Shifton কাজসমূহ আপনাকে কোম্পানির প্রয়োজন অনুযায়ী আলাদা আলাদা মডিউল চালু ও বন্ধ করার সুযোগ দেয়। বেশির ভাগ মডিউল একে অপরের থেকে স্বাধীনভাবে কাজ করে, তবে কাজসমূহ মডিউলটি বাধ্যতামূলক — এটি বন্ধ করা যায় না, কারণ বাকি সব মডিউল এর উপরেই তৈরি।
কাজসমূহ মডিউল
কাজসমূহ মডিউলটি সিস্টেমের মূল সুবিধাগুলোতে প্রবেশাধিকার খুলে দেয়, যার মধ্যে রয়েছে:
- কাজ এবং কাজের সেটিংস — কাজের ধরন: একক, গ্রুপভিত্তিক, পুনরাবৃত্ত
- কাজের কাস্টম ফিল্ড
- চেকলিস্ট
- ক্লায়েন্ট
- দক্ষতা
- সেবা অঞ্চল
- মানচিত্র
- চিহ্ন
- স্ট্যাটাস
- কর্মচারীরা
- রিপোর্টসমূহ
- কাজের সঙ্গে ফাইল সংযুক্ত করা
- To Do (করণীয় তালিকা)
কাজের অবস্থান নিয়ন্ত্রণ
কাজের অবস্থান নিয়ন্ত্রণ মডিউলটি যে সুযোগ দেয়:
- কর্মচারীদের রিয়েল টাইমে মানচিত্রে দেখা
- চলার পথ ও গতিবিধি অনুসরণ করা
- সর্বশেষ জানা অবস্থান দেখা
- যেকোনো দিনের গতিবিধির পুরোনো তথ্যে প্রবেশাধিকার পাওয়া
ইনভেন্টরি
মডিউল ইনভেন্টরি যে সুযোগ দেয়:
- যন্ত্রপাতি ও সরঞ্জাম পরিচালনা করা
- গুদাম কনফিগার করা
- মজুদের স্থানান্তর অনুসরণ করা
- প্রতিটি কর্মচারীকে বরাদ্দ করা মজুদ দেখা
মডিউল চালু ও বন্ধ করা
মডিউল পরিচালনা করতে:
- পৃষ্ঠার উপরের অংশে কোম্পানির নাম-এ ক্লিক করুন।
- মডিউলসমূহ বিভাগটি খুলুন।
এই পৃষ্ঠায় আপনি দেখতে পাবেন:
- চালু থাকা মডিউল
- মডিউলের বিবরণ
- মডিউলের মূল্য
মডিউল সক্ষম করুন
- মডিউলের পাশের চেকবক্সে টিক দিন।
- সংরক্ষণ করুন ক্লিক করুন।
মডিউল বন্ধ করুন
- মডিউলের চেকবক্স থেকে টিক তুলে নিন অথবা
- এর পাশের লাল ক্রস চিহ্নে ক্লিক করুন।
- সংরক্ষণ করুন ক্লিক করুন।
মডিউলের সেটিংস
সেটিংস বিভাগে মডিউলের আচরণ কনফিগার করা যায়।
মৌলিক সেটিংস
- কোম্পানি থেকে কর্মচারীর নাম ব্যবহার করুন ডিফল্টভাবে প্রোফাইলের নাম দেখানো হয়। কর্মচারী যোগ করার সময় যে নাম দেওয়া হয়েছিল সেটি দেখাতে এই অপশনটি চালু করুন।
কোম্পানির নোটিফিকেশন সেটিংস
- Telegram বিজ্ঞপ্তির অনুমতি দিন চালু থাকলে কর্মচারীরা নিজেদের প্রোফাইলের সেটিংস অনুযায়ী Telegram-এ বিজ্ঞপ্তি পেতে পারেন।
- SMS বিজ্ঞপ্তির অনুমতি দিন চালু থাকলে কর্মচারীরা নিজেদের প্রোফাইলের সেটিংস অনুযায়ী SMS বিজ্ঞপ্তি পেতে পারেন।
কাজসমূহ মডিউলের সেটিংস
- জিওলোকেশন ডেটা সংগ্রহের অনুমতি দিন মোবাইল অ্যাপ ব্যবহারের সময় কর্মচারীর অবস্থান অনুসরণ করে।
- কাজের সঙ্গে সম্পর্ক ছাড়াই জিওলোকেশন অনুসরণের অনুমতি দিন কোনো কাজে নিযুক্ত না হয়েও কর্মচারীরা অবস্থান অনুসরণের অনুমতি দিতে পারেন।
- কাজ শুরু করার আগে জিওলোকেশন যাচাই করুন কর্মচারী কেবল ক্লায়েন্টের ঠিকানার নির্দিষ্ট দূরত্বের মধ্যে থাকলেই কাজ শুরু করতে পারবেন।
- শিফট ছাড়া কাজ তৈরি করা শিফট ছাড়াই কাজ তৈরি করার সুযোগ দেয় (অফিসের কর্মচারীদের জন্য সুবিধাজনক)।
- কাজ পুনরায় খোলা নিষিদ্ধ করুন চূড়ান্ত স্ট্যাটাসে পৌঁছে যাওয়ার পরে কাজ আর বদলানো যায় না।
- গ্রাহকের ঠিকানার সর্বাধিক দূরত্ব (মিটার) কাজ শুরু করার জন্য অনুমোদিত দূরত্ব নির্ধারণ করে।
- জিওলোকেশনের সংবেদনশীলতা রেকর্ড হওয়া দুটি বিন্দুর মধ্যে ন্যূনতম দূরত্ব নির্ধারণ করে:
- ৫০–১০০ মি — একই জায়গা
- ২০০–১০০০ মি — যানবাহনে চলাচল
- কর্মচারীদের ফ্রি কাজ নিতে অনুমতি দিন কর্মচারীরা নিজেরাই কারও উপর বরাদ্দ না থাকা কাজ নিতে পারেন।
- ডিফল্ট শহর নতুন ক্লায়েন্ট তৈরির সময় স্বয়ংক্রিয়ভাবে বসে যায়।
- কাজের উপর কাজ পড়া প্রতিরোধ একই কর্মচারীকে সময়ের দিক থেকে পরস্পর ওভারল্যাপ করা কাজ বরাদ্দ করতে দেয় না।
- ফ্রি কাজের তারিখ স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরিবর্তন বরাদ্দ না হওয়া কাজগুলো নির্ধারিত সমাপ্তির সময়ের পরের দিনে সরে যায়।
- ফাইল বরাদ্দের তালিকার সেটিংস ফাইল বরাদ্দের ধরন যোগ করার সুযোগ দেয়।
কাজের অবস্থান নিয়ন্ত্রণের সেটিংস
- জিওলোকেশনের সংবেদনশীলতা গতিবিধির নতুন বিন্দু রেকর্ড করার জন্য প্রয়োজনীয় দূরত্ব নির্ধারণ করে।
গুরুত্বপূর্ণ: যেকোনো সেটিংস বদলানোর পরে পরিবর্তন প্রয়োগ করতে সংরক্ষণ করুন ক্লিক করুন।
ক্লায়েন্ট পোর্টালের সেটিংস
এখানে ঠিক করা হয়, বার্তায় ক্লায়েন্টের কোন তথ্য বসবে এবং নির্বাহীর নাম কীভাবে দেখানো হবে।
- Mapping: client name ক্লায়েন্টের যে ঘর থেকে নাম নেওয়া হয় (ডিফল্টভাবে — First name)।
- Mapping: Client’s Last Name ক্লায়েন্টের যে ঘর থেকে পদবি নেওয়া হয় (ডিফল্টভাবে — Last name)।
- Mapping: customer’s phone number ক্লায়েন্টের ফোন নম্বরের ঘর — এই নম্বরেই SMS পাঠানো হয় (ডিফল্টভাবে — Phone)।
- Mapping: client email ক্লায়েন্টের ইমেল ঠিকানার ঘর — এই ঠিকানাতেই চিঠি পাঠানো হয় (ডিফল্টভাবে — e-mail)।
- প্রযুক্তিবিদের নামের বিন্যাস নির্বাহীর নাম ক্লায়েন্টকে কীভাবে দেখানো হবে (উদাহরণস্বরূপ, শুধু নাম)।
- ফোন নম্বর দ্বারা সুরক্ষা কর্মচারীর আসল ফোন নম্বর ক্লায়েন্টের কাছ থেকে আড়াল করে।
SMS পেমেন্টের সেটিংস
SMS ব্যালেন্স স্বয়ংক্রিয়ভাবে ভরার নিয়ম। একবারের জন্য ব্যালেন্স ভরতে SMS পেমেন্ট বিভাগের টপ আপ ট্যাবটি ব্যবহার করুন।
- স্বয়ংক্রিয় টপ-আপ মোড স্বয়ংক্রিয়ভাবে ব্যালেন্স ভরার মোড। বন্ধ মান — স্বয়ংক্রিয় টপ-আপ বন্ধ আছে।
পরিবর্তন করার পরে “সংরক্ষণ করুন” ক্লিক করুন।
“আর্থিক নথিপত্র” সেটিংস
এখানে নথির চেহারা এবং প্রতিটি ধরনের নথির নম্বর দেওয়ার পদ্ধতি কনফিগার করা হয়।
- কোম্পানির লোগো যে লোগোটি নথির শিরোভাগে ছাপা হয়। এটি কোম্পানির সেটিংস থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে নেওয়া হয় (কোম্পানির সেটিংস → সাধারণ তথ্য)। নথির জন্য অন্য লোগো দরকার হলে “লোগো চয়ন করুন” বোতাম দিয়ে এখানেই সেটি বদলে নিন।
- কোম্পানির নাম নথিতে কোম্পানির নাম (বাধ্যতামূলক ঘর)।
- Default tax (percentage) শতাংশে ডিফল্ট কর — নতুন নথিতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে বসে।
- ঠিকানা ব্লক নথির শিরোভাগে কোম্পানির ঠিকানা।
- বিলিং ব্লক পেমেন্টের জন্য ব্যাংকের তথ্য (প্রাপক, ব্যাংক, BIC, অ্যাকাউন্ট নম্বর ইত্যাদি)।
গুরুত্বপূর্ণ: এই সেটিংসের লোগো, নাম, ঠিকানা ও ব্যাংকের তথ্য সেইসব নথিতে যায়, যেগুলো আপনি নিজের ক্লায়েন্টদের জন্য তৈরি করেন — Shifton আপনার কোম্পানিকে যেসব চালান পাঠায় সেগুলোর সঙ্গে এগুলোর সম্পর্ক নেই।
নথির কাউন্টার
প্রতিটি ধরনের নথির জন্য নিজস্ব উপসর্গ ও বর্তমান নম্বর নির্ধারণ করা হয়। পরবর্তী তৈরি হওয়া নথিটি “উপসর্গ + কাউন্টার” নম্বর পাবে (উদাহরণস্বরূপ, EST-6)।
- প্রাক্কলন কউন্টর প্রাক্কলন — উপসর্গ (উদাহরণস্বরূপ, EST-) ও কাউন্টার।
- কাজের আদেশ কাউন্টার কাজের আদেশ — উপসর্গ (উদাহরণস্বরূপ, WO-) ও কাউন্টার।
- চালান কাউন্টার চালান — উপসর্গ (উদাহরণস্বরূপ, INV-) ও কাউন্টার।
- রসিদ কাউন্টার রসিদ — উপসর্গ (উদাহরণস্বরূপ, REC-) ও কাউন্টার।
- পরিষেবা কাউন্টারের প্রমাণ পরিষেবা প্রদানের প্রমাণ — উপসর্গ (উদাহরণস্বরূপ, POW-) ও কাউন্টার।
পরিবর্তন করার পরে “সংরক্ষণ করুন” ক্লিক করুন।
প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
প্রশ্ন: শুধু একটি মডিউল চালু করে বাকিগুলো ব্যবহার না করা কি সম্ভব? উত্তর: হ্যাঁ। বেশির ভাগ মডিউল স্বাধীনভাবে কাজ করে, তাই আপনার কোম্পানির যেগুলো সত্যিই দরকার কেবল সেগুলোই চালু করতে পারেন। একমাত্র ব্যতিক্রম কাজসমূহ মডিউল, যেটি বাধ্যতামূলক।
প্রশ্ন: কাজসমূহ মডিউল কেন বাধ্যতামূলক? উত্তর: কাজই সিস্টেমের ভিত্তি। বাকি মডিউলগুলো (ইনভেন্টরি, অবস্থান নিয়ন্ত্রণ, রিপোর্ট) কাজ সম্পাদনের চারপাশেই গড়ে উঠেছে এবং এটি ছাড়া সঠিকভাবে কাজ করতে পারে না।
প্রশ্ন: বন্ধ করা মডিউলগুলো কি কর্মচারীরা দেখতে পাবেন? উত্তর: না। বন্ধ করা মডিউল কর্মচারীদের কাছ থেকে সম্পূর্ণ আড়াল থাকে এবং তাঁদের ইন্টারফেসে দেখা যায় না।
প্রশ্ন: মডিউলের পরিবর্তন কি আগের ডেটার উপর প্রভাব ফেলে? উত্তর: না। মডিউল বন্ধ করলে ডেটা মুছে যায় না। পরে আবার চালু করলে আগে তৈরি করা সব ডেটা আগের মতোই পাওয়া যাবে।
প্রশ্ন: কর্মচারীদের জন্য জিওলোকেশন অনুসরণ কি বাধ্যতামূলক? উত্তর: না। জিওলোকেশন অনুসরণ মডিউলের সেটিংস এবং কর্মচারীদের অনুমতির উপর নির্ভর করে। এটি পুরোপুরি বন্ধ বা সীমিত করা যায়।
প্রশ্ন: সিস্টেম কি কাজের সময়ের বাইরেও অবস্থান অনুসরণ করে? উত্তর: না। অবস্থানের তথ্য কেবল সক্রিয় অনুমতি অনুযায়ীই সংগ্রহ করা হয়।
প্রশ্ন: কোনো কর্মচারী নিজের ফোনে অবস্থানের প্রবেশাধিকার বন্ধ করে দিলে কী হবে? উত্তর: সিস্টেম তাঁর অবস্থান অনুসরণ করতে পারবে না, এবং কাজের সঙ্গে সম্পর্কিত কিছু সীমাবদ্ধতা ঠিকভাবে কাজ না-ও করতে পারে।
প্রশ্ন: কর্মচারী বরাদ্দ না করেই কি কাজ তৈরি করা যায়? উত্তর: হ্যাঁ। এ ধরনের কাজকে ফ্রি কাজ বলা হয় এবং সংশ্লিষ্ট অপশনটি চালু থাকলে কর্মচারীরা পরে সেগুলো নিতে পারেন।
প্রশ্ন: দুটি কাজ সময়ের দিক থেকে পরস্পরকে ছেদ করলে কী হবে? উত্তর: কাজের উপর কাজ পড়া প্রতিরোধ চালু থাকলে সিস্টেম একই কর্মচারীকে ছেদ করা কাজ বরাদ্দ করতে দেবে না।
প্রশ্ন: কাজ শেষ হওয়ার পরে কি সেগুলো সম্পাদনা করা যায়? উত্তর: এটি সেটিংসের উপর নির্ভর করে। কাজ পুনরায় খোলা বন্ধ থাকলে শেষ হওয়া কাজ আর বদলানো যাবে না।
প্রশ্ন: বিজ্ঞপ্তি চালু করার পরে কি সেগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠানো হয়? উত্তর: বিজ্ঞপ্তি কেবল তখনই পাঠানো হয়, যখন সেগুলো কোম্পানির স্তরে এবং কর্মচারীর প্রোফাইলে — দুই জায়গাতেই চালু থাকে।
প্রশ্ন: SMS ছাড়া কি শুধু Telegram-এর বিজ্ঞপ্তি ব্যবহার করা যায়? উত্তর: হ্যাঁ। বিজ্ঞপ্তির প্রতিটি চ্যানেল আলাদাভাবে চালু ও বন্ধ করা যায়।
প্রশ্ন: মডিউলের সেটিংস কি পরে বদলানো যায়? উত্তর: হ্যাঁ। মডিউলের সব সেটিংস যেকোনো সময় হালনাগাদ করা যায়।
প্রশ্ন: আমার সেটিংস প্রয়োগ হলো না কেন? উত্তর: সম্ভবত সংরক্ষণ করুন বোতামটি চাপা হয়নি। সংরক্ষণ করার পরেই কেবল পরিবর্তন প্রয়োগ হয়।
প্রশ্ন: মডিউলের সেটিংস কি সঙ্গে সঙ্গে কার্যকর হয়? উত্তর: হ্যাঁ। সংরক্ষণ করার পরে সেটিংস তৎক্ষণাৎ কার্যকর হয়।
প্রশ্ন: পুরোপুরি ব্যবহার শুরু করার আগে কি মডিউলটি পরখ করা যায়? উত্তর: হ্যাঁ। আপনি মডিউলটি চালু করে তার কাজ যাচাই করতে পারেন এবং প্রয়োজনে ডেটা না হারিয়েই বন্ধ করে দিতে পারেন।