Avant d’établir la première facture, il faut configurer le module : indiquer ce qui doit être imprimé sur les documents et à partir de quel numéro commencer la numérotation. Les paramètres s’ouvrent une seule fois et s’appliquent à tous les documents de l’entreprise.
Chemin : menu Shifton (nom de l’entreprise dans l’en-tête) → Modules → onglet Paramètres → Facturation dans la liste de gauche.
Paramètres de base
Ces champs figurent dans l’en-tête de chaque document — facture, ordre de travail, reçu, attestation.
| Champ | Rôle |
|---|---|
| Logo de l'entreprise | Logo sur les documents. Bouton Choisissez un logo — charger ou remplacer |
| Nom de l'entreprise | Nom de l’organisation, champ obligatoire |
| Taxe par défaut (pourcentage) | Taxe appliquée par défaut, reprise dans un nouveau document. Vous pouvez laisser 0 et indiquer la taxe manuellement dans chaque document |
| Bloc d'adresse | Adresse de l’organisation. Texte libre : imprimé tel quel dans le document, les retours à la ligne sont conservés |
| Blocage de facturation | Coordonnées de paiement — bénéficiaire, banque, BIC, numéro de compte. Également du texte libre sur plusieurs lignes |
L’adresse et les coordonnées de paiement sont de simples champs de texte, sans contrôle de format. C’est volontaire : les exigences relatives aux coordonnées de paiement diffèrent d’un pays à l’autre, et un format rigide serait gênant.
Compteurs de documents
Chaque type de document a sa propre numérotation, qui se configure séparément. Deux champs par type : Préfixe — la partie placée devant le numéro, Compteur — le nombre à partir duquel continuer.
| Compteur | Préfixe par défaut | Pour quel document |
|---|---|---|
| Compteur d'estimation | EST- | Devis |
| Compteur d'ordres de travail | WO- | Ordre de travail |
| Compteur de factures | INV- | Facture |
| Compteur de reçus | REC- | Reçu |
| Preuve de comptoir de service | POW- | Attestation de travaux réalisés |
Le numéro du document se compose du préfixe et de la valeur actuelle du compteur : avec le préfixe INV- et le compteur 5, la facture suivante recevra le numéro INV-5, et le compteur passera à 6.
Pourquoi modifier le compteur. Si vous êtes passé à Shifton depuis un autre système où les factures allaient jusqu’au n° 340, mettez le compteur à 341 — la numérotation se poursuivra sans rupture et votre comptabilité n’aura pas deux documents portant le même numéro.
Le préfixe peut rester vide — le numéro sera alors un simple nombre.
Après avoir modifié un champ, cliquez sur Enregistrer en bas de la page. Les paramètres s’appliquent aux nouveaux documents ; ceux déjà établis ne changent pas.
Autorisations
| Rôle | Ce qu’il peut faire |
|---|---|
| Employé | Ne voit pas les paramètres des modules |
| Administrateur | Ouvre et modifie les paramètres |
| Propriétaire | Accès complet |
Problèmes possibles et solutions
| Problème | Cause | Solution |
|---|---|---|
| L’élément Facturation est absent de la liste de gauche | Le module «Documents financiers» n’est pas activé | Activez-le dans l’onglet Modules et cliquez sur Enregistrer |
| Le bouton Enregistrer ne réagit pas | Un champ obligatoire n’est pas rempli — le nom de l’entreprise ou la valeur du compteur | Vérifiez les champs marqués d’un astérisque |
| Le document n’a pas de logo | Le logo n’a pas été chargé ou le document a été créé avant le chargement | Chargez le logo et recréez le document |
| Deux documents avec le même numéro | Le compteur a été remis en arrière | Mettez le compteur au-dessus du plus grand numéro déjà attribué |
| La taxe n’a pas été reprise dans la facture | Les paramètres indiquent 0 | Indiquez la taxe par défaut ou définissez-la dans le document lui-même |
| Les coordonnées de paiement s’impriment sur une seule ligne | Les retours à la ligne n’ont pas été conservés lors du collage depuis une autre application | Saisissez de nouveau les retours à la ligne dans le champ Blocage de facturation |
Questions fréquentes (FAQ)
Question : Faut-il obligatoirement configurer le module avant la première facture ? Réponse : Techniquement non, mais le document n’aura ni logo ni coordonnées de paiement. Il est plus raisonnable de remplir les paramètres une fois à l’avance.
Question : Peut-on définir des coordonnées de paiement différentes pour des clients différents ? Réponse : Non, le bloc des coordonnées de paiement est unique pour l’entreprise et s’imprime sur tous les documents.
Question : Qu’advient-il des documents déjà établis si je change de logo ? Réponse : Rien. Les paramètres s’appliquent aux nouveaux documents, les anciens restent tels quels.
Question : Peut-on commencer la numérotation à n’importe quel nombre ? Réponse : Oui, indiquez la valeur souhaitée dans le champ Compteur. L’essentiel est qu’elle soit supérieure aux numéros déjà attribués, sinon des doublons apparaîtront.
Question : Le préfixe est-il obligatoire ? Réponse : Non. Si vous laissez le champ vide, le numéro sera un simple nombre.
Question : La taxe par défaut agit-elle sur les documents déjà créés ? Réponse : Non, elle n’est reprise que dans les nouveaux.
Question : Où voir quel numéro recevra le document suivant ? Réponse : Le préfixe et la valeur actuelle du compteur figurent dans ces mêmes paramètres : leur assemblage donne le numéro suivant.
Question : Pourquoi l’adresse et les coordonnées de paiement sont-elles de simples champs de texte ? Réponse : Les exigences relatives aux coordonnées de paiement diffèrent d’un pays à l’autre, c’est pourquoi aucun format n’est imposé : ce que vous saisissez est imprimé tel quel.
Question : Les compteurs sont-ils remis à zéro en début d’année ? Réponse : Non, il n’y a pas de remise à zéro automatique. Si vous avez besoin d’une numérotation repartant en début d’année, mettez le compteur à 1 manuellement.
Question : Qui peut modifier ces paramètres ? Réponse : L’administrateur et le propriétaire de l’entreprise. Les employés ne voient pas la section des paramètres des modules.