আর্থিক নথিপত্র

Shifton কাজসমূহ আপনাকে আর্থিক নথিপত্র মডিউলের সাহায্যে বাইরের কাজের ভিত্তিতে আর্থিক নথি — আনুমানিক হিসাব, কাজের অর্ডার, চালান, রসিদ ও সম্পন্ন কাজের সনদ — তৈরি করার, সেগুলো ক্লায়েন্টদের পাঠানোর, একটি নথিকে অন্য নথিতে রূপান্তর করার এবং পেমেন্টের হিসাব রাখার সুযোগ দেয়।

গুরুত্বপূর্ণ: আর্থিক নথিপত্র একটি পেইড মডিউল। কোম্পানির সেটিংস → মডিউল বিভাগে এটি চালু করুন। চালু করার পরে এটি বাঁ দিকের সাইড প্যানেলে (কাজসমূহ / Field Service মোডে) “আর্থিক নথিপত্র” নামে দেখা যায়।

এটি কী

প্রতিটি নথির ধরনের নিজের একটি ট্যাব আছে। ট্যাবের ভিতরে আপনি নথি তৈরি করেন, তার আইটেম সম্পাদনা করেন, নথিটি চূড়ান্ত রূপ দেন (খসড়া → চূড়ান্ত), তারপর ক্লায়েন্টকে পাঠান, PDF আকারে ডাউনলোড করেন কিংবা অন্য ধরনের নথিতে রূপান্তর করেন। পাওয়া পেমেন্টগুলো পেমেন্ট ট্যাবে নথিবদ্ধ হয়।

নথির ধরন (ট্যাব)

প্রতিটি ধরনের নিজের ট্যাব এবং সেই ট্যাবে নিজের নথির তালিকা থাকে।

আনুমানিক হিসাব

কাজের অর্ডার

চালান

রসিদ

এই ট্যাবে “তৈরি করুন” বোতামের বদলে “পরিশোধ তৈরি করুন” থাকে — পেমেন্ট নথিবদ্ধ করার সময় রসিদ নিজে থেকেই তৈরি হয়ে যায়।

সম্পন্ন কাজের সনদ

নথিগুলো একটির সঙ্গে আরেকটি কীভাবে জড়িত

নথির ধরনগুলো একটি নির্দিষ্ট ক্রমে আসে — এই ক্রমটি ক্লায়েন্টের সঙ্গে কাজের ধারাবাহিকতাই অনুসরণ করে। প্রতিটি পরের নথি রূপান্তরের বোতাম দিয়ে আগের নথি থেকে তৈরি হয়, তাই তথ্য নতুন করে লিখতে হয় না।

• আনুমানিক — বাণিজ্যিক প্রস্তাব। কাজ শুরুর আগে সবার আগে এটিই ক্লায়েন্টকে পাঠানো হয়: ঠিক কী করা হবে এবং তার দাম কত।
• কাজের অর্ডার — কাজ সম্পাদনের নথি। ক্লায়েন্ট আনুমানিক হিসাবে রাজি হওয়ার পরে এটি তৈরি হয়।
• চালান — সম্পন্ন করা কাজের পরিশোধের বিল।
• রসিদ — পেমেন্ট পাওয়া গেছে তা নিশ্চিত করা চেক।
• সম্পন্ন কাজের সনদ — কাজ সম্পন্ন হয়েছে ও গ্রহণ করা হয়েছে তার নিশ্চিতকরণ।
• পেমেন্ট — পরিশোধের নথিটি নিজেই: আপনি পেমেন্টের পদ্ধতি ও পরিমাণ লিখে দেন।

পুরো ধারাবাহিকতা ধরে এগোনো বাধ্যতামূলক নয় — যেকোনো নথি থেকেই শুরু করা যায়। তবে ক্রম অনুযায়ী কাজ করলে প্রতিটি পরের নথি আগেরটি থেকে ক্লায়েন্ট, আইটেম, ছাড় ও কর তুলে নেয়।

আনুমানিক, কাজের অর্ডার, চালান ও সম্পন্ন কাজের সনদ ট্যাবগুলো একইভাবে কাজ করে — এগুলোর তালিকা, পরিসংখ্যান ও জীবনচক্র একই, যা নিচে বর্ণনা করা হয়েছে।

রসিদ একটি ব্যতিক্রম: এটি হাতে তৈরি করা যায় না। আপনি পেমেন্ট নথিবদ্ধ করলে রসিদ স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হয়, তাই এই ট্যাবে “তৈরি করুন” বোতামের বদলে “পরিশোধ তৈরি করুন” থাকে।

নথির জীবনচক্র

তৈরি করা (খসড়া) → আইটেম সম্পাদনা → খসড়া সংরক্ষণ করুন → উত্পন্ন করুন (চূড়ান্ত রূপ দেওয়া → “চূড়ান্ত”, অপরিবর্তনীয়)
                                                          → পাঠান / PDF ডাউনলোড করুন / রূপান্তর করুন / বাতিল করুন

1. নথি তৈরি করা

• দরকারি ধরনের ট্যাবটি খুলুন (উদাহরণস্বরূপ, আনুমানিক) এবং তৈরি করুন ক্লিক করুন। যোগ করুন সাইড প্যানেলটি খুলে যাবে।
• ক্লায়েন্ট বেছে নিন — ঘরটি বাধ্যতামূলক। নথিটি এই ক্লায়েন্টের সঙ্গে বাঁধা থাকে (ঠিকানা, ফোন ও ইমেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে চলে আসে)।
• দরকার হলে ক্লায়েন্টের কাজসমূহ বেছে নিন। এই সম্পন্ন কাজগুলোর ঘণ্টা ও সেবা নথিতে চলে আসবে।
• যোগ করুন ক্লিক করুন। এডিটরে নথির খসড়াটি খুলে যাবে।

2. নথি সম্পাদনা করা

সম্পাদনাযোগ্য ফর্মটি খুলতে সম্পাদনা করুন ক্লিক করুন।

সম্পাদনার মোডে নথির প্রতিটি ঘরই বদলানো যায়: কোম্পানির নাম ও ঠিকানা, পরিশোধের সময়সীমা, ব্যাংকের তথ্য, আর তার নিচে — নথির সারিগুলোসহ Items ব্লক। প্রতিটি সারির নিজের নাম, মূল্য, পরিমাণ, বিবরণ ও ছাড় থাকে; সারির যোগফল স্বয়ংক্রিয়ভাবে হিসাব হয়।

আপনি ঠিক করতে পারেন:

• কোম্পানির নাম, লোগো ও ঠিকানা নথির শিরোভাগে দেখানো হয়।
• পরিশোধের সময়সীমা পরিশোধের তারিখ ও সময়।
• ব্যাংকের তথ্য। একটিই টেক্সট ঘর, যেখানে ক্লায়েন্টের জন্য পেমেন্টের তথ্য লেখা থাকে — প্রাপক (ATTN), ব্যাংক (Bank), BIC Code, অ্যাকাউন্ট নম্বর (Account number) ও রাউটিং নম্বর (Routing number)। এটি মডিউলের সেটিংস থেকে বসে (মডিউল → সেটিংস → আর্থিক নথিপত্র), তবে নথিতেই সাধারণ লেখার মতো সম্পাদনা করা যায়। পাশে নথির চূড়ান্ত যোগফল দেখানো হয়।
• যন্ত্র/সেবা (Items)। এটিই নথির বিষয়বস্তু — যার জন্য বিল করা হচ্ছে। সারি দুটি বোতাম দিয়ে যোগ করা হয়:
• ক্যাটালগ থেকে যোগ করুন। নিজের ক্যাটালগ থেকে তৈরি যন্ত্র বা সেবা বেছে নেন — নাম, মূল্য ও বিবরণ নিজেই বসে যায়।
• ম্যানুয়ালি যোগ করুন। একটি খালি সারি আসে, যেখানে আপনি পূরণ করেন: টুল/সেবার কাস্টম নাম — যন্ত্র বা সেবার ইচ্ছেমতো নাম (ঘরটি বাধ্যতামূলক), মূল্য — দাম (বাধ্যতামূলক), পরিমাণ — কতটি (বাধ্যতামূলক), বিবরণ — বিবরণ এবং ছাড় — এই সারিতে শতকরা হিসাবে ছাড়।

সারির যোগফল (Sum) নিজেই হিসাব হয়: মূল্য × পরিমাণ। হাতে যোগ করা সারিগুলোতে Custom চিহ্ন বসে। যত খুশি সারি যোগ করা যায় — প্রতিটি একই ঘরগুলো নিয়ে আলাদা ব্লক হিসেবে আসে।

• বিক্রেতা বিক্রির জন্য দায়ী ব্যক্তি।
• ছাড় ও কর কর যোগফলের শতকরা হিসাবে দেওয়া হয় (উদাহরণস্বরূপ, $300-এর উপর 10 কর → +$30 → সর্বমোট $330)।
• নোট (Note) নথি নিয়ে ইচ্ছেমতো মন্তব্য।

তৈরি নথিটি এমন দেখতে হয়: কোম্পানির লোগো ও ঠিকানাসহ শিরোভাগ, ক্লায়েন্টের তথ্যসহ জন্য প্রাক্কলন ব্লক, ব্যাংকের তথ্য ও যোগফলসহ বিস্তারিত ব্লক, প্রতিটি সারির দাম, পরিমাণ ও যোগফলসহ Items টেবিল, ছাড় ও করসহ সর্বমোট, আর নিচে ক্রিয়ার বোতামগুলো।

নথিটি শেষে কেমন দেখাবে তা দেখতে প্রিভিউ ব্যবহার করুন, আর পরিবর্তন সংরক্ষণ করতে খসড়া সংরক্ষণ করুন (Save draft) ব্যবহার করুন (খসড়া সংরক্ষণ করুন বোতামটি কেবল আপনি কিছু বদলানোর পরেই সক্রিয় হয়)।

3. চূড়ান্ত রূপ দেওয়া — “উত্পন্ন করুন” বোতাম

নথিটি চূড়ান্ত রূপ দিতে “উত্পন্ন করুন” ক্লিক করুন। একটি নিশ্চিতকরণ আসবে: *“আপনি নিশ্চিত যে এটি চূড়ান্ত রূপ দিতে চান …? এই ক্রিয়াটি অপরিবর্তনীয়।”*

• নিশ্চিত করলে স্ট্যাটাস চূড়ান্ত-এ বদলে যায়, নথিটি একটি নম্বর পায় (উদাহরণস্বরূপ, EST-6), এবং সফলতার বিজ্ঞপ্তি আসে।

নথির নম্বর কোথা থেকে আসে। চূড়ান্ত রূপ দেওয়ার আগে নথির কোনো নম্বর থাকে না — খসড়ায় তার বদলে WO-000000 ধরনের একটি নমুনা থাকে। নম্বরটি চূড়ান্ত রূপ দেওয়ার মুহূর্তে দেওয়া হয় এবং দুটি অংশ নিয়ে তৈরি হয়: প্রিফিক্স ও কাউন্টার। দুটিই মডিউলের সেটিংসে ঠিক করা হয়: মডিউল → সেটিংস → আর্থিক নথিপত্র। প্রতিটি ধরনের নথির নিজের প্রিফিক্স ও নিজের কাউন্টার আছে — উদাহরণস্বরূপ, আনুমানিক হিসাবের জন্য EST-, কাজের অর্ডারের জন্য WO-, চালানের জন্য INV-, রসিদের জন্য REC-, সনদের জন্য POW-। আনুমানিক হিসাবের কাউন্টার 6 হলে পরের চূড়ান্ত করা আনুমানিক হিসাবটি EST-6 নম্বর পাবে, আর কাউন্টার হয়ে যাবে 7।

সেখানেই কাউন্টারকে অন্য মানে নিয়ে যাওয়া যায় — উদাহরণস্বরূপ, আগে যে নম্বর ধারাবাহিকতা চালাতেন সেটি ধরে রাখতে। মডিউলের সেটিংস কীভাবে খুলবেন, তা বিস্তারিত জানতে “মডিউল ও মডিউলের সেটিংস” প্রবন্ধটি দেখুন।

বাতিল করা নথির নম্বরটি তার কাছেই থেকে যায় এবং দ্বিতীয়বার দেওয়া হয় না।

• চূড়ান্ত রূপ দেওয়া নথি আর সম্পাদনা করা যায় না।

4. চূড়ান্ত রূপ দেওয়ার পরে

চূড়ান্ত রূপ দেওয়া নথিতে নিচের ক্রিয়াগুলো পাওয়া যায়:

• পাঠান (উদাহরণস্বরূপ, *Send estimate*)। চিঠির উইন্ডোটি খোলে — Email (ক্লায়েন্টের), বিষয়, বার্তা; নথিটি PDF আকারে সংযুক্ত হয়। পাঠান ক্লিক করুন — ক্লায়েন্ট নথিটি ইমেলে পেয়ে যাবেন।
• ডাউনলোড (আইকন)। নথিটি PDF বিন্যাসে ডাউনলোড করে।
• চালান তৈরি করুন। নথিটিকে চালানের নতুন খসড়ায় রূপান্তর করে, যেখানে একই ক্লায়েন্ট, আইটেম, ছাড় ও কর বসানো থাকে।
• কাজের অর্ডার তৈরি করুন নথিটিকে কাজের অর্ডারের নতুন খসড়ায় রূপান্তর করে।

রূপান্তর করা নথিগুলো একটির সঙ্গে আরেকটি জড়িত থাকে — দেখুন সংযোগ ট্যাব।

5. বাতিল বা মুছে ফেলা (সারির ক্রিয়া)

তালিকার প্রতিটি সারিতে ক্রিয়াকলাপ মেনু দেয়:

• 🗑 মুছে ফেলুন। কেবল খসড়ার জন্যই পাওয়া যায়: চূড়ান্ত রূপ দেওয়া নথি মুছে ফেলা যায় না, কেবল বাতিল করা যায়।
• ⨯ বাতিল করুন *“এই ক্রিয়াটি ফিরিয়ে নেওয়া যাবে না”* নিশ্চিতকরণ → স্ট্যাটাস বাতিল-এ বদলে যায়।
• ⬇ PDF ডাউনলোড করুন PDF সংরক্ষণ করে।

“সংযোগ” ট্যাব

নথিটি খুলুন → সংযোগ, দেখতে পাবেন:

• ক্লায়েন্ট নাম ও ইমেল।
• নথির সংযোগগুলি এই নথির সঙ্গে জড়িত অন্য নথি (উদাহরণস্বরূপ, এই আনুমানিক হিসাব থেকে তৈরি চালান)।
• পরিশোধের সারসংক্ষেপ — মোট পরিমাণ, পরিশোধিত (Paid) ও পরিশোধ করতে।
• সম্পর্কিত কাজ নথির সঙ্গে বাঁধা বাইরের কাজগুলো।

পেমেন্ট নথিবদ্ধ করা

পেমেন্ট ট্যাব পাওয়া টাকার হিসাব রাখে।

• পেমেন্ট ট্যাবটি খুলুন → পরিশোধ তৈরি করুন।
• ক্লায়েন্ট বেছে নিন — ঘরটি বাধ্যতামূলক।
• পেমেন্টের পরিমাণ লিখুন এবং মুদ্রা বেছে নিন — বাধ্যতামূলক।
• পেমেন্টের তারিখ (Payment date) দিন — বাধ্যতামূলক।
• পেমেন্ট পদ্ধতি বেছে নিন: নগদ, ব্যাংক কার্ড, ব্যাংক স্থানান্তর, Swift কিংবা চেক।
• দরকার হলে পেমেন্টের তথ্য (রসিদের নম্বর / লেনদেনের ID) এবং পেমেন্ট নিয়ে অভ্যন্তরীণ নোট যোগ করুন।
• পাঠান ক্লিক করুন।

পেমেন্টটি সফল স্ট্যাটাস নিয়ে নথিবদ্ধ হয়। পেমেন্টের তালিকায় ক্লায়েন্ট, স্ট্যাটাস, পেমেন্টের পদ্ধতি, পরিমাণ, পেমেন্টের তারিখ এবং কে নথিটি তৈরি করেছেন তা দেখানো হয়।

স্ট্যাটাস, তালিকা ও পরিসংখ্যান

• স্ট্যাটাস: খসড়া (তৈরি হচ্ছে) · চূড়ান্ত (ইস্যু করা হয়েছে) · বাতিল (Canceled) (রদ করা হয়েছে)। পরিশোধের সময়সীমা পেরিয়ে যাওয়া নথিগুলোতে বাড়তি করে সময়সীমা উত্তীর্ণ চিহ্ন বসে — লাল রঙে।
• তালিকার কলাম: নম্বর, ক্লায়েন্ট, স্ট্যাটাস, তারিখ (তৈরির ও পরিশোধের সময়সীমার), সর্বমোট, কে তৈরি করেছেন, সংযোগ, ক্রিয়াকলাপ।
• পরিসংখ্যান (খোলা যায়)। স্ট্যাটাস অনুযায়ী ভাগ করে (খসড়া / চূড়ান্ত / বাতিল) এবং সর্বমোট নিয়ে নথির সংখ্যা ও টাকার পরিমাণ দেখায়।
• ফিল্টার তালিকা সংকীর্ণ করে।

অনুমতিসমূহ

সম্ভাব্য সমস্যা ও সমাধান

প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন

প্রশ্ন: আমি ভুল নথি চূড়ান্ত করে ফেলেছি — সেটি কি সম্পাদনা করা যাবে? উত্তর: না — চূড়ান্ত রূপ দেওয়া অপরিবর্তনীয়। আপনি নথিটি বাতিল করুন (স্ট্যাটাস → বাতিল) এবং নতুন একটি তৈরি করুন।

প্রশ্ন: অনুমোদিত আনুমানিক হিসাবকে পরিশোধের বিলে কীভাবে বদলাব? উত্তর: চূড়ান্ত করা আনুমানিক হিসাবটি খুলুন এবং চালান তৈরি করুন ক্লিক করুন — একই আইটেম নিয়ে জড়িত একটি চালানের খসড়া তৈরি হবে।

প্রশ্ন: কর কি একটি পরিমাণ, নাকি শতকরা হার? উত্তর: এটি শতকরা হার। 10 কর যোগফলের সঙ্গে 10% যোগ করে।

প্রশ্ন: নথিটি ক্লায়েন্টকে ইমেলে কীভাবে পাঠাব? উত্তর: সেটি চূড়ান্ত রূপ দিন, তারপর পাঠান ক্লিক করুন — PDF সংযুক্ত হয়ে ক্লায়েন্টের ইমেল ঠিকানায় চলে যায়।

প্রশ্ন: আর কত টাকা পরিশোধ করা বাকি, তা কোথায় দেখব? উত্তর: নথির সংযোগ ট্যাবে → পরিশোধের সারসংক্ষেপ (মোট পরিমাণ / পরিশোধিত / পরিশোধ করতে)।

প্রশ্ন: নথির ধরনগুলো কোন ক্রমে ব্যবহার করব? উত্তর: ক্লায়েন্টের সঙ্গে কাজের ধারাবাহিকতা ধরে: আনুমানিক (কাজ শুরুর আগে প্রস্তাব) → কাজের অর্ডার (সম্পাদনের জন্য) → চালান (পরিশোধের বিল) → রসিদ (পরিশোধের চেক) → সম্পন্ন কাজের সনদ (নিশ্চিতকরণ)। পেমেন্ট আলাদাভাবে পেমেন্ট ট্যাবে নথিবদ্ধ হয়। যেকোনো নথি থেকেই শুরু করা যায় — ক্রম বাধ্যতামূলক নয়।

প্রশ্ন: “রসিদ” ট্যাবে “তৈরি করুন” বোতাম নেই কেন? উত্তর: রসিদ হাতে তৈরি করা হয় না। আপনি পেমেন্ট নথিবদ্ধ করলে এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে চলে আসে, তাই এই ট্যাবে “পরিশোধ তৈরি করুন” বোতামটি থাকে।

প্রশ্ন: চূড়ান্ত রূপ দেওয়া নথি কি মুছে ফেলা যায়? উত্তর: না। কেবল খসড়াই মুছে ফেলা যায়। চূড়ান্ত রূপ দেওয়া নথিতে কেবল বাতিল করুন ক্রিয়াটিই প্রয়োগ করা যায় — সেটি “বাতিল” স্ট্যাটাস নিয়ে তালিকায় থেকে যায়।

প্রশ্ন: বাতিল করা নথির নম্বরের কী হয়? উত্তর: নম্বরটি বাতিল করা নথির কাছেই থেকে যায় এবং দ্বিতীয়বার দেওয়া হয় না। পরের নথিটি কাউন্টার অনুযায়ী পরের নম্বরটি পাবে। প্রিফিক্স ও কাউন্টার মডিউল → সেটিংস → আর্থিক নথিপত্র-তে ঠিক করা হয় — দেখুন “মডিউল ও মডিউলের সেটিংস” প্রবন্ধটি।

প্রশ্ন: নথিতে ব্যাংকের তথ্য ও লোগো কোথা থেকে আসে? উত্তর: মডিউলের সেটিংস থেকে (মডিউল → সেটিংস → আর্থিক নথিপত্র, দেখুন “মডিউল ও মডিউলের সেটিংস” প্রবন্ধটি)। লোগো সেখানে কোম্পানির সেটিংস থেকে চলে আসে। নথিতেই চূড়ান্ত রূপ দেওয়ার আগে সেগুলো বদলে নেওয়া যায়।

প্রশ্ন: নথিটি ক্লায়েন্টকে আবার পাঠানো যায় কি? উত্তর: হ্যাঁ। চূড়ান্ত রূপ দেওয়া নথির পাঠানোর বোতাম সবসময়ই থাকে — PDF-সহ চিঠি যত দরকার তত বার পাঠানো যায়।

প্রশ্ন: লাল রঙের “সময়সীমা উত্তীর্ণ” চিহ্নটির মানে কী? উত্তর: নথিতে দেওয়া পরিশোধের সময়সীমা পেরিয়ে গেছে, কিন্তু নথিটি পরিশোধ করা হয়নি। চিহ্নটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আসে।

প্রশ্ন: নথি কোন মুদ্রায় ইস্যু করা হয়? উত্তর: পেমেন্ট নথিবদ্ধ করার সময় মুদ্রা বেছে নেওয়া হয়। নথিগুলোর ভিতরের হিসাব কোম্পানির জন্য নির্ধারিত মুদ্রায় করা হয়।

প্রশ্ন: পেমেন্টের কোন কোন পদ্ধতি লেখা যায়? উত্তর: নগদ, ব্যাংক কার্ড, ব্যাংক স্থানান্তর, Swift এবং চেক। পরিমাণ ও তারিখের সঙ্গে পেমেন্ট তৈরির সময়ই পদ্ধতিটি বেছে নেওয়া হয়।

প্রশ্ন: কোন কর্মচারীরা আর্থিক নথি দেখতে পান? উত্তর: কোম্পানির মালিক ও অ্যাডমিনিস্ট্রেটর। সাধারণ কর্মচারীদের জন্য মডিউলটি খোলা নয়।

প্রশ্ন: মডিউলটি কি পেইড? উত্তর: হ্যাঁ, “আর্থিক নথিপত্র” একটি পেইড মডিউল। এটি কোম্পানির সেটিংস → মডিউল-এ চালু করা হয়, আর চালু করার পরে বাঁ দিকের মেনুতে দেখা যায়।

প্রশ্ন: কর কি যোগফলে হিসাব হয়, নাকি শতকরায়? উত্তর: শতকরায়। 10 মান যোগফলের সঙ্গে 10% যোগ করবে।