Antes de emitir la primera factura hay que configurar el módulo: indicar qué se imprime en los documentos y desde qué número empezar la numeración. Los ajustes se abren una sola vez y se aplican a todos los documentos de la empresa.
Ruta: menú Shifton (nombre de la empresa en la cabecera) → Módulo → pestaña Ajustes → Facturación en la lista de la izquierda.
Ajustes principales
Estos campos aparecen en la cabecera de cada documento: factura, orden de trabajo, recibo, acta.
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| Logotipo de la empresa | Logotipo en los documentos. Botón Elige logotipo: subirlo o sustituirlo |
| Nombre de la empresa | Nombre de la organización, campo obligatorio |
| Impuesto predeterminado (porcentaje) | Impuesto por defecto, se inserta en el documento nuevo. Puede dejar 0 e indicar el impuesto manualmente en cada documento |
| Bloque de dirección | Dirección de la organización. Texto libre: se imprime en el documento tal cual, los saltos de línea se conservan |
| Bloqueo de facturación | Datos de pago: beneficiario, banco, BIC, número de cuenta. También es texto libre en varias líneas |
La dirección y los datos de pago son campos de texto normales, sin validación de formato. Se ha hecho a propósito: los requisitos sobre los datos de pago son distintos en cada país y un formato rígido resultaría molesto.
Contadores de documentos
Cada tipo de documento tiene su propia numeración y se configura por separado. Dos campos por tipo: Prefijo, la parte que se añade delante del número, y Contador, el número desde el que continuar.
| Contador | Prefijo por defecto | Para qué documento |
|---|---|---|
| Contador de estimaciones | EST- | Presupuesto |
| Contador de órdenes de trabajo | WO- | Orden de trabajo |
| Contador de facturas | INV- | Factura |
| Contador de recibos | REC- | Recibo |
| Prueba del mostrador de servicio | POW- | Acta de trabajos realizados |
El número del documento se compone del prefijo y del valor actual del contador: con el prefijo INV- y el contador 5, la siguiente factura recibirá el número INV-5, y el contador pasará a 6.
Para qué cambiar el contador. Si ha pasado a Shifton desde otro sistema en el que las facturas llegaron hasta la 340, ponga el contador en 341: la numeración continuará sin saltos y en la contabilidad no habrá dos documentos con el mismo número.
El prefijo puede quedar vacío: entonces el número será simplemente una cifra.
Después de modificar cualquier campo, pulse Ahorrar al final de la página. Los ajustes se aplican a los documentos nuevos; los ya emitidos no cambian.
Permisos
| Rol | Qué puede hacer |
|---|---|
| Empleado | No ve los ajustes de los módulos |
| Administrador | Abre y cambia los ajustes |
| Propietario | Acceso completo |
Posibles problemas y soluciones
| Problema | Causa | Solución |
|---|---|---|
| En la lista de la izquierda no está la opción Facturación | El módulo «Documentos financieros» no está activado | Actívelo en la pestaña Módulo y pulse Ahorrar |
| El botón Ahorrar no funciona | Hay un campo obligatorio sin rellenar: el nombre de la empresa o el valor del contador | Compruebe los campos con asterisco |
| En el documento no aparece el logotipo | El logotipo no está subido o el documento se creó antes de subirlo | Suba el logotipo y vuelva a crear el documento |
| Dos documentos con el mismo número | El contador se ha movido hacia atrás | Ponga el contador por encima del número más alto ya emitido |
| El impuesto no se ha insertado en la factura | En los ajustes está 0 | Indique el impuesto por defecto o defínalo en el propio documento |
| Los datos de pago se imprimen en una sola línea | Los saltos de línea no se conservaron al pegar desde otra aplicación | Escriba de nuevo los saltos de línea en el campo Bloqueo de facturación |
Preguntas frecuentes (FAQ)
Pregunta: ¿Es obligatorio configurar el módulo antes de la primera factura? Respuesta: Técnicamente no, pero el documento no tendrá ni logotipo ni datos de pago. Es más razonable rellenar los ajustes una vez de antemano.
Pregunta: ¿Se pueden fijar datos de pago distintos para clientes distintos? Respuesta: No, el bloque de datos de pago es único para la empresa y se imprime en todos los documentos.
Pregunta: ¿Qué pasará con los documentos ya emitidos si cambio el logotipo? Respuesta: Nada. Los ajustes se aplican a los documentos nuevos, los antiguos quedan como estaban.
Pregunta: ¿Se puede empezar la numeración por cualquier número? Respuesta: Sí, ponga el valor que necesite en el campo Contador. Lo importante es que sea mayor que los números ya emitidos, de lo contrario aparecerán duplicados.
Pregunta: ¿El prefijo es obligatorio? Respuesta: No. Si deja el campo vacío, el número será simplemente una cifra.
Pregunta: ¿El impuesto por defecto afecta a los documentos ya creados? Respuesta: No, solo se inserta en los nuevos.
Pregunta: ¿Dónde se ve qué número recibirá el siguiente documento? Respuesta: El prefijo y el valor actual del contador están en estos mismos ajustes: su combinación es el siguiente número.
Pregunta: ¿Por qué la dirección y los datos de pago son campos de texto simples? Respuesta: Los requisitos sobre los datos de pago son distintos en cada país, por eso no se impone un formato: se imprime lo que usted ha escrito.
Pregunta: ¿Se reinician los contadores al principio del año? Respuesta: No, no hay reinicio automático. Si necesita numeración desde el principio del año, ponga el contador en 1 manualmente.
Pregunta: ¿Quién puede cambiar estos ajustes? Respuesta: El administrador y el propietario de la empresa. Los empleados no ven la sección de ajustes de los módulos.