ডায়নামিক রিপোর্ট

সাধারণ রিপোর্টসমূহ বিভাগ তৈরি করা ছক দেয়। ডায়নামিক রিপোর্ট একটি কনস্ট্রাক্টর: সময়সীমা, ফিল্টার ও গ্রুপিং আপনি নিজেই ঠিক করেন, কাজ নিয়ে দরকারি অংশটি পান এবং সেটি সংরক্ষণ করে রাখেন, যাতে আবার নতুন করে সাজাতে না হয়।

পৃষ্ঠাটি বাঁ দিকের মেনু থেকে খোলে: রিপোর্টসমূহ (new)।

টাস্ক বিশ্লেষণ

বাইরে গিয়ে সেবা দেওয়ার মোডে পৃষ্ঠাটিতে একটিই কনস্ট্রাক্টর থাকে — টাস্ক বিশ্লেষণ। এটি কাজ নিয়ে সবকিছু হিসাব করে: কতটি তৈরি হয়েছে ও সম্পন্ন হয়েছে, কতটি বাতিল হয়েছে ও সময়সীমা পার করেছে, সম্পন্ন করতে কত সময় লাগছে।

*(সময়সূচির মোডে এই একই পৃষ্ঠায় অন্য কনস্ট্রাক্টর থাকে — শিফট ও কার্যক্রম অনুযায়ী। কোন কোনটি থাকবে, তা কোম্পানির কাজের মোডের উপর নির্ভর করে।)*

রিপোর্ট কীভাবে তৈরি করবেন

• তারিখের পরিসর — হিসাবের সময়সীমা। এটি বাধ্যতামূলক শর্ত।
• ফিল্টার যোগ করুন — নির্বাচন সংকীর্ণ করার জন্য অতিরিক্ত শর্ত।
• প্রয়োগ করুন — আবার হিসাব করা। যতক্ষণ না চাপবেন, ততক্ষণ টেবিল হালনাগাদ হবে না।
• সময়সীমা অনুযায়ী গ্রুপিং — সারিগুলো কোন কোন খণ্ডে ভাগ হবে: মাস, সপ্তাহ, দিন।
• দ্বারা গ্রুপ করুন — ভাগ করার দ্বিতীয় স্তর, উদাহরণস্বরূপ সম্পন্নতার অবস্থা অনুযায়ী।
• অনুসন্ধান — তৈরি টেবিলে কোনো সারি খুঁজে নেওয়া।
• দশমিক ঘন্টা — 1:30-এর বদলে 1.5 আকারে সময়ের বিন্যাস।

তৈরি সময়সীমাগুলো

তারিখের পরিসর ঘরটি হাতে পূরণ করা জরুরি নয়: ক্লিক করলে তৈরি বিকল্পের তালিকাসহ ক্যালেন্ডার খুলে যায় — আজ, গতকাল, আগামীকাল, এই সপ্তাহ, গত সপ্তাহ, পরবর্তী সপ্তাহ, গত 7 দিন, গত 30 দিন, এই মাস, গত মাস, পরবর্তী মাসে এবং আরও কিছু। সাধারণত এতেই কাজ চলে যায়; অস্বাভাবিক কোনো ব্যবধান দরকার হলেই সময়সীমা হাতে দেওয়া হয়।

প্রতিটি গ্রুপের শেষে সেটির যোগফল দেখানো হয়, আর তার নিচে — সামগ্রিক যোগফল।

ডেটায় এটি দেখতে কেমন

নিচে — 2026 সালের কাজ নিয়ে রিপোর্ট, মাস অনুযায়ী ও সম্পন্নতার অবস্থা অনুযায়ী গ্রুপ করা। এতে দেখা যায়, প্রতিটি মাসে কতটি কাজ সম্পন্ন হয়েছে, কতটি সক্রিয় আছে এবং কতটি অপেক্ষায় পড়ে আছে:

এটি এভাবে পড়া হয়: “2026-02 / Active — 21টি কাজ, 5 জন নির্বাহক, 4 জন ক্লায়েন্ট” সারিটির অর্থ, ফেব্রুয়ারিতে 21টি কাজ কাজের মধ্যেই রয়ে গেছে। পাশের সারি “2026-02 / Backlog — 1” — একটি কাজ কেউ হাতেই নেয়নি।

কী কী হিসাব করা যায়

কাজ নিয়ে ত্রিশটি সূচক পাওয়া যায়:

• সংখ্যা: মোট কাজ, অদ্বিতীয় নির্বাহক, অদ্বিতীয় ক্লায়েন্ট।
• অবস্থা অনুযায়ী: সম্পন্ন, বাতিল, কাজের মধ্যে, অপেক্ষায় (Backlog), সম্পন্নতার হার এবং বাতিলের হার।
• সমস্যাযুক্ত: সময়সীমা পার করা কাজ।
• কাজের বৈশিষ্ট্য: পুনরাবৃত্ত, চেকলিস্টসহ, নোটসহ, উপ-কাজ।
• লিড টাইম: মোট, সর্বনিম্ন, সর্বোচ্চ এবং গড়।
• দেরি: মোট এবং গড়।
• পূর্ণ চক্র: কাজের জীবনকালের মোট ও গড় সময় — তৈরি হওয়া থেকে বন্ধ হওয়া পর্যন্ত।
• ব্যয় করা সময়: নির্বাহকেরা যে সময় লিখেছেন, তার মোট ও গড়।
• পরিকল্পিত আইটেম: সংখ্যা, তার মধ্যে কতটি সম্পন্ন হয়েছে, সেগুলোর মূল্য এবং সম্পন্নতার হার।

অতিরিক্ত কলামগুলো সেটিংসের বোতাম দিয়ে সরানো যায় — টেবিলের উপরে গিয়ার আইকনে ক্লিক করলে Manage columns প্যানেলটি খোলে। খেয়াল রাখুন: রিপোর্ট তৈরি হওয়ার পরেই সেখানে কলামের তালিকা দেখা যায় — খালি রিপোর্টে সাজানোর কিছু থাকে না।

বাস্তবে এটি কী কাজে লাগে। মাস অনুযায়ী সম্পন্নতার হার ও বাতিলের হার দেখায়, সেবাটি স্থিরভাবে চলছে কি না। সময়সীমা পার করা কাজ ও গড় দেরি দেখায়, পরিকল্পনা কোথায় ভাঙছে। লিড টাইম ও পূর্ণ চক্রের সময়ের পার্থক্য দেখায়, কাজটি হাতে নেওয়ার আগে কতক্ষণ অপেক্ষা করেছে।

চার্ট

টেবিলের উপরে চার্টের বোতামটি একই ডেটা নিয়ে গ্রাফ খুলে দেয় — এটি শুধু “অন্য একটি চেহারা” নয়, বরং সেটিংসসহ আলাদা একটি প্যানেল:

• Chart type — চার্টের ধরন, উদাহরণস্বরূপ স্তম্ভ চার্ট।
• X axis — অনুভূমিক অক্ষে কী রাখা হবে। Combined (all) বিকল্পটি গ্রুপিংগুলোকে একটি লেবেলে মিলিয়ে দেয়, উদাহরণস্বরূপ “2026-02 / active”।
• Y axis (metrics) — কোন কোন সূচক আঁকা হবে। একসঙ্গে কয়েকটিও বেছে নেওয়া যায়।
• Max items — উপাদানের সংখ্যার সীমা, যাতে গ্রাফটি বেড়ার মতো হয়ে না যায়। 0 — কোনো সীমা নেই।
• সুইচগুলো: Stacked (স্তম্ভগুলো একটির উপর আরেকটি বসানো), Legend (লেজেন্ড), Value labels (মানের লেবেল), Category labels (শ্রেণির লেবেল), Grid (গ্রিড)।

তৈরি গ্রাফটি Download PNG ও Download SVG বোতাম দিয়ে ডাউনলোড করা হয় — দ্বিতীয় বিন্যাসটি আকার বদলালেও গুণমান হারায় না, প্রেজেন্টেশনে বসানোর জন্য এটি সুবিধাজনক।

সংরক্ষণ ও ডাউনলোড

টেবিলের উপরে চারটি বোতাম আছে: সংরক্ষণ করা, ফাইল আকারে ডাউনলোড করা, কলামের সেটিংস এবং চার্টে যাওয়া।

সংরক্ষণের সময় তিনটি বিষয় ঠিক করা হয়:

• শিরোনাম — রিপোর্টের তালিকায় যে নামে থাকবে।
• বিবরণ — বিবরণ: রিপোর্টে কী দেখতে হবে।
• রিপোর্টটি কে দেখতে পাবেন — “শুধু আমি” কিংবা “এই কোম্পানির সবাই”।

সংরক্ষিত রিপোর্টটি বিভাগের প্রধান পৃষ্ঠার তালিকায় চলে আসে, যেখানে শিরোনাম, বিবরণ, দৃশ্যমানতা কলাম ও ক্রিয়াগুলো থাকে। ব্যক্তিগত রিপোর্টে পার্সোনাল চিহ্ন দেওয়া থাকে। সারিতে দুটি ক্রিয়া আছে: খোলা (চোখ) এবং মুছে ফেলা (বিন) — মুছে ফেলার সময় নিশ্চিতকরণ চাওয়া হয়।

অনুমতিসমূহ

সম্ভাব্য সমস্যা ও সমাধান

প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন

প্রশ্ন: ডায়নামিক রিপোর্ট সাধারণ রিপোর্ট থেকে আলাদা কীভাবে? উত্তর: সাধারণগুলো হলো নির্দিষ্ট ডেটার সেট দেওয়া তৈরি ছক। এখানে সময়সীমা, ফিল্টার, গ্রুপিং ও সূচকের সেট আপনি নিজেই ঠিক করেন, আর ফলাফলটি পরে আবার ব্যবহারের জন্য সংরক্ষণ করে রাখেন।

প্রশ্ন: সময়সীমা দেওয়া কি বাধ্যতামূলক? উত্তর: হ্যাঁ, তারিখের পরিসর ছাড়া রিপোর্ট তৈরি হবে না।

প্রশ্ন: ফিল্টার বদলানোর পরেও সংখ্যাগুলো বদলাচ্ছে না কেন? উত্তর: প্রয়োগ করুন চাপতে হবে।

প্রশ্ন: কাজ নিয়ে কতগুলো সূচক পাওয়া যায়? উত্তর: ত্রিশটি — কাজের সংখ্যা ও সম্পন্নতার হার থেকে শুরু করে পূর্ণ চক্রের সময় ও পরিকল্পিত আইটেম পর্যন্ত।

প্রশ্ন: Backlog মানে কী? উত্তর: যে কাজগুলো এখনো হাতে নেওয়া হয়নি।

প্রশ্ন: লিড টাইম আর পূর্ণ চক্রের সময়ের মধ্যে পার্থক্য কী? উত্তর: লিড টাইম — কাজটি নিজে কতক্ষণ চলেছে। পূর্ণ চক্র — কাজ তৈরি হওয়া থেকে বন্ধ হওয়া পর্যন্ত কত সময় গেছে, অপেক্ষার সময়সহ।

প্রশ্ন: ডেটা কি গ্রাফ আকারে দেখা যায়? উত্তর: হ্যাঁ, টেবিলের উপরে চার্টের বোতামটি আছে।

প্রশ্ন: রিপোর্ট কীভাবে ডাউনলোড করব? উত্তর: টেবিলের উপরের ডাউনলোডের বোতাম দিয়ে — ডেটা ফাইল আকারে ডাউনলোড হয়।

প্রশ্ন: সহকর্মীদের সঙ্গে রিপোর্ট কীভাবে ভাগ করে নেব? উত্তর: সংরক্ষণের সময় “এই কোম্পানির সবাই” দৃশ্যমানতাটি বেছে নিন।

প্রশ্ন: রিপোর্ট মুছে ফেললে কাজগুলোও মুছে যায় কি? উত্তর: না, কেবল রিপোর্টের সংরক্ষিত সেটিংসটিই মুছে যায়। কাজের ডেটা থেকে যায়।

প্রশ্ন: একজন নির্বাহক বা একজন ক্লায়েন্ট নিয়ে কি রিপোর্ট তৈরি করা যায়? উত্তর: হ্যাঁ, ফিল্টার যোগ করুন দিয়ে — এবং তারপর ফলাফলটি যেভাবে দরকার সেভাবে গ্রুপ করে নিন।