Importation d’Employés

Apprenez à ajouter plusieurs Employés à la fois en téléchargeant un fichier tableur.

Qu’est-ce que c’est ?

La fonctionnalité d’importation des Employés vous permet d’ajouter de nombreux Employés à Shifton en une seule opération. Au lieu de saisir chaque Employé manuellement, vous préparez un fichier tableur avec toutes leurs informations et vous le téléchargez. Shifton lira le fichier et créera des dossiers d’Employés pour tout le monde qui y est listé.

C’est particulièrement utile lors de l’intégration d’une grande équipe, de la migration depuis un autre système ou de la configuration d’un nouveau compte de société.

Prérequis

Avant d’importer des Employés, assurez-vous d’avoir :

• Un compte Shifton actif avec un accès Administrator
• Une application tableur (Microsoft Excel, Google Sheets ou similaire) pour préparer votre fichier d’import
• Les données des Employés prêtes : au minimum, le prénom, le nom de famille, le numéro de téléphone et l’adresse e-mail de chaque Employé

Instructions étape par étape

Étape 1 : Ouvrir la boîte de dialogue d’import

Accédez à la page Employés et cliquez sur l’option Importerer des employés. La boîte de dialogue d’import apparaîtra.

Étape 2 : Télécharger le modèle

Cliquez sur le lien Télécharger Modèle pour télécharger le fichier import_example.xlsx. Ce modèle contient les en-têtes de colonnes corrects et la mise en forme que Shifton attend.

Étape 3 : Préparer votre fichier d’import

Ouvrez le modèle téléchargé et remplissez vos données d’Employés. Les champs obligatoires sont :

Suivez ces directives lors du remplissage du modèle :

• Ne renommez pas, ne supprimez pas et ne réordonnez pas les en-têtes de colonnes
• Saisissez un Employé par ligne
• Assurez-vous que les numéros de téléphone incluent le code pays
• Assurez-vous que les adresses e-mail sont valides et uniques
• Enregistrez le fichier au format .xlsx

Étape 4 : Télécharger le fichier

De retour dans la boîte de dialogue Importer des employés, cliquez sur la zone de téléchargement de fichier ou faites glisser et déposez votre fichier préparé dedans. La taille maximale du fichier est de 100 Mo.

Étape 5 : Mapper les colonnes et configurer les options

Après le téléchargement, Shifton affiche un écran de mappage des colonnes :

Étape 6 : Vérifier les résultats

Après la fin de l’import, vérifiez la page Employees pour vous assurer que tous les Employés ont été ajoutés correctement. Examinez leurs noms, numéros de téléphone et adresses e-mail. Les Employés qui ont reçu des invitations auront un statut Invité ; les autres afficheront Non invité.

Droits d’accès

FAQ

Quels Formererats de fichier sont pris en charge pour l’Importerer ?
L’import accepte les fichiers .xlsx (Excel). Utilisez le modèle fourni pour garantir le format correct.

Que se passe-t-il si certaines lignes de Lun. fichier contiennent des erreurs ?
Les lignes avec des champs obligatoires manquants ou des données invalides peuvent être ignorées. Shifton vous informera de tout problème afin que vous puissiez les corriger et réimporter les Employés concernés.

Y a-t-il une Limiteee au nombre d’Employés que je peux Importererer à la fois ?
La limite de taille de fichier est de 100 Mo, ce qui peut accueillir un très grand nombre d’Employés. En pratique, il n’y a pas de limite stricte de lignes.

Puis-je mettre à jour des Employés existants en utilisant la fonctionnalité d’Importerer ?
La fonctionnalité d’import est conçue pour ajouter de nouveaux Employés. Pour mettre à jour les informations d’Employés existants, modifiez leurs profils individuellement sur la page Employees.

Les Employés Importererés recevront-ils automatiquement une invitation ?
Seulement si vous cochez la case Envoyer invitations pendant le processus d’import. Si vous la laissez décochée, les Employés sont créés avec un statut « Non invité » et ne seront pas notifiés jusqu’à l’envoi séparé d’invitations.

Problèmes possibles et solutions