Prima di emettere la prima fattura il modulo va configurato: indicare cosa stampare nei documenti e da quale numero far partire la numerazione. Le impostazioni si aprono una volta sola e valgono per tutti i documenti dell’azienda.
Percorso: menu Shifton (nome dell’azienda nell’intestazione) → Moduli → scheda Impostazioni → Fatturazione nell’elenco a sinistra.
Impostazioni principali
Questi campi finiscono nell’intestazione di ogni documento — fattura, ordine di lavoro, ricevuta, verbale.
| Campo | Che cosa fa |
|---|---|
| Logo aziendale | Logo nei documenti. Pulsante Scegli il logo — caricare o sostituire |
| Nome dell'azienda | Denominazione dell’organizzazione, campo obbligatorio |
| Tassa predefinita (percentuale) | Imposta predefinita, inserita automaticamente nel nuovo documento. Puoi lasciare 0 e indicare l’imposta manualmente in ogni documento |
| Blocco indirizzo | Indirizzo dell’organizzazione. Testo libero: viene stampato nel documento così com’è, le interruzioni di riga si conservano |
| Blocco di fatturazione | Dati di pagamento — beneficiario, banca, BIC, numero di conto. Anche questo è testo libero su più righe |
Indirizzo e dati di pagamento sono normali campi di testo senza controllo del formato. È una scelta voluta: i requisiti sui dati di pagamento cambiano da paese a paese e un formato rigido sarebbe d’ostacolo.
Contatori dei documenti
Ogni tipo di documento ha la propria numerazione e si configura separatamente. Due campi per tipo: Prefisso — la parte che precede il numero, Contatore — da quale numero proseguire.
| Contatore | Prefisso predefinito | Per quale documento |
|---|---|---|
| Contatore di stima | EST- | Stima |
| Contatore ordini di lavoro | WO- | Ordine di lavoro |
| Contatore fatture | INV- | Fattura |
| Contatore ricevute | REC- | Ricevuta |
| Prova del contatore di servizio | POW- | Verbale dei lavori eseguiti |
Il numero del documento è composto dal prefisso e dal valore attuale del contatore: con prefisso INV- e contatore 5 la fattura successiva riceverà il numero INV-5 e il contatore diventerà 6.
Perché cambiare il contatore. Se sei passato a Shifton da un altro sistema in cui le fatture erano arrivate alla 340ª, imposta il contatore su 341 — la numerazione proseguirà senza interruzioni e nella contabilità non ci saranno due documenti con lo stesso numero.
Il prefisso può restare vuoto — in questo caso il numero sarà semplicemente una cifra.
Dopo aver modificato qualsiasi campo premi Salva in fondo alla pagina. Le impostazioni si applicano ai nuovi documenti; quelli già emessi non cambiano.
Autorizzazioni
| Ruolo | Che cosa può fare |
|---|---|
| Dipendente | Non vede le impostazioni dei moduli |
| Amministratore | Apre e modifica le impostazioni |
| Proprietario | Accesso completo |
Possibili problemi e soluzioni
| Problema | Causa | Soluzione |
|---|---|---|
| Nell’elenco a sinistra non c’è la voce Fatturazione | Il modulo «Documenti finanziari» non è attivato | Attivalo nella scheda Moduli e premi Salva |
| Il pulsante Salva non funziona | Un campo obbligatorio non è compilato — il nome dell’azienda o il valore del contatore | Controlla i campi con l’asterisco |
| Nel documento manca il logo | Il logo non è stato caricato oppure il documento è stato creato prima del caricamento | Carica il logo e ricrea il documento |
| Due documenti con lo stesso numero | Il contatore è stato riportato indietro | Imposta il contatore su un valore superiore al numero più alto già emesso |
| L’imposta non è stata inserita nella fattura | Nelle impostazioni c’è 0 | Indica l’imposta predefinita oppure impostala nel documento stesso |
| I dati di pagamento vengono stampati su una sola riga | Le interruzioni di riga non si sono conservate incollando da un’altra applicazione | Digita di nuovo le interruzioni di riga nel campo Blocco di fatturazione |
Domande frequenti (FAQ)
Domanda: È obbligatorio configurare il modulo prima della prima fattura? Risposta: Tecnicamente no, ma nel documento non ci saranno né logo né dati di pagamento. È più sensato compilare le impostazioni una volta in anticipo.
Domanda: È possibile indicare dati di pagamento diversi per clienti diversi? Risposta: No, il blocco dei dati di pagamento è unico per l’azienda e viene stampato su tutti i documenti.
Domanda: Che cosa accade ai documenti già emessi se cambio il logo? Risposta: Nulla. Le impostazioni si applicano ai nuovi documenti, i vecchi restano come erano.
Domanda: Si può iniziare la numerazione da qualsiasi numero? Risposta: Sì, inserisci il valore desiderato nel campo Contatore. L’importante è che sia maggiore dei numeri già emessi, altrimenti compariranno duplicati.
Domanda: Il prefisso è obbligatorio? Risposta: No. Se lasci il campo vuoto, il numero sarà semplicemente una cifra.
Domanda: L’imposta predefinita incide sui documenti già creati? Risposta: No, viene inserita solo in quelli nuovi.
Domanda: Dove si vede quale numero riceverà il documento successivo? Risposta: Il prefisso e il valore attuale del contatore sono in queste stesse impostazioni: la loro unione è il numero successivo.
Domanda: Perché indirizzo e dati di pagamento sono semplici campi di testo? Risposta: I requisiti sui dati di pagamento cambiano da paese a paese, perciò non viene imposto alcun formato: viene stampato quello che hai inserito.
Domanda: I contatori si azzerano all’inizio dell’anno? Risposta: No, non c’è un azzeramento automatico. Se ti serve la numerazione dall’inizio dell’anno, imposta il contatore su 1 manualmente.
Domanda: Chi può modificare queste impostazioni? Risposta: L’amministratore e il proprietario dell’azienda. I dipendenti non vedono la sezione delle impostazioni dei moduli.