Erinnerungseinstellungen

Auf dieser Seite ist alles gesammelt, was der Kunde von Ihrem Unternehmen erhält: sowohl die Erinnerungen, die zur festgelegten Zeit hinausgehen, als auch die Nachrichten, die von selbst beim Statuswechsel einer Aufgabe versendet werden. Die Texte der Nachrichten werden ebenfalls hier festgelegt.

Wo Sie die Seite finden

Klappen Sie im linken Menü die Gruppe Kundenportal auf und wählen Sie Erinnerungseinstellungen. Die Gruppe erscheint nur bei aktiviertem Modul — siehe den Artikel „Kundenportal — Überblick“.

Zwei Blöcke auf der Seite

Die Seite ist in zwei Blöcke geteilt, und man sollte sie nicht verwechseln — sie werden aus unterschiedlichen Gründen ausgelöst:

Das eine ersetzt das andere nicht: die Erinnerung geht auch dann hinaus, wenn sich der Status nicht geändert hat, und die Benachrichtigung nach Status auch dann, wenn es bis zum Besuch noch einen Tag ist.

Geplante Erinnerungen

So erstellen Sie eine

• Klicken Sie auf „Erinnerung erstellen“.
• Titel — wie die Erinnerung in der Liste heißen wird. Sie sehen ihn nur selbst.
• Erinnerungsoption — „Vor“ oder „Nach“.
• Senden vor/nach — das Intervall in Minuten. Der Wert 0 bedeutet „im Moment des Bezugspunkts“.
• Kanäle — SMS, E-Mail oder beides.
• Die Texte der Nachricht: SMS-Text, Betreff der E-Mail, E-Mail-Text.
• Aktiviert — die Erinnerung einschalten.

In der Liste wird die Erinnerung mit den Spalten Titel, Senden vor/nach, Erinnerungsoption, Kanäle, Aktiviert und den Aktionen angezeigt — der Stift zum Bearbeiten und der Papierkorb zum Löschen.

Benachrichtigungen nach Status

Die Status sind Ihre, nicht die des Systems

Die Liste der Status in diesem Block ist keine fertige Aufzählung von Shifton. Die Status der Aufgaben erstellen und benennen Sie selbst im Bereich Aufgabeneinstellungen → Statusliste, und die Tabelle der Benachrichtigungen zeigt genau Ihren Satz. Auf den Abbildungen in diesem Artikel sind die Status eines Unternehmens; bei Ihnen werden es Ihre eigenen sein.

Daraus ergibt sich die Reihenfolge der Arbeit: erst die Status, dann die Benachrichtigungen dazu. Ein neuer Status, der später hinzugefügt wird, erscheint in der Tabelle als leere Zeile — ohne Kanäle, und dazu geht an den Kunden nichts hinaus, solange Sie sie nicht festlegen.

So legen Sie eine Benachrichtigung für einen Status fest

Klicken Sie auf + in der Zeile des Status — es öffnet sich das Fenster „Regel für Statusliste hinzufügen“:

• Status — der Status, bei dessen Erreichen die Regel ausgelöst wird.
• Kanäle — SMS, E-Mail oder beides.
• SMS-Text — der Text der SMS.
• Betreff der E-Mail — der Betreff der E-Mail.
• E-Mail-Text — der Text der E-Mail.
• Aktiviert — ob die Regel aktiviert ist.

Klicken Sie auf „Speichern“. In der Tabelle erscheinen gegenüber dem Status die ausgewählten Kanäle, und die graue Markierung wechselt zu grün.

Ein Status, für den kein einziger Kanal festgelegt ist, ist grau markiert — dazu erhält der Kunde nichts.

Ersetzungen im Text der Nachricht

Die Texte sind nicht statisch: in sie werden die Daten der konkreten Aufgabe eingesetzt. Unter jedem Feld gibt es einen Hinweis mit der Liste der zulässigen Ersetzungen:

{executor_name} — Name des Ausführenden · {company_name} — Name des Unternehmens · {client_first_name} — Vorname des Kunden · {client_last_name} — Nachname des Kunden · {scheduled_time} — geplante Zeit des Besuchs · {task_id} — Nummer der Aufgabe · {company_id} — Nummer des Unternehmens · {client_id} — Nummer des Kunden · {link_map} — Link zur Seite der Verfolgung · {link_feedback} — Link zum Bewertungsformular

Das Wichtigste zu den Links. Die Links zur Karte und zur Bewertung werden nicht automatisch hinzugefügt — sie kommen nur über {link_map} und {link_feedback} in die Nachricht. Wenn die Ersetzung nicht eingefügt wird, geht die Nachricht ohne Link hinaus: der Kunde kann weder den Ausführenden verfolgen noch eine Bewertung hinterlassen, und in der Oberfläche ist das nicht zu sehen — die Regel sieht eingerichtet aus.

Beispiel für einen SMS-Text für den Status „der Ausführende ist losgefahren“:

Hi {client_first_name}, {executor_name} from {company_name} is now on the way to you.
Scheduled: {scheduled_time}. Track location: {link_map}

Und der Betreff der E-Mail dazu:

Your Specialist Is On the Way — Request #{task_id}

Die E-Mail erreicht den Kunden im Namen von Shifton Robot ([email protected]) mit dem Betreff, den Sie festgelegt haben.

Was nötig ist, damit die Nachrichten ankommen

• Für SMS ist Guthaben nötig. Jede SMS wird vom SMS-Guthaben abgebucht — es befindet sich auf der Seite SMS-Abrechnung. Bei einem Guthaben von null gehen keine SMS hinaus. E-Mails sind kostenlos und hängen nicht vom Guthaben ab.
• Beim Kunden müssen Telefon und/oder E-Mail gefüllt sein, und diese Felder müssen mit den Kanälen in Module → Einstellungen → Kundenportal verknüpft sein.
• Die Regel muss aktiviert sein — der Schalter Aktiviert.

Mögliche Probleme und Lösungen

Häufig gestellte Fragen

Frage: Wie unterscheidet sich eine geplante Erinnerung von einer Statusbenachrichtigung? Antwort: Die Erinnerung ist an die Zeit des Besuchs gebunden — sie geht N Minuten davor oder danach hinaus. Die Benachrichtigung nach Status ist an das Ereignis gebunden — die Aufgabe ist in einen Status gewechselt. Das eine ersetzt das andere nicht.

Frage: In welchen Einheiten wird das Intervall der Erinnerung festgelegt? Antwort: In Minuten. Der Wert 0 bedeutet den Versand genau im Bezugspunkt.

Frage: Wie viele Erinnerungen können erstellt werden? Antwort: Es gibt keine Begrenzung. Üblicherweise macht man zwei bis drei: zum Beispiel einen Tag vorher per E-Mail und 30 Minuten vorher per SMS.

Frage: Bei mir stehen in der Tabelle andere Status als auf dem Bild. Ist das normal? Antwort: Ja. Die Status erstellen Sie selbst in Aufgabeneinstellungen → Statusliste, und die Tabelle zeigt genau Ihren Satz.

Frage: Ich habe einen neuen Status hinzugefügt — warum gibt es dazu keine Benachrichtigungen? Antwort: Ein neuer Status erscheint in der Tabelle als leere Zeile, ohne Kanäle. Öffnen Sie ihn über + und legen Sie Kanäle und Text fest.

Frage: Können nur E-Mails versendet und keine SMS verbraucht werden? Antwort: Ja, lassen Sie in der Regel nur den Kanal E-Mail.

Frage: Der Kunde hat eine Nachricht erhalten, aber ohne Link zur Karte. Warum? Antwort: Im Text fehlt die Ersetzung {link_map}. Der Link wird nicht von selbst hinzugefügt — er muss in den Text geschrieben werden.

Frage: Kann der Text der Nachricht in der eigenen Sprache geschrieben werden? Antwort: Ja, der Text ist vollständig Ihrer. Beachten Sie, dass er in dieser Form an alle Kunden hinausgeht — in die Sprache des Kunden wird er nicht übersetzt.

Frage: Was sieht der Kunde anstelle der Ersetzung, wenn es keine Daten gibt? Antwort: Die Ersetzung wird durch das ersetzt, was in der Aufgabe vorhanden ist. Wenn ein Feld beim Kunden nicht gefüllt ist, bleibt an seiner Stelle nichts — deshalb ist es besser, den Namen in der Karte des Kunden vorher zu prüfen.

Frage: Können die Benachrichtigungen für alle Status gleichzeitig deaktiviert werden? Antwort: Einen separaten Schalter gibt es nicht — die Kanäle werden bei jedem Status einzeln entfernt. Schneller ist es, das ganze Modul in Unternehmenseinstellungen → Module zu deaktivieren.

Frage: Wer kann diese Einstellungen ändern? Antwort: Der Eigentümer und der Verwalter des Unternehmens.

Frage: Gehen die Benachrichtigungen auch an den Mitarbeiter? Antwort: Nein. Die Einstellungen auf dieser Seite betreffen nur den Kunden. Benachrichtigungen an Mitarbeiter werden separat eingerichtet — im Profil des Mitarbeiters und in den Einstellungen des Moduls Aufgaben.