En esta página está reunido todo lo que el cliente recibe de su empresa: tanto los recordatorios que se envían a una hora determinada como los mensajes que se envían por sí solos al cambiar el estado de la tarea. Los textos de los mensajes también se definen aquí.
Dónde encontrar la página
En el menú de la izquierda, despliegue el grupo Portal del cliente y seleccione Configuración de recordatorios. El grupo aparece solo cuando el módulo está activado; véase el artículo «Portal del cliente — descripción general».
Dos bloques en la página
La página está dividida en dos bloques, y no conviene confundirlos, porque se activan por motivos distintos:
| Bloque | Cuándo se envía | Ejemplo |
|---|---|---|
| Configuración de notificaciones programadas | Por tiempo: con N minutos de antelación a la visita o después de ella | «Le recordamos que el técnico llegará dentro de una hora» |
| Configuración de notificaciones por estados | Por evento: la tarea ha pasado a un estado determinado | «El técnico ya está en camino» |
Lo uno no sustituye a lo otro: el recordatorio se enviará incluso si el estado no ha cambiado, y la notificación por estado, incluso si aún falta un día para la visita.
Recordatorios programados
Cómo crearlo
- Pulse «Crear recordatorio».
- Título — cómo se llamará el recordatorio en la lista. Solo usted lo ve.
- Opción de recordatorio — «A» o «Después».
- Enviar antes/después — el intervalo en minutos. El valor
0significa «en el momento del punto de referencia». - Canales — SMS, e-mail o ambos.
- Los textos del mensaje: Texto SMS, Asunto del correo electrónico, Texto del correo electrónico.
- Activado — activar el recordatorio.
En la lista, el recordatorio se muestra con las columnas Título, Enviar antes/después, Opción de recordatorio, Canales, Activado y las acciones: el lápiz para editar y la papelera para eliminar.
Notificaciones por estados
Los estados son suyos, no del sistema
La lista de estados de este bloque no es un listado predefinido de Shifton. Los estados de las tareas los crea y los nombra usted mismo en el apartado Configuración de tareas → Estados, y la tabla de notificaciones muestra exactamente su conjunto. En las ilustraciones de este artículo se ven los estados de una empresa concreta; usted tendrá los suyos.
De ahí el orden de trabajo: primero los estados y después las notificaciones correspondientes. Un estado nuevo añadido más tarde aparecerá en la tabla como una fila vacía, sin canales, y por él no se enviará nada al cliente hasta que usted los defina.
Cómo definir una notificación para un estado
Pulse + en la fila del estado: se abrirá la ventana «Añadir regla para los estados»:
- Estado — el estado al que, al pasar la tarea, se activará la regla.
- Canales — SMS, e-mail o ambos.
- Texto SMS — el texto del SMS.
- Asunto del correo electrónico — el asunto del mensaje.
- Texto del correo electrónico — el texto del mensaje.
- Activado — si la regla está activada.
Pulse «Ahorrar». En la tabla, frente al estado, aparecerán los canales elegidos, y la marca gris pasará a verde.
El estado que no tenga definido ningún canal está marcado en gris: por él el cliente no recibe nada.
Sustituciones en el texto del mensaje
Los textos no son estáticos: en ellos se insertan los datos de la tarea concreta. Debajo de cada campo hay una indicación con la lista de sustituciones admitidas:
{executor_name} — el nombre del técnico · {company_name} — el nombre de la empresa · {client_first_name} — el nombre del cliente · {client_last_name} — el apellido del cliente · {scheduled_time} — la hora prevista de la visita · {task_id} — el número de la tarea · {company_id} — el número de la empresa · {client_id} — el número del cliente · {link_map} — el enlace a la página de seguimiento · {link_feedback} — el enlace al formulario de la reseña
Lo principal sobre los enlaces. Los enlaces al mapa y a la reseña no se añaden automáticamente: llegan al mensaje solo a través de {link_map} y {link_feedback}. Si no se inserta la sustitución, el mensaje se enviará sin el enlace: el cliente no podrá ni seguir al técnico ni dejar una reseña, y en la interfaz esto no se ve de ninguna manera, ya que la regla parecerá configurada.
Ejemplo de texto SMS para el estado «el técnico ha salido»:
Hi {client_first_name}, {executor_name} from {company_name} is now on the way to you.
Scheduled: {scheduled_time}. Track location: {link_map}Y el asunto del correo correspondiente:
Your Specialist Is On the Way — Request #{task_id}El correo llega al cliente en nombre de Shifton Robot ([email protected]) con el asunto que usted haya definido.
Qué hace falta para que los mensajes lleguen
- Para los SMS hace falta saldo. Cada SMS se descuenta del saldo de SMS, que está en la página Facturación por SMS. Con saldo cero los SMS no se envían. Los correos son gratuitos y no dependen del saldo.
- El cliente debe tener rellenados el teléfono y/o el correo electrónico, y esos campos deben estar vinculados con los canales en Módulos → Configuración → Portal del cliente.
- La regla debe estar activada: el interruptor Activado.
Posibles problemas y soluciones
| Problema | Causa | Solución |
|---|---|---|
| El recordatorio está creado, pero no se envía | El interruptor Activado está desactivado | Active el recordatorio en la lista |
| Al cambiar el estado el cliente no ha recibido nada | El estado no tiene definido ningún canal (marca gris) | Pulse + en la fila del estado y defina los canales y el texto |
| Ha aparecido un estado nuevo y no tiene notificaciones | El estado se ha añadido después de configurar las notificaciones | Defina una regla para él: el estado nuevo se crea vacío |
| El cliente ha recibido el mensaje sin el enlace | En el texto no se ha insertado la sustitución {link_map} o {link_feedback} | Añada al texto de la regla la sustitución necesaria |
En el mensaje se ve la propia sustitución, por ejemplo {client_first_name} | Hay una errata en el nombre: una sustitución desconocida le llega al cliente como texto normal | Copie el nombre de la indicación que está debajo del campo |
| Los correos llegan, pero los SMS no | El saldo de SMS es cero o el cliente no tiene teléfono | Recargue el saldo en la página Facturación por SMS y compruebe la ficha del cliente |
Preguntas frecuentes
Pregunta: ¿En qué se diferencia un recordatorio programado de una notificación por estado? Respuesta: El recordatorio está vinculado a la hora de la visita: se envía N minutos antes o después. La notificación por estado está vinculada al evento: la tarea ha pasado a un estado. Lo uno no sustituye a lo otro.
Pregunta: ¿En qué unidades se define el intervalo del recordatorio? Respuesta: En minutos. El valor 0 significa el envío en el propio punto de referencia.
Pregunta: ¿Cuántos recordatorios se pueden crear? Respuesta: No hay límite. Normalmente se hacen dos o tres: por ejemplo, con un día de antelación por correo y 30 minutos antes por SMS.
Pregunta: En mi tabla los estados son distintos de los de la imagen. ¿Es normal? Respuesta: Sí. Los estados los crea usted mismo en Configuración de tareas → Estados, y la tabla muestra precisamente su conjunto.
Pregunta: He añadido un estado nuevo, ¿por qué no tiene notificaciones? Respuesta: El estado nuevo aparece en la tabla como una fila vacía, sin canales. Ábralo con + y defina los canales y el texto.
Pregunta: ¿Se pueden enviar solo correos y no gastar SMS? Respuesta: Sí, deje en la regla únicamente el canal de e-mail.
Pregunta: El cliente ha recibido el mensaje, pero sin el enlace al mapa. ¿Por qué? Respuesta: En el texto no está la sustitución {link_map}. El enlace no se añade por sí solo: hay que escribirlo en el texto.
Pregunta: ¿Se puede escribir el texto del mensaje en mi propio idioma? Respuesta: Sí, el texto es totalmente suyo. Tenga en cuenta que se enviará a todos los clientes tal cual: no se traduce al idioma del cliente.
Pregunta: ¿Qué ve el cliente en lugar de la sustitución si no hay datos? Respuesta: La sustitución se reemplaza por lo que haya en la tarea. Si el campo del cliente no está rellenado, en su lugar quedará un hueco vacío, por eso es mejor comprobar el nombre en la ficha del cliente con antelación.
Pregunta: ¿Se pueden desactivar las notificaciones de todos los estados a la vez? Respuesta: No hay un interruptor aparte: los canales se quitan de cada estado por separado. Es más rápido desactivar todo el módulo en Configuración de la empresa → Módulos.
Pregunta: ¿Quién puede cambiar estos ajustes? Respuesta: El propietario y el administrador de la empresa.
Pregunta: ¿Las notificaciones se envían tanto al cliente como al empleado? Respuesta: No. Los ajustes de esta página afectan solo al cliente. Las notificaciones a los empleados se configuran por separado, en el perfil del empleado y en los ajustes del módulo Tareas.