Paramètres de rappel

Cette page rassemble tout ce que le client reçoit de votre entreprise : les rappels qui partent à l’heure prévue et les messages qui s’envoient d’eux-mêmes lors d’un changement de statut de la tâche. Les textes des messages se définissent également ici.

Où trouver la page

Dans le menu de gauche, dépliez le groupe Portail client et sélectionnez Paramètres de rappel. Le groupe n’apparaît que si le module est activé — voir l’article «Portail client — présentation».

Deux blocs sur la page

La page est divisée en deux blocs, et il ne faut pas les confondre — ils se déclenchent pour des raisons différentes :

L’un ne remplace pas l’autre : un rappel partira même si le statut n’a pas changé, et une notification de statut partira même s’il reste encore une journée avant la visite.

Rappels planifiés

Comment en créer un

• Cliquez sur «Créer un rappel».
• Titre — le nom du rappel dans la liste. Vous seul le voyez.
• Option de rappel — «Avant» ou «Après».
• Envoyer avant/après — intervalle en minutes. La valeur 0 signifie «au moment même du point de référence».
• Canaux — SMS, e-mail ou les deux.
• Textes du message : Texte SMS, Objet de l'e-mail, Texte de l'e-mail.
• Activé — activer le rappel.

Dans la liste, le rappel est présenté avec les colonnes Titre, Envoyer avant/après, Option de rappel, Canaux, Activé et les actions — le crayon pour modifier et la corbeille pour supprimer.

Notifications par statut

Les statuts sont les vôtres, pas ceux du système

La liste des statuts de ce bloc n’est pas une liste prédéfinie de Shifton. Les statuts des tâches, c’est vous qui les créez et les nommez vous-même dans la section Paramètres des tâches → Statuts, et le tableau des notifications affiche exactement votre ensemble. Les illustrations de cet article montrent les statuts d’une entreprise donnée ; les vôtres seront différents.

D’où l’ordre de travail : d’abord les statuts, ensuite les notifications qui s’y rapportent. Un nouveau statut ajouté plus tard apparaîtra dans le tableau sous forme de ligne vide — sans canaux — et rien ne partira au client à son sujet tant que vous ne les aurez pas définis.

Comment définir une notification pour un statut

Cliquez sur + dans la ligne du statut — la fenêtre «Ajouter une règle pour les statuts» s’ouvre :

• Statut — le statut dont le passage déclenchera la règle.
• Canaux — SMS, e-mail ou les deux.
• Texte SMS — le texte du SMS.
• Objet de l'e-mail — l’objet du message.
• Texte de l'e-mail — le texte du message.
• Activé — si la règle est activée.

Cliquez sur «Enregistrer». Dans le tableau, en face du statut, les canaux choisis apparaîtront et la marque grise deviendra verte.

Un statut pour lequel aucun canal n’est défini est marqué en gris — le client ne reçoit rien à son sujet.

Substitutions dans le texte du message

Les textes ne sont pas statiques : les données de la tâche concernée y sont insérées. Sous chaque champ se trouve une info-bulle avec la liste des substitutions admises :

{executor_name} — nom de l’intervenant · {company_name} — nom de l’entreprise · {client_first_name} — prénom du client · {client_last_name} — nom de famille du client · {scheduled_time} — heure planifiée de la visite · {task_id} — numéro de la tâche · {company_id} — numéro de l’entreprise · {client_id} — numéro du client · {link_map} — lien vers la page de suivi · {link_feedback} — lien vers le formulaire d’avis

L’essentiel à propos des liens. Les liens vers la carte et vers le formulaire d’avis ne s’ajoutent pas automatiquement — ils n’arrivent dans le message qu’à travers {link_map} et {link_feedback}. Si la substitution n’est pas insérée, le message partira sans lien : le client ne pourra ni suivre l’intervenant ni laisser un avis, et rien ne le laisse voir dans l’interface — la règle aura l’air correctement configurée.

Exemple de texte SMS pour le statut «l’intervenant est parti» :

Hi {client_first_name}, {executor_name} from {company_name} is now on the way to you.
Scheduled: {scheduled_time}. Track location: {link_map}

Et l’objet du message correspondant :

Your Specialist Is On the Way — Request #{task_id}

Le message arrive au client de la part de Shifton Robot ([email protected]) avec l’objet que vous avez défini.

Ce qu’il faut pour que les messages arrivent

• Pour les SMS, il faut du solde. Chaque SMS est débité du solde SMS — il se trouve sur la page Facturation SMS. Lorsque le solde est nul, les SMS ne partent pas. Les e-mails sont gratuits et ne dépendent pas du solde.
• Le client doit avoir un téléphone et/ou un e-mail renseignés, et ces champs doivent être associés aux canaux dans Modules → Paramètres → Portail client.
• La règle doit être activée — l’interrupteur Activé.

Problèmes possibles et solutions

Questions fréquentes

Question : Quelle différence entre un rappel planifié et une notification de statut ? Réponse : Le rappel est lié à l’heure de la visite — il part N minutes avant ou après. La notification de statut est liée à l’événement — la tâche est passée à un statut. L’un ne remplace pas l’autre.

Question : En quelles unités l’intervalle du rappel se définit-il ? Réponse : En minutes. La valeur 0 signifie un envoi au point de référence même.

Question : Combien de rappels peut-on créer ? Réponse : Il n’y a pas de limite. On en fait généralement deux ou trois : par exemple, un e-mail la veille et un SMS 30 minutes avant.

Question : Mon tableau contient d’autres statuts que sur l’image. Est-ce normal ? Réponse : Oui. Les statuts, c’est vous qui les créez dans Paramètres des tâches → Statuts, et le tableau affiche précisément votre ensemble.

Question : J’ai ajouté un statut — pourquoi n’a-t-il pas de notifications ? Réponse : Un nouveau statut apparaît dans le tableau sous forme de ligne vide, sans canaux. Ouvrez-le via + et définissez les canaux et le texte.

Question : Peut-on n’envoyer que des e-mails et ne pas dépenser de SMS ? Réponse : Oui, ne laissez que le canal e-mail dans la règle.

Question : Le client a reçu un message, mais sans lien vers la carte. Pourquoi ? Réponse : Le texte ne contient pas la substitution {link_map}. Le lien ne s’ajoute pas tout seul — il faut l’inscrire dans le texte.

Question : Peut-on rédiger le texte du message dans sa propre langue ? Réponse : Oui, le texte est entièrement le vôtre. Notez qu’il partira tel quel à tous les clients — il n’est pas traduit dans la langue du client.

Question : Que voit le client à la place de la substitution s’il n’y a pas de données ? Réponse : La substitution est remplacée par ce qui figure dans la tâche. Si le champ du client n’est pas rempli, la place restera vide — il est donc préférable de vérifier le prénom dans la fiche du client à l’avance.

Question : Peut-on désactiver les notifications pour tous les statuts d’un coup ? Réponse : Il n’y a pas d’interrupteur unique — les canaux se retirent statut par statut. Il est plus rapide de désactiver tout le module dans Paramètres de l’entreprise → Modules.

Question : Qui peut modifier ces paramètres ? Réponse : Le propriétaire et l’administrateur de l’entreprise.

Question : Les notifications partent-elles au client et à l’employé ? Réponse : Non. Les paramètres de cette page ne concernent que le client. Les notifications aux employés se configurent séparément — dans le profil de l’employé et dans les paramètres du module Tâches.