Unternehmenseinstellungen

Der Bereich Unternehmenseinstellungen erlaubt es Ihnen, die allgemeinen Informationen über das Unternehmen, die Daten für die Rechnungsstellung, die Methoden der Bezahlung, die Rechnungen, die Transaktionen und die aktiven Module zu verwalten.

Um die Seite mit den Einstellungen des Unternehmens zu öffnen, klicken Sie oben im Bildschirm auf den Namen des Unternehmens und wählen Sie „Unternehmenseinstellungen“.

Allgemeine Informationen

In diesem Bereich können Sie die grundlegenden Daten Ihres Unternehmens ausfüllen:

• Name des Unternehmens;
• Arbeitsmodus (Büromodus oder Field Service — Außendienstaufgaben);
• Anzahl der Mitarbeiter;
• Land / Region;
• Bundesland / Provinz / Region;
• Stadt;
• zusätzliche Angaben zum Unternehmen.

Sie können außerdem das Logo des Unternehmens hochladen. Das hier hochgeladene Logo wird automatisch übernommen in die Einstellungen des Moduls Finanzdokumente (Rechnungsstellung) und auf den Dokumenten gedruckt, die Sie für Ihre Kunden erstellen (Rechnungen, Kostenvoranschläge usw.), und wird ebenso im PDF-Bericht zur Aufgabe aus dem Bereich „Aufgaben“ verwendet (mehr dazu im Artikel „Berichte“).

Wenn für die Dokumente ein anderes Logo benötigt wird, kann es unter Module → Einstellungen → Finanzdokumente → Logo des Unternehmens ersetzt werden.

Wichtig: Das Logo bezieht sich nicht auf die Rechnungen, die Shifton Ihrem Unternehmen ausstellt für die Nutzung der Module (sie befinden sich weiter unten im Bereich „Rechnungen“) — es wird nur in den Dokumenten verwendet, die Ihr Unternehmen für seine Kunden erstellt.

Nachdem Sie Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf „Speichern“.

Unternehmensaktionen

Wechsel des Firmeninhabers

Sie können das Eigentumsrecht an einen anderen Benutzer übertragen. Nach der Übertragung ändert sich Ihre Zugriffsebene automatisch von Eigentümer zu Mitarbeiter.

• Klicken Sie auf „Eigentümer wechseln“.

• Wählen Sie im Seitenpanel den Mitarbeiter aus, der der neue Eigentümer wird.

• Bestätigen Sie die Aktion mit einem Klick auf „Bestätigen“.
• Um sie zu verwerfen, klicken Sie auf „Abbrechen“.

> Diese Aktion ist unwiderruflich. Nur der neue Eigentümer kann Ihnen die Eigentumsrechte zurückgeben.

Unternehmen pausieren

Die Pausierung des Unternehmens hält seinen Betrieb vorübergehend an.

Nach der Pausierung:

• werden alle Methoden der Bezahlung getrennt;
• werden alle Module deaktiviert;
• wird die Rechnungsstellung für die neue Periode ausgesetzt;
• kann die Aktion jederzeit rückgängig gemacht werden.

Um das Unternehmen zu pausieren:

• Klicken Sie auf „Unternehmen pausieren“.

• Geben Sie im Seitenpanel unbedingt den Bestätigungstext auf Englisch ein — geben Sie ihn genau so ein, wie er auf dem Bildschirm angezeigt wird (Sie können ihn kopieren und in das Feld einfügen). Ohne diesen Text bleibt die Bestätigungsschaltfläche inaktiv.

• Wählen Sie den Grund für die Pausierung.
• Fügen Sie einen Kommentar hinzu (optional).
• Bestätigen Sie die Aktion mit einem Klick auf „Bestätigen“.
• Um sie zu verwerfen, klicken Sie auf „Abbrechen“.

Unternehmen löschen

Das Unternehmen kann nur gelöscht werden, wenn keine unbezahlten Rechnungen vorliegen. Bestehen offene Außenstände, wird das Löschen erst nach deren Begleichung möglich.

Beim Löschen des Unternehmens:

• wird das Konto des Unternehmens gelöscht (sofort, wenn keine Schulden für die künftige Periode bestehen; andernfalls wird das Löschen bis zur Ausstellung und Bezahlung der Rechnung aufgeschoben);
• werden alle Methoden der Bezahlung getrennt;
• wird die Rechnungsstellung ausgesetzt, wenn keine Schulden für die neue Periode bestehen;
• diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Um das Unternehmen zu löschen:

• Klicken Sie auf „Unternehmen löschen“.

• Geben Sie im Seitenpanel unbedingt den Bestätigungstext auf Englisch ein — geben Sie ihn genau so ein, wie er auf dem Bildschirm angezeigt wird (Sie können ihn kopieren und in das Feld einfügen). Ohne diesen Text bleibt die Bestätigungsschaltfläche inaktiv.

• Wählen Sie den Grund.
• Fügen Sie einen Kommentar hinzu (optional).
• Bestätigen Sie die Aktion mit einem Klick auf „Bestätigen“.
• Um sie zu verwerfen, klicken Sie auf „Abbrechen“.

Rechnungsadresse

In diesem Bereich werden die Informationen gespeichert, die für die Rechnungsstellung verwendet werden.

Wichtig: Änderungen gelten nicht für bereits ausgestellte Rechnungen. Aktualisieren Sie die Zahlungsdaten, bevor die Rechnung erstellt wird, wenn Sie möchten, dass sie in der Rechnung erscheinen.

Sie können folgende Felder ausfüllen:

• Name des Unternehmens *
• USt-IdNr.
• Vorname *
• Nachname *
• E-Mail
• Telefonnummer
• Land / Region *
• Bundesland / Provinz / Region *
• Stadt *
• Postleitzahl *
• Adresse *

Nachdem Sie die Informationen ausgefüllt haben, klicken Sie auf „Speichern“.

Methoden der Bezahlung

In diesem Bereich können Sie eine Zahlungskarte hinzufügen, bearbeiten oder löschen.

Eine Karte hinzufügen

• Klicken Sie auf „Eine Karte hinzufügen“.

• Geben Sie die Kartendaten ein.
• Klicken Sie auf „Speichern“.

Karte bearbeiten

• Klicken Sie neben der Karte auf „Bearbeiten“.

• Aktualisieren Sie Monat und Jahr des Ablaufdatums.

• Klicken Sie auf „Speichern“ oder „Abbrechen“.

Sie können die Karte auch löschen, indem Sie auf „Löschen“ klicken.

> Um Mitarbeiter in das Unternehmen einzuladen, sind eine gültige Karte und ein aktives Monatsabonnement erforderlich.

Unternehmenssaldo

Hier können Sie den aktuellen Saldo einsehen und das Monatsabonnement aktivieren.

Um das Abonnement abzuschließen:

• Klicken Sie auf „Monatliche Zahlung“.

• Wählen Sie eine vorhandene Karte aus oder fügen Sie eine neue hinzu.

• Klicken Sie auf „Speichern“.

Rechnungen

Dieser Bereich enthält alle Rechnungen, die Ihrem Unternehmen ausgestellt wurden.

Sie können:

• eine Excel-Datei mit den Zahlungsbeträgen für verschiedene Zeiträume herunterladen;
• die Details jeder Rechnung einsehen.

Die Tabelle enthält:

• Rechnungs-ID
• Abrechnungszeitraum
• Zahlungsfrist
• Erstellungsdatum
• Preis
• Bereits bezahlt
• Zu zahlen
• Status

Ein Klick auf die Rechnungs-ID öffnet die vollständigen Details der Rechnung, einschließlich der Abrechnungen für die Module, die auf Grundlage der Informationen aus Ihrer Rechnungsadresse erstellt werden.

Transaktionen

Dieser Bereich enthält alle Transaktionen, die sich auf den Saldo des Unternehmens ausgewirkt haben.

Aktives Modul

Hier sehen Sie alle aktiven Module und die Daten, an denen ihre Laufzeit endet.

Häufig gestellte Fragen

Frage: Wo öffnet man die Unternehmenseinstellungen in Shifton? Antwort: Klicken Sie auf den Namen des Unternehmens oben im Bildschirm und wählen Sie dann „Unternehmenseinstellungen“. Es öffnet sich die Seite mit der allgemeinen Konfiguration des Unternehmens.

Frage: Was lässt sich in den Unternehmenseinstellungen bearbeiten? Antwort: Sie können die allgemeinen Daten des Unternehmens aktualisieren: Name des Unternehmens, Arbeitsmodus, Anzahl der Mitarbeiter, Land/Region, Bundesland/Provinz, Stadt und zusätzliche Informationen. Hier können Sie auch das Logo des Unternehmens hochladen.

Frage: Wozu sollte man das Logo des Unternehmens hochladen? Antwort: Das Logo wird automatisch in die Einstellungen des Moduls Finanzdokumente übernommen und auf den Dokumenten gedruckt, die Sie für Ihre Kunden erstellen (Rechnungen, Kostenvoranschläge), sowie im PDF-Bericht zur Aufgabe aus dem Bereich „Aufgaben“. Bei Bedarf kann es für die Dokumente unter Module → Einstellungen → Finanzdokumente ersetzt werden. Auf die Rechnungen, die Shifton Ihrem Unternehmen ausstellt, hat das Logo keinen Einfluss.

Frage: Wie speichert man die Änderungen an den Unternehmensdaten? Antwort: Nachdem Sie Änderungen in den Feldern des Unternehmens vorgenommen haben, klicken Sie auf „Speichern“. Ohne Speichern werden die Änderungen nicht übernommen.

Frage: Wie überträgt man das Eigentumsrecht an einen anderen Benutzer? Antwort: Klicken Sie im Bereich „Unternehmensaktionen“ auf „Eigentümer wechseln“, wählen Sie den Mitarbeiter aus, der der neue Eigentümer wird, und bestätigen Sie die Aktion. Nach der Übertragung ändert sich Ihr Zugriff von Eigentümer zu Mitarbeiter.

Frage: Lässt sich die Übertragung des Eigentumsrechts rückgängig machen? Antwort: Nein — die Übertragung des Eigentumsrechts ist unwiderruflich. Nur der neue Eigentümer kann Ihnen das Eigentumsrecht zurückgeben.

Frage: Was bewirkt die Funktion „Unternehmen pausieren“? Antwort: Die Pausierung des Unternehmens hält seinen Betrieb vorübergehend an:

• alle Methoden der Bezahlung werden getrennt;
• alle Module werden deaktiviert;
• die Rechnungsstellung für die neue Periode wird ausgesetzt. Diese Aktion lässt sich jederzeit rückgängig machen.

Frage: Wie pausiert man das Unternehmen? Antwort: Klicken Sie auf „Unternehmen pausieren“, geben Sie den erforderlichen Bestätigungstext ein und wählen Sie den Grund für die Pausierung.

Frage: Lässt sich ein Unternehmen löschen? Antwort: Ja — aber nur, wenn keine unbezahlten Rechnungen vorliegen. Bestehen offene Außenstände, wird das Löschen erst nach deren Begleichung möglich.

Frage: Was geschieht beim Löschen des Unternehmens? Antwort: Beim Löschen des Unternehmens:

• wird das Konto des Unternehmens gelöscht (sofort, wenn keine Schulden für die künftige Periode bestehen, oder nach deren Begleichung);
• werden alle Methoden der Bezahlung getrennt;
• wird die Rechnungsstellung für die nächste Periode ausgesetzt. Diese Aktion lässt sich nicht rückgängig machen.

Frage: Lässt sich ein Unternehmen löschen, wenn bei ihm Module aktiviert sind? Antwort: Ja — aber das Löschen des Unternehmens erfolgt erst nach der Bezahlung aller offenen Rechnungen. Module blockieren das Löschen nicht, wenn die Zahlungsbedingungen erfüllt sind.

Frage: Was ist der „Arbeitsmodus“ in den Einstellungen des Unternehmens? Antwort: Der Arbeitsmodus zeigt, in welchem Modus Ihr Unternehmen arbeitet — im Büromodus oder im Außendienstmodus (Field Service). Davon hängen die verfügbaren Module und die Struktur der Arbeitsprozesse ab.