Fakturering

Shifton Feltservice giver dig mulighed for ved hjælp af modulet Fakturering at oprette finansielle dokumenter — vurderinger, arbejdsordrer, fakturaer, kvitteringer og færdiggørelsesakter — på grundlag af dine udgående opgaver, sende dem til kunderne, omdanne ét dokument til et andet og følge betalingerne.

Vigtigt: Fakturering er et betalt modul. Slå det til i afsnittet Virksomhedsindstillinger → Moduler . Når det er slået til, vises det i venstre sidepanel (i tilstanden Opgaver / Field Service) som ”Fakturering”.

Hvad det er

Hver dokumenttype har sin egen fane. Inde på fanen opretter du dokumenter, redigerer deres poster, udfærdiger dem (kladde → endelig) og sender dem derefter til kunden, downloader dem som PDF eller omdanner dem til et dokument af en anden type. Modtagne betalinger registreres på fanen Betalinger.

Dokumenttyper (faner)

Hver type har sin egen fane med sin egen liste over dokumenter.

Vurdering

Arbejdsordre

Faktura

Kvittering

På denne fane står der ”Opret betaling” i stedet for knappen ”Opret” — kvitteringer opstår af sig selv, når en betaling registreres.

Færdiggørelsesakt

Hvordan dokumenterne hænger sammen

Dokumenttyperne kommer i en bestemt rækkefølge — den følger forløbet i arbejdet med kunden. Hvert efterfølgende dokument oprettes ud fra det foregående med omdannelsesknappen, så dataene ikke skal indtastes forfra.

• Vurdering — et tilbud. Sendes til kunden først, før arbejdet påbegyndes: hvad der præcist skal laves, og hvad det koster.
• Arbejdsordre — dokumentet til udførelsen af arbejdet. Oprettes, når kunden har accepteret vurderingen.
• Faktura — regningen for det udførte arbejde.
• Kvittering — bonen, der bekræfter, at betalingen er modtaget.
• Færdiggørelsesakt — bekræftelsen på, at arbejdet er udført og godkendt.
• Betaling — selve posteringen om betalingen: du angiver betalingsmetode og beløb.

Du behøver ikke gennemgå hele kæden — du kan begynde med et hvilket som helst dokument. Men hvis du arbejder i rækkefølge, overtager hvert efterfølgende dokument kunde, poster, rabat og skat fra det foregående.

Fanerne Vurdering, Arbejdsordre, Faktura og Færdiggørelsesakt fungerer ens — liste, statistik og livscyklus er fælles for dem og beskrives nedenfor.

Kvitteringen er undtagelsen: den kan ikke oprettes manuelt. Kvitteringen dannes automatisk, når du registrerer en betaling, og derfor står der ”Opret betaling” på denne fane i stedet for knappen ”Opret”.

Dokumentets livscyklus

Oprettelse (kladde) → redigering af poster → Gem kladde → Generer (udfærdigelse → ”endelig”, uigenkaldeligt)
                                                        → Send / Download PDF / Omdan / Annuller

1. Oprettelse af et dokument

• Åbn fanen for den ønskede type (for eksempel Vurdering), og klik på Opret. Sidepanelet Tilføj åbnes.
• Vælg Kunden — feltet er obligatorisk. Dokumentet knyttes til denne kunde (adresse, telefon og e-mail hentes automatisk).
• Vælg om nødvendigt kundens Opgaver. Timer og ydelser fra disse afsluttede opgaver hentes ind i dokumentet.
• Klik på Tilføj. En kladde til dokumentet åbnes i editoren.

2. Redigering af dokumentet

Klik på Rediger for at åbne formularen i redigerbar tilstand.

I redigeringstilstand kan hvert felt i dokumentet redigeres: virksomhedens navn og adresse, betalingsfristen, bankoplysningerne og nedenfor blokken Items med dokumentets rækker. Hver række har sit eget navn, sin pris, sit antal, sin beskrivelse og sin rabat; rækkens sum beregnes automatisk.

Du kan angive:

• Virksomhedens navn, logo og adresse Vises i dokumentets sidehoved.
• Betalingsfrist Dato og klokkeslæt for betaling.
• Bankoplysninger. Ét tekstfelt, hvor betalingsoplysningerne til kunden er skrevet ind — modtager (ATTN), bank (Bank), BIC Code, kontonummer (Account number) og routingnummer (Routing number). Indsættes fra modulets indstillinger (Moduler → Indstillinger → Fakturering), men i selve dokumentet kan det redigeres som almindelig tekst. Ved siden af vises dokumentets samlede beløb.
• Værktøj/Ydelser (Items). Det er netop dokumentets indhold — det, der faktureres for. Rækker tilføjes med to knapper:
• Tilføj fra katalog. Du vælger færdige værktøjer eller ydelser fra dit eget katalog — navn, pris og beskrivelse indsættes af sig selv.
• Tilføj manuelt. Der vises en tom række, hvor du udfylder: Brugerdefineret navn på værktøjet/tjenesten — et vilkårligt navn på værktøjet eller ydelsen (obligatorisk felt), Pris — prisen (obligatorisk), Antal — antallet (obligatorisk), Beskrivelse — beskrivelsen og Rabat — rabatten på denne række i procent.

Rækkens sum (Sum) beregnes af sig selv: pris × antal. Rækker, der er tilføjet manuelt, markeres med mærket Custom. Du kan tilføje lige så mange rækker, du vil — hver enkelt vises som en separat blok med de samme felter.

• Sælger Den ansvarlige for salget.
• Rabat og skat Skatten angives i procent af beløbet (for eksempel skat 10 på $300 → +$30 → I alt $330).
• Note (Note) En vilkårlig kommentar til dokumentet.

Sådan ser det færdige dokument ud: sidehoved med virksomhedens logo og adresse, blokken Budget for med kundens data, blokken Detaljer med bankoplysninger og totalen, tabellen Items med pris, antal og sum for hver række, totaler med rabat og skat samt handlingsknapper nederst.

Brug Forhåndsvisning for at se dokumentets færdige udseende og Gem kladde (Save draft) for at gemme ændringerne (knappen Gem kladde bliver først aktiv, når du har ændret noget).

3. Udfærdigelse — knappen ”Generer”

Klik på ”Generer” for at udfærdige dokumentet. Der vises en bekræftelse: *”Er du sikker på, at du vil udfærdige denne …? Denne handling er uigenkaldelig.”*

• Ved bekræftelse ændres statussen til endelig, dokumentet tildeles et nummer (for eksempel EST-6), og der vises en meddelelse om, at det lykkedes.

Hvor dokumentets nummer kommer fra. Før udfærdigelsen har dokumentet ikke noget nummer — i kladden står der i stedet en skabelon af typen WO-000000. Nummeret tildeles i det øjeblik, dokumentet udfærdiges, og består af to dele: et præfiks og en tæller. Begge dele angives i modulets indstillinger: Moduler → Indstillinger → Fakturering. Hver dokumenttype har sit eget præfiks og sin egen tæller — for eksempel EST- til vurderinger, WO- til arbejdsordrer, INV- til fakturaer, REC- til kvitteringer og POW- til akter. Hvis tælleren for vurderinger står på 6, får den næste udfærdigede vurdering nummeret EST-6, og tælleren bliver 7.

Samme sted kan tælleren sættes til en anden værdi — for eksempel for at fortsætte den nummerering, du førte tidligere. Læs mere om, hvordan du åbner modulets indstillinger, i artiklen ”Moduler og modulindstillinger”.

Nummeret på et annulleret dokument bliver hos dokumentet og tildeles ikke igen.

• Et udfærdiget dokument kan ikke længere redigeres.

4. Efter udfærdigelsen

Følgende handlinger er tilgængelige for udfærdigede dokumenter:

• Send (for eksempel *Send estimate*). Åbner e-mailvinduet — Email (kundens), Emne, Besked; dokumentet vedhæftes som PDF. Klik på Send — kunden modtager dokumentet på e-mail.
• Download (ikon). Downloader dokumentet i PDF-format.
• Opret faktura. Omdanner dokumentet til en ny kladde under Fakturaer, udfyldt med den samme kunde, de samme poster, rabat og skat.
• Opret arbejdsordre Omdanner dokumentet til en ny kladde af typen Arbejdsordre.

Omdannede dokumenter er forbundet med hinanden — se fanen Relationer.

5. Annullering eller sletning (handlinger i rækken)

I hver række på listen tilbyder menuen Handlinger:

• 🗑 Slet. Kun tilgængelig for kladder: et udfærdiget dokument kan ikke slettes, det kan kun annulleres.
• ⨯ Annuller Bekræftelsen *”Denne handling kan ikke fortrydes”* → statussen ændres til annulleret.
• ⬇ Download PDF Gemmer en PDF.

Fanen ”Relationer”

Åbn dokumentet → Relationer for at se:

• Kunde Navn og e-mail.
• Dokumentforbindelser Andre dokumenter, der er knyttet til dette (for eksempel en faktura oprettet ud fra denne vurdering).
• Betalingsoversigt — Samlet beløb, Betalt (Paid) og Til betaling.
• Relaterede opgaver Udgående opgaver, der er knyttet til dokumentet.

Registrering af en betaling

Fanen Betalinger registrerer de modtagne penge.

• Åbn fanen Betalinger → Opret betaling.
• Vælg Kunden — feltet er obligatorisk.
• Angiv Betalingsbeløbet, og vælg Valutaen — obligatorisk.
• Angiv Betalingsdatoen (Payment date) — obligatorisk.
• Vælg Betalingsmetode: Kontant, Bankkort, Bankoverførsel, Swift eller Check.
• Tilføj om nødvendigt Oplysninger om betalingen (kvitteringsnummer / transaktions-ID) og en Intern note til betalingen.
• Klik på Send.

Betalingen registreres med statussen Lykkedes. På listen over betalinger vises kunde, status, betalingsmetode, beløb, betalingsdato og hvem der oprettede posteringen.

Statusser, liste og statistik

• Statusser: Kladde (under forberedelse) · Endelig (udstedt) · Annulleret (Canceled) (ophævet). Dokumenter med overskredet betalingsfrist markeres desuden som forfaldne — med rødt.
• Listens kolonner: Nummer, Kunde, Status, Datoer (oprettelse og betalingsfrist), I alt, Oprettet af, Relationer, Handlinger.
• STATISTIKKER (foldes ud). Viser antallet af dokumenter og pengebeløbet fordelt på statusser (Kladde / Endelig / Annulleret) og totaler.
• Filtre Indsnævrer listen.

Tilladelser

Mulige problemer og løsninger

FAQ

Spørgsmål: Jeg udfærdigede det forkerte dokument — kan det redigeres? Svar: Nej — udfærdigelsen er uigenkaldelig. Du kan Annuller dokumentet (status → annulleret) og oprette et nyt.

Spørgsmål: Hvordan laver jeg en godkendt vurdering om til en regning? Svar: Åbn den udfærdigede vurdering, og klik på Opret faktura — der oprettes en tilknyttet fakturakladde med de samme poster.

Spørgsmål: Er skatten et beløb eller en procentdel? Svar: Det er en procentdel. Skatten 10 lægger 10 % til beløbet.

Spørgsmål: Hvordan sender jeg dokumentet til kunden på e-mail? Svar: Udfærdig det, og klik derefter på Send — en PDF vedhæftes og sendes til kundens e-mailadresse.

Spørgsmål: Hvor ser jeg, hvor meget der stadig skal betales? Svar: På dokumentets fane Relationer → Betalingsoversigt (Samlet beløb / Betalt / Til betaling).

Spørgsmål: I hvilken rækkefølge bruger man dokumenttyperne? Svar: I takt med arbejdet med kunden: vurdering (tilbud før arbejdets start) → arbejdsordre (til udførelsen) → faktura (regningen) → kvittering (bonen for betalingen) → færdiggørelsesakt (bekræftelsen). Betalingen registreres særskilt på fanen Betalinger. Du kan begynde med et hvilket som helst dokument — rækkefølgen er ikke obligatorisk.

Spørgsmål: Hvorfor er der ingen ”Opret”-knap på fanen ”Kvittering”? Svar: Kvitteringen oprettes ikke manuelt. Den opstår automatisk, når du registrerer en betaling, og derfor står knappen ”Opret betaling” på denne fane.

Spørgsmål: Kan et udfærdiget dokument slettes? Svar: Nej. Kun en kladde kan slettes. Til et udfærdiget dokument er kun handlingen Annuller tilladt — det bliver stående på listen med statussen ”annulleret”.

Spørgsmål: Hvad sker der med nummeret på et annulleret dokument? Svar: Nummeret bliver hos det annullerede dokument og tildeles ikke igen. Det næste dokument får det næste nummer efter tælleren. Præfikser og tællere angives i Moduler → Indstillinger → Fakturering — se artiklen ”Moduler og modulindstillinger”.

Spørgsmål: Hvor kommer bankoplysningerne og logoet i dokumentet fra? Svar: Fra modulets indstillinger (Moduler → Indstillinger → Fakturering, se artiklen ”Moduler og modulindstillinger”). Logoet hentes dertil fra virksomhedsindstillingerne. I selve dokumentet kan de ændres inden udfærdigelsen.

Spørgsmål: Kan dokumentet sendes til kunden igen? Svar: Ja. Afsendelsesknappen er altid tilgængelig for et udfærdiget dokument — e-mailen med PDF’en kan sendes lige så mange gange, det er nødvendigt.

Spørgsmål: Hvad betyder den røde markering ”forfaldt”? Svar: At betalingsfristen i dokumentet allerede er overskredet, og at dokumentet ikke er betalt. Markeringen vises automatisk.

Spørgsmål: I hvilken valuta udstedes dokumenterne? Svar: Valutaen vælges, når betalingen registreres. Beløbene i selve dokumenterne beregnes i den valuta, der er angivet for virksomheden.

Spørgsmål: Hvilke betalingsmetoder kan angives? Svar: Kontant, bankkort, bankoverførsel, Swift og check. Metoden vælges, når betalingen oprettes, sammen med beløb og dato.

Spørgsmål: Hvilke medarbejdere kan se de finansielle dokumenter? Svar: Virksomhedens ejer og administrator. Almindelige medarbejdere har ikke adgang til modulet.

Spørgsmål: Er modulet betalt? Svar: Ja, ”Fakturering” er et betalt modul. Det slås til i Virksomhedsindstillinger → Moduler, og efter aktiveringen vises det i venstremenuen.

Spørgsmål: Beregnes skatten som beløb eller i procent? Svar: I procent. Værdien 10 lægger 10 % til beløbet.