Impostazioni dei promemoria

In questa pagina è raccolto tutto ciò che il cliente riceve dalla tua azienda: sia i promemoria che partono in prossimità dell’orario stabilito, sia i messaggi che vengono inviati da sé al cambio di stato dell’attività. Anche i testi dei messaggi si definiscono qui.

Dove trovare la pagina

Nel menu di sinistra apri il gruppo Portale clienti e seleziona Impostazioni dei promemoria. Il gruppo compare solo se il modulo è attivo — vedi l’articolo «Portale clienti — panoramica».

Due blocchi nella pagina

La pagina è divisa in due blocchi, e non conviene confonderli — scattano per ragioni diverse:

L’uno non sostituisce l’altro: il promemoria partirà anche se lo stato non è cambiato, e la notifica in base allo stato anche se alla visita manca ancora un giorno.

Promemoria pianificati

Come crearli

• Premi «Crea promemoria».
• Titolo — come si chiamerà il promemoria nell’elenco. Lo vedi solo tu.
• Opzione di promemoria — «Prima» o «Dopo».
• Invia prima/dopo — l’intervallo in minuti. Il valore 0 significa «nel momento stesso del punto di riferimento».
• Canali — SMS, e-mail o entrambi.
• I testi del messaggio: Testo SMS, Oggetto dell’email, Testo email.
• Abilitato — attivare il promemoria.

Nell’elenco il promemoria viene mostrato con le colonne Titolo, Invia prima/dopo, Opzione di promemoria, Canali, Abilitato e le azioni — la matita per la modifica e il cestino per l’eliminazione.

Notifiche in base agli stati

Gli stati sono i tuoi, non quelli di sistema

L’elenco degli stati in questo blocco non è un elenco predefinito di Shifton. Gli stati delle attività li crei e li denomini tu stesso nella sezione Impostazioni delle attività → Stati, e la tabella delle notifiche mostra esattamente il tuo insieme. Nelle illustrazioni di questo articolo ci sono gli stati di una singola azienda; i tuoi saranno diversi.

Da qui l’ordine di lavoro: prima gli stati, poi le notifiche relative. Un nuovo stato aggiunto in seguito comparirà nella tabella come riga vuota — senza canali, e per esso al cliente non arriverà nulla finché non li definisci.

Come definire una notifica per uno stato

Premi + nella riga dello stato — si aprirà la finestra «Aggiungi regola per gli stati»:

• Stato — lo stato al passaggio al quale scatterà la regola.
• Canali — SMS, e-mail o entrambi.
• Testo SMS — il testo dell’SMS.
• Oggetto dell’email — l’oggetto dell’email.
• Testo email — il testo dell’email.
• Abilitato — se la regola è attiva.

Premi «Salva». Nella tabella, di fronte allo stato, compariranno i canali selezionati e il contrassegno grigio diventerà verde.

Uno stato per il quale non è definito nessun canale è contrassegnato in grigio — per esso il cliente non riceve nulla.

Segnaposto nel testo del messaggio

I testi non sono statici: al loro interno vengono inseriti i dati dell’attività specifica. Sotto ogni campo c’è un suggerimento con l’elenco dei segnaposto ammessi:

{executor_name} — nome dell’esecutore · {company_name} — nome dell’azienda · {client_first_name} — nome del cliente · {client_last_name} — cognome del cliente · {scheduled_time} — orario pianificato della visita · {task_id} — numero dell’attività · {company_id} — numero dell’azienda · {client_id} — numero del cliente · {link_map} — link alla pagina di tracciamento · {link_feedback} — link al modulo della recensione

L’essenziale sui link. I link alla mappa e alla recensione non vengono aggiunti automaticamente — finiscono nel messaggio solo attraverso {link_map} e {link_feedback}. Se non inserisci il segnaposto, il messaggio partirà senza link: il cliente non potrà né seguire l’esecutore né lasciare una recensione, e dall’interfaccia questo non si vede in alcun modo — la regola sembrerà configurata.

Esempio di testo SMS per lo stato «l’esecutore è partito»:

Hi {client_first_name}, {executor_name} from {company_name} is now on the way to you.
Scheduled: {scheduled_time}. Track location: {link_map}

E il relativo oggetto dell’email:

Your Specialist Is On the Way — Request #{task_id}

L’email arriva al cliente a nome di Shifton Robot ([email protected]) con l’oggetto che hai definito tu.

Che cosa serve perché i messaggi arrivino

• Per gli SMS serve credito. Ogni SMS viene addebitato sul credito SMS — che si trova nella pagina Fatturazione SMS. Con credito a zero gli SMS non partono. Le email sono gratuite e non dipendono dal credito.
• Il cliente deve avere telefono e/o email compilati, e questi campi devono essere collegati ai canali in Moduli → Impostazioni → Portale clienti.
• La regola deve essere attiva — interruttore Abilitato.

Possibili problemi e soluzioni

Domande frequenti

Domanda: In che cosa un promemoria pianificato si differenzia da una notifica in base allo stato? Risposta: Il promemoria è associato all’orario della visita — parte N minuti prima o dopo. La notifica in base allo stato è associata all’evento — l’attività è passata a uno stato. L’una non sostituisce l’altra.

Domanda: In quali unità si imposta l’intervallo del promemoria? Risposta: In minuti. Il valore 0 significa l’invio nel punto di riferimento stesso.

Domanda: Quanti promemoria si possono creare? Risposta: Non c’è un limite. Di solito se ne fanno due o tre: per esempio, uno il giorno prima via email e uno 30 minuti prima via SMS.

Domanda: Nella mia tabella ci sono stati diversi da quelli dell’immagine. È normale? Risposta: Sì. Gli stati li crei tu stesso in Impostazioni delle attività → Stati, e la tabella mostra proprio il tuo insieme.

Domanda: Ho aggiunto un nuovo stato — perché per esso non ci sono notifiche? Risposta: Il nuovo stato compare nella tabella come riga vuota, senza canali. Aprilo tramite + e definisci canali e testo.

Domanda: Si possono inviare solo email senza consumare SMS? Risposta: Sì, lascia nella regola solo il canale e-mail.

Domanda: Il cliente ha ricevuto il messaggio, ma senza il link alla mappa. Perché? Risposta: Nel testo non c’è il segnaposto {link_map}. Il link non si aggiunge da sé — bisogna inserirlo nel testo.

Domanda: Si può scrivere il testo del messaggio nella propria lingua? Risposta: Sì, il testo è interamente tuo. Tieni presente che partirà a tutti i clienti in quella forma — nella lingua del cliente non viene tradotto.

Domanda: Che cosa vede il cliente al posto del segnaposto se il dato manca? Risposta: Il segnaposto viene sostituito con ciò che c’è nell’attività. Se il campo del cliente non è compilato, al suo posto risulterà vuoto — perciò è meglio verificare in anticipo il nome nella scheda del cliente.

Domanda: Si possono disattivare le notifiche per tutti gli stati in una volta? Risposta: Non esiste un interruttore dedicato — i canali si rimuovono da ogni stato separatamente. È più rapido disattivare l’intero modulo in Impostazioni aziendali → Moduli.

Domanda: Chi può modificare queste impostazioni? Risposta: Il proprietario e l’amministratore dell’azienda.

Domanda: Le notifiche partono sia al cliente sia al dipendente? Risposta: No. Le impostazioni di questa pagina riguardano solo il cliente. Le notifiche ai dipendenti si configurano a parte — nel profilo del dipendente e nelle impostazioni del modulo Attività.