Ustawienia firmy

Sekcja Ustawienia firmy pozwala zarządzać ogólnymi informacjami o firmie, danymi do wystawiania faktur, metodami płatności, fakturami, transakcjami i aktywnymi modułami.

Aby otworzyć stronę ustawień firmy, kliknij nazwę firmy w górnej części ekranu i wybierz „Ustawienia firmy”.

Informacje ogólne

W tej sekcji możesz wypełnić podstawowe dane swojej firmy:

• nazwa firmy;
• tryb pracy (tryb biurowy lub Field Service — zadania wyjazdowe);
• liczba pracowników;
• kraj / region;
• stan / prowincja / region;
• miasto;
• dodatkowe informacje o firmie.

Możesz również wgrać logo firmy. Wgrane tutaj logo jest automatycznie pobierane do ustawień modułu Dokumenty finansowe (Wystawianie faktur) i drukowane w dokumentach, które tworzysz dla swoich klientów (faktury, kosztorysy itd.), a także jest używane w raporcie PDF o zadaniu z sekcji „Zadania” (więcej w artykule „Raporty”).

Jeśli dla dokumentów potrzebne jest inne logo, można je zmienić w Moduły → Ustawienia → Dokumenty finansowe → Logo firmy.

Ważne: logo nie dotyczy faktur, które Shifton wystawia Twojej firmie za korzystanie z modułów (znajdują się one w sekcji „Faktury” poniżej) — jest ono używane wyłącznie w dokumentach, które Twoja firma tworzy dla swoich klientów.

Po wprowadzeniu zmian kliknij „Ratować”.

Działania firmy

Zmiana właściciela firmy

Możesz przekazać prawo własności innemu użytkownikowi. Po przekazaniu Twój poziom dostępu automatycznie zmieni się z Właściciela na Pracownika.

• Kliknij „Zmień właściciela”.

• W panelu bocznym wybierz pracownika, który zostanie nowym właścicielem.

• Potwierdź działanie, klikając „Potwierdź”.
• Aby anulować, kliknij „Anuluj”.

> To działanie jest nieodwracalne. Tylko nowy właściciel będzie mógł zwrócić Ci prawo własności.

Wstrzymaj firmę

Wstrzymanie firmy tymczasowo zatrzymuje jej działanie.

Po wstrzymaniu:

• wszystkie metody płatności zostaną odłączone;
• wszystkie moduły zostaną wyłączone;
• wystawianie faktur za nowy okres zostanie wstrzymane;
• działanie można anulować w dowolnym momencie.

Aby wstrzymać firmę:

• Kliknij „Wstrzymaj firmę”.

• W panelu bocznym koniecznie wpisz tekst potwierdzający w języku angielskim — wpisz go dokładnie tak, jak pokazano na ekranie (można go skopiować i wkleić w pole). Bez tego tekstu przycisk potwierdzenia pozostaje nieaktywny.

• Wybierz powód wstrzymania.
• Dodaj komentarz (opcjonalnie).
• Potwierdź działanie, klikając „Potwierdź”.
• Aby anulować, kliknij „Anuluj”.

Usuń firmę

Firmę można usunąć tylko wtedy, gdy nie ma nieopłaconych faktur. Jeśli istnieje niespłacone zadłużenie, usunięcie stanie się możliwe dopiero po jego uregulowaniu.

Przy usuwaniu firmy:

• konto firmy zostanie usunięte (od razu, jeśli nie ma zadłużenia za przyszły okres; w przeciwnym razie usunięcie zostanie odłożone do wystawienia i opłacenia faktury);
• wszystkie metody płatności zostaną odłączone;
• wystawianie faktur zostanie wstrzymane, jeśli nie ma zadłużenia za nowy okres;
• tego działania nie można cofnąć.

Aby usunąć firmę:

• Kliknij „Usuń firmę”.

• W panelu bocznym koniecznie wpisz tekst potwierdzający w języku angielskim — wpisz go dokładnie tak, jak pokazano na ekranie (można go skopiować i wkleić w pole). Bez tego tekstu przycisk potwierdzenia pozostaje nieaktywny.

• Wybierz powód.
• Dodaj komentarz (opcjonalnie).
• Potwierdź działanie, klikając „Potwierdź”.
• Aby anulować, kliknij „Anuluj”.

Adres rozliczeniowy

W tej sekcji przechowywane są informacje, które są używane do wystawiania faktur.

Ważne: zmiany nie mają zastosowania do już wystawionych faktur. Zaktualizuj dane rozliczeniowe zanim faktura zostanie utworzona, jeśli chcesz, aby pojawiły się na fakturze.

Możesz wypełnić następujące pola:

• Nazwa firmy *
• Numer VAT
• Imię *
• Nazwisko *
• E-mail
• Numer telefonu
• Kraj / Region *
• Stan / Prowincja / Region *
• Miasto *
• Kod pocztowy *
• Adres *

Po wypełnieniu informacji kliknij „Ratować”.

Metody płatności

W tej sekcji możesz dodać, edytować lub usunąć kartę płatniczą.

Dodaj mapę

• Kliknij „Dodaj mapę”.

• Wprowadź dane karty.
• Kliknij „Ratować”.

Edytowanie karty

• Kliknij „Edytuj” obok karty.

• Zaktualizuj miesiąc i rok ważności karty.

• Kliknij „Ratować” lub „Anuluj”.

Możesz również usunąć kartę, klikając „Usuń”.

> Do zapraszania pracowników do firmy niezbędne są ważna karta i aktywna subskrypcja miesięczna.

Saldo firmy

Tutaj możesz sprawdzić bieżące saldo i aktywować subskrypcję miesięczną.

Aby wykupić subskrypcję:

• Kliknij „Płatność miesięczna”.

• Wybierz istniejącą kartę lub dodaj nową.

• Kliknij „Ratować”.

Faktury

Ta sekcja zawiera wszystkie faktury wystawione Twojej firmie.

Możesz:

• pobrać plik Excel z kwotami płatności za różne okresy;
• zobaczyć szczegóły każdej faktury.

Tabela zawiera:

• ID faktury
• Okres rozliczeniowy
• Termin płatności
• Data utworzenia
• Cena
• Już opłacono
• Do zapłaty
• Status

Kliknięcie ID faktury otwiera pełne szczegóły faktury, w tym naliczenia za moduły, utworzone na podstawie informacji z Twojego adresu rozliczeniowego.

Transakcje

Ta sekcja zawiera wszystkie transakcje, które wpłynęły na saldo firmy.

Aktywny moduł

Tutaj możesz zobaczyć wszystkie aktywne moduły oraz daty ich wygaśnięcia.

Najczęściej zadawane pytania

Pytanie: Gdzie otworzyć Ustawienia firmy w Shifton? Odpowiedź: Kliknij nazwę firmy w górnej części ekranu, a następnie wybierz „Ustawienia firmy”. Otworzy się strona ogólnej konfiguracji firmy.

Pytanie: Jakie informacje można edytować w ustawieniach firmy? Odpowiedź: Możesz zaktualizować ogólne dane firmy: nazwę firmy, tryb pracy, liczbę pracowników, kraj/region, stan/prowincję, miasto oraz dodatkowe informacje. Tutaj też można wgrać logo firmy.

Pytanie: Po co wgrywać logo firmy? Odpowiedź: Logo jest automatycznie pobierane do ustawień modułu Dokumenty finansowe i drukowane w dokumentach, które tworzysz dla swoich klientów (faktury, kosztorysy), a także w raporcie PDF o zadaniu z sekcji „Zadania”. W razie potrzeby dla dokumentów można je zmienić w Moduły → Ustawienia → Dokumenty finansowe. Na faktury, które Shifton wystawia Twojej firmie, logo nie ma wpływu.

Pytanie: Jak zapisać zmiany po edycji informacji o firmie? Odpowiedź: Po wprowadzeniu zmian w polach firmy kliknij „Ratować”. Bez zapisania zmiany nie zostaną zastosowane.

Pytanie: Jak przekazać prawo własności firmy innemu użytkownikowi? Odpowiedź: W sekcji „Działania firmy” kliknij „Zmień właściciela”, wybierz pracownika, który zostanie nowym właścicielem, i potwierdź działanie. Po przekazaniu Twój dostęp zmieni się z Właściciela na Pracownika.

Pytanie: Czy można cofnąć przekazanie prawa własności firmy? Odpowiedź: Nie — przekazanie prawa własności jest nieodwracalne. Tylko nowy właściciel może zwrócić Ci prawo własności.

Pytanie: Co robi funkcja „Wstrzymaj firmę”? Odpowiedź: Wstrzymanie firmy tymczasowo zatrzymuje jej działanie:

• wszystkie metody płatności zostają odłączone;
• wszystkie moduły zostają wyłączone;
• wystawianie faktur za nowy okres zostaje wstrzymane. To działanie można cofnąć w dowolnym momencie.

Pytanie: Jak wstrzymać firmę? Odpowiedź: Kliknij „Wstrzymaj firmę”, wpisz wymagany tekst potwierdzający i wybierz powód wstrzymania.

Pytanie: Czy można usunąć firmę? Odpowiedź: Tak — ale tylko przy braku nieopłaconych faktur. Jeśli istnieje niespłacone zadłużenie, usunięcie stanie się dostępne dopiero po jego uregulowaniu.

Pytanie: Co się dzieje przy usunięciu firmy? Odpowiedź: Przy usunięciu firmy:

• konto firmy zostaje usunięte (od razu, jeśli nie ma zadłużenia za przyszły okres, albo po jego uregulowaniu);
• wszystkie metody płatności zostają odłączone;
• wystawianie faktur zostaje wstrzymane na następny okres. Tego działania nie można cofnąć.

Pytanie: Czy można usunąć firmę, jeśli ma włączone moduły? Odpowiedź: Tak — ale usunięcie firmy nastąpi dopiero po opłaceniu wszystkich nieopłaconych faktur. Moduły nie blokują usunięcia, jeśli warunki płatności są spełnione.

Pytanie: Czym jest „Tryb pracy” w ustawieniach firmy? Odpowiedź: Tryb pracy pokazuje, w jakim trybie działa Twoja firma — w biurowym czy w wyjazdowym (Field Service). Od tego zależą dostępne moduły i struktura procesów roboczych.