Skapa och fördela aktiviteter

Lär dig hur du skapar nya aktiviteter, utför massåtgärder och automatiskt fördelar aktiviteter till medarbetare.

Vad är detta?

Aktiviteter i Shifton representerar uppgifter eller uppdrag som medarbetare behöver utföra utöver sina ordinarie arbetspass. Den här artikeln täcker tre viktiga arbetsflöden:

Skapa en aktivitet

mdash; lägga till en enskild ny aktivitet med specifika detaljer som tid, medarbetare och typ.

Massåtgärder

mdash; välja flera aktiviteter och radera dem i bulk.

Fördela aktiviteter

mdash; automatiskt tilldela otilldelade aktiviteter till tillgängliga medarbetare baserat på schemaläggningsregler.

Dessa verktyg finns som knappar längst upp på sidan Aktivitetskalender.

Förutsättningar

#	Förutsättning	Detaljer
1	Aktivitetskalender tillgänglig	Du måste ha tillgång till sidan Aktivitet.
2	Medarbetare tilldelade till projekt	Medarbetare måste vara en del av ett projekt för att kunna ta emot aktiviteter.
3	Aktivitetsmallar (valfritt)	Mallar gör det snabbare att skapa återkommande aktiviteter.
4	Manager- eller Admin-roll	Att skapa och fördela aktiviteter kräver förhöjda behörigheter.

Steg-för-steg-instruktioner

Skapa en enskild aktivitet

Steg	Åtgärd	Förväntat resultat
1	Navigera till sidan AktivitetskalSluter.	Kalendervyn läses in.
2	Klicka på knappen Skapa en aktivitet längst upp på sidan.	Ett skapandeformulär eller en dialog öppnas.
3	Fyll i aktivitetsdetaljerna:
	– Aktivitetsnamn eller typ	Identifierar aktiviteten.
	– Datum och tid	När aktiviteten ska äga rum.
	– Varaktighet	Hur länge aktiviteten pågår.
	– Medarbetare (valfritt)	Tilldela till en specifik medarbetare, eller lämna tomt för att lägga till i Fria aktiviteter.
	– Projekt	Koppla aktiviteten till ett projekt.
	– Anteckningar (valfritt)	Lägg till relevanta detaljer eller instruktioner.
4	Klicka på Spara eller Skapa.	Aktiviteten visas i kalendern. Om ingen medarbetare tilldelades visas den i raden Fria aktiviteter.

Använda massåtgärder

Steg	Åtgärd	Förväntat resultat
1	I Aktivitetskalendern, klicka på knappen Massåtgärder.	Kalendern går in i urvalsläge.
2	Välj flera aktiviteter genom att klicka på dem (eller använd alternativet “markera alla” om tillgängligt).	Valda aktiviteter markeras.
3	Klicka på Ta bort för att radera alla valda aktiviteter.	En bekräftelsedialog visas.
4	Bekräfta borttagningen.	Valda aktiviteter raderas från kalendern.
5	Klicka på Klar eller avsluta urvalsläget.	Kalendern återgår till normalvy.

Observera: Massåtgärder stöder endast Ta bort. För att omtilldela en aktivitet eller ändra status, redigera aktiviteten individuellt.

Fördela aktiviteter automatiskt

Steg	Åtgärd	Förväntat resultat
1	Se till att det finns otilldelade aktiviteter i raden Frea aktiviteter i kalendern.	Minst en aktivitet är otilldelad.
2	Klicka på knappen Fördela aktivitet längst upp på sidan.	En fördelningsdialog eller konfigurationspanel öppnas.
3	Granska eller justera fördelningsinställningar (t.ex. vilka medarbetare som ska inkluderas, datumintervall, befattningsfilter).	Inställningar är konfigurerade för dina behov.
4	Klicka på Fördela eller Tillämpa.	Systemet tilldelar automatiskt fria aktiviteter till tillgängliga medarbetare baserat på deras scheman, befattningar och tillgänglighet.
5	Granska kalendern för att bekräfta tilldelningar.	Tidigare otilldelade aktiviteter visas nu i medarbetarnas rader.

Snabbreferens för aktivitetsskapande

Fält	Obligatoriskt	Beskrivning
Aktivitetsnamn/typ	Ja	Aktivitetens namn eller typ (kan vara från en mall).
Datum och tid	Ja	Planerat startdatum och starttid.
Varaktighet	Ja	Hur länge aktiviteten ska pågå.
Medarbetare	Nej	Lämna tomt för poolen Fria aktiviteter, eller tilldela direkt.
Projekt	Ja	Det projekt som denna aktivitet tillhör.
Plats	Nej	Arbetsplatsen för aktiviteten.
Anteckningar	Nej	Ytterligare instruktioner eller sammanhang för medarbetaren.

Åtkomstbehörigheter

Roll	Skapa aktiviteter	Använda massåtgärder	Fördela aktiviteter	Visa aktiviteter
Employee	Nej	Nej	Nej	Endast egna
Manager	Ja	Ja	Ja	Alla
Admin	Ja	Ja	Ja	Alla
Owner	Ja	Ja	Ja	Alla

FAQ

F1: Vad händer om jag skapar en aktivitet utan att tilldela en medarbetare?
S: Aktiviteten läggs till i raden Frea aktiviteter i kalendern. Den finns kvar där tills den manuellt tilldelas en medarbetare eller fördelas med funktionen Fördela aktivitet.

F2: Kan jag ångra en massåtgärd?
S: Nej. Massborttagning är oåterkallelig. Kontrollera alltid ditt urval innan du bekräftar.

F3: Hur bestämmer automatisk fördelning vilken medarbetare som får en aktivitet?
S: Fördelningsalgoritmen tar hänsyn till medarbetarens tillgänglighet (baserat på publicerade scheman), befattningsmatchning och arbetsbelastningsbalans. Den exakta logiken kan variera beroende på ditt företags konfiguration.

F4: Kan jag fördela aktiviteter till specifika medarbetare Slutast?
S: Ja. När du använder funktionen Fördela aktivitet kan du filtrera efter medarbetare, befattning eller andra kriterier för att begränsa vilka medarbetare som får tilldelningar.

F5: Finns det en gräns för hur många aktiviteter jag kan skapa på en gång?
S: Det finns ingen hård gräns för enskilt skapande. För bulkskapande, överväg att använda Aktivitetsmallar eller importfunktioner om sådana finns i din plan.

Möjliga problem och lösningar

Problem	Möjlig orsak	Lösning
Knappen “Skapa en aktivitet” är inte synlig	Otillräckliga behörigheter.	Kontakta din Admin för att säkerställa att din roll har rättigheter för aktivitetsskapande.
Fördelning tilldelar aktiviteter till fel medarbetare	Filterinställningarna konfigurerades inte korrekt innan fördelning.	Justera fördelningsfiltren (befattning, medarbetare, schema) och fördela om.
Massåtgärd tillämpas inte på alla valda aktiviteter	Vissa aktiviteter kan ha en status eller ägande som förhindrar åtgärden.	Granska vilka aktiviteter som inte påverkades och hantera dem individuellt.
Aktivitet visas inte i kalendern efter skapande	Kalendervyn eller filter kan dölja den nya aktiviteten.	Kontrollera ditt datumintervall, vyläge och filter i vänsterpanelen. Återställ filter vid behov.
Inga aktiviteter tillgängliga för fördelning	Alla aktiviteter är redan tilldelade, eller inga har skapats.	Skapa nya aktiviteter eller kontrollera om befintliga redan är tilldelade till medarbetare.