Antes de emitir a primeira fatura, é preciso configurar o módulo: indicar o que será impresso nos documentos e a partir de que número começar a numeração. As configurações se abrem uma única vez e valem para todos os documentos da empresa.
Caminho: menu Shifton (nome da empresa no cabeçalho) → Módulos → aba Configurações → Faturamento na lista à esquerda.
Configurações básicas
Estes campos entram no cabeçalho de cada documento — da fatura, da ordem de trabalho, do recibo, do ato.
| Campo | O que faz |
|---|---|
| Logotipo da empresa | O logotipo nos documentos. Botão Escolha o logotipo — carregar ou substituir |
| Nome da empresa | O nome da organização, campo obrigatório |
| Imposto padrão (percentagem) | O imposto padrão, inserido automaticamente em um novo documento. Pode deixar 0 e indicar o imposto manualmente em cada documento |
| Bloco de endereço | O endereço da organização. Texto livre: é impresso no documento como está, as quebras de linha são preservadas |
| Bloqueio de faturamento | Os dados de pagamento — beneficiário, banco, BIC, número da conta. Também texto livre em várias linhas |
O endereço e os dados de pagamento são campos de texto comuns, sem verificação de formato. Isso é intencional: as exigências quanto aos dados de pagamento variam de país para país, e um formato rígido só atrapalharia.
Contadores de documentos
Cada tipo de documento tem a sua própria numeração, e ela é configurada separadamente. Dois campos por tipo: Prefixo — o acréscimo antes do número, Contador — a partir de que número continuar.
| Contador | Prefixo padrão | Para qual documento |
|---|---|---|
| Contador de estimativas | EST- | Estimativa |
| Contador de ordens de trabalho | WO- | Ordem de trabalho |
| Contador de faturas | INV- | Fatura |
| Contador de recibos | REC- | Recibo |
| Prova do balcão de serviço | POW- | Ato de conclusão de tarefa |
O número do documento é formado pelo prefixo e pelo valor atual do contador: com o prefixo INV- e o contador 5, a próxima fatura receberá o número INV-5, e o contador passará a 6.
Por que mudar o contador. Se você migrou para o Shifton de outro sistema e lá as faturas chegaram à 340ª, defina o contador como 341 — a numeração continuará sem lacunas e a contabilidade não terá dois documentos com o mesmo número.
O prefixo pode ficar vazio — nesse caso o número será apenas um número.
Depois de alterar qualquer campo, clique em Salvar na parte inferior da página. As configurações se aplicam aos novos documentos; os já emitidos não mudam.
Permissões
| Função | O que pode |
|---|---|
| Empregado | Não vê as configurações dos módulos |
| Administrador | Abre e altera as configurações |
| Proprietário | Acesso total |
Possíveis problemas e soluções
| Problema | Causa | Solução |
|---|---|---|
| Na lista à esquerda não há o item Faturamento | O módulo “Documentos financeiros” não está ativado | Ative-o na aba Módulos e clique em Salvar |
| O botão Salvar não funciona | Um campo obrigatório não foi preenchido — o nome da empresa ou o valor do contador | Verifique os campos com asterisco |
| O documento está sem logotipo | O logotipo não foi carregado ou o documento foi criado antes do carregamento | Carregue o logotipo e crie o documento novamente |
| Dois documentos com o mesmo número | O contador foi retrocedido | Defina o contador acima do maior número já emitido |
| O imposto não foi inserido na fatura | Nas configurações está 0 | Indique o imposto padrão ou defina-o no próprio documento |
| Os dados de pagamento são impressos em uma única linha | As quebras de linha se perderam ao colar de outro aplicativo | Digite as quebras de linha novamente no campo Bloqueio de faturamento |
Perguntas frequentes
Pergunta: É obrigatório configurar o módulo antes da primeira fatura? Resposta: Tecnicamente não, mas o documento não terá logotipo nem dados de pagamento. É mais sensato preencher as configurações uma vez, com antecedência.
Pergunta: É possível definir dados de pagamento diferentes para clientes diferentes? Resposta: Não, o bloco de dados de pagamento é único por empresa e é impresso em todos os documentos.
Pergunta: O que acontece com os documentos já emitidos se eu trocar o logotipo? Resposta: Nada. As configurações se aplicam aos novos documentos, os antigos permanecem como estavam.
Pergunta: A numeração pode começar em qualquer número? Resposta: Sim, coloque o valor desejado no campo Contador. O importante é que seja maior do que os números já emitidos, caso contrário surgirão duplicatas.
Pergunta: O prefixo é obrigatório? Resposta: Não. Se deixar o campo vazio, o número será apenas um número.
Pergunta: O imposto padrão afeta os documentos já criados? Resposta: Não, ele é inserido apenas nos novos.
Pergunta: Onde ver que número o próximo documento vai receber? Resposta: O prefixo e o valor atual do contador estão nestas mesmas configurações: a soma deles é o próximo número.
Pergunta: Por que o endereço e os dados de pagamento são campos de texto simples? Resposta: As exigências quanto aos dados de pagamento variam de país para país, por isso o formato não é imposto: é impresso o que você digitou.
Pergunta: Os contadores são zerados no início do ano? Resposta: Não, não há zeramento automático. Se precisar de numeração a partir do início do ano, defina o contador como 1 manualmente.
Pergunta: Quem pode alterar estas configurações? Resposta: O administrador e o proprietário da empresa. Os funcionários não veem a seção de configurações dos módulos.