কোম্পানির সেটিংস বিভাগটি কোম্পানির সাধারণ তথ্য, চালান তৈরির তথ্য, পেমেন্টের পদ্ধতি, চালান, লেনদেন এবং সক্রিয় মডিউল পরিচালনা করার সুযোগ দেয়।
কোম্পানির সেটিংস পৃষ্ঠাটি খুলতে স্ক্রিনের উপরের অংশে কোম্পানির নাম-এ ক্লিক করুন এবং “কোম্পানির সেটিংস” নির্বাচন করুন।
সাধারণ তথ্য
এই বিভাগে আপনি আপনার কোম্পানির মূল তথ্য পূরণ করতে পারেন:
- কোম্পানির নাম;
- কাজের মোড (অফিস মোড অথবা Field Service — বাইরে গিয়ে করা কাজ);
- কর্মচারীর সংখ্যা;
- দেশ / অঞ্চল;
- রাজ্য / প্রদেশ / অঞ্চল;
- শহর;
- কোম্পানি সম্পর্কে অতিরিক্ত তথ্য।
আপনি কোম্পানির লোগোও আপলোড করতে পারেন। এখানে আপলোড করা লোগো আর্থিক নথিপত্র (চালান তৈরি) মডিউলের সেটিংসে স্বয়ংক্রিয়ভাবে যুক্ত হয় এবং আপনি নিজের ক্লায়েন্টদের জন্য যেসব নথি তৈরি করেন (চালান, প্রাক্কলন ইত্যাদি) সেগুলোতে ছাপা হয়; এছাড়া “কাজসমূহ” বিভাগের কাজের PDF রিপোর্টেও এটি ব্যবহৃত হয় (বিস্তারিত জানতে “রিপোর্টসমূহ” প্রবন্ধটি দেখুন)।
নথিপত্রের জন্য অন্য কোনো লোগো দরকার হলে সেটি মডিউল → সেটিংস → আর্থিক নথিপত্র → কোম্পানির লোগো-তে বদলে নেওয়া যায়।
গুরুত্বপূর্ণ: মডিউল ব্যবহারের জন্য Shifton আপনার কোম্পানিকে যেসব চালান পাঠায় সেগুলোর সঙ্গে এই লোগোর সম্পর্ক নেই (সেগুলো নিচের “চালান” বিভাগে রয়েছে) — এটি কেবল আপনার কোম্পানি নিজের ক্লায়েন্টদের জন্য যেসব নথি তৈরি করে সেগুলোতেই ব্যবহৃত হয়।
পরিবর্তন করার পরে “সংরক্ষণ করুন” ক্লিক করুন।
কোম্পানির কার্যক্রম
কোম্পানির মালিকানা পরিবর্তন
আপনি মালিকানার অধিকার অন্য একজন ব্যবহারকারীকে হস্তান্তর করতে পারেন। হস্তান্তরের পরে আপনার প্রবেশাধিকারের স্তর স্বয়ংক্রিয়ভাবে মালিক থেকে কর্মচারীতে বদলে যাবে।
- “মালিক পরিবর্তন করুন” ক্লিক করুন।
- সাইড প্যানেলে সেই কর্মচারীকে নির্বাচন করুন, যিনি নতুন মালিক হবেন।
- “নিশ্চিত করুন” ক্লিক করে কাজটি নিশ্চিত করুন।
- বাতিল করতে “বাতিল” ক্লিক করুন।
> এই কাজটি অপরিবর্তনীয়। কেবল নতুন মালিকই আপনাকে মালিকানার অধিকার ফিরিয়ে দিতে পারবেন।
কোম্পানি স্থগিত করুন
কোম্পানি স্থগিত করলে তার কার্যক্রম সাময়িকভাবে বন্ধ হয়ে যায়।
স্থগিত করার পরে:
- সব পেমেন্টের পদ্ধতি বিচ্ছিন্ন হয়ে যাবে;
- সব মডিউল বন্ধ হয়ে যাবে;
- নতুন সময়কালের জন্য চালান তৈরি স্থগিত থাকবে;
- এই কাজটি যেকোনো সময় বাতিল করা যাবে।
কোম্পানি স্থগিত করতে:
- “কোম্পানি স্থগিত করুন” ক্লিক করুন।
- সাইড প্যানেলে অবশ্যই ইংরেজিতে নিশ্চিতকরণের লেখাটি লিখুন — স্ক্রিনে যেভাবে দেখানো হয়েছে ঠিক সেভাবেই লিখুন (কপি করে ঘরে পেস্ট করা যায়)। এই লেখাটি ছাড়া নিশ্চিতকরণের বোতামটি নিষ্ক্রিয় থাকে।
- স্থগিত করার কারণ নির্বাচন করুন।
- মন্তব্য যোগ করুন (ঐচ্ছিক)।
- “নিশ্চিত করুন” ক্লিক করে কাজটি নিশ্চিত করুন।
- বাতিল করতে “বাতিল” ক্লিক করুন।
কোম্পানি মুছে ফেলুন
কোম্পানি কেবল তখনই মোছা যায়, যখন কোনো অপরিশোধিত চালান নেই। বকেয়া থাকলে তা পরিশোধ করার পরেই মোছা সম্ভব হবে।
কোম্পানি মুছে ফেলার সময়:
- কোম্পানির অ্যাকাউন্ট মুছে যাবে (ভবিষ্যৎ সময়কালের কোনো বকেয়া না থাকলে সঙ্গে সঙ্গেই; অন্যথায় চালান তৈরি ও পরিশোধ না হওয়া পর্যন্ত মোছা স্থগিত থাকবে);
- সব পেমেন্টের পদ্ধতি বিচ্ছিন্ন হয়ে যাবে;
- নতুন সময়কালের কোনো বকেয়া না থাকলে চালান তৈরি স্থগিত হবে;
- এই কাজটি বাতিল করা যাবে না।
কোম্পানি মুছে ফেলতে:
- “কোম্পানি মুছে ফেলুন” ক্লিক করুন।
- সাইড প্যানেলে অবশ্যই ইংরেজিতে নিশ্চিতকরণের লেখাটি লিখুন — স্ক্রিনে যেভাবে দেখানো হয়েছে ঠিক সেভাবেই লিখুন (কপি করে ঘরে পেস্ট করা যায়)। এই লেখাটি ছাড়া নিশ্চিতকরণের বোতামটি নিষ্ক্রিয় থাকে।
- কারণ নির্বাচন করুন।
- মন্তব্য যোগ করুন (ঐচ্ছিক)।
- “নিশ্চিত করুন” ক্লিক করে কাজটি নিশ্চিত করুন।
- বাতিল করতে “বাতিল” ক্লিক করুন।
বিলিং ঠিকানা
এই বিভাগে সেই তথ্য সংরক্ষিত থাকে, যা চালান তৈরির জন্য ব্যবহৃত হয়।
গুরুত্বপূর্ণ: ইতিমধ্যে তৈরি হয়ে যাওয়া চালানে এই পরিবর্তনগুলো প্রযোজ্য নয়। তথ্যগুলো চালানে দেখাতে চাইলে চালান তৈরি হওয়ার আগেই পেমেন্টের তথ্য হালনাগাদ করুন।
আপনি নিচের ঘরগুলো পূরণ করতে পারেন:
- কোম্পানির নাম *
- ভ্যাট নম্বর
- নাম *
- পদবি *
- ফোন নম্বর
- দেশ / অঞ্চল *
- রাজ্য / প্রদেশ / অঞ্চল *
- শহর *
- পোস্টাল কোড *
- ঠিকানা *
তথ্য পূরণ করার পরে “সংরক্ষণ করুন” ক্লিক করুন।
পেমেন্টের পদ্ধতি
এই বিভাগে আপনি পেমেন্ট কার্ড যোগ করতে, সম্পাদনা করতে বা মুছে ফেলতে পারেন।
একটি কার্ড যোগ করুন
- “একটি কার্ড যোগ করুন” ক্লিক করুন।
- কার্ডের তথ্য লিখুন।
- “সংরক্ষণ করুন” ক্লিক করুন।
কার্ড সম্পাদনা করুন
- কার্ডের পাশে “সম্পাদনা করুন” ক্লিক করুন।
- মেয়াদ শেষ হওয়ার মাস ও বছর হালনাগাদ করুন।
- “সংরক্ষণ করুন” অথবা “বাতিল” ক্লিক করুন।
“মুছে ফেলুন” ক্লিক করে আপনি কার্ডটি মুছেও ফেলতে পারেন।
> কোম্পানিতে কর্মচারীদের আমন্ত্রণ জানাতে একটি সচল কার্ড এবং একটি সক্রিয় মাসিক সাবস্ক্রিপশন প্রয়োজন।
কোম্পানির ব্যালেন্স
এখানে আপনি বর্তমান ব্যালেন্স দেখতে এবং মাসিক সাবস্ক্রিপশন চালু করতে পারেন।
সাবস্ক্রিপশন নিতে:
- “মাসিক পেমেন্ট” ক্লিক করুন।
- বিদ্যমান কোনো কার্ড নির্বাচন করুন অথবা নতুন কার্ড যোগ করুন।
- “সংরক্ষণ করুন” ক্লিক করুন।
চালান
এই বিভাগে আপনার কোম্পানির জন্য তৈরি করা সব চালান রয়েছে।
আপনি পারেন:
- বিভিন্ন সময়কালের পেমেন্টের অঙ্কসহ Excel ফাইল ডাউনলোড করতে;
- প্রতিটি চালানের বিস্তারিত দেখতে।
তালিকায় রয়েছে:
- চালানের ID
- হিসাবের সময়কাল
- পরিশোধের শেষ তারিখ
- তৈরির তারিখ
- মূল্য
- ইতিমধ্যে পরিশোধিত
- পরিশোধযোগ্য
- স্থিতি
তালিকায় চালানের ID-তে ক্লিক করলে চালানের পূর্ণ বিবরণ খুলে যায়, যার মধ্যে আপনার বিলিং ঠিকানা-র তথ্যের ভিত্তিতে তৈরি করা মডিউলের হিসাবও থাকে।
লেনদেন
এই বিভাগে কোম্পানির ব্যালেন্সে প্রভাব ফেলেছে এমন সব লেনদেন রয়েছে।
সক্রিয় মডিউলসমূহ
এখানে আপনি সব সক্রিয় মডিউল এবং সেগুলোর মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ দেখতে পারেন।
প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
প্রশ্ন: Shifton-এ কোম্পানির সেটিংস কোথায় খুলব? উত্তর: স্ক্রিনের উপরের অংশে কোম্পানির নাম-এ ক্লিক করুন, তারপর “কোম্পানির সেটিংস” নির্বাচন করুন। কোম্পানির সাধারণ কনফিগারেশনের পৃষ্ঠাটি খুলে যাবে।
প্রশ্ন: কোম্পানির সেটিংসে কোন তথ্য সম্পাদনা করা যায়? উত্তর: আপনি কোম্পানির সাধারণ তথ্য হালনাগাদ করতে পারেন: কোম্পানির নাম, কাজের মোড, কর্মচারীর সংখ্যা, দেশ/অঞ্চল, রাজ্য/প্রদেশ, শহর এবং অতিরিক্ত তথ্য। এখানেই কোম্পানির লোগো আপলোড করা যায়।
প্রশ্ন: কোম্পানির লোগো কেন আপলোড করব? উত্তর: লোগোটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আর্থিক নথিপত্র মডিউলের সেটিংসে যুক্ত হয় এবং আপনি নিজের ক্লায়েন্টদের জন্য যেসব নথি তৈরি করেন (চালান, প্রাক্কলন) সেগুলোতে ছাপা হয়; পাশাপাশি “কাজসমূহ” বিভাগের কাজের PDF রিপোর্টেও থাকে। প্রয়োজনে নথিপত্রের জন্য এটি মডিউল → সেটিংস → আর্থিক নথিপত্র-এ বদলে নেওয়া যায়। Shifton আপনার কোম্পানিকে যেসব চালান পাঠায়, সেগুলোতে এই লোগোর কোনো প্রভাব নেই।
প্রশ্ন: কোম্পানির তথ্য সম্পাদনা করার পরে পরিবর্তন কীভাবে সংরক্ষণ করব? উত্তর: কোম্পানির ঘরগুলোতে পরিবর্তন করার পরে “সংরক্ষণ করুন” ক্লিক করুন। সংরক্ষণ না করলে পরিবর্তন প্রয়োগ হবে না।
প্রশ্ন: কোম্পানির মালিকানার অধিকার অন্য ব্যবহারকারীকে কীভাবে হস্তান্তর করব? উত্তর: “কোম্পানির কার্যক্রম” বিভাগে “মালিক পরিবর্তন করুন” ক্লিক করুন, যিনি নতুন মালিক হবেন সেই কর্মচারীকে নির্বাচন করুন এবং কাজটি নিশ্চিত করুন। হস্তান্তরের পরে আপনার প্রবেশাধিকার মালিক থেকে কর্মচারীতে বদলে যাবে।
প্রশ্ন: কোম্পানির মালিকানা হস্তান্তর কি বাতিল করা যায়? উত্তর: না — মালিকানা হস্তান্তর অপরিবর্তনীয়। কেবল নতুন মালিক আপনাকে মালিকানার অধিকার ফিরিয়ে দিতে পারেন।
প্রশ্ন: “কোম্পানি স্থগিত করুন” সুবিধাটি কী করে? উত্তর: কোম্পানি স্থগিত করলে তার কার্যক্রম সাময়িকভাবে বন্ধ হয়ে যায়:
- সব পেমেন্টের পদ্ধতি বিচ্ছিন্ন হয়ে যায়;
- সব মডিউল বন্ধ হয়ে যায়;
- নতুন সময়কালের জন্য চালান তৈরি স্থগিত হয়। এই কাজটি যেকোনো সময় বাতিল করা যায়।
প্রশ্ন: কোম্পানি কীভাবে স্থগিত করব? উত্তর: “কোম্পানি স্থগিত করুন” ক্লিক করুন, প্রয়োজনীয় নিশ্চিতকরণের লেখাটি লিখুন এবং স্থগিত করার কারণ নির্বাচন করুন।
প্রশ্ন: কোম্পানি কি মুছে ফেলা যায়? উত্তর: হ্যাঁ — তবে কেবল কোনো অপরিশোধিত চালান না থাকলে। বকেয়া থাকলে তা পরিশোধ করার পরেই মোছা সম্ভব হবে।
প্রশ্ন: কোম্পানি মুছে ফেললে কী হয়? উত্তর: কোম্পানি মুছে ফেলার সময়:
- কোম্পানির অ্যাকাউন্ট মুছে যায় (ভবিষ্যৎ সময়কালের কোনো বকেয়া না থাকলে সঙ্গে সঙ্গেই, অথবা তা পরিশোধ করার পরে);
- সব পেমেন্টের পদ্ধতি বিচ্ছিন্ন হয়ে যায়;
- পরবর্তী সময়কালের জন্য চালান তৈরি স্থগিত হয়। এই কাজটি বাতিল করা যাবে না।
প্রশ্ন: কোম্পানির মডিউল চালু থাকলে কি সেটি মুছে ফেলা যায়? উত্তর: হ্যাঁ — তবে সব অপরিশোধিত চালান পরিশোধ করার পরেই কোম্পানি মুছে যাবে। পেমেন্টের শর্ত পূরণ হলে মডিউল মোছার পথে বাধা হয় না।
প্রশ্ন: কোম্পানির সেটিংসে “কাজের মোড” কী? উত্তর: কাজের মোড দেখায় আপনার কোম্পানি কোন মোডে কাজ করে — অফিস মোডে নাকি বাইরে গিয়ে করা কাজের (Field Service) মোডে। এর উপরেই নির্ভর করে কোন মডিউল পাওয়া যাবে এবং কাজের প্রক্রিয়ার কাঠামো কেমন হবে।