz: Véglegesítse, majd kattintson a Küldés gombra — a PDF csatolásra kerül, és az ügyfél e-mail-címére kerül elküldésre.

Kérdés: Hol látható, mennyi van még hátra a fizetésből? Válasz: A dokumentum Kapcsolatok fülén → Fizetési összesítő (Teljes összeg / Kifizetve / Fizetésre).

Kérdés: Milyen sorrendben használja a dokumentumtípusokat? Válasz: Az ügyféllel végzett munka menete szerint: becslés (ajánlat a munkák megkezdése előtt) → munkamegrendelés (az elvégzésre) → számla (fizetési számla) → nyugta (csekk a fizetésről) → feladat teljesítési okirat (igazolás). A fizetés külön kerül rögzítésre a Fizetések fülön. Bármelyik dokumentummal el lehet kezdeni — a sorrend nem kötelező.

Kérdés: Miért nincs a „Nyugta” fülön „Létrehozás” gomb? Válasz: A nyugta nem kézzel jön létre. Automatikusan jelenik meg, amikor Ön rögzít egy fizetést, ezért ezen a fülön a „Fizetés létrehozása” gomb található.

Kérdés: Törölhető a véglegesített dokumentum? Válasz: Nem. Csak piszkozatot lehet törölni. A véglegesített dokumentumot kizárólag a Törlés művelettel lehet visszavonni — a listában marad „visszavont” állapottal.

Kérdés: Mi történik a visszavont dokumentum számával? Válasz: A szám a visszavont dokumentumnál marad, és ismételten nem kerül kiadásra. A következő dokumentum a számláló szerinti következő számot kapja. Az előtagok és a számlálók a Modulok → Beállítások → Pénzügyi dokumentumok menüpontban adhatók meg — lásd a „Modulok és modulbeállítások” című cikket.

Kérdés: Honnan származnak a banki adatok és a logó a dokumentumban? Válasz: A modul beállításaiból (Modulok → Beállítások → Pénzügyi dokumentumok, lásd a „Modulok és modulbeállítások” című cikket). A logó oda a vállalati beállításokból kerül be. Magában a dokumentumban a véglegesítés előtt módosíthatók.

Kérdés: Elküldhető a dokumentum az ügyfélnek ismételten? Válasz: Igen. A véglegesített dokumentumnál a küldés gomb mindig elérhető — a PDF-et tartalmazó levél annyiszor küldhető el, ahányszor szükséges.

Kérdés: Mit jelent a vörös „lejárt” jelölés? Válasz: Azt, hogy a dokumentumban megadott fizetési határidő már elmúlt, a dokumentum pedig nincs kifizetve. A jelölés automatikusan jelenik meg.

Kérdés: Milyen pénznemben kerülnek kiállításra a dokumentumok? Válasz: A pénznem a fizetés rögzítésekor kerül kiválasztásra. Magukban a dokumentumokban az összegek a vállalathoz beállított pénznemben számolódnak.

Kérdés: Milyen fizetési módok adhatók meg? Válasz: Készpénz, bankkártya, banki átutalás, Swift és csekk. A módot a fizetés létrehozásakor választja ki az összeggel és a dátummal együtt.

Kérdés: A munkatársak közül ki látja a pénzügyi dokumentumokat? Válasz: A vállalat tulajdonosa és adminisztrátora. A hagyományos munkatársak számára a modul nem elérhető.

Kérdés: Fizetős a modul? Válasz: Igen, a „Pénzügyi dokumentumok” fizetős modul. A Vállalati beállítások → Modulok szakaszban kapcsolható be, és a bekapcsolás után megjelenik a bal oldali menüben.

Kérdés: Az adó összegben vagy százalékban számolódik? Válasz: Százalékban. A 10 érték 10%-ot ad az összeghez.